Какую информацию вы должны поместить в подпись электронной почты?

Вы, вероятно, видели подпись электронной почты, которая была просто именем, а другая включала строки деталей, ссылки и изображения. Как лучше? Что эффективнее? Мы поможем вам решить, какую информацию вы должны указать в электронной подписи.

Это зависит от того, для чего вы будете использовать подпись

Для начала спросите себя, для чего вы будете использовать подпись. Это профессиональная подпись для вашей компании или личная подпись? Будете ли вы использовать подпись по умолчанию для каждого письма или только для определенных? Планируете ли вы включать подпись как во внутренние, так и во внешние электронные письма?

СВЯЗАННЫЕ С : Стоит ли заморачиваться с подписью электронной почты?

Большинство людей, которые создают и используют электронную подпись, делают это по профессиональным причинам. Вы также можете использовать подпись, если вы студент или ищете работу. Имея это в виду, детали, которые вы включаете, могут зависеть от вашей отрасли, рода занятий или намерений.

Кроме того, если вы планируете использовать подпись для всех отправляемых вами электронных писем, сведения, которые вы включаете, могут отличаться для внешних и внутренних сообщений (в вашей организации). В этом случае вы можете подумать о настройке нескольких подписей и использовать ту, которая вам нужна в данный момент.

Давайте рассмотрим основы, которые должна включать каждая подпись, необязательные элементы, которые вы можете добавить, и детали, которые вы не должны включать в свою электронную подпись.

Что вы должны включить в подпись

Это основные детали, которые вы должны включить в свою подпись.

Полное имя . По крайней мере, вы должны указать свое полное имя (имя и фамилию) в подписи электронной почты. Хотя вы, вероятно, используете только свое имя для личных писем, вам следует использовать свое полное имя для профессиональных.

Название или должность . Когда вы отправляете электронное письмо кому-то новому, предполагайте, что он ничего о вас не знает. У них есть ваше имя и ваша компания (ниже), но, вероятно, они хотят знать ваше положение в компании.

Название компании . Опять же, поскольку большинство подписей используется в деловых целях, вы должны указать название своей компании ниже или в той же строке, что и ваша должность или должность.

Совет. Если вы учитесь, вы можете указать свою специализацию, например «Студент, изучающий информатику», и название вашей школы.

Номер телефона . Хотя электронная почта является надежной формой связи, часто необходим телефонный звонок. Если ваш получатель электронной почты хочет обсудить эту тему в устной форме, вы должны предоставить ему свой номер телефона и, если применимо, код вашей страны и добавочный номер.

Если вы создаете отдельную подпись электронной почты для внутренней и внешней связи, вы можете просто указать свой добавочный номер, а не полный номер телефона. Это особенно приемлемо, если все вызовы направляются по одной и той же основной линии.

Что можно включить в подпись

В зависимости от вашей профессии, организации или цели вашей подписи, вот несколько деталей, которые вы можете включить.

Веб-сайт компании : многие могут посчитать это основным требованием, которое должны включать все подписи. Тем не менее, это просто опция, которую вы можете добавить. Если это так, свяжите URL-адрес, чтобы ваш получатель мог посетить его одним щелчком мыши.

Почтовый или физический адрес компании . Если вы работаете в организации, расположенной в разных местах, например в нескольких штатах, регионах или странах, вы можете указать адрес компании для справки получателя.

Адрес электронной почты . Многие считают, что ваш адрес электронной почты не нужен в подписи, потому что он находится в заголовке электронного письма. Однако есть почтовые приложения, которые отображают только имя, особенно при ответе.

СВЯЗАННЫЕ Как добавить подпись электронной почты в Gmail

Фото : если вы хотите добавить индивидуальности, вы можете добавить свою фотографию. Если вы решите включить фотографию, убедитесь, что это профессиональный портрет, а не простое селфи или карикатура.

Логотип компании . Чтобы представить бренд вашей компании, рассмотрите возможность добавления вашего логотипа в подпись. Получателю может быть полезно увидеть дизайн, который легко запомнить с первого взгляда. Подумайте о некоторых из самых известных логотипов, которые делают эти бренды легко узнаваемыми.

Цвет . Если вы решили не включать логотип своей компании, рассмотрите вместо этого небольшой всплеск цвета в цветах вашей компании. Вы можете использовать цвет просто для акцентов, ссылок или линий, но используйте как минимум один или два цвета.

Ссылки на социальные сети . Чтобы ваш получатель мог быстро подключиться, вы можете добавить ссылки или связанные значки на сайты социальных сетей, таких как Facebook, Twitter или Instagram. Это особенно полезно, если вы используете подпись для себя в качестве фрилансера, подрядчика или соискателя, а не для компании.

СВЯЗАННЫЕ С: Как сделать ссылку на Facebook из вашей подписи Gmail

Заявление об отказе от ответственности . Многие компании требуют заявления об отказе от ответственности в отношении конфиденциальности и совместного использования в нижней части подписи электронной почты для внешних сообщений. Уточните у своего руководителя или менеджера словоблудие, если вы считаете, что это может иметь место.

Что нельзя включать в подпись

Если вы не уверены, следует ли вам включать в свою электронную подпись что-то, чего нет в списке выше, вот несколько пунктов, которых следует избегать.

Личная информация . Не включайте личные данные в деловую подпись. Например, не добавляйте свой личный номер мобильного телефона или домашний адрес, если вы не хотите, чтобы ваш получатель имел его и, возможно, использовал его.

Вдохновляющие цитаты . Хотя цитаты могут подходить для личных подписей электронной почты, в профессиональных подписях они являются ненужными отвлекающими факторами, которые просто занимают место.

Подпись изображения . Вы можете найти привлекательные подписи электронной почты, которые на самом деле являются изображениями, а не текстом. Обычно они выглядят красиво, но непрактичны для тех, у кого есть программы чтения с экрана или функция чтения вслух. Если вы решите использовать изображение для своей подписи, обязательно включите замещающий текст.

Другие советы по подписи электронной почты

Когда дело доходит до дизайна подписи электронной почты, вы можете найти множество примеров, генераторов подписи и шаблонов, которые помогут вам. Кроме того, ознакомьтесь с нашими практическими рекомендациями по шаблонам подписи электронной почты Outlook.

СВЯЗАННЫЕ С: Как использовать шаблон Microsoft для вашей подписи Outlook

Будьте кратки. Рекомендуется, чтобы ваша электронная подпись была не длиннее четырех или пяти строк. Из-за слишком большого количества деталей вашему получателю требуется время, чтобы найти нужную информацию. Кроме того, на мобильных устройствах это может быть космическим борцом, как показано ниже.

Кроме того, используйте легко читаемые шрифты и не переусердствуйте со слишком большим количеством различных стилей или размеров шрифтов, цветов, изображений или ссылок в социальных сетях. См. первый снимок экрана в разделе, что не следует включать выше.

Независимо от того, создаете ли вы одну подпись электронной почты или несколько для разных типов сообщений, обязательно сначала включите наиболее важную информацию, а затем переходите к полезным деталям.

СВЯЗАННЫЕ С: 12 правил этикета электронной почты для безупречного общения