Как заменить встречи видео

Вы проводите тревожную часть своего дня или недели на рабочих совещаниях?

Мы чувствуем эту боль!

Общение на современном рабочем месте происходит по-разному. Некоторые из наиболее распространенных методов включают в себя:

• Личные встречи
• Виртуальные встречи
• Электронная почта
• Инструменты чата

Хотя каждый из них служит определенной цели, в зависимости от того, чем вы хотите поделиться, каждый из них также имеет недостатки.

Наше исследование показало, что большинство сотрудников считают, что сообщения их компании не посылают четкого сообщения и что лидеры общаются не так, как лучше для сотрудников. Это может оказать огромное влияние на производительность, вовлеченность сотрудников и даже на производительность труда.

Крупный преступник? Слишком много встреч.

Как собрания мешают работе

Это не значит, что собрания по своей природе плохи или непродуктивны. Иногда личная встреча — лучший способ общения. Сядьте, обсудите идеи и примите решения в ряде ситуаций.

К сожалению, из-за того, что он работает некоторое время, многие компании склонны использовать его ВСЕ время.

Такой подход не всегда возможен. Даже с вариантами виртуальных собраний может быть сложно запланировать их из-за ограничений часового пояса и ограниченной доступности в и без того занятых календарях людей.

Иногда планирование встречи с занятой группой заинтересованных сторон может занять больше времени, чем сама встреча.

Совещания также представляют некоторые другие, менее очевидные проблемы, такие как:

• Люди переговариваются друг с другом
• Тихие люди не всегда говорят
• Люди многозадачны или не вовлечены
• Услышав: «Извините, мне нужно бежать на другую встречу»

Сколько раз вы были на собрании, где два или три человека доминировали в разговоре, а всем остальным приходилось бороться за то, чтобы их голос был услышан? Не у всех есть личность, которая позволяет перебивать и высказываться, особенно в групповой обстановке или с руководством.

Некоторым людям также требуется больше времени для обработки информации, прежде чем предлагать идеи или контраргументы. У них могут быть отличные вещи, которыми они могут поделиться, но встреча может быть не лучшим местом для них.

Кроме того, мы все бывали на собраниях, где по крайней мере некоторые участники проверяли свои телефоны или работали над чем-то другим.

Возможно, им и не нужно было присутствовать на собрании. Или, может быть, только небольшая часть часовой встречи была действительно важна для них. В любом случае, это, вероятно, не было эффективным использованием их времени.

По иронии судьбы, еще один недостаток совещаний возникает, когда они проходят отлично. Вы когда-нибудь были в середине хорошей дискуссии только для того, чтобы прервать ее, потому что время вышло? Вам может понадобиться всего 10-20 минут, но вместо этого, поскольку у людей есть другие обязательства, вам придется остановиться и попытаться продолжить с того места, на котором вы остановились в другое время.

Между попытками снова найти время в календаре каждого и вернуть их всех на одну страницу почти невозможно вернуться в поток. Многие великие идеи могли быть потеряны в промежутках между встречами.

Откажитесь от ненужных совещаний с помощью видео

Несмотря на все эти недостатки, большинство организаций продолжают планировать ненужные встречи.

Это не должно быть так. Вы и ваша команда можете отказаться от этих встреч с помощью видео. Вы повысите вовлеченность и продуктивность, а также сократите траты времени. Исследования подтверждают это. На самом деле, мы обнаружили, что 48% сотрудников считают видео наиболее привлекательной формой общения .

Но разве видео не много работы?

Я знаю, что вы можете подумать… если я никогда не снимал видео, как научиться делать это, чтобы сэкономить больше времени, чем сама встреча? Это нормальная реакция, и вы не одиноки. Эти страхи могут быть связаны с убеждением, что:

• Видео должно выглядеть идеально, чтобы быть эффективным
• Видео всегда занимает много времени, чтобы сделать
• Видео будет трудно отслеживать и обновлять с течением времени.
• Видео требуют большой подготовки, такой как сценарии и раскадровки.

Хотя в некоторых случаях все вышеперечисленное может быть правдой, в большинстве ситуаций общения на рабочем месте вам не нужно готовиться к созданию видео больше, чем к встрече.

Snagit — это фантастический универсальный инструмент для захвата изображений, который поможет вам легко захватывать или записывать экран и вносить простые изменения.

Кроме того, Snagit предоставляет вам простой способ одновременной записи вашего голоса и экрана (или веб-камеры), что делает создание великолепных информационных видеороликов абсолютным бризом.

И помните, вы не снимаете очередной голливудский блокбастер. Оно не обязательно должно быть идеальным. Видео такого типа обычно предназначены для небольшой группы людей и имеют относительно короткий срок хранения.

Часто это может быть так же просто, как открыть набор слайдов или электронную таблицу и просто обсудить их во время записи. Если вы ошиблись, просто продолжайте. Вы можете легко вырезать действительно вопиющие, когда закончите.

Преимущества использования видео вместо совещаний

Давайте взглянем на быстрый пример того, как эта концепция работает на самом деле.

Довольно просто, правда? Мы тоже так думаем. Вот почему наши команды в TechSmith опирались на эту модель и избавились от множества совещаний, которые загромождают наши календари.

Иногда вы все еще можете захотеть провести встречу после первоначального обсуждения в Интернете. Если это так, теперь вы можете сразу перейти к режиму принятия решений, а не тратить первую половину встречи на то, чтобы кто-то представил информацию или данные и ответил на вопросы.

Когда это произойдет, угадайте, что? Вы только что провели «перевернутую встречу». Это еще один отличный метод для более эффективных совещаний, который просто означает обмен информацией заранее, чтобы все пришли на встречу более подготовленными.

Однако часто вы обнаружите, что можете выполнить все, что вам нужно, с помощью веб-видеообсуждения и можете вообще пропустить встречу!

7 преимуществ видеообсуждений

После все большего и большего использования этой техники в TechSmith для таких вещей, как обновление статуса, результаты исследований и предложения по стратегии, вот семь основных преимуществ, которые мы увидели:

1. Все получают равный голос

Обсуждение на основе видео позволяет даже самым тихим коллегам вмешаться, когда у них есть что сказать. Поскольку в режиме реального времени больше не с кем делиться контентом, все зрители могут оставлять комментарии по мере необходимости.

2. Каждый может просматривать контент, когда и где ему удобно

Больше не нужно пытаться найти комнату для собраний или пытаться найти место в календаре, которое подойдет всем. С помощью видео каждый член команды может просматривать информацию, когда ему это наиболее удобно, и им не нужно чувствовать себя неподготовленными к личной встрече, если их график загружен.

3. Это дает людям время переварить контент, прежде чем они ответят

Иногда может быть трудно дать немедленную обратную связь во время встречи. Возможно, вам потребуется время, чтобы контент усвоился, и, возможно, просмотрите его, прежде чем высказать свое мнение. Асинхронное видео решает эту проблему!

4. Он документирует и архивирует разговор в одном месте

Разве вам не хочется иногда вернуться и посмотреть запись всего, что было сказано на личной встрече? Когда вместо этого вы делитесь видео, информация постоянно хранится в легкодоступном формате.

5. Это позволяет всем иметь общий контекст

Если вы планируете провести последующую встречу, видео — отличный способ предоставить всем сторонам время и информацию, которые им нужны, чтобы чувствовать себя готовыми к ней. Кроме того, эта информация будет передаваться единообразно.

6. Мы можем лучше использовать личное время (если оно все еще необходимо)

Когда у коллег есть видео с отличной информацией, мы все можем лучше использовать наши личные встречи и не тратить время на передачу статистики в первый раз. То есть, если личная встреча даже нужна после обмена видео!

7. Иногда мы можем заменить всю встречу

Если отличное видео может передать всю информацию, которую можно было бы получить при личной встрече, зачем вообще встречаться? Видео может сэкономить время и повысить производительность.

Резюме

Ненужные встречи могут нанести ущерб продуктивности и моральному духу. Электронная почта и другие формы связи также представляют собой ряд проблем.

Тем не менее, видео предлагает отличную альтернативу традиционной встрече.