Каковы основные функции программного обеспечения для отслеживания времени?

Приложения для отслеживания времени используют автоматизацию для контроля времени как на рабочем месте, так и в личной среде. Когда дело доходит до мониторинга времени с помощью специального программного обеспечения, первый вопрос, который вы хотели бы задать, вероятно, звучит так: «Как узнать основные функции хорошего инструмента для отслеживания времени и какое программное обеспечение обладает этими основными качествами?»

В этой статье мы покажем вам все важные составляющие надежного трекера времени, а затем предложим идеальный инструмент, который вы можете использовать.

Каковы преимущества программного обеспечения для отслеживания времени?

Во-первых, вы должны понимать, что использование программного обеспечения для отслеживания времени будет очень полезно для вашего бизнеса. Некоторые из преимуществ включают следующее:

1. Повышение производительности

Отслеживая деятельность своих сотрудников, вы быстро обуздаете негативное отношение, которое может снизить производительность на рабочем месте. Кроме того, вам будет легче заставить своих сотрудников сосредоточиться на раскрытии своего истинного потенциала. Когда люди могут измерять свою деятельность, а также контролировать свое продуктивное время, они могут легко определить факторы, снижающие их производительность, и устранить их.

2. Бесшовная запись времени

Как бы вы ни хотели внимательно следить за деятельностью сотрудников, есть и другие важные вещи, требующие вашего внимания. Кроме того, попытки зафиксировать время, зафиксировать оплачиваемые часы, рассчитать заработную плату работников, а также составить счета клиентов вручную утомят вас.

Если вы используете тайм-трекер, вам нужно только один раз настроить параметры учета времени и представить условия выставления счетов. Инструмент автоматически позаботится обо всем остальном после этого.

3. Повышенная прозрачность

Если ваши сотрудники чувствуют себя обманутыми, когда вы указываете на их небрежность в работе, точные записи тайм-трекера обеспечат мирное решение. Вы можете использовать эту информацию для оценки производительности ваших сотрудников и выявления серых зон, которые необходимо устранить, и при этом вы не будете выглядеть неразумно.

4. Лучшее понимание дедлайнов и тайм-менеджмент

Наблюдая за действиями сотрудников в режиме реального времени, можно легко прогнозировать время выполнения задач и поручений. Кроме того, вы можете быстро определить ключевые факторы задержки. Негативные последствия краткосрочных или долгосрочных корректировок не будут очевидны, поскольку у вас уже есть надежная система управления временем.

5. Прочная культура рабочего места

Уделяя особое внимание эффективному учету рабочего времени, вы постепенно создадите культуру дисциплины и ответственности на рабочем месте. То есть ваши сотрудники станут целеустремленными. Кроме того, они научатся больше доверять вам и всегда будут чувствовать мотивацию работать в соответствии с KPI компании.

Каковы основные функции хорошего тайм-трекера?

Программное обеспечение для отслеживания времени обычно собирает данные, связанные с количеством времени, которое сотрудники используют для выполнения поставленных перед ними задач. Это удобно и эффективнее, чем традиционные табели учета рабочего времени, такие как Excel, которые требуют ручного ввода каждой отработанной секунды или минуты.

Большинство владельцев бизнеса начинают осознавать необходимость использования такой аналитики рабочего времени для получения информации и оптимизации различных сторон своей деятельности. Например, чтобы точно рассчитать количество продуктивных часов, отработанных сотрудником, и управлять еженедельными или ежемесячными платежами сотрудника, вы можете использовать решение для отслеживания времени со встроенной функцией выставления счетов.

В этой заметке, помимо своей основной функции отслеживания времени, затрачиваемого на проекты, хороший тайм-трекер должен иметь следующие ключевые функции:

1. Целостное отслеживание времени

Одного контроля времени недостаточно. Очень важно, что форматы, используемые для представления результатов, могут сделать информацию более значимой. В настоящее время некоторые из лучших средств отслеживания времени отображают записанную информацию таким образом, что менеджеры могут легко фильтровать данные о времени в соответствии с проектами, клиентами, подразделениями и отдельными задачами. Кроме того, это бонус, если программное обеспечение имеет простой интерфейс, который делает его подходящим для многих целей.

2. Автоматизированные расписания

Табель учета рабочего времени помогает отслеживать отсутствие сотрудников на работе, время перерывов, отпусков и количество отработанных часов. Эта функция использует эту информацию для расчета оплачиваемых часов и, соответственно, ежемесячных/еженедельных выплат для каждого сотрудника, что делает ее полезной для расчета заработной платы и обработки счетов.

В некоторых тайм-трекерах эта функция отсутствует. Однако те, у кого он есть, имеют встроенный шаблон для создания табелей учета рабочего времени в формате PDF, CSV или DOC. Кроме того, вы можете экспортировать результаты на электронную почту.

3. Встроенные инструменты для отчетности и аналитики

Надежное программное обеспечение для учета рабочего времени позволит вам создавать отчеты о работе каждого сотрудника. К ним обычно относятся следующие:

• Сведения о деятельности, такие как общее количество часов, отработанных вашим сотрудником, общее время простоя, общее продуктивное время и уровни активности пользователя за каждый период времени.
• Подробная информация о производительности персонала, особенно связанная с командными проектами, чтобы вы могли измерить вклад каждого члена.
• Отчеты по задачам каждого члена команды для просмотра характера выполненной работы. Некоторые сотрудники могут показывать большие цифры, не занимаясь работой.

Функция «Отчеты и аналитика» трекера времени должна позволить вам генерировать эти данные за несколько шагов.

Также идеально, если сводки отображаются в виде диаграмм или графиков для облегчения поиска. Однако настраиваемые шаблоны будут гораздо полезнее.

4. Универсальные возможности управления проектами

Программное обеспечение для отслеживания времени очень полезно в управлении проектами. Однако, хотя большинство приложений для отслеживания времени на рынке, как правило, включают в себя простые модули, которые делают их подходящими для большинства небольших проектов, во многих популярных средствах отслеживания времени могут отсутствовать следующие возможности управления проектами:

• Группировка задач между подразделениями команды
• Установка дедлайнов для проектов и отдельных задач
• Мониторинг выполнения текущих работ
• Управление бюджетом

Дело в том, что вышеперечисленное может не понадобиться для малого бизнеса. Тем не менее, вы не можете игнорировать эти функции, если хотите, чтобы проекты выполнялись вовремя, в рамках бюджета и с желаемым качеством.

5. Функция оповещения для своевременных напоминаний

Тайм-трекер может быть разницей между задержкой и своевременным ответом на проблему. Например, некоторые сотрудники могут забыть выйти из системы, и в этом случае программа отправляет им уведомление до того, как они полностью покинут помещение. Кроме того, приложение должно уметь предупреждать вас о том, что крайний срок быстро приближается и вы отстаете от графика. Точно так же должна быть возможность предоставить членам вашей команды разрешение на получение таких предупреждений для ожидающих выполнения задач. Некоторые приложения для управления временем автоматически отправляют такие уведомления по электронной почте, SMS и в чат (если они интегрированы).

6. Управление счетами

Хотя табели учета рабочего времени помогают упростить запись оплачиваемых часов, вам, возможно, придется вручную разобраться в процессе выставления счетов самостоятельно. Однако вряд ли это идеально, если вы взимаете с клиентов почасовую или ежедневную оплату. Кроме того, все может усложниться по мере расширения вашего бизнеса.

Так, в тайм-трекере должна быть доступна отдельная функция управления счетами для учета отработанного времени и автоматического формирования платежных документов в соответствии с оговоренными условиями. Помимо снятия рабочей нагрузки с ваших плеч, этот инструмент также гарантирует, что вы сможете постоянно отправлять своим клиентам точную платежную информацию. Это укрепит доверие в долгосрочной перспективе.

7. Интеграция с другим программным обеспечением

В настоящее время неизбежным аспектом большинства проектов является переключение между различными сторонними платформами и приложениями. Кроме того, инструменты могут предлагать услуги, которые делают их незаменимыми для межфункциональных команд.

Вот некоторые примеры:

• Асана
• отдел продаж
• PayPal
• грамматически
• Трелло
• Слабый

Программное обеспечение для учета рабочего времени, которое легко интегрируется со сторонними приложениями, облегчит вам управление проектами. Тем не менее, потребность в таком многоцелевом счетчике времени может быть незаметна, пока вы не оптимизируете свои рабочие операции. Централизуя полезные приложения для вашего проекта в одном месте, вы можете эффективно реализовывать долгосрочные и краткосрочные стратегии повышения производительности. Просто выберите платный или бесплатный тайм-трекер, который стоит использовать.

8. Мобильное приложение

Наличие программного обеспечения для отслеживания времени, доступного на смартфонах, может способствовать непрерывности бизнеса. У некоторых брендов есть мобильные приложения, в которых пользователи могут получить доступ практически ко всем функциям своих настольных версий трекеров времени.

С мобильной версией вашего приложения для отслеживания времени вы можете поддерживать работу своего бизнеса 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Кроме того, вы можете получать обновления в режиме реального времени о ходе выполнения незавершенных проектов. Кроме того, вы можете просматривать уровни производительности ваших сотрудников. Вдобавок ко всему, возможность использовать трекер времени на телефоне может привести к опережению графика.

Это дополнительное преимущество, если приложение интегрировано с облачным хранилищем.

Какой тайм-трекер имеет все необходимые функции?

Некоторые отличные варианты доступны там. Тем не менее, хотя некоторые из них могут хорошо давать вам полное представление о деятельности вашего персонала, они могут не подходить для эффективной группировки задач, а некоторые из них с самым высоким рейтингом довольно ограничены нишей.

К счастью, есть мощный тайм-трекер со всеми нужными функциями. Этот инструмент называется Traqq Time tracker. Он поставляется с этими и некоторыми другими захватывающими функциями и может быть полностью доступен бесплатно.

Мы рекомендуем использовать Traqq, если вам нужен трекер времени с полным набором функций для отслеживания активности и производительности вашей команды.

Вывод

Использование тайм-трекеров — это больше, чем просто тренд. Однако не все тайм-трекеры стоят вашего времени. В этой статье были рассмотрены ключевые моменты, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для учета рабочего времени.

Считаете ли вы руководство полезным? Пожалуйста, дайте нам знать через раздел комментариев.