Как создать визуальную документацию и руководства по процессу

Вы, наверное, не считаете себя тренером, но почти всем нам в какой-то момент приходится объяснять процесс или обучать кого-то чему-то новому. Если это то, что нужно знать многим людям, вы, вероятно, захотите создать какую-то документацию, которой сможете поделиться. Таким образом, вам не придется объяснять это снова и снова.

Когда дело доходит до объяснения процесса или шагов, необходимых для чего-либо, ничто не сравнится с визуальными эффектами. Изображения и видео позволяют вам фактически показать шаги, необходимые для выполнения задачи, а не просто объяснить словами.

Вот где визуальное документирование процесса пригодится.

Визуальная документация процесса — это просто причудливый способ изложить инструкции, учебник или обучающий контент, который включает изображения или видео.

Мы все слышали старую пословицу «картинка стоит тысячи слов». Оказывается, это правда!

На самом деле, исследование TechSmith показало, что люди не только предпочитают, когда инструкции представлены визуально, но и быстрее учатся, работают лучше и дольше сохраняют информацию.

Это означает, что будет намного меньше изменений, когда кому-то нужно будет приходить и снова и снова просить вас об одних и тех же инструкциях!

Но как создать визуальную документацию процесса, особенно если вы не графический дизайнер?

К счастью, создание профессионально выглядящего визуального и видеоконтента невероятно просто с помощью правильных инструментов и небольшого ноу-хау.

Вот что вы узнаете:

• Что такое документация процесса и почему это важно?
• Общие типы технологической документации.
• Инструменты для создания визуальной документации процесса.
• Как легко создавать визуальный контент, включая видео, для создания высокоэффективной визуальной документации.
• Лучшие практики для обеспечения высокой эффективности вашей документации.
• Как обеспечить длительный срок хранения вашей документации.

Что такое технологическая документация?

Документация процесса — это любой документ, в котором показаны шаги, необходимые для выполнения задачи или проекта. Они могут быть формальными или неформальными, в зависимости от вашей аудитории и цели.

Для чего используется технологическая документация?

Как видно из приведенного выше определения, документация процесса — довольно широкое понятие. Это может быть что-то простое, как быстрый снимок экрана, показывающий шаги для входа в почтовый клиент, или что-то сложное, например, многостраничный документ.

Если подумать, рецепт — это технологический документ. Таким образом, может быть полезно думать о документе процесса как о рецепте выполнения задачи. Некоторые рецепты сложны и требуют множества шагов и материалов, в то время как другие просты и могут состоять всего из нескольких ингредиентов.

Вот лишь несколько способов, которыми может быть полезна документация процесса:

Обучайте новых сотрудников

Документация процесса чрезвычайно полезна, когда вам нужно обучить новых сотрудников. Предоставление его вашим новым товарищам по команде позволяет им помочь себе в процессе адаптации, а не полностью зависеть от своего тренера, который научит их всему, что им нужно знать.

Часто, когда новый сотрудник присоединяется к команде, он заполняет вакансию. А когда в команде есть вакансии, нагрузка на каждого члена увеличивается.

Таким образом, документирование процессов до того, как вы почувствуете, что вам это нужно, означает меньше стресса и давления, когда сотрудники уже могут быть на пределе. Конечно, вы по-прежнему можете создавать документацию по процессу, когда вам срочно нужно обучить коллегу!

Документирование процесса дает людям возможность самостоятельного доступа к информации, когда она им нужна, облегчая возможность самопомощи.

Подготовьтесь к неожиданностям

Это помогает документировать процесс в вашей организации, даже если в этом нет непосредственной необходимости.

Это может настроить будущего коллегу на успех. Как и при обучении новых сотрудников, вы можете сделать информацию доступной по запросу, и если человек, который обычно выполняет определенную задачу, заболел или неожиданно недоступен, кто-то другой может легко взять его на себя.

Обеспечьте прозрачность процесса

Кроме того, документирование процесса способствует прозрачности внутри организации. Это позволяет сотрудникам, которые не связаны с определенной сферой бизнеса, получить некоторое представление о задачах, выходящих за рамки их непосредственной команды и/или отдела.

Это, в свою очередь, может привести к улучшению рабочего процесса, например, к избавлению от повторяющихся шагов или задач. Он также может выделить болевые точки, что может привести к действиям. Осведомленность о точках преткновения в процессе может быть всем, что требуется для выделения ресурсов для поэтапных улучшений.

Некоторые распространенные типы документов процесса включают в себя:

• Вводные материалы, такие как инструкции по входу в программу управления персоналом.
• Инструкции по программному обеспечению.
• Инструкции по эксплуатации продукции.
• Рецепты еды.
• Видео с инструкциями.

Каковы преимущества визуального документирования процессов?

Визуальная документация процесса помогает упростить понимание процесса. Когда люди видят, что они должны делать, они с большей вероятностью поймут и добьются успеха.

На изображении выше показан процесс импорта ссылки YouTube в TechSmith Knowmia. С первого взгляда пользователь точно знает, где щелкнуть и куда ввести свою ссылку, чтобы добавить свое видео на YouTube.

Письменные инструкции для этого потребуют больше времени для понимания и заставят пользователей визуально искать, куда нажимать для каждого шага. Таким образом, там все в порядке, чтобы увидеть.

Предоставляет справочное руководство по ожиданиям от результатов процесса

Документация визуального процесса помогает показать ожидаемые результаты. Документация показывает один из возможных путей достижения этих целей. Тем не менее, это не означает, что документированный процесс — единственный путь к желаемому результату.

Визуальная документация процесса, в которой излагаются процедуры для процесса, помогает увидеть области, в которых наше время или инструменты могут быть использованы более эффективно в будущем.

Предлагает контекст для проектов и процессов

Процесс может включать этапы и процедуры, применимые только к отдельному проекту. Хотя будущие проекты могут использовать многие из тех же процедур, многие вещи могут также применяться по-другому. Некоторые из этих различий могут быть даже трудно заметить со стороны.

Визуальная документация процесса упрощает сравнение обстоятельств, которые вошли в один процесс, с другим процессом. Это помогает избежать ошибок, которые могут возникнуть в результате применения одной процедуры к процессу, с которым она не согласуется.

Облегчает обучение новых участников процесса

Визуальная документация процесса помогает устранить многие вопросы, которые могут возникнуть у нового участника процесса, поскольку большинство этих процедур будут непосредственно рассмотрены в документации. Это дает дополнительное время, которое было бы потрачено на обучение других людей, чтобы сосредоточиться на других областях, где может потребоваться внимание. Все дело в умной работе, а не в тяжелой работе.

Кроме того, что произойдет, если первоначальные участники проекта возьмут на себя другую роль? Визуальное документирование процесса гарантирует, что проект все еще может быть завершен даже без присутствия человека, который документировал первоначальный процесс.

Звучит неплохо, не так ли? Эти и многие другие преимущества Visual Process Documentation показывают, насколько мощным инструментом может быть его динамическое использование. Имея в виду эти преимущества, сейчас самое время представить несколько лучших практик, которые помогут вам получить максимальную отдачу от вашей документации.

Инструменты для создания визуальной документации процесса

Одним из основных препятствий для создания визуальной документации является убеждение, что у вас нет навыков, времени или знаний, чтобы сделать это правильно.

Я здесь, чтобы сказать вам, что вам не нужны профессиональные навыки, чтобы получить результаты профессионального качества. На самом деле, во многих случаях вы можете получить то, что вам нужно всего за несколько кликов!

Снагит

Snagit — ваш лучший выбор для создания богатых, профессионально выглядящих технологических документов, инструкций, учебных пособий и многого другого.

Помимо простого инструмента для создания снимков экрана и разметки, Snagit включает в себя ряд функций, которые упрощают документирование с помощью щелчка и перетаскивания.

Шаблоны

Независимо от того, нужно ли вам создать один или 1000 рабочих документов, Snagit Templates стал вашим новым лучшим другом. Snagit поставляется с рядом бесплатных профессионально разработанных шаблонов, или вы можете подписаться на TechSmith Assets для Snagit, чтобы получить доступ к множеству других.

С помощью шаблонов вы можете делать снимки экрана, помещать их в шаблон, добавлять любые необходимые текстовые описания, и все готово. Это действительно так просто.

И вы также можете выйти за рамки скриншотов. У вас есть фотографии или иллюстрации продукта, которыми вы хотите поделиться? Снагит тоже может с ними справиться. Просто добавьте их там, где это необходимо, и пусть Snagit сделает все остальное.

Шаговый инструмент

На самом деле в Snagit есть инструмент, который поможет вам показать шаги, необходимые для выполнения задачи. Это документация процесса в двух словах!

Упростить инструмент

Инструмент упрощения позволяет удалить лишнюю или нерелевантную информацию, чтобы выделить самое важное. И, конечно же, со Snagit вы можете сделать это всего за несколько кликов!

Кроме того, за счет удаления ненужного текста и других элементов ваш контент менее восприимчив к незначительным изменениям в пользовательском интерфейсе, формулировках и т. д. Это означает, что ваш контент может иметь гораздо более длительный ценный срок хранения — а это означает меньшее количество обновлений и больше времени для вас. сосредоточьтесь на других вещах!

Видео из изображений

Иногда лучшая документация процесса — это вовсе не документ, а видео! С легкостью делайте снимки экрана или другие изображения и превращайте их в видео, показывающее точный процесс. Вы можете добавить аннотации и повествование по мере необходимости.

Канва

Canva — один из самых простых способов создания пользовательской графики. На самом деле, многие графические изображения, которые вы видите здесь, в этом блоге, были созданы в Canva.

Активы TechSmith для Snagit

Выше я отметил все шаблоны, доступные в TechSmith Assets для Snagit, но на этом они не заканчиваются. Существуют буквально тысячи изображений, иллюстраций, значков, штампов и многого другого, которые вы можете использовать в своем проекте бесплатно. Snagit поставляется бесплатно со многими активами, но вы можете подписаться на доступ к большему.

Лучшие практики

• Будьте конкретны в том, как вы формулируете процедуры в своей документации, чтобы вы точно передавали свое сообщение.
• Документируйте каждый шаг, необходимый для завершения процесса. Включайте не больше и не меньше.
• Не забудьте включить любые политики или правила, которым нужно следовать в процессе.
• Удостоверьтесь, что и текстовая, и визуальная часть вашей документации организованы в единообразном порядке, чтобы порядок вашего процесса был легко отслеживаемым.
• Обязательно записывайте дату создания исходной документации, а также любых обновлений.
• Используйте инструменты захвата экрана, такие как Snagit или другие, для создания мощных визуальных элементов (скриншоты, видео, блок-схемы и т. д.). Это позволит четко организовать текст ваших процедур.
• В целях безопасности храните документацию в месте, где можно контролировать, кто имеет к ней доступ.
• Сделайте резервную копию всех файлов, сопровождающих вашу документацию по визуальному процессу.

Рекомендуемое чтение

• Как создать учебное пособие: шаги и инструменты, облегчающие задачу
• Как создать вспомогательные материалы, которые резко повысят производительность вашей команды
• Как создать отличный краткий справочник
• Это самый быстрый способ создать визуальный практический контент
• Как задокументировать процесс всего за несколько кликов

Вопросы-Ответы

Примечание. Этот пост был первоначально опубликован в 2017 году, но в сентябре 2020 года он был обновлен новой информацией.