Что делают высокопроизводительные команды, чтобы добиться успеха на современном рабочем месте

В мире гибридной работы бушуют ожесточенные споры о том, когда и где должны работать сотрудники. Однако гораздо меньше внимания уделяется тому, как это сделать. В этом и проблема. «Как» — самая сложная часть, но самая важная.

Организации все еще сбиты с толку своим унаследованным мышлением. Даже когда они были вынуждены перевести офисы в онлайн, они сохранили вредные привычки, которыми были наполнены их рабочие места: слишком много совещаний, плохая техническая инфраструктура, изношенные подходы к руководству и этот список можно продолжить. В то время как мир труда быстро менялся, организации неохотно перемещались туда, где работали люди, а в некоторых случаях даже когда они работали. Что менялось медленно, так это осознание того, что способ выполнения работы должен отражать реалии быстро меняющегося рабочего места.

Руководители должны улучшить работу своих людей. Асинхронный подход к коммуникации является обязательным для организаций и руководителей, которые хотят преуспеть в новом сложном мире работы, независимо от того, является ли их рабочее место полностью удаленным, гибридным или личным.

Настало время перестать прятаться за защитным одеялом знакомого синхронного подхода к работе и говорить себе, что наличие членов нашей команды в одной (виртуальной) комнате в одно и то же время — это то, что поддерживает правильную работу команды. Потому что это не так! Имейте в виду, я экстраверт типа А, который преуспевает в личных социальных взаимодействиях, но я буду первым, кто признает, что долгие бессмысленные встречи (личные или нет) не делают меня продуктивным.

Послушайте, я не говорю, что синхронная связь не важна. Но когда это становится значением по умолчанию, это создает среду и ожидание постоянной гиперреакции. Каждое взаимодействие становится пожарной тренировкой. Напротив, когда лидеры обдуманно планируют и осуществляют действия, дверь распахивается для процветания асинхронного общения.

За последнее десятилетие я наблюдал, как некоторые из самых успешных руководителей кардинально меняют баланс между синхронным и асинхронным общением, чтобы создать динамичную и здоровую среду для своих команд. Я последовал его примеру и многому научился в процессе.

Но прежде чем углубляться в это, давайте договоримся об определении и важности асинхронной связи.

Что такое асинхронная связь?

В то время как синхронное общение — это общение, которое происходит в режиме реального времени, когда все стороны участвуют одновременно (например, вызов Zoom), асинхронное — это стиль общения, который позволяет сотрудникам организовывать и выполнять работу в соответствии с их собственным графиком, предоставляя пространство для разработки стратегии и уточнения. - настроить результаты.

Почему асинхронный-сначала?

Проще говоря, асинхронная работа делает сотрудников более счастливыми, здоровыми и продуктивными. Синхронно-тяжелая работа может снизить производительность любой команды и вызвать ненужное беспокойство. Несмотря на сокращение времени на дорогу до работы во время пандемии, работа из дома увеличила количество рабочих часов, что привело к нарушению баланса между работой и личной жизнью. В то же время 94% американских рабочих сообщают, что испытывают стресс на рабочем месте.

Не помогает и то, что выбранные типы синхронной работы, такие как встречи, постоянно доминируют в календарях сотрудников. Согласно закону Бартлби, собрания тратят 80% времени на 80% присутствующих людей. В среднем человек проводит от 35% до 50% своего времени на собраниях, а руководители считают 67% собраний непродуктивными. Учитывая эту статистику, я твердо верю, что руководители должны поддерживать асинхронное общение, чтобы высвободить время людей, повысить их эффективность и уделять первоочередное внимание психическому здоровью сотрудников.

Сокращение времени встреч и усиление акцента на асинхронном общении позволит руководителям разорвать порочный круг гиперреактивности, создав пространство для сосредоточенного рабочего времени и вдумчивого взаимодействия, тем самым повысив эффективность и сотрудничество, а также значительно снизив стресс и беспокойство. Кроме того, это укрепит инклюзивность, поскольку не каждый может проявить себя с лучшей стороны в любой момент в синхронной среде.

Как лидировать с асинхронной работой

Высокопроизводительные команды используют асинхронный подход. Они используют творчество и технологии для создания среды сотрудничества и вовлечения посредством асинхронного общения. Ведущие организации даже пересматривают свои культурные нормы, чтобы приспособиться к потребностям своей рабочей силы.

Вот пять вещей, с которых я рекомендую вам начать.

Установите день «без совещаний»

Я работал в двух компаниях, которые установили запрет на встречи по пятницам. Только одному удалось полностью внедрить его культурно, потому что оно исходило от высшего руководства и служило примером для подражания. Это был самый продуктивный день недели для меня и моих товарищей по команде. Кроме того, та же компания давала своим сотрудникам выходной каждую вторую пятницу в течение летних месяцев. Оба способствовали повышению уровня производительности и духа товарищества среди коллег. Это также побудило нас отдать приоритет асинхронному сотрудничеству.

Учитывайте и уважайте часовые пояса и личности

Я провел почти три десятилетия, работая с людьми со всего мира. Знаете, что я нашел наиболее эффективным? Асинхронный подход к работе!

В глобальных командах совместная работа работает лучше всего, когда она не в режиме реального времени. Вместо того, чтобы созывать собрания, на которых одни люди прыгают в 6 утра, а другие в 10 вечера, создайте среду, в которой каждый может внести свой вклад, будучи при этом максимально продуктивным.

Дело не только в разнице во времени; вы должны учитывать предпочтения людей в работе. Например, в моей команде был высокоэффективный человек, который был «совой»; хотя он проживал в США, лучше всего он работал с 17:00 до 23:00. Кроме того, он был не из тех людей, которые чувствуют себя комфортно, предлагая идеи в режиме реального времени (по телефону); ему нужно было время, чтобы обдумать, изучить и затем сформировать свое мнение. Зная все это, я использовал асинхронный подход к работе с ним в 90% случаев. Результат? Исключительная работа.

Некоторые из моих любимых продавцов и агентств находятся в Азии и Африке. При такой огромной разнице во времени мы используем различные средства связи (включая WhatsApp) для совместной работы. Около 98% этого взаимодействия осуществляется асинхронно и работает без проблем.

Замените встречи видеообновлениями

Многие встречи можно заменить простым созданием видео и отправкой его коллегам, заинтересованным сторонам или партнерам. Это не только сокращает потраченное впустую время, но и увеличивает вовлеченность. Исследование TechSmith показывает, что 48% сотрудников считают видео наиболее привлекательной формой общения.

Типы встреч, идеально подходящие для этого подхода:

1. «Информационные» встречи: обновления статуса, отчеты о показателях, демонстрации проектов, представление новых сотрудников, «закулисная» информация о проекте, ежемесячные обновления руководства и т. д.
2. Тренинг «Постукивание по плечу»: ответы на вопросы «как сделать», демонстрация нового инструмента, описание нового процесса и т. д.
3. Встречи для обратной связи: обзоры заинтересованных сторон, сообщение о дефекте, поздравление члена команды с хорошо выполненной работой и т. д.

Являясь поклонником продуктов TechSmith более десяти лет, я использую универсальный инструмент захвата Snagit, чтобы легко записывать свой экран и при необходимости вносить простые изменения в реальном времени. Snagit дает мне простой способ одновременно записывать мой голос и экран (или веб-камеру), в результате чего получаются великолепные информационные видеоролики, которые очень легко создавать. Часто это может быть так же просто, как открыть набор слайдов или электронную таблицу и обсудить их во время записи. Затем я могу легко вырезать любые части, которые мне не нравятся, чтобы создать отполированный готовый продукт, чтобы поделиться с командой.

Проводите мозговые штурмы и сотрудничайте с помощью общих документов и визуальных платформ для совместной работы.

Такие инструменты, как SnagIt или InVision для совместной работы над дизайном, Pastel для совместной разработки веб-сайтов и Miro и Mural для визуального мозгового штурма, позволяют эффективно сотрудничать. Наряду с Google Docs, OneDrive и DropBox, это всего лишь несколько бесценных инструментов в наборе инструментов, которые одновременно обеспечивают высокую производительность и большую гибкость.

Установите границы и используйте инструменты, чтобы уменьшить отвлекающие факторы

Опрос, проведенный The Economist, показал, что 34% работников теряют концентрацию на работе из-за того, что их отбивают личные встречи с коллегами. Я подозреваю, что эта потеря фокуса еще более существенна в виртуальной среде с отвлекающими факторами от таких инструментов, как Slack, Microsoft Teams и платформы для обмена текстовыми сообщениями. Высокоэффективные команды согласовывают и уважают предпочтительные модели работы друг друга. Они создают «рабочие часы» и используют плагины, чтобы сократить перерывы и максимизировать периоды концентрации. Они полагаются на тщательное планирование и асинхронную коммуникацию, чтобы максимально проявить себя в работе, давая своим коллегам пространство для работы таким образом, чтобы отдельные члены команды могли быть максимально продуктивными и вовлеченными.

В заключение, в условиях «Войны талантов» и движения «Великое отречение» то, как люди работают, будет определять будущее вашей организации. Максимальное повышение производительности без ущерба для психического здоровья сотрудников в настоящее время является императивом бизнеса. Асинхронный подход к работе должен стать правилом, а не исключением.