3 метода, которые необходимо знать, чтобы получить максимальную отдачу от ваших инвестиций в бизнес-аналитику

Опубликовано: 2022-01-29

Десять лет назад, если бы вы спросили типичного бизнес-менеджера об их самой насущной проблеме, он, вероятно, сказал бы вам, что это недостаток информации. Многие компании в основном действовали инстинктивно, потому что им не хватало четкого представления о том, как работает их бизнес.

В настоящее время мы сталкиваемся с противоположной проблемой. Приложения облачных сервисов перебрасывают горы данных даже в малый бизнес. От вашей фермы виртуальных серверов до успеха вашей маркетинговой кампании по электронной почте и даже всего того инвентаря, который хранится у вас на складе, цифры текут в ваш бизнес со всех сторон. К счастью, доступные инструменты бизнес-аналитики (BI) могут позволить даже предприятиям малого и среднего бизнеса (SMB) анализировать эти данные и превращать их в единорога аналитического успеха — действенную информацию. Трудность заключается в том, чтобы ухватиться за цифры.

Вот тут-то и вступает в игру бизнес-анализ. Как мы объясним в этой статье, методы бизнес-анализа — это не красочные информационные панели, которые в конечном итоге позволит вам построить ваш инструмент BI. Это то, что позволяет вам брать необработанные данные и использовать их для построения карты, которая ведет непосредственно к реальным действиям. Инструмент BI — это вьючный мул, который поможет вам в этом.

Многие менеджеры малого бизнеса избегают инструментов BI, потому что считают их слишком сложными в использовании, но на самом деле они не так уж сложны, если вы знаете, что вы хотите, чтобы они вам сказали. Приведенные ниже методы позволят вам понять, какими должны быть эти вопросы и как вы хотите получить на них ответы.

Что делает анализ важным

Бизнес-анализ необходимо начинать еще до того, как вы запустите инструмент бизнес-аналитики. Служба BI сама по себе мало чего стоит. Чтобы извлечь выгоду из одного из них, вам нужно дать ему возможность сообщать вам, вашим менеджерам и вашим сотрудникам информацию, которую они должны знать. Данные, которые позволят им лучше выполнять свою работу с соответствующей выгодой для остального бизнеса.

Это должно включать в себя данные, которые им нужны регулярно, и это также должно упростить доступ к ним, чем любой метод, который они использовали для их поиска раньше. Вишенкой на торте должна быть возможность добавить новое понимание. Мы надеемся, что идеи, которых у них раньше не было, сделают их работу проще и эффективнее. Это хорошо для долгосрочных и повторяющихся бизнес-проблем, но также отлично подходит для решения краткосрочных задач.

Яркий пример — пандемия. COVID-19 вынуждает фирмы переходить от операций к финансовым стратегиям, чтобы все работало в новых условиях. Это означает, что новое понимание текущих данных теперь имеет решающее значение. Согласно опросу, проведенному командой Freshbooks Communications and Research, только 21% предприятий заявили, что у них достаточно персонала или ресурсов, чтобы справиться с вызовами, вызванными пандемией.

Хотя обе они являются мощными платформами, ни Tableau, ни Microsoft Power BI не могут управлять перераспределением ресурсов за вас. Бизнес-анализ — это то, что вам нужно сделать заранее, чтобы вы могли указать эти инструменты на конкретные проблемы, которые вам нужно решить.

Три лучших метода бизнес-аналитики

Новичкам это может показаться странным, но большинство популярных методов бизнес-аналитики обозначаются аббревиатурой. Обычно они сокращают шаги, которые метод использует для выполнения своей функции. Три описанных ниже метода, безусловно, не единственные доступные методы, но все они могут быть применены к предприятиям любого размера, поэтому они являются хорошей отправной точкой.

1. SWOT

SWOT-анализ, пожалуй, самый известный метод, поэтому он стоит первым в нашем списке. SWOT расшифровывается как Сила, Слабость, Возможности и Угрозы. Поскольку это так широко применимо, это, пожалуй, самый популярный метод, используемый сегодня. Это связано с тем, что SWOT-анализ может и должен выполняться во всей организации, а не только в одном отделе или рабочей нагрузке.

Это многое говорит о том, как разные команды видят положение вашей компании и доступные вам возможности. Собрав воедино эти ответы, вы сможете составить более целостную картину того, как работает ваш бизнес и как он работает.

Примером этого может быть отношение членов вашей команды к новым технологиям. В зависимости от вашего рыночного сектора, возможно, ваши маркетинговые команды очень заинтересованы в Интернете вещей или ваши службы поддержки клиентов видят возможность в чат-ботах, управляемых искусственным интеллектом. И наоборот, ваши ИТ-команды могут рассматривать именно эти технологии как самую большую угрозу, с которой вы сталкиваетесь. Применение SWOT позволит расставить приоритеты в маркетинге или службе поддержки по сравнению с вашей ИТ-миссией. Он также будет охватывать, как именно принимать эти решения, предоставляя данные, относящиеся к этому решению.

Это может охватывать такие вещи, как то, как ваши клиенты относятся к чат-ботам с искусственным интеллектом из опроса, который вы им дали, или из ответов, которые технические специалисты вашей службы поддержки ввели в свои приложения для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или приложения для управления билетами. Затем эти данные будут сопоставлены с соответствующими ИТ-данными, например, сколько будет стоить установка, управление и устранение неполадок системы чат-ботов с искусственным интеллектом, и, что наиболее важно, как вы будете тестировать такую новую технологию, прежде чем покупать ее.

Поскольку он сосредоточен на четырех четко определенных областях, начальные вопросы и окончательные результаты SWOT-анализа обычно отображаются в базовой сетке из четырех точек. В качестве упрощенного примера предположим, что вы управляете сантехническим бизнесом и хотите расширяться. Ваши первоначальные вопросы SWOT могут выглядеть так:

Решение этих вопросов затронет различные части бизнеса, включая маркетинг, продажи, финансы и операции. Каждая область должна будет ответить на эти вопросы с точки зрения того, какая информация потребуется, чтобы получить ответ и построить план для продвижения вперед.

SWOT-анализ позволяет сбалансировать конкурирующие точки зрения и потребности всех ваших команд и убедиться, что вы не упускаете из виду важную часть картины. Распространенное заблуждение о SWOT (и некоторых других методах бизнес-аналитики) заключается в том, что они работают по принципу «подключи и работай», что означает, что вы создаете набор запросов один раз, а затем продолжаете регулярно выполнять их, чтобы отслеживать рост/упадок или успех/неудачу с течением времени.

Для этого вы можете использовать элементы SWOT, но концепция SWOT заключается в том, как стратегически подходить к инициативе BI. Ваш подход к запросу приходит после вашего процесса SWOT, а не во время. И вы можете и должны применять SWOT-процесс как можно чаще к как можно большему количеству аспектов вашего бизнеса, особенно к тем, которые постоянно меняются.

Для практического и более глубокого понимания того, как использовать SWOT в реальном мире, ознакомьтесь с онлайн-учебником, подобным этому, от Udemy.

2. БОЛЬШИНСТВО

Хотя вы можете применить SWOT к конкретной проблеме, на самом деле он направлен на более всесторонний анализ всей вашей организации или отдела. Для выяснения более мелких или отдельных проблем лучший подход называется MOST, что означает «Миссия, цель, стратегия и тактика». В некотором смысле этот метод похож на SWOT, но разница здесь в том, что анализ MOST работает более иерархически.

Вы начнете с одной проблемы на самом высоком уровне. Затем каждый шаг ниже разработан, чтобы быть более конкретным. Если вы расширитесь с MOST, вы можете определить свой бизнес по уровням вашего руководства. Затем вы можете использовать эту иерархию для сбора и измерения самых широких доступных вам показателей. Например, необработанные продажи или рост доли рынка. Затем эти данные используются старшими менеджерами для построения целей, то есть целей, которых они хотят достичь в будущем. В частности, насколько, по их мнению, они могут увеличить продажи. Или насколько больше они ожидают роста своей доли рынка и, что очень важно, как именно они собираются это измерять. Стратегии — это ваши планы по достижению этих целей, а тактика — это то, как отдельные сотрудники будут способствовать этому.

Последние два шага MOST будут наиболее применимы при разработке текущих показателей и способов их анализа с помощью платформы BI. Но прежде чем вы туда доберетесь, вам также нужно выяснить, как вы собираетесь собирать эти данные.

Если ваша цель — увеличить аудиторию вашего сообщества на 15% за два квартала, какие показатели вам нужно знать, если вы добились успеха? Определенно общие посетители сайта социальных сетей, а также такие вещи, как посетители веб-семинаров, ответы на мероприятия или посещения сайта, происходящие из сообщества и рассылки по электронной почте. Имея все эти доступные вам каналы, вы должны установить методы сбора данных, прежде чем переходить к разработке запросов, поскольку вопросы, которые вы можете задать, будут определяться данными, которые у вас есть.

В приведенном выше примере это будут такие показатели, как счетчики посещений сайта, доставка электронной почты, статистика открытий и кликов, а также точный счетчик посетителей веб-семинаров по нескольким мероприятиям. После того, как у этих данных будет назначенный инструмент сбора и установленный путь к вашей системе BI, вы можете начать выяснять запросы, которые вам понадобятся для отслеживания всего.

3. Дизайн процесса

И SWOT, и особенно MOST могут использоваться бизнесом любого размера с хорошими результатами. Но для сегмента малого и среднего бизнеса сохранение постоянной конкурентоспособности, эффективности и прибыльности является самой большой проблемой. Для этого может оказаться более эффективным более прямой и практический подход к бизнес-аналитике. Вот тут-то и начинается проектирование процессов. Основная идея заключается в том, что некоторые инструменты, которые обычно используются для планирования и управления проектами, также могут быть применены к текущим бизнес-процессам.

Хитрость заключается в понимании того, как работает ваш бизнес. Если вы управляете складом для электронной коммерции, вы знаете, что зарабатываете деньги на хранении товаров ваших клиентов, измерении их запасов, выполнении и доставке их заказов и сборе данных, необходимых им для поддержания их операций. Имея в виду эти процессы, вы, вероятно, сможете сопоставить, сколько денег вы тратите на эти услуги и сколько они приносят. Или вы можете?

Как именно управляется ваш склад? Чтобы ответить на этот вопрос, вам нужно взглянуть на процесс, который управляет поступлением нового продукта, организацией хранения и характеристиками доставки. Вы также должны точно знать, как поступают заказы, как они обрабатываются и как работает обмен деньгами и данными. Вы изучаете детали процесса проектирования. Чем больше детализации вы можете получить, тем лучше это работает.

Это означает определение каждой из этих цепочек задач, их категоризацию и планирование каждого шага в процессе. Эта информация позволяет вам скорректировать процесс для повышения эффективности, улучшения соотношения затрат/прибыли или любой другой оптимизации, наиболее важной для вас. Таким образом, для этого метода анализа нет установленного набора шагов. Каждый бизнес будет диктовать свой подход. Вероятно, самый популярный способ — украсть НАИБОЛЕЕ подход нисходящей детализации и применить его к вашей бизнес-механике.

Начните с самого широкого определения того, чем занимается ваш бизнес. Разбейте его на части, которые, вероятно, будут такими же, как отделы, на которые вы его организовали. Встреча с руководителями этих отделов, их менеджерами второго уровня и даже с ребятами на передовой — это то, как вы в конечном итоге составите подробный сборник того, как именно работает ваш бизнес. Вы хотите всего этого, включая умные успехи, хронические препятствия и смущающие бородавки. Ваш первый раз будет долгим и утомительным процессом, но информация — золото.

Как только вы получите реальность, ее теперь можно сравнить с гипотетическими вопросами — попросить менеджеров представить, как процессы будут работать «в идеальном мире». Вы сопоставляете эти ответы с тем, что происходит, что затем позволяет вам понять, почему все идет именно так, как есть, и что вам нужно сделать, чтобы улучшить ситуацию. Ни одна организация не работает идеально, а это значит, что вы можете регулярно запускать проект по разработке процессов и всегда находить новые идеи. Для малого и среднего бизнеса это отличный способ не только работать лучше, но и держать высшее руководство, даже если это всего лишь небольшая группа владельцев или партнеров, в тесном контакте со всеми аспектами того, как работает их бизнес.

Применение инструмента BI к этому процессу работает лучше всего, если вы выполняете проектирование процесса через регулярные промежутки времени. Одноразовый подход действительно не принесет большой пользы от такого инструмента, как Tableau. Но тогда одноразовый проект по проектированию процессов в любом случае будет иметь ограниченный потенциал успеха. Но делайте это ежегодно, например, и вы можете потратить целый год на сбор данных, которые имеют отношение к каждому процессу, продвигающему ваш бизнес вперед. Визуализация этих данных каждый раз, когда вы начинаете сеанс проектирования процессов, дает вам очень подробную картину того, как вы работаете на своем рынке и по сравнению с конкурентами.

Один размер не подходит для всех

Сбор данных без явной цели — пустая трата дискового пространства. Это того стоит, только если вы используете его для планирования и реализации изменений, будь то стратегических или тактических.

Хороший инструмент бизнес-аналитики позволяет вам использовать данные для внесения этих изменений. Именно эта цель должна также определять, какой инструмент BI вы в конечном итоге будете использовать. Это может быть дорогостоящим вложением, поэтому сопоставление имеющихся у вас данных и вопросов, которые вы собираетесь задать, с возможностями платформы BI должно стать основой для определения того, подходит ли вам тот или иной конкретный инструмент.

Для любого малого и среднего бизнеса можно применить хотя бы один из описанных выше методов.