Как сорвать следующий выпуск программного обеспечения

Опубликовано: 2021-03-09

Изменения пугают, и масштабные обновления программного обеспечения могут быть одними из самых пугающих изменений, с которыми сталкиваются пользователи вашей организации.

Легко забыть, что не каждый является техническим гуру.

Для некоторых ваших коллег освоение новой технологии или программного приложения может быть в лучшем случае пугающим, а в худшем — невероятно разрушительным и разочаровывающим.

В конце концов, успешное внедрение означает успешное внедрение программного обеспечения.

Итак, как вы управляете ожиданиями и опытом пользователей, обеспечивая при этом бесперебойную работу технической стороны?

Я покажу тебе.

Хороший план, ориентированный на ваших пользователей и ориентированный на общение и обучение, может иметь большое значение для обеспечения того, чтобы развертывание программного обеспечения вашей организации было не просто хорошим, но и ошеломляющим успехом.

Вот что вы узнаете из нашего руководства по развертыванию программного обеспечения:

  • Основные элементы плана развертывания.
  • Как получить одобрение в вашей организации.
  • Как эффективно общаться с пользователями.
  • Почему обучение является вашим главным приоритетом.
  • Четыре ошибки, из-за которых развертывание может провалиться еще до его начала.

Быстро и легко создавайте обучающие видеоролики и документацию по программному обеспечению

Camtasia и Snagit помогут вам легко создавать все, от простых руководств по обучению до полных обучающих видеокурсов по программному обеспечению — профессиональные навыки не требуются!

Получите полный набор инструментов

Как создать план развертывания программного обеспечения

Это может показаться легкой задачей, но, как и в случае любого проекта в вашей организации, вы должны создать план развертывания нового программного обеспечения. И этот план должен охватывать подготовку к запуску, сам запуск и пост-запуск.

В этой статье мы предполагаем, что вы и ваша команда провели комплексную оценку бизнес-целей и потребностей вашей организации, включая бюджет, возможности программного обеспечения, вопросы безопасности и т. д.

Выяснив все это заблаговременно, члены команды будут тратить меньше времени и усилий в долгосрочной перспективе.

Ваш план развертывания программного обеспечения должен охватывать подготовку к запуску, сам запуск и пост-запуск.

Вы уже выбрали необходимое программное обеспечение или корпоративное программное обеспечение, теперь вам нужно решить, как предоставить его своим пользователям.

Следуйте рекомендациям по развертыванию программного обеспечения

Задолго до того, как вы подумаете о запуске своего нового программного обеспечения, вам нужен план развертывания нового программного обеспечения, который охватывает: как вы будете его развертывать, для кого, по какому графику и, что наиболее важно, как вы будете информировать своих пользователей о развертывании. и предоставить любые учебные документы, которые могут им понадобиться.

Хотя большинство ИТ-команд понимает важность планирования технических работ по развертыванию программного обеспечения, легко забыть о влиянии вашего проекта на человека.

Вы и ваша команда, очевидно, будете выполнять работу по развертыванию нового программного обеспечения, но ваше планирование должно быть сосредоточено на потребностях, страхах, ожиданиях и опасениях ваших пользователей по поводу предстоящего запуска.

При планировании тщательно продумайте передовой опыт развертывания нового программного обеспечения, задав ключевые вопросы:

  • Будет ли это развертывание для всей организации или поэтапный подход?
  • Если поэтапно, кто получит его первым и почему?
  • Как это повлияет на наших пользователей?
  • Как это повлияет на наших клиентов или другие заинтересованные стороны?
  • Что мы можем сделать, чтобы помочь пользователям понять, что это значит для них?
  • Кто будет контактным лицом для связи во время развертывания?
  • Как мы будем реагировать на страхи, опасения и жалобы?
  • Как мы будем поддерживать наших пользователей во время перехода и после развертывания?
  • Кто в нашей организации может помочь с общением и обучением?

План для всех

Даже если ваша компания является поставщиком программного обеспечения или технологий, вы можете поспорить, что не все в вашей команде так хорошо разбираются в технологиях, как вы. Всегда лучше предполагать, что найдутся пользователи, которые знают только то, что им нужно для выполнения своей работы, и ничего больше.

Освоение новой технологии или программного приложения может быть невероятно разрушительным и разочаровывающим.

Однажды, обучая пользователей Microsoft Word специальным возможностям, я случайно упомянул об использовании CTRL-C для копирования и CTRL-V для вставки. Они смотрели на меня так, словно я говорил на другом языке.

Это были люди, которые использовали Word и другие приложения MS Office годами, если не десятилетиями. Несмотря на долгое использование продукта, почти никто из них не слышал о горячих клавишах и никогда ими не пользовался.

Это был невероятно поучительный опыт для меня с точки зрения обучения. Никогда не думайте, что даже опытные пользователи знают то, что знаете вы.

Вы не хотите относиться к ним как к новичкам, но помните, что у них будет разный уровень опыта и знаний.

Получите согласие на развертывание программного обеспечения во всей организации

Вы выбрали новое программное обеспечение. Вы представили свои аргументы своим менеджерам и другому высшему руководству вашей организации. Вы перечислили плюсы и минусы и дали рекомендации, и они дали вам зеленый свет.

Вы готовы бросить, не так ли?

Ну, это зависит. С кем ЕЩЕ вы разговаривали?

Заманчиво предположить, что, получив одобрение своего начальства, вы получаете все необходимое.

Любой шаг по обновлению или изменению программного обеспечения должен включать людей, которые зависят от него в выполнении своей работы.

Но говорили ли вы с людьми, на которых это изменение больше всего повлияет? Вы спрашивали их потребности и надежды на какое-либо новое программное обеспечение? Обсуждали ли вы какие-либо потенциальные ловушки или опасения, которые могут возникнуть у них по поводу изменений?

Любой шаг по обновлению или изменению программных решений должен вовлекать людей, которые зависят от него в выполнении своей работы. Вы можете провести все исследования в мире, и вы все равно не будете так осведомлены о повседневных требованиях, как те, кто фактически выполняет работу.

Это может быть проще в небольших организациях, где вы можете просто поговорить со всеми один на один. Более крупным компаниям, возможно, придется проявить творческий подход.

Вот несколько способов поговорить с пользователями без необходимости разговаривать с КАЖДЫМ пользователем:

  • Фокус группы
  • Опросы
  • Сессии вопросов и ответов в прямом эфире
  • Вебинары
  • Каналы Slack/Teams

Независимо от того, как вы это делаете, понимание того, что нужно вашим пользователям, поможет получить их поддержку, когда вы сообщите им, что меняется. Хотя вы, возможно, не сможете удовлетворить все их требования или проблемы (надо признать, идеального программного обеспечения не существует), они почувствуют, что к ним прислушиваются, и вы продемонстрируете, что заботитесь об их работе.

И, есть потенциальный бонус! Работая с различными отделами и коллегами, которые будут использовать новое программное обеспечение, вы можете определить потенциальных сторонников, которые могут помочь в защите и распространении нового инструмента.

Независимо от того, действуют ли они в качестве связующего звена между своей командой и вашей или просто становятся своего рода экспертами на местах, часто очень полезно иметь кого-то в вашем углу на уровне пользователя.

Быстро и легко создавайте обучающие видеоролики и документацию по программному обеспечению

Camtasia и Snagit помогут вам легко создавать все, от простых руководств по обучению до полных обучающих видеокурсов по программному обеспечению — профессиональные навыки не требуются!

Получите полный набор инструментов

Эффективное общение для успешного развертывания программного обеспечения

Вы почувствовали тему в этом посте? Коммуникация — лучший инструмент в вашем наборе инструментов для обеспечения успешного развертывания программного обеспечения.

Но общение не может заключаться только в длинных электронных письмах от вас и вашей команды о том, что будет дальше.

Электронная почта, безусловно, будет важным способом общения с вашими пользователями, но она не должна быть единственным способом.

На этапах перед запуском, запуском и после запуска используйте различные средства связи, чтобы убедиться, что все ваши пользователи имеют доступ к необходимой им информации.

Как общаться с вашими пользователями

Как и в приведенных выше примерах получения согласия, вот несколько хороших способов сообщить важную информацию:

Электронное письмо

Электронная почта — отличный способ делать быстрые обновления и объявления. Для большинства из нас наше почтовое приложение (например, MS Outlook) также является способом планирования встреч и других мероприятий. Обязательно используйте это в своих интересах.

Электронная почта также невероятно обезличена и может показаться подавляющей. Используйте его экономно. Избегайте длинных электронных писем, которые требуют от пользователей восприятия и запоминания большого количества информации.

Личные/живые удаленные встречи и мероприятия

Будь то сеанс вопросов и ответов, презентация веб-семинара о новых функциях или обсуждение за круглым столом, прямые трансляции предлагают более личный и увлекательный опыт для многих пользователей.

Совет для профессионалов: записывайте свои сеансы в прямом эфире и делитесь ими со всеми, кто не смог присутствовать, чтобы пользователи могли вернуться и просмотреть их, если это необходимо.

Электронная почта — важный способ общения с пользователями, но не единственный.

видео

Быстрые информационные видеоролики устраняют разрыв между электронной почтой и живыми презентациями. Вы можете более обдуманно подходить к тому, что хотите представить, и у вас больше контроля над темпом и содержанием.

Видео привлекает внимание, и наше исследование показывает, что все больше и больше людей ищут информационные видео самостоятельно.

Как и в случае с электронной почтой, избегайте длинных и громоздких видео. Если у вас есть несколько тем для освещения, рассмотрите возможность создания серии видеороликов, посвященных конкретным темам. Таким образом, люди могут вернуться и просмотреть то, что им нужно, не вспоминая, где вы говорили о той или иной функции в своем 30-минутном видео.

Рекомендуемая литература: Как создавать обучающие видео для сотрудников

Советы по эффективному информированию о развертывании программного обеспечения

Любое общение с вашей организацией должно быть сосредоточено на ваших пользователях. Ответьте на их вопросы, предоставьте им информацию, необходимую для достижения успеха, и рассейте их страхи и опасения.

Советы по общению Думайте как пользователь, а не как администратор. Подумайте о работе с HR или маркетологом. Общение — это улица с двусторонним движением. Продолжить после дня запуска.

Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

1. Думайте как пользователь, а не как администратор

Избегайте технического жаргона или чрезмерно технических слов и сокращений. Если вам абсолютно необходимо использовать технический термин, убедитесь, что вы определили его таким образом, чтобы его мог понять каждый. Как отмечалось выше, помните, что не каждый является экспертом в области технологий. Убедитесь, что все сообщения легко понять.

2. Подумайте о партнерстве с HR или маркетологом

Если вы действительно хотите вывести свои коммуникации из парка, рассмотрите возможность сотрудничества с экспертами по коммуникациям в вашей организации. Ваши коллеги по кадрам и маркетингу хорошо разбираются как в том, чтобы помочь людям понять сложные концепции, так и в том, чтобы справиться со страхами и опасениями.

3. Помните, что настоящее общение — это улица с двусторонним движением

Коммуникация — это не только то, что вы сообщаете своей аудитории. Настоящая коммуникация включает в себя выслушивание и рассмотрение обратной связи. Убедитесь, что у ваших пользователей есть возможность задавать вопросы, высказывать опасения и просить о помощи.

4. Продолжайте работу после запуска

Развертывание вашего программного обеспечения не заканчивается после развертывания, равно как и ваши коммуникации. Держите линии связи открытыми после развертывания и не забывайте собирать отзывы о том, как все прошло.

Сделайте тренировки своим приоритетом №1

Но подождите, я думал, что общение было ключом к успешному развертыванию программного обеспечения! Что дает?

Ну что такое обучение, как не передача понятий и знаний тем, кто в этом нуждается?

Ваша работа как ИТ-специалиста состоит в том, чтобы дать пользователям знания и навыки, необходимые им для преодоления своих страхов.

Причина, по которой люди боятся перемен на работе, заключается в том, что они боятся, что не смогут функционировать в новой среде. Ваша работа как ИТ-специалиста состоит в том, чтобы дать им знания и навыки, необходимые для преодоления их страхов.

Рекомендуемая литература: Полное руководство по созданию обучающих видео

Как и ваше общение в процессе развертывания, ваше обучение должно принимать различные формы в зависимости от необходимости. Рекомендуется предлагать гибкие варианты, такие как визуальные эффекты и видео, для развертывания программных платформ в масштабах всей компании. Таким образом, пользователи всегда могут вернуться и пересмотреть информацию, или ее можно повторно использовать как часть адаптации новых сотрудников.

Нет ничего более пугающего для большинства пользователей (которые уже нервничают из-за нового программного обеспечения), чем столкновение с гигантским текстовым документом или электронными письмами, полными абзаца за абзацем технической информации.

Не рассказывайте своим пользователям, как использовать новое программное обеспечение, покажите им!

Общие эффективные методы обучения включают в себя:

  • Очные или дистанционные занятия в режиме реального времени.
  • Длинные обучающие видео.
  • Библиотека коротких обучающих видеороликов, посвященных определенным темам или функциям.
  • Наглядная пользовательская документация и справочные документы.

Помните, что вам не нужно быть профессионалом в области видео или графики, чтобы создавать обучающие видео и документы профессионального качества. TechSmith Camtasia и TechSmith Snagit предлагают мощные, но простые в использовании функции, которые позволяют любому быстро и легко обмениваться знаниями и навыками.

Кроме того, Camtasia и Snagit отлично работают вместе, делая ваши обучающие видео и документы еще более эффективными.

Независимо от того, какие методы обучения вы используете, помните о том, что при создании контента нужно сосредоточить внимание на своих пользователях и их потребностях.

Рекомендуемая литература: Как создать лучшую пользовательскую документацию

Четыре ошибки, которых следует избегать при развертывании программного обеспечения

Даже самое хорошо спланированное и выполненное развертывание программного обеспечения может потерпеть неудачу, но избегание этих четырех распространенных ошибок может помочь вам избежать катастрофы.

Игнорирование инакомыслия. торопить процесс. Отсутствие участия неИТ-персонала в процессе принятия решений. Не слушая своих пользователей после развертывания.

1. Игнорирование инакомыслия

Вы когда-нибудь слышали фразу «вы не можете угодить всем?» Даже при наилучшем общении не все в вашей организации будут довольны изменениями. Всегда найдется тот, кто не согласен. И хотя скептиков легко игнорировать как скептиков, игнорирование их может привести к более серьезным проблемам в будущем.

В лучшем случае они могут подумать, что вы не воспринимаете их опасения всерьез, а в худшем вы рискуете упустить важную информацию, которая может помочь вам принять более взвешенные решения в процессе развертывания.

Слушайте всех и используйте информацию как можно лучше.

2. Ускорение процесса

Дайте всем (включая вашу ИТ-команду) время, необходимое для того, чтобы привести все в порядок перед развертыванием программного обеспечения. Предупредите своих пользователей о предстоящих изменениях, чтобы у них было время заняться своей работой, а у вас было время решить любые проблемы, которые могут возникнуть.

3. Невключение персонала, не связанного с ИТ, в процесс принятия решений

При ориентированном на пользователя подходе к развертыванию программного обеспечения вы должны обязательно вовлекать реальных пользователей в любые решения, влияющие на их работу. Это не означает, что вы должны разговаривать с каждым сотрудником, но убедитесь, что у пользователей есть широкие возможности предложить предложения, отзывы и идеи о том, как заставить это работать.

4. Не слушаете своих пользователей после внедрения

Соберите отзывы и послушайте, что сработало, а что нет. Используйте эту информацию, чтобы решить проблемы с текущим развертыванием и улучшить процессы для следующего.

Сосредоточьте своих пользователей на успешном развертывании программного обеспечения!

Сосредоточение ваших пользователей на любом развертывании программного обеспечения помогает гарантировать, что каждый получит то, что ему нужно, когда ему это нужно.

Независимо от того, развертываете ли вы новое или обновленное программное обеспечение для 3, 30 или 3000 человек, наличие надежного плана, ориентированного на ваших пользователей, одобренного на всех уровнях вашей организации и продолжающегося после дня запуска, поможет обеспечить успех.

Быстро и легко создавайте обучающие видеоролики и документацию по программному обеспечению

Camtasia и Snagit помогут вам легко создавать все, от простых руководств по обучению до полных обучающих видеокурсов по программному обеспечению — профессиональные навыки не требуются!

Получите полный набор инструментов

Часто задаваемые вопросы

Как мне спланировать развертывание программного обеспечения?

Каждое развертывание отличается, но каким бы ни был план, убедитесь, что вы сосредоточили своих пользователей, их потребности и проблемы в любом создаваемом вами плане. Убедитесь, что у вас есть системы для ответов на вопросы, и убедитесь, что обучение является вашим приоритетом №1.

Как делать обучающие видео по программному обеспечению?

Вам не нужно быть профессионалом в области видео, чтобы создавать обучающие видеоролики по программному обеспечению профессионального качества. TechSmith Camtasia позволяет легко создавать эффективные и увлекательные обучающие видеоролики по программному обеспечению для развертывания вашего программного обеспечения.

Как сделать эффективную пользовательскую документацию?

Убедитесь, что любая пользовательская документация, которую вы создаете, включает визуальные эффекты! TechSmith Snagit позволяет легко создавать все виды пользовательской документации, включая практические руководства, пошаговые технологические документы и многое другое!