Что такое техническое письмо? Комплексный обзор

Вы когда-нибудь пытались понять сложное руководство или хотели, чтобы набор инструкций был более понятным? Вот тут-то и проявляется магия технического письма. Техническое письмо — это искусство перевода сложной информации в понятную документацию.

В этом посте мы рассмотрим, что такое техническое письмо, почему оно важно и какие навыки необходимы для того, чтобы делать это хорошо. Если вы подумываете о карьере технического писателя или просто интересуетесь этим процессом, это руководство для вас.

Почему техническое письмо важно

Техническое письмо играет ключевую роль во многих аспектах нашей жизни и различных отраслях. Вот почему так важно хорошее техническое письмо:

• Это помогает пользователям более эффективно понимать и использовать продукты.
• Это экономит время, предоставляя точные инструкции.
• Уменьшает потребность в поддержке клиентов
• Обеспечивает правильное соблюдение процедур
• Улучшает общий пользовательский опыт

Отличие технического письма от других форм

Техническое письмо отличается от других форм письма.

В то время как другие формы письма могут быть направлены на развлечение, вдохновение или выражение мнения читателей, техническое письмо фокусируется на обучении. Он ориентирован на конкретную аудиторию с разным уровнем технических знаний и использует ясный, краткий и объективный язык.

Техническое письмо очень структурировано и часто включает в себя наглядные пособия, помогающие понять, в то время как другие формы письма являются свободными и используют визуальные эффекты в эстетических целях.

Навыки технических писателей

Хотя хорошие навыки письма являются данностью, другие качества, которые используют хорошие технические писатели, включают ясность, точность, краткость и удобство использования.

Письмо и общение

Технические писатели должны сосредоточиться на простом языке и избегать мнений, жаргона и сложных формулировок. Писатели могут пройти курсы технического письма, чтобы изучить стратегии. Техническим писателям необходимо эффективно выражать информацию, исключая ненужные слова и фразы. Авторы могут редактировать свои работы, удаляя избыточность и многословие.

Точность и внимание к деталям

Техническим писателям необходимо исследовать и тестировать свой текст, поскольку ошибки могут негативно повлиять на читателей. Они могут научиться оценивать источники и выявлять достоверную информацию, а также работать с рецензентами над выявлением ошибок.

Организаторские навыки

Техническое письмо предполагает продуманную организацию, четкие инструкции и подход, ориентированный на пользователя.

Выбор подходящих инструментов для ваших проектов технического письма

Выбор подходящих инструментов для ваших проектов технического написания зависит от нескольких факторов, таких как требования вашего проекта, бюджет, цели совместной работы и интеграция с тем, что вы уже используете. Технические писатели используют различные инструменты, включая системы контроля версий и системы управления контентом. Однако выделяются два инструмента от TechSmith:

Snagit для захвата экрана и простых записей

Этот инструмент для захвата экрана и редактирования изображений хорошо подходит для написания технических текстов. Он позволяет делать снимки экрана, комментировать изображения стрелками, выносками и текстом, а также создавать пошаговые визуальные руководства.

Функция захвата прокрутки Snagit особенно полезна для документирования длинных веб-страниц или программных интерфейсов. Пресеты и настраиваемые горячие клавиши Snagit позволяют создавать пресеты для наиболее часто используемых задач, таких как захват определенной области экрана или применение определенного набора аннотаций. Действительно, это только начало. Узнайте, почему технические писатели выбирают Snagit.

Аннотируйте и редактируйте снимки экрана с помощью Snagit.

Профессиональные инструменты разметки и мощные функции упрощают создание полезных изображений.

Попробуйте бесплатно

Camtasia за отточенные обучающие видеоролики

Camtasia – это универсальный инструмент. программное обеспечение для записи экрана и редактирования видео, которое позволяет техническим писателям создавать видеоуроки и демонстрации профессионального качества. Благодаря переходам с помощью перетаскивания, выноскам и многому другому вам не обязательно быть профессиональным видеоредактором, чтобы получить впечатляющие результаты.

Процессы и методы технического письма

Создание полезной технической документации — это процесс, требующий тщательного планирования.

• Во-первых, вам нужно будет спланировать, определив свою аудиторию, установив цель документа и определив масштаб проекта.
• Далее следует исследование, в ходе которого вы собираете информацию и систематизируете ее в виде схемы или блок-схемы, которая подойдет именно вам.
• Что касается письменной части, вам нужно будет составить проект контента, следуя плану и используя результаты исследования.
• Вы также захотите включить визуальные эффекты, такие как диаграммы и аннотированные снимки экрана, облегчающие понимание вашего контента.
• После этого происходит процесс проверки и доработки.

Важность визуальных элементов

Визуальные элементы полезны для создания эффективной технической документации. Они могут помочь:

• Уточняйте сложную информацию. Аннотированные изображения могут иллюстрировать сложные понятия таким образом, чтобы их было легче понять, чем просто текст.
• Разбивайте длинные блоки текста: визуальные эффекты могут сделать ваш документ более привлекательным и менее устрашающим.
• Улучшите взаимодействие. Привлекательные визуальные эффекты могут помочь поддерживать интерес читателей к вашему контенту.

Следуя этим шагам, вы сможете создавать четкие, краткие и информативные технические документы.

Виды технической документации

Технические писатели создают множество различных типов документов, каждый из которых служит определенной цели и предназначен для определенной аудитории. Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных типов технических документов и рассмотрим советы по их написанию.

Руководства пользователя

Руководства пользователя — это руководства, призванные помочь пользователям понять и использовать продукт или услугу. Адаптируйте свой язык и уровень детализации к техническим знаниям пользователя. По возможности избегайте технических терминов и используйте снимки экрана, диаграммы и другие наглядные изображения для иллюстрации инструкций и разъяснения сложных понятий.

Стандартные операционные процедуры (СОП)

СОПы — это подробные пошаговые инструкции по выполнению конкретных задач или процессов. Они предназначены для обеспечения единообразия, качества и безопасности на рабочем месте. При их написании полезно быть конкретным и подробным, чтобы не было места для интерпретации. Используйте блок-схемы, диаграммы или фотографии, чтобы иллюстрировать процесс и поддерживать их в актуальном состоянии.

Информационные документы

Официальные документы — это отчеты, в которых подробно рассматривается конкретная тема или проблема. Они используются для обучения читателей, представления результатов исследований или продвижения определенного продукта или услуги. Собирайте информацию из надежных источников, цитируйте свои ссылки и сосредоточьтесь на представлении информации и идей, а не на продаже продукта или услуги.

Тематические исследования

В тематических исследованиях рассматриваются реальные сценарии или проекты. Хорошая стратегия — подчеркнуть измеримые преимущества решения и создать повествование, освещающее ключевые статистические данные.

Работа с МСП

Технические писатели обычно работают с профильными экспертами, также известными как МСП, которые обладают неоценимыми техническими знаниями о продукте. Сотрудничество между МСП и техническими писателями имеет решающее значение для создания документации наилучшего качества.

Прежде чем встретиться с представителем малого и среднего бизнеса, изучите тему и подготовьте список вопросов, касающихся информации, необходимой вам для вашего документа. Вы также можете задавать вопросы во время собеседования.

Важно установить отношения с вашими МСП, поскольку вы будете работать с ними на регулярной основе. Не стесняйтесь просить представителей малого и среднего бизнеса объяснить технические термины или концепции более простым языком. Это поможет вам перевести их знания в понятный для вашей целевой аудитории текст.

Чтобы получить точную информацию, делайте подробные записи, а также записывайте интервью для дальнейшего использования. Также полезно сверять информацию, которую вы получаете от МСП, с другими источниками.

Обработка технических обзоров и отзывов

Технические обзоры являются частью процесса написания, поскольку они позволяют МСП проверять документы на точность. Подходите к отзывам непредвзято, поскольку МСП являются экспертами в своей области, и их изменения могут помочь вам улучшить качество вашей документации. Учитывайте все изменения и включайте их по мере необходимости. Обязательно отслеживайте изменения, чтобы вы могли легко идентифицировать исправления и поделиться исправленным документом со своим МСП.

Следуя этим стратегиям эффективного сотрудничества и управления обратной связью, вы сможете наладить отношения с МСП и создавать высококачественную техническую документацию, отвечающую потребностям вашей аудитории.

Обновите снимки экрана

Не позволяйте неуклюжим встроенным инструментам сдерживать вас. Делайте и редактируйте снимки экрана с помощью Snagit!

Попробуйте бесплатно

Роль технического редактирования.

Техническое редактирование — это еще один контрольный пункт проверки качества вашей документации. Технические редакторы, часто сами опытные писатели, проверяют ваш контент на точность, ясность, последовательность и удобство использования. Технические редакторы также выявляют грамматические ошибки, опечатки и ошибки форматирования, гарантируя, что конечный продукт будет безупречным и профессиональным.

Хотя профессиональный технический редактор неоценим, важными шагами также являются самостоятельное редактирование и рецензирование. Проверив свою работу свежим взглядом, найдите кого-нибудь с техническими знаниями или опытом в вашей области, чтобы просмотреть ее. Сообщите рецензенту, какой тип обратной связи вы ищете, например, ясность, точность и удобство использования.

Карьерный путь в области технического письма

Техническое письмо предлагает множество карьерных возможностей с возможностями специализации в различных отраслях и типах документов. Типы специализаций включают API, медицинскую, научную и UX. После приобретения опыта и знаний технические писатели могут перейти на такие должности, как менеджер по техническому написанию, специалист по контент-стратегии или консультант по техническим коммуникациям.

Приобретение соответствующего опыта работы техническим писателем.

Приобретение опыта в выбранной вами профессии требует некоторой работы. Вы можете начать со стажировок и внештатной работы, чтобы укрепить свою известность и репутацию в отрасли. Также помогает общение с другими техническими писателями и потенциальными работодателями — посещайте отраслевые мероприятия и конференции, чтобы пообщаться. Возможности профессионального развития, такие как онлайн-курсы, также помогут вам узнать больше об изменениях в техническом письме и не отставать от них.

Перевод технических знаний в слова и изображения

Технические писатели умеют упрощать технический жаргон, создавать интересный контент и использовать инструменты, помогающие им охватить свою аудиторию. Следуя структурированному процессу написания, сотрудничая с профильными экспертами и продолжая учиться, технические писатели могут работать в самых разных отраслях. Перевод технических знаний в понятный контент — это талант, который всегда будет востребован.

Ускорьте работу со скриншотами

Хватит тратить время на встроенные ножницы и попробуйте Snagit!

Узнать больше