Будущее коммуникаций визуально. Вот 6 способов, которыми ваша команда может внедрять инновации.

Большинство людей понимают информацию быстрее и лучше, когда она представлена ​​визуально.

Вот почему смайлики, GIF-файлы, скриншоты и видео заполонили наше повседневное общение. И правда на работе тоже.

Это было правдой, когда большинство из нас работало в традиционных офисных условиях, и это верно сейчас, когда многие из нас работают удаленно и, возможно, упускают настоящую связь с коллегами.

Это означает, что для компаний еще более важно использовать изображения и видео.

Так почему же так много компаний полагаются на длинные электронные письма и бесконечные звонки в Zoom для удаленного общения?

Для большинства организаций, генеральных директоров и менеджеров ответ прост: «Мы всегда так делали, и это работает отлично!»

Но вот в чем дело: то, что работало вчера, не обязательно гарантирует успех сегодня, особенно когда есть более эффективные варианты.

Компании, которые не спешат внедрять инновации или обновлять процедуры, останутся в пыли.

[Веб-семинар] Ценность визуальных материалов и 6 способов начать их использовать прямо сейчас

Удаленная работа требует поиска новых и лучших способов онлайн-общения с коллегами, а визуальные эффекты и видео являются ключом к эффективному общению на рабочем месте (будь то удаленное или личное).

Мы получим это. Меняться тяжело. Ты занят. Ваша команда занята. И идея научиться делать изображения и видео пугает (особенно если вы никогда не делали этого раньше).

Но что, если создавать визуальные эффекты и видеоролики профессионального качества для общения — во многих случаях — на самом деле проще, чем набирать длинное и скучное электронное письмо?

Это!

И, что самое главное, удаленное общение лучше не только для ваших сотрудников, но и для вашего бизнеса. Вы повысите производительность, уменьшите количество ошибок и устраните петли обратной связи.

Кроме того, ваши сотрудники будут более вовлечены, чем когда-либо.

Не волнуйтесь, мы не просим вас полностью отказаться от электронной почты. Мы просто предлагаем лучший способ.

И начать невероятно легко.

Мы покажем вам, как это сделать.

Вот что вы узнаете:

• Почему использование исключительно текстовых сообщений (таких как электронная почта) на самом деле стоит вам времени и денег.
• Как визуальные эффекты и видео повышают производительность и вовлеченность сотрудников.
• Шесть способов, которыми вы и ваша команда можете легко начать использовать визуальные эффекты и видео для общения на рабочем месте — профессиональные навыки не требуются.
• Три мифа о визуальной коммуникации и почему они не соответствуют действительности.

Как визуальные эффекты лучше подходят для удаленного общения (и вашего бизнеса)

Мы все были там. Вы слышите небольшой «динь» из вашего почтового ящика. Вы нажимаете, чтобы проверить это, и тут же на вас смотрит гигантская стена текста. Пять абзацев по шесть предложений в каждом. Нет личности. Никаких перерывов. Нет изображений.

Нет, спасибо.

Спойлер: ваше электронное письмо меня НЕ нашло.

Но давайте проясним кое-что. Мы не говорим, что электронная почта устарела. Электронная почта была и будет оставаться одной из основ делового общения.

Это здорово при правильном использовании. К сожалению, мы привыкли полагаться на электронную почту как на главное средство коммуникации на рабочем месте.

Электронная почта идеально подходит для быстрых обновлений или заметок длиной в несколько предложений. Нужно выполнить запрос или проверить статус проекта? Ваша электронная почта.

Нужно дать инструкции или передать много информации одновременно? Это не самая сильная сторона электронной почты.

Приложения для чата, такие как Slack и Microsoft Teams, стали настолько популярными, по крайней мере отчасти, потому, что мы злоупотребляем электронной почтой.

Когда дело доходит до текстовой коммуникации, люди хотят, чтобы она была короткой и понятной.

Но не верьте нам на слово. Мы провели исследование!

Какова истинная ценность визуальных эффектов?

Пару лет назад мы провели довольно крупный исследовательский проект под названием «Ценность визуальных эффектов». Мы хотели знать, действительно ли общение с помощью визуальных средств и видео лучше, чем обычный текст, но мы также хотели выяснить, есть ли экономическая выгода от визуальной коммуникации.

Мы протестировали 125 человек, выполняющих реальные офисные задачи, такие как обновление веб-страницы, заполнение отчета о расходах, загрузка и установка нового программного обеспечения. Каждому человеку случайным образом давались инструкции для каждой задачи в виде простого текста, текста с размеченными скриншотами/изображениями или видео.

Затем мы измеряли их производительность, когда они выполняли свои задачи.

Результаты были ошеломляющими.

В целом, 67% испытуемых справились с задачами лучше, когда инструкции были предоставлены в виде изображений или видео. В среднем они усваивали информацию на 7% быстрее и, когда их позже спрашивали о задачах, запоминали информацию лучше и дольше.

На самом деле, согласно нашим исследованиям, когда компании используют больше изображений и видео для общения на рабочем месте, каждый сотрудник может повысить производительность почти на семь минут в день.

Это почти 34 минуты при пятидневной рабочей неделе и 2,25 часа в месяц — на каждого сотрудника.

Это означает, что если в вашей компании работает 100 сотрудников, вы сможете ежемесячно работать 225 часов продуктивно. Если в вашей компании 500 сотрудников, это 1100 рабочих часов.

В денежном выражении это примерно 1200 долларов в год на каждого сотрудника — просто за счет использования большего количества визуальных средств в коммуникациях на рабочем месте.

Сотрудники хотят больше визуальных эффектов

Если чисто экономических выгод недостаточно, ваши сотрудники хотят больше визуальной коммуникации на работе.

Наше исследование показало, что 48% сотрудников считают видео наиболее увлекательной формой общения. 37% считают текст с изображениями наиболее привлекательным.

Только 15% сказали, что электронная почта была наиболее привлекательной.

И все же почти 50% предприятий на самом деле расширяют использование электронной почты.

Менее вовлеченные сотрудники чувствуют себя менее связанными со своей работой, своей компанией и коллегами. И это усугубляется чувством разъединения, которое уже может возникнуть при удаленной работе.

Но по-настоящему увлеченные сотрудники чувствуют себя частью чего-то большего, чем они сами. У них есть мотивация работать лучше.

Когда они чувствуют, что их компания заботится о них, они больше заботятся о своей компании.

Шесть простых способов начать использовать визуальные эффекты на работе прямо сейчас — профессиональные навыки не требуются

1. Замените встречи видео

Чисто информационные встречи не должны требовать, чтобы все находились в одном и том же месте в одно и то же время, даже если это место виртуальное.

Если у вас есть информация, которой вы хотите поделиться со своей командой и которая не требует немедленной обратной связи или мозгового штурма, попробуйте заменить эту встречу видео.

Вы можете записать именно то, что хотите сказать, и поделиться информацией без перерыва или без того, чтобы беседа отклонялась или отклонялась от курса.

Если у вас есть слайды для показа, используйте Snagit для записи экрана во время повествования. Нет слайдов? Без проблем. Snagit может записывать вашу веб-камеру, чтобы сделать ваше видео более индивидуальным.

Этот тип доставки более уважительно относится к времени вашей команды. Если им не нужно знать информацию прямо сейчас, они могут посмотреть видео в свое время. И, если им нужно освежить в памяти, они всегда могут вернуться и посмотреть еще раз.

Кроме того, если вам нужна обратная связь или у них есть вопросы, они могут обратиться к вам индивидуально.

По нашему опыту, встречи, которые обычно могут быть запланированы на час, могут быть сокращены до 20-минутного (или меньше) видео. Это ТОННА сэкономленного времени!

2. Обеспечьте визуальную обратную связь

Это один из лучших способов начать использовать визуальные эффекты на рабочем месте и в удаленных коммуникациях, потому что вы, вероятно, уже делаете что-то подобное.

Почти всем нам приходилось корректировать и редактировать документ, созданный кем-то другим. Мы распечатываем его, берем красную ручку и отмечаем на распечатанных страницах, где нужно внести требуемые изменения.

К сожалению, если вы не хотите сканировать свои страницы и отправлять их по электронной почте, это не работает в удаленной среде.

Снагит может помочь!

В этом примере я использовал Snagit, чтобы сделать скриншоты определенных страниц электронной книги и отметить, где необходимы изменения. Как и при традиционном редактировании документов, получатель может видеть именно то, что я хочу и где я хочу.

Это почти не заняло времени.

Кроме того, он работает практически для любого подобного отзыва. Нужно внести изменения на сайт? Просто сделайте снимки экрана, отметьте необходимые изменения и отправьте их своей веб-команде.

Вы также можете сделать это, объединив изображения и видео. Клиент Snagit Referral Rock, чья команда работает удаленно с первого дня, рассказал нам, что он регулярно делает нужные ему скриншоты и добавляет разметку. Затем он сделает краткий видео-скринкаст, показывающий своей команде изменения, чтобы он мог добавить контекст там, где это необходимо.

Теперь они понимают, что нужно изменить И почему.

Это быстрее, чем письмо и электронная почта, и гораздо более увлекательно и представительно.

3. Создавайте вечнозеленые материалы для онбординга и целенаправленного обучения

Хорошая адаптация дает новым сотрудникам инструменты и информацию, необходимые им для достижения успеха в новой роли. В удаленной среде очное обучение — не лучший вариант, но создание видео и визуального обучающего контента может иметь большое значение для их продвижения по пути к успеху.

Будь то обучение в первый день или постоянное обучение сотрудников, визуальный и видеоконтент имеет огромное значение.

Это отлично подходит для таких вещей, как использование систем управления персоналом или вход в сеть. Вы даже можете снять короткое видео с ответами на четыре (или шесть, или 10) наиболее часто задаваемых вопросов от новых сотрудников.

И это легко масштабируется. Ваши практические руководства, рабочие пособия или короткие обучающие видеоролики подходят для одного, 100, 1000 и более человек.

Даже для небольших организаций это имеет смысл. Ваш обучающий контент может работать на вас, даже когда вы занимаетесь другими делами. Вы будете проводить меньше времени вдали от работы и больше времени на другую работу.

Если вам нужно создать рабочие пособия, микровидео по обучению работе с программным обеспечением, пошаговые руководства или многое другое, Snagit — идеальный инструмент для создания внутреннего обучающего контента.

4. Более эффективное развертывание программного обеспечения

Почти каждой организации рано или поздно приходится внедрять новое программное обеспечение. Это может невероятно расстраивать и мешать вашим сотрудникам, особенно если они плохо общаются.

Используйте скриншоты и скринкасты, чтобы показать, как демонстрировать функции программного обеспечения во время внутреннего развертывания. Запишите быстрый скринкаст, которым можно легко поделиться с членами команды или всей компанией.

Короткие учебные занятия могут помочь пользователям сохранить свои навыки при изучении новых функций. Обучение сотрудников развертыванию программного обеспечения может помочь предотвратить потерю производительности.

Недавно компания TechSmith провела масштабное развертывание программного обеспечения. Наша ИТ-команда использовала скриншоты, короткие видеоролики и даже электронную почту, чтобы подготовить нас к тому, что должно было произойти, провести нас через процесс развертывания и связаться с нами после установки программного обеспечения.

Вместо того, чтобы продираться через абзацы текста (что большинство людей не делает больше, чем бегло просматривает), мы смогли увидеть, что будет дальше, что нам нужно сделать, и предоставить обратную связь в соответствии с запросом.

5. Обеспечьте взаимное обучение/помощь (так называемое социальное обучение или неформальное обучение)

Большинство из нас, вероятно, не считают себя тренерами, но, скорее всего, если вы работаете с другими людьми, вам приходилось показывать кому-то, как что-то делать в тот или иной момент.

Это может быть что угодно: от показа коллеге, как добавить сообщение об отсутствии на работе в их электронную почту, до того, как настроить параметры микрофона в приложении для виртуальных собраний.

Вместо того, чтобы прыгать на совещание каждый раз, когда кому-то нужна помощь, создайте быстрый видеоролик, показывающий процесс. Или сделайте несколько скриншотов и используйте пошаговый инструмент Snagit, чтобы создать пошаговое руководство.

Вы сэкономите время в течение дня и дадите своим коллегам хороший совет, когда им нужно освежить в памяти.

6. Отвечайте на технические вопросы быстрее

Ваш ИТ-персонал может значительно сэкономить время и силы, создав практические инструкции и вспомогательные материалы для ответов на наиболее часто задаваемые вопросы. Затем, когда приходит запрос, у них уже готов ответ.

Даже более сложные или менее распространенные вопросы также выиграют от визуальных эффектов и видео. Когда у одного из ваших пользователей возникает проблема или запрос, ваша ИТ-команда может сделать снимки экрана, чтобы точно указать, куда идти и что делать, чтобы решить проблему. Или сделайте видеоролик с обзором различных вариантов или возможных исправлений.

Это работает и для ваших пользователей! Кто-то вдруг получил странное новое сообщение об ошибке? Сделайте снимок экрана и отправьте его своей ИТ-команде. Они могут диагностировать проблему и вернуть вас к работе.

Или, если программное приложение постоянно аварийно завершает работу, запишите на экран, какие действия вы предприняли перед сбоем, чтобы помочь вашим ИТ-специалистам выявить и устранить проблему.

Три мифа о создании визуального контента (и почему они не соответствуют действительности)

Итак, вы знаете, что вам следует использовать больше визуального контента в коммуникациях на рабочем месте, но не сложнее ли это? Намного проще написать электронное письмо, верно?

Давайте посмотрим на это.

Миф 1. Создание визуальных эффектов и видео занимает слишком много времени

Видео и визуальные эффекты МОГУТ занять много времени. Но они не обязаны.

Помните, что идеальное — враг хорошего. Хотя многие из нас без колебаний отправляют быстрое электронное письмо без корректуры или проверки правильности грамматики и пунктуации, по какой-то причине мы думаем, что визуальные эффекты и видео должны быть идеальными, прежде чем делиться ими.

Не так.

Примите помойку. Чемпион одноразового скринкаста. Отпразднуйте и используйте быстрый скриншот с разметкой.

Если вы оказались в цикле совершенства, сделайте шаг назад и подумайте о цели и аудитории. Эти два фактора помогут вам определить, насколько безупречным должно быть ваше видео.

Как менеджер или генеральный директор, повысьте доверие своей команды, четко указав, какой контент является более приоритетным и нуждается в дополнительной доработке. Большинство внутренних коммуникаций, вероятно, не должны быть идеальными, чтобы быть эффективными.

Миф № 2: Вам нужны специальные навыки

Переход на что-то новое может заставить некоторых людей чувствовать себя неловко. Будь то нервы из-за того, что создатель впервые или неуверенность в исполнении, многие люди понятия не имеют, как легко создавать визуальные эффекты.

Технологии предоставили множество способов легко создавать действительно невероятные визуальные эффекты и видео без необходимости профессиональных навыков.

Программное обеспечение для визуальной коммуникации, такое как TechSmith Snagit, упрощает создание и обмен высококачественными изображениями и видео, которые доставляют сообщения быстрее, чем просто текст.

Во многих случаях это намного проще и быстрее, чем писать длинное и сложное электронное письмо.

Миф №3: Вы не будете знать, с чего начать

Поиск новых способов включения визуального контента в вашу организацию не должен быть слишком сложным или сложным — он предназначен для упрощения. Есть много способов использовать визуальные эффекты, чтобы облегчить общение и помочь донести мысль.

Во-первых, определите, чего вы пытаетесь достичь и как визуальные эффекты могут помочь в этом. Затем наделите своих сотрудников полномочиями и направьте их, чтобы убедиться, что это действительно сделано.

Может потребоваться некоторое время, чтобы избавиться от привычки использовать электронную почту, но вы и ваши сотрудники будете счастливее, когда вы это сделаете.

Точно так же, как при написании электронного письма или составлении повестки дня встречи, подумайте о цели видео или изображения, а затем о том, чего вы хотите с их помощью достичь. Затем создайте что-то, что делает это.

Если вам все еще нужна помощь, Snagit предлагает профессионально разработанные и простые в использовании шаблоны для тех случаев, когда начинать с нуля кажется слишком сложным. А с подпиской на TechSmith Assets for Snagit вы получите доступ к еще большему.

Поднимите свои удаленные коммуникации на новый уровень с визуальными эффектами и видео

Компании, которые используют больше визуального и видеоконтента для внутренних коммуникаций, могут повысить производительность, уменьшить количество ошибок, устранить циклы обратной связи и сделать своих сотрудников более счастливыми и заинтересованными.

А с такими программными инструментами, как TechSmith Snagit, еще никогда не было так просто создавать высокоэффективный контент профессионального качества всего за несколько кликов, даже если вы никогда в жизни не создавали изображения или видео.

Избавьтесь от ненужного монстра электронной почты и встаньте на путь увлекательных и эффективных коммуникаций.