Синхронная и асинхронная связь: как использовать обе, чтобы доминировать в удаленной работе

Когда разразилась пандемия COVID-19, многие из нас внезапно столкнулись с необходимостью работать и учиться дома. Хотя удаленная работа и образование не являются новыми концепциями, большинство из нас не сталкивались с проблемами (и — да — преимуществами) полностью цифрового рабочего места или класса.

У новых удаленных работников это вызвало много вопросов. Как лучше всего общаться с коллегами? Как вы, как преподаватель, можете гарантировать, что ваши ученики не только получают необходимую им информацию, но и действительно учатся? Как мне узнать, когда мне следует позвонить по телефону или провести онлайн-встречу, а когда отправить электронное письмо или снять видео?

Ответы часто сводятся к выбору между синхронной и асинхронной связью. Оба являются полезными и действенными способами общения и обмена знаниями, но каждый из них также имеет свои сильные и слабые стороны.

Может быть трудно понять, что и когда использовать, но, вооружившись нужными знаниями и инструментами, вы сможете полностью овладеть удаленной работой и обучением.

Что такое синхронная связь?

Синхронность просто означает, что общение происходит в режиме реального времени, когда все стороны участвуют одновременно . Вы когда-нибудь разговаривали с кем-то по телефону или проводили личную встречу или беседу? Поздравляем! Вы занимаетесь синхронным общением.

Для большинства из нас переход на удаленку означал потерю личного общения, к которому мы все привыкли. Внезапно, когда вы хотите поговорить с коллегой, это не так просто, как зайти поболтать.

Теперь вы сидите за своим столом с веб-камерой и микрофоном и разговариваете с изображениями на экране. Если вы никогда не слышали и не использовали Zoom или аналогичный сервис видеоконференций, вы почти наверняка это сделали.

Но виртуальные собрания — не единственные виды удаленного синхронного общения. Общение с помощью текстового SMS или онлайн-чата, такого как Microsoft Teams или Slack, также часто является синхронным.

Чем полезна синхронная связь?

Синхронная связь идеально подходит, когда вам нужны ответы на вопрос прямо сейчас. Его величайшая сила — его непосредственность. Это также отлично подходит для случаев, когда вам нужно провести мозговой штурм или когда вы хотите получить мнения или идеи в режиме реального времени. Это больше всего напоминает встречи и разговоры, к которым вы привыкли из повседневной офисной жизни.

Многие люди считают, что синхронное общение лучше подходит для установления взаимопонимания или вовлечения тех, с кем вы общаетесь или учите. Хотя в некоторых случаях это может быть правдой, это не обязательно должно быть универсальной истиной.

Но об этом позже!

Как синхронная связь терпит неудачу?

Из-за непосредственности требуется, чтобы все находились в одном и том же (виртуальном) месте в одно и то же время. Это огромный недостаток для людей, которые могут находиться в нескольких часовых поясах или у которых могут быть проблемы с подключением к Интернету, наличием технологий или другими проблемами. Величайшая сила синхронной связи является также и ее величайшей слабостью.

Здесь, в TechSmith, я координировал работу нескольких внешних консалтинговых агентств. Некоторые из этих консультантов находились в США, другие — во Франции, Германии, Великобритании и Австралии. Попытка согласовать время, когда мы все могли бы быть доступны для синхронной встречи, оказалась невозможной.

Например, чтобы встреча с моими европейскими консультантами работала, мне обычно приходилось проводить встречу до 10:00 по восточному времени, чтобы они не задерживались в офисе допоздна. Но это означало бы, что австралийцы должны быть на связи около полуночи.

Это просто неразумно спрашивать. Вместо этого мы проводили встречи с максимально возможным количеством людей, и я записывала встречу, чтобы поделиться с теми, кто не мог присутствовать на ней.

Это сработало, но это также означало, что австралийцам не часто выпадала возможность участвовать в проекте так, как это делали другие консультанты.

Но это также довольно экстремальный пример. Синхронная связь может быть столь же проблематичной для людей, которые не находятся за тысячи миль.

Мы все были на собраниях, где мы удивлялись, почему мы здесь, и молча проклинали прерывание нашей продуктивности. То же самое касается быстрых чатов за чьим-то столом. Человек, которому вы перебиваете, не всегда может разделять ваше чувство срочности по поводу определенного вопроса.

Синхронная коммуникация требует присутствия всех, независимо от того, в наилучшее для них время это или нет.

Наконец, при синхронном обмене данными мало места для ошибок. На потоковом совещании, если технология дает сбой, всем приходится ждать решения проблемы или, возможно, придется перенести собрание.

Этот недавний твит от нашего друга Брайана Фанцо очень хорошо подводит итог:

Кроме того, в разговоре в реальном времени иногда бывает мало времени, чтобы обдумать ответы на вопросы или альтернативные решения проблем. У вас может не быть времени на сбор необходимой информации или ресурсов для адекватного решения проблемы.

Что такое асинхронная связь?

Если вы дочитали до этого места, вы, вероятно, уже догадались, что если синхронная связь происходит в режиме реального времени, то асинхронная связь должна быть любой другой связью. Для эффективности не требуется, чтобы все стороны участвовали одновременно.

Это действительно так просто. Но есть множество способов сделать это!

Электронная почта, вероятно, является наиболее распространенным способом асинхронного общения в бизнес-среде. Но есть. несколько форм общения.

Другие примеры включают:

• Инструменты управления проектами, такие как Asana или Trello.
• Вики вашей организации или сайт Sharepoint.
• Информационные или обучающие видео.
• Краткие справочники.
• Скриншоты с разметкой.
• Обеспечить обратную связь.

Но некоторые из синхронных методов также могут быть асинхронными или гибридными. Хотя личные сообщения и текстовые сообщения можно отправлять в режиме реального времени, вы можете не сразу ответить на вопрос коллеги.

То же самое относится и к сообщениям, оставленным в таких инструментах, как Slack или Teams. Люди могут ответить на них сразу или когда они будут доступны.

Мой более ранний пример записи потокового собрания и совместного использования с отсутствующими участниками — это пример своего рода гибрида синхронного и асинхронного.

Чем полезна асинхронная связь?

Асинхронная связь работает лучше всего, когда не требуется оперативность. Это позволяет всем сторонам потреблять контент и реагировать на него, когда это удобно, уместно или возможно для них. Им не нужно останавливать свою работу, чтобы участвовать в чужом графике.

Кроме того, асинхронное общение дает больше времени для сбора информации, ресурсов, мыслей и мнений, прежде чем отвечать на вопросы, решать проблемы или предлагать идеи.

Асинхронная связь также более терпима к ошибкам и технологическим проблемам. Если ваш компьютер выходит из строя во время написания электронного письма, вы можете просто вернуться к нему после перезагрузки компьютера. Если вы снимаете видео, чтобы поделиться им, вы можете просмотреть и отредактировать свои словесные ошибки и колебания.

Асинхронная связь масштабируется так, как синхронная связь часто не масштабируется.

Например, большинство виртуальных конференц-залов имеют как минимум какое-то ограничение на количество участников. Для многих организаций эти ограничения не будут проблемой. Но для крупных компаний или в случаях, когда может быть необходимо поделиться информацией с большей группой людей, эти ограничения могут серьезно повлиять на ваше общение.

Однако, если вы превратите эту информационную или образовательную встречу в предварительно записанное видео, количество людей, которые смогут его просмотреть, практически не ограничено.

Наконец, асинхронная связь оставляет больше места для ошибок и исправлений ошибок или возможных недопониманий. У вас есть больше времени, чтобы подготовить сообщение, убедиться в его точности и проверить ошибки, прежде чем делиться им.

Асинхронное общение не пытается воспроизвести опыт общения лицом к лицу, а вместо этого использует уникальные преимущества онлайн-среды.

Где асинхронная связь терпит неудачу?

Представьте себе: у вас сжатые сроки, и вам нужно ответить на пару последних вопросов, прежде чем вы закончите. Вы пишете электронное письмо своему коллеге, а затем ждете.

И ждать.

И ждать.

В большинстве случаев асинхронное общение не так эффективно во время кризиса или когда вам нужен ответ прямо сейчас.

Также есть некоторые опасения, что во многих случаях асинхронное общение может быть менее увлекательным или личным, чем синхронное.

Это, безусловно, может быть правдой. Электронное письмо почти никогда не будет таким личным, как телефонный звонок или личный разговор.

Но при правильном подходе многие формы асинхронного общения могут быть невероятно увлекательными и личными. В нашей недавней публикации «Как эффективно перейти на онлайн-обучение: исчерпывающее руководство» мы изложили ряд способов обеспечить вовлечение вашей аудитории в асинхронное обучение, особенно когда речь идет о создании видео.

Вот некоторые примеры:

• Включение видео вашего лица с веб-камеры при записи набора слайдов для презентации.
• Делайте ваши видео как можно короче.
• Не переусердствуйте с высокой производительностью.
• Говорите с энтузиазмом.

Проверьте этот пост для получения дополнительной полезной информации.

Синхронный или асинхронный лучше для удаленного общения?

Ни один из них по своей сути не лучше другого. Все зависит от ваших потребностей (и вашей аудитории).

Как отмечалось выше, когда несколько месяцев назад большинство из нас перешли на удаленку, мы, вероятно, пытались выяснить, как мы можем воспроизвести офисную среду (или классную комнату) с помощью видеозвонков, потоковых встреч, прямых сообщений и других методов. И хотя это сработало в краткосрочной перспективе, вероятно, это не может продолжаться бесконечно.

Для большинства организаций сочетание синхронных и асинхронных методов связи будет наиболее эффективным и действенным.

Должен ли я выбрать синхронную или асинхронную связь?

Если вы не уверены, подходит ли синхронная или асинхронная связь для ваших конкретных нужд, задайте себе следующие вопросы:

• Это достаточно срочно, чтобы прерывать работу других?
• Мне нужен ответ немедленно?
• Нужна ли эта информация моим коллегам прямо сейчас?

Помните, чрезвычайная ситуация с вашей стороны не обязательно означает чрезвычайную ситуацию для кого-то другого.

Подумайте об этом: онлайн-среда предоставляет нам ряд возможностей для эффективного общения без необходимости делать это синхронно. И во многих случаях асинхронная связь действительно работает лучше.

Помните наш пример ранее о встрече, которая могла быть электронной почтой? Если вы проводите встречи, которые носят исключительно информационный характер, подумайте о том, чтобы превратить эту встречу в видео. Ваша аудитория может потреблять контент, не прерывая свою работу. А с помощью такого инструмента, как TechSmith Video Review, они могут даже задавать вопросы и видеть ответы во время просмотра.

Вот несколько способов более эффективно использовать асинхронную связь, даже если вы не работаете удаленно.

• Отправить письмо.
• Превратите информационную встречу в видео.
• Создайте быстрый скринкаст, чтобы просмотреть предлагаемые изменения документа, а не встречаться лично.
• Сделайте скриншоты и проведите аудиторию по шагам, чтобы выполнить задачу.
• Снимите обучающее видео вместо личного обучения.

Для получения дополнительной информации и советов ознакомьтесь с этим замечательным постом о том, как преобразовать удаленное общение с визуальными эффектами.

Какие инструменты доступны для синхронной связи?

Существует ряд инструментов, которые помогут вам в удаленной синхронной связи, включая программное обеспечение для видеоконференций и инструменты для общения в реальном времени, такие как чат.

Вот несколько самых популярных:

• Увеличить
• Гугл встречи
• Команды Майкрософт
• Телефон (включая такие функции, как Facetime)
• Слабый
• Текст СМС

Какие инструменты доступны для асинхронной связи?

Хотя некоторые из следующих инструментов наиболее полезны для асинхронной связи, вы заметите, что они пересекаются. Например, если вы отправляете кому-то текстовое сообщение, они, безусловно, могут ответить сразу же, но они также могут ответить, когда это более удобно или уместно.

Вот несколько самых популярных инструментов для асинхронной связи.

• Эл. адрес
• Средства записи экрана/видеоредакторы, такие как TechSmith Camtasia.
• Программное обеспечение для захвата экрана, такое как TechSmith Snagit.
• Видеоплатформы, такие как TechSmith Knowmia Pro.
• Команды Майкрософт
• Слабый
• Текст СМС

Синхронный или асинхронный? Скорее синхронный И асинхронный!

Не существует идеального способа общения во время удаленной работы или обучения. У асинхронной связи и синхронной связи есть как преимущества, так и недостатки.

Некоторые сообщения являются срочными и требуют немедленного внимания. Другие, однако, менее срочные и могут быть обработаны менее разрушительным и, возможно, даже более полезным способом.

С правильными инструментами и лучшим пониманием того, где каждый метод действительно работает, вы можете использовать оба, чтобы помочь вам лучше общаться со своими коллегами, студентами и другими аудиториями, независимо от того, находятся ли они в 5000 милях от вас или прямо в коридоре.