Как решить 10 распространенных проблем с тренировками с помощью видео

Большинство тренеров, как формальных, так и неформальных, преследуют одну и ту же цель: сделать так, чтобы обучение закрепилось.

Проблема с этим, ну, проблемы. Есть множество препятствий, которые возникают, когда вы пытаетесь заставить других людей усваивать информацию, особенно если вы не являетесь экспертом в предметной области.

В этом посте мы рассмотрим десять болевых точек, которые устраняет видеообучение, первая из которых — это время и деньги, потраченные на очное обучение повторяющимся задачам.

Проблема № 1: Очное обучение требует много времени и денег

Тщательное обучение сотрудников совершенно необходимо для повышения производительности и безопасности, но оно может быстро стать трудоемким и дорогостоящим. Согласно отчету журнала Training Magazine за 2016 год «Отчет об индустрии обучения», американские компании потратили на обучение около 70,65 млрд долларов в 2016 году и в среднем потеряли 53,8 часа производительности на одного сотрудника.

В большинстве случаев сокращение обучения нецелесообразно, особенно для здравоохранения, финансов, правительства и других строго регулируемых отраслей. Но качественное обучение за меньшее время является реальной возможностью и необходимо для предприятий, которые хотят сократить расходы и неудобства, связанные с очной подготовкой к работе.

Шаг первый — заменить определенные очные занятия и обучение учебным контентом на основе видео. Очное обучение занимает расписание как минимум двух человек в любой момент времени — стажера и сотрудника, проводящего это обучение.

В то время как тонкие функции неизбежно требуют физических демонстраций, более универсальные задачи, такие как заполнение табелей учета рабочего времени или базовая, повторяющаяся информационная работа, могут быть умело переданы с помощью хорошо подготовленной серии демонстраций и лекций на экране.

Перевод соответствующего очного обучения на видеообучение может сократить время и, следовательно, деньги. Запишите один раз, поделитесь столько раз, сколько вам нужно.

Проблема № 2: Графики могут быть кошмаром для координации

Времени, проведенному на очных тренировках, часто предшествует тяжелая битва за согласование расписания. Кроме того, координаторы обучения часто вынуждены проходить обучение в сжатые сроки.

Это борьба, учитывая, сколько людей нужно учитывать графики:

• Представители отдела кадров, отвечающие за администрирование и/или координацию учебных занятий.
• Сотрудникам ИТ-команды нужно было помочь с демонстрационными настройками.
• Эксперты в предметной области, привлеченные из других отделов или мест.
• Новые учащиеся, которых слишком легко дублировать по мере их наращивания.
• Менеджеры более высокого уровня просят присутствовать на определенных сессиях.

Преимущество видеообучения заключается в том, что его можно легко записать в удобное время для тех, кто занимается администрированием сеанса, и включить в расписание обучаемых без чрезмерной координации между несколькими сторонами. Сеансы также можно сохранять и делиться ими через веб-платформы, чтобы использовать их позже по мере роста команды.

Таким образом, ничто и никто не провалится сквозь трещины.

Проблема № 3: обучение по всему миру затруднено

Обучение часто является национальным или многонациональным мероприятием, которое требует значительных ресурсов и координации. Расходы на поездки в разные офисы и обратно, а в некоторых случаях и на аренду помещения для проведения тренинга, действительно складываются. Между тем, согласование расписаний с учетом нескольких часовых поясов может быстро превратиться в кропотливую работу.

Языковые барьеры также могут создавать проблемы во время обучающих семинаров, требуя от переводчиков убедиться, что каждый получает пользу от опыта.

Все это вызывает вопрос: оправданы ли стоимость и сложность глобального обучения?

В некоторых случаях да. Но часто в качестве замены можно использовать видео. Например, при приеме на работу нового персонала вы можете использовать программное обеспечение для записи экрана или редактирования видео для записи вебинаров и обучающих демонстраций. Затем эти видео можно отредактировать, добавив титры или субтитры, переводы или даже вопросы викторины, чтобы оценить, насколько хорошо зрители усваивают контент. Что еще более важно, эти учебные ресурсы также работают как масштабируемые и воспроизводимые ресурсы.

Другими словами, с помощью видео организации могут создавать краткие, привлекательные справочные материалы, которые сотрудники могут просматривать асинхронно и по всему миру и при необходимости сопровождать субтитрами на своем языке.

Проблема № 4: у меня есть только один снимок, чтобы получить все, что мне нужно от моего эксперта в предметной области.

Видеоконференция между двумя или более людьми — отличный способ поделиться информацией и идеями. Он также идеально подходит для передачи сложной и технической информации, которая может быть специфичной для определенных специалистов, например, в области медицины.

Это потому что:

• По данным Fast Company, мозг обрабатывает изображения в 60 000 раз быстрее, чем слова.
• Люди лучше запоминают контент с изображениями, чем только аудиоконтент.

Но любой, кто участвовал в собрании, знает, каково это — пытаться быть внимательным и одновременно делать подробные записи. Когда человек по другую сторону экрана занят экспертом в предметной области, который не всегда доступен, вам нужно убедиться, что вы получаете правильную информацию с первого раза. Или ты?

Инструменты записи экрана и редактирования видео позволяют пользователям записывать интервью, чтобы они могли быть на 100% вовлечены во время интервью и разговоров.

В качестве альтернативы стажер может отправить список вопросов занятому предметному эксперту (или SME), который может ответить на эти вопросы в видеоформате. В любом случае, использование видео для интервью с представителями малого и среднего бизнеса позволяет создать постоянный мультимедийный ресурс, который можно воспроизводить по запросу с различной скоростью и даже при необходимости аннотировать маркерами и примечаниями. Вы даже можете расшифровать видео, чтобы преобразовать звук в текст, если это необходимо.

Захватывайте, потребляйте, комментируйте, повторяйте.

Проблема № 5: утечка мозгов реальна

В своей книге « Неформальное обучение: заново открывая естественные пути , которые вдохновляют на инновации и производительность» Джей Кросс сравнил формальное обучение с ездой на автобусе, когда водитель доставляет вас туда, куда вам нужно, а неформальное обучение — с ездой на велосипеде, где вы сами создаете Маршрут, по данным Brainshark.

Точно так же, как в один день вам может понадобиться автобус, а в другой — велосипед, формальное и неформальное видеообучение занимает свое место в современном бизнесе.

Формальное обучение эффективно для создания базы знаний для новых сотрудников. Это также важно для негибких процессов, таких как медицинские протоколы и управление соблюдением требований. Подобные процессы должны быть точными и, следовательно, передаваться в процедурной манере, а не в виде извлеченных уроков. Формальное обучение, как правило, проводится в преднамеренном порядке конкретным, а иногда и сертифицированным инструктором в течение требуемого времени – например, серия видеороликов о процедурах инженерной безопасности.

Неформальное обучение происходит в большей степени по принципу «учись в процессе». Например, представьте, что в вашей компании есть встроенная система управления данными, но сотрудники, которые ее создали, увольняются или уходят на пенсию. Весь их опыт и знания также уйдут с ними, образовав пустоту в знаниях, которую будет трудно заполнить. Неформальное обучение может решить эту проблему за счет того, что сотрудники создают обучающие видеоролики в своих областях знаний. По мере того как бизнес-процессы развиваются и становятся более эффективными, сотрудники могут создавать видеоконтент, в котором делятся передовым опытом, полученным самостоятельно.

Самое замечательное, что вы можете легко и недорого создавать как формальные, так и неформальные учебные программы с видео и скринкастами для всей вашей организации.

Проблема № 6: Я работаю с умными людьми. Как я учусь у них?

Хорошо подготовленная серия обучающих видеороликов, помогающих сотрудникам быстро и недорого адаптироваться к своим обязанностям, имеет большую ценность. Но также есть ценность в органичном развитии обучающего сообщества, в которое сотрудники могут вносить свой вклад и учиться у него время от времени.

Этот процесс, называемый социальным обучением, не происходит формально или по запросу руководства. Скорее, это естественный результат демократизации средств визуальной коммуникации. Например, если кто-то, кого попросили объяснить сводные таблицы достаточное количество раз, имеет доступ к простым в использовании инструментам для создания видео, он может просто записать быстрое видео «Как сделать».

Вторая часть этого — наличие хаба, где эти видео можно загружать и делиться ими с соответствующей аудиторией.

Интуитивно понятные инструменты захвата экрана и платформа для совместного использования позволяют получать знания и обучение на рабочем месте.

Проблема № 7: Слайд-колоды надоедают… быстро

Слайд-колоды выполняют полезную функцию: организуют и представляют насыщенные содержанием учебные занятия с краткими, маркированными выводами и визуальными средствами.

Проблема в том, что слишком много колод слайдов терпят неудачу в элементе «визуальные медиа» из-за того, что вообще не используют изображения или медиа. Цель любой хорошей презентации должна состоять в том, чтобы рассказать историю, а не читать факты и информацию с экрана дословно. Частью рассказа этой истории является демонстрация аудитории того, что визуально передает сообщение.

Один из лучших способов избежать создания обыденной или перегруженной презентации слайдов — включить скриншоты, GIF-файлы и видеоклипы. Докладчики могут визуально аннотировать скриншоты, чтобы более эффективно проиллюстрировать свою точку зрения. Больше никаких чрезмерно длинных маркированных списков.

Видео и анимированные GIF-файлы также оживляют презентацию.

Кто сказал, что слайд-колоды должны быть скучными?

Проблема № 8: Помните ту тренировку трехмесячной давности? И я нет…

Самым большим недостатком традиционных учебных занятий с личным присутствием и письменных учебных пособий является то, что их содержание легко забыть и трудно найти, когда оно понадобится позже. Вместо того, чтобы копаться в прошлых заметках с тренировок, что, если бы начальная тренировка была записана, а затем разбита на несколько коротких видеороликов?

Видео будут служить коротким, удобоваримым контентом, который можно усваивать быстро, но также и пассивно. Другими словами, его можно просматривать снова и снова по мере необходимости и с очень небольшим усилием со стороны сотрудника. Просто запишите исходную тренировку и разбейте ее на микровидео, чтобы каждый мог посмотреть, когда это необходимо.

Другой вариант — включить оглавление для обучающих видеороликов, которые позволяют зрителям переходить к наиболее актуальным темам видео в зависимости от их потребностей в данный момент.

Представьте его один раз, посмотрите один раз и ссылайтесь на него столько раз, сколько вам нужно.

Проблема № 9: Так много тренировок, так мало времени

Компаниям требуется в два раза больше времени для найма сотрудников, чем всего несколько лет назад, отмечает The Wall Street Journal. Понятно, что менеджеры стремятся быстро обучить новых сотрудников. Это означает, что предприятия вынуждены обучать сотрудников быстрее и в более короткие сроки.

Тем не менее, менеджеры также не хотят, чтобы новые сотрудники чувствовали себя неподготовленными к выполнению поставленных перед ними задач, что случается слишком часто. По данным HR Morning, примерно треть нанятых сотрудников увольняется в течение первых шести месяцев работы, а четвертой наиболее часто упоминаемой причиной увольнения является «недостаточное обучение».

Один из способов, которым компании стремились изменить это, — использовать видео для более эффективной передачи информации в привлекательном и запоминающемся формате. По данным Forrester, сотрудники на 75% чаще смотрят обучающие видео, чем читают учебную документацию.

В качестве дополнительного бонуса для работодателей многие видеоредакторы позволяют добавлять вопросы викторины, чтобы проверить, правильно ли ваш зритель усваивает контент, чтобы инструкторы могли следить за прогрессом пользователя.

С появлением на рынке более удобных инструментов для создания видео стало проще, чем когда-либо, создавать увлекательные видеоролики, включающие анимированную графику, эффекты и титры, а не просто инструктор, рассказывающий контент. Дайте людям то, что они хотят — увлекательный обучающий видеоконтент, в котором сообщение представлено кратко и запоминающимся образом, — и они с большей вероятностью дадут вам то, что вы хотите: более короткую кривую обучения и более длительный срок пребывания в должности.

Проблема № 10: Обучение масштабированию сложное

И последнее, но не менее важное: по мере того, как бизнес растет и меняется, обучение должно меняться вместе с ним, чтобы оставаться свежим.

Заметным преимуществом использования видео и других средств электронного обучения является то, что вы можете создавать и делиться большим объемом учебного контента за меньшее время. Вместо того, чтобы разрабатывать серию слайдов, координировать расписания и проводить несколько сеансов для пользователей, координаторы обучения могут сосредоточиться на создании мультимедийных учебных ресурсов, которые могут быть предоставлены обучаемым без каких-либо физических презентаций или проблем с расписанием.

Еще одним большим преимуществом обучающего видеоконтента является то, что вы всегда можете отредактировать его, если контент необходимо изменить или обновить, а затем просто повторно распространить обновленный контент вместо того, чтобы созывать всех вместе для личного обучения.

Кроме того, видео позволяет обмениваться знаниями, презентациями и демонстрациями между сотрудниками и обеспечивает наличие сообщества как для формального, так и для неформального обучения.

Свет, камера, обучение.