Тратьте меньше времени на встречи с помощью этих 4 простых советов
Опубликовано: 2022-01-29эти Встречи дорого обходятся не только с точки зрения зарплаты людей, но и с точки зрения когнитивной нагрузки, энергии и морального духа. Совещания прерывают, отвлекая внимание людей от основной работы, которая часто требует высокой концентрации. Наряду с электронной почтой, собрания на протяжении десятилетий неизменно оцениваются сотрудниками как наибольшая проблема.
В условиях удаленной работы во время пандемии, когда стресс и тревога уже высоки для многих людей, имеет смысл активно сокращать количество времени, которое мы проводим на совещаниях.
В зависимости от вашей должности вы можете просто отказаться от некоторых встреч, отменив их или отказавшись от них. Есть также вопрос: «Должна ли эта встреча быть электронной почтой?» Если бы содержание собрания можно было передать более эффективно другим способом, не проводите, повторяю , не проводите собрание.
Как насчет встреч, которые вы просто не можете пропустить? Ведь некоторые встречи действительно ценны и важны. Встречи позволяют людям узнать друг друга, что создает дух товарищества. В частности, в удаленной работе встречи помогают укрепить доверие. Когда назревает срочный вопрос и важна скорость, встречи обычно являются самым быстрым способом выявления проблем и принятия решений. Некоторые встречи обеспечивают ясность, чего не могут другие методы общения.
Большинство людей знают, что когда вам абсолютно необходимо провести встречу, у встречи должна быть повестка дня с целями, что повестка дня должна быть распространена заранее, или что вы можете использовать приложения, чтобы помочь вам лучше проводить встречи, бла, бла, бла. Мало кто утруждает себя этими шагами. Почему бы не поискать другие способы сделать встречи более эффективными и сократить время, которое вы проводите на них? Вот четыре стратегии, как это сделать.
1. Проведите половину встречи перед встречей
Вместо того, чтобы проводить одночасовую встречу, запланируйте 30-минутную (или лучше 20-минутную) встречу и дайте всем участникам встречи возможность принять участие в обсуждении содержания или цели до фактической встречи. Эта стратегия не только помогает сократить время встречи, но и позволяет интровертам и другим людям участвовать в них так, как им может быть проще и удобнее, чем выступать на собрании.
Как ты это делаешь? Используйте асинхронный инструмент для совместной работы, такой как общий документ или онлайн-доска, где люди могут читать повестку дня, записывать вопросы, проводить мозговой штурм или делать все, что вы хотите, чтобы они сделали, чтобы «участвовать» в собрании. Когда вы даете людям возможность читать, переваривать, комментировать, проводить мозговой штурм и думать асинхронно, когда они не поставлены на место, они могут не торопиться. Они также могут делать это в удобное для них время и не прерывать свою основную работу.
Некоторые приложения, которые вы можете использовать, — это Miro, Mural, Conceptboard (показано), приложения Google Workspace, такие как Google Docs, и даже приложения для совместного создания заметок, такие как Microsoft OneNote.
Предоставив людям место для записи их идей перед фактической встречей, вы получите более активное участие от всех, кто в противном случае не мог бы высказаться. Что еще более важно, вы должны быть в состоянии значительно сократить фактическое время встречи, возможно, вдвое, потому что так много работы было сделано заранее.
Эта стратегия подходит не для всех типов совещаний, но идеально подходит для совещаний, в которых должны участвовать все участники, таких как мозговой штурм или совещание по запуску нового продукта.
2. Назначьте хронометриста
Назначьте хронометриста и обязательно представьте этого человека в качестве хронометриста собрания. Хронометрист несет ответственность за своевременное начало и окончание собрания, а также за то, чтобы все сегменты, которые должны быть ограничены по времени, были выполнены.
Для того, чтобы начать вовремя, просто представьте хронометриста — отличный способ сделать это. «Фил будет хронометристом на сегодняшней встрече. Давайте облегчим работу Фила и начнем прямо сейчас».
Чтобы закончить вовремя, хронометрист может объявить, когда осталось пять, две или одна минута, в зависимости от настроения и важности встречи.
Для управления сегментами проще всего привести пример. Допустим, вы планируете встречу, на которой люди должны представиться. Вы можете сказать: «Пожалуйста, представьтесь и объясните, почему вы пришли на эту встречу примерно через 15 секунд. Джилл сегодня наш хронометрист. Джилл, пожалуйста, установите таймер на звон через 15 секунд, чтобы мы могли придерживаться расписания». Таким образом, Джилл не будет расстраиваться из-за того, что она перебила кого-то и попросила закругляться. Звонок делает свое дело.
Вы можете использовать аналогичную формулировку, когда у вас есть сегменты встречи, где разные люди могут представить свои идеи или информацию.
Приложения-таймеры, веб-сайты и плагины — пруд пруди. Используйте стандартное приложение на телефоне или бесплатный веб-сайт, например vclock.com (на фото).
Рекомендовано нашими редакторами
3. Попросите оставить отзыв о повторяющихся встречах
Вот стратегия, которая поможет вам сократить продолжительность повторяющихся собраний: попросите участников оставить отзыв. Это наиболее эффективно при повторяющихся собраниях, таких как собрания постоянной команды и еженедельные или ежемесячные проверки, потому что формат и некоторые темы обычно каждый раз одни и те же.
После встречи попросите конкретную обратную связь, например:
Была ли эта встреча длиннее, чем нужно? Он был слишком коротким? Разве мы не затронули то, что вы хотели обсудить?
На что нам не нужно было тратить столько времени?
Были ли какие-то части встречи, которые были бы лучше, если бы мы сделали их по-другому, например, путем мозгового штурма в общем документе?
У участников ваших совещаний вполне могут быть отличные идеи о том, как улучшить собрание, будь то его сокращение, изменение формата или и то, и другое.
4. Настройте свои встречи один на один
В вашей организации может быть норма для встреч один на один, что означает повторяющиеся встречи между сотрудником и менеджером. Они часто проводятся раз в неделю, обычно от получаса до 45 минут. Но кто сказал, что график идеален для вас?
При встрече один на один обе стороны могут и должны вести открытый диалог о том, полезны ли и эффективны ли частота и продолжительность встреч. Получасовая встреча раз в две недели может быть всем, что вам нужно. 15-минутная еженедельная проверка может быть лучше для вас.
Нет причин, по которым встречи один на один должны быть длиннее или чаще, чем это необходимо для любой из сторон. Попробуйте поднять эту тему во время следующей беседы один на один и посмотрите, сможете ли вы и ваш партнер прийти к соглашению об идеальном количестве времени, которое можно проводить вместе.
Более короткие и эффективные встречи
Не каждую встречу можно отменить. Не каждая встреча должна быть короче, чем вы изначально предполагали, в зависимости от ее цели и желаемого результата. Но, безусловно, большинство совещаний, которые проводят работники умственного труда, могли бы занимать меньше времени и быть более эффективными. Сосредоточившись на сокращении продолжительности собраний, вы значительно уменьшите боль, причиняемую собраниями. Что еще более важно, ваши коллеги будут вам благодарны.