Краткое руководство по обмену знаниями: с чего начать

Предприятия, которые делают обмен знаниями частью своей организационной культуры, имеют явное конкурентное преимущество.

Gallup, аналитическая и консалтинговая компания, отмечает: «Управление знаниями следует рассматривать как ключевую бизнес-стратегию, и ему следует уделять столько же времени и внимания, сколько и любой другой инициативе в области ИТ или человеческих ресурсов».

Преимущества обмена знаниями широко распространены: от повышения гибкости и инноваций до большей вовлеченности сотрудников. Это также один из лучших способов обеспечить непрерывность бизнеса в условиях обычной текучести кадров.

Но термин и даже сама практика могут быть немного непрозрачными, что затрудняет расстановку приоритетов и реализацию.

Итак, давайте нарисуем более четкую картину того, что именно представляет собой обмен знаниями, конкретные преимущества и определим возможности для вашей организации, чтобы начать это делать прямо сейчас.

Что такое обмен знаниями?

Проще говоря, обмен знаниями — это обмен навыками, информацией и опытом между сетью или группой людей.

В этом контексте различают два типа знания: явное знание и неявное знание.

Явное знание — это такое знание, которое можно легко записать, систематизировать, сформулировать и получить к нему доступ. Часто это вещи, которые могут содержаться в документации, руководствах, учебных пособиях или видеороликах с практическими рекомендациями.

Неявное знание, дополняющее явную форму, представляет собой мудрость, опыт, проницательность и интуицию, которые создают контекст вокруг явного знания. Те, у кого есть неявные знания, знают, почему конкретная практика имеет решающее значение для бизнеса или как был принят ряд решений.

Самый простой способ поделиться знаниями

Независимо от того, пытаетесь ли вы поделиться явными или неявными знаниями, это может показаться сложной задачей.

Как организация может сделать критически важную информацию легкодоступной для всех, не тратя непомерно много времени или денег?

Ответ заключается в создании культуры обмена знаниями.

Организации должны поощрять сотрудников делиться своими знаниями и предоставлять инструменты, облегчающие это.
Приятно то, что вам не нужно внедрять всю систему управления знаниями, чтобы начать работу. Некоторых простых инструментов захвата экрана или записи экрана, таких как TechSmith Snagit и Camtasia, более чем достаточно.

Такие инструменты, как Snagit и Camtasia, помогают сотрудникам создавать рабочие задания, скринкасты, учебные пособия и другой информационный контент. Храните и делитесь этими ресурсами в базе знаний, корпоративной сети или даже в простых пространствах для совместной работы, таких как Google Docs, для быстрого и легкого доступа.

Ключ в том, чтобы предоставить инструменты и толчок для поощрения.

Три причины начать делиться знаниями прямо сейчас

Когда знания легко распространяются по всей организации, процветают многочисленные аспекты бизнеса.

Вот три способа обмена знаниями, которые оказались полезными для организаций.

1. Увеличьте рентабельность программных инструментов и других бизнес-инвестиций.

В своем отчете о состоянии технологий за 2020 год компания Flexera, поставщик услуг по управлению ИТ, обнаружила, что средний бизнес тратит почти десять процентов своего дохода на ИТ-ресурсы. Финансовые компании, облачные сервисы и компании-разработчики программного обеспечения тратят больше среднего с компаниями-разработчиками программного обеспечения, в среднем тратя почти 25 процентов своего дохода на ИТ-ресурсы.

Крайне важно максимизировать рентабельность этих инвестиций.

Лучший способ сделать это?

Поощряйте обмен знаниями. Это поможет убедиться, что как можно больше сотрудников понимают назначение инструментов и способы их использования.

Поручите людям, обладающим опытом или интересующимся новым программным обеспечением или технологией, создать несколько скринкастов, демонстрирующих ключевые элементы. Обмен видео и доступ к другим ресурсам — это простой способ создать простую базу знаний.

Идеальный результат заключается в том, что знания и опыт свободно передаются по всей вашей организации, максимально увеличивая окупаемость инвестиций в технологии.

2. Облегчить проблемы, связанные с текучестью кадров и «утечкой мозгов».

Одной из самых больших угроз эффективности компании является текучесть знаний и талантов.

Здесь, опять же, Гэллап дает представление, отмечая, что мы в настоящее время или скоро увидим большой исход сотрудников, поскольку поколение бэби-бумеров достигает пенсионного возраста и покидает рабочую силу.

Но организации должны ориентироваться не только в смене поколений.

Сегодняшняя рабочая сила непостоянна: средний срок пребывания в должности составляет около 4,2 лет, и многие сотрудники постоянно открыты для новых возможностей.

Компании могут создавать «дамбы знаний», заставляя сотрудников-ветеранов записывать свои коллективные знания в скринкастах, инструкциях, методических пособиях и другой документации. Сделайте эти ресурсы доступными для других сотрудников, и вы сможете легко заполнить пробел в навыках, если он возникнет.

Внедрение даже свободной системы обмена знаниями может предотвратить потерю ключевой информации и опыта при увольнении высокоэффективных или опытных сотрудников.

3. Поддерживайте развитие, удовлетворение и удержание сотрудников

Отчет LinkedIn Learning об обучении на рабочем месте за 2021 год показал, что компании, предоставляющие возможности для роста и мобильности, с большей вероятностью сохранят сотрудников на более длительный период времени.

На самом деле, «Согласно данным LinkedIn, сотрудники в компаниях с высокой внутренней мобильностью остаются почти в два раза дольше, чем те, у кого ее нет».

Другими словами, люди хотят работать там, где у них есть возможность расти, решать новые задачи и продвигаться по карьерной лестнице. Приобретение новых навыков путем обучения на работе и на рабочем месте является одним из основных способов, которым люди это делают.

Формальные программы обучения играют здесь важную роль, но неформальный ежедневный обмен знаниями также может иметь большое значение.

Создание среды для совместной работы, которая поощряет и способствует эффективному обмену знаниями, станет огромным стимулом для развития и удержания сотрудников.

Три возможности для обмена знаниями в каждой организации

Существуют возможности для обмена знаниями, которые уникальны для некоторых организаций и отраслей, но многие из них одинаковы везде, куда бы вы ни пошли. Вот три возможности, доступные для всех организаций.

1. Адаптивный и обучающий контент

Начните делиться знаниями с самого начала, включив их в материалы для адаптации и обучения новых сотрудников.

Соберите группу опытных сотрудников, чтобы определить возможности для первоначального обмена знаниями. Затем попросите членов этой группы создать ресурсы, которые могут научить новых сотрудников нормам, системам, процессам и практикам компании.

Используйте эти ресурсы, чтобы предоставить новым сотрудникам тщательно подобранный курс обучения в первые дни их работы. Они оценят поддержку, а ваша организация выиграет от ускоренного повышения производительности.

2. Внедрение программного обеспечения и систем

Организации постоянно добавляют, обновляют или заменяют технологии и системы. Эти переходы могут создавать периоды неэффективности.

Когда вы внедряете новую технологию или выполняете крупное обновление, загружайте насос вспомогательным контентом. Создавайте скринкасты, инструкции и другую документацию, чтобы помочь сотрудникам чувствовать себя комфортно. Такие темы, как настройка учетной записи и использование новых функций, — отличные места для начала, но в зависимости от вашей ситуации их может быть гораздо больше.

Часто создание вспомогательных материалов для развертывания технологий может быть коллективной работой, и вам не нужно привлекать людей, которые уже являются экспертами, для создания ресурсов.

Соберите группу заинтересованных лиц и поручите каждому изучить или понять определенный элемент новой системы. Затем они могут создавать вспомогательные материалы для назначенной им области.

Распределенный и активный подход к обмену знаниями, подобный описанному здесь, идеален.

3. ИТ и техническая поддержка (внутренняя и клиентская)

Команды ИТ и технической поддержки постоянно перегружены.

Внутри они поддерживают широкий спектр технологий, поддерживающих работу бизнеса.

Внешне они гарантируют, что ваши клиенты останутся довольными, решая проблемы как можно быстрее.

Поиск способов управления и даже облегчения этой тяжелой рабочей нагрузки имеет решающее значение. Естественно, обмен знаниями — идеальный способ сделать это.

Большинство групп ИТ и поддержки сталкиваются с одними вопросами чаще, чем с другими. На многие из этих вопросов простое видео или практический документ могут дать простой ответ.

Предоставьте своим ИТ-специалистам и группам поддержки простые инструменты сбора знаний. Затем предложите время и поддержку для создания и обмена ресурсами, которые отвечают на эти распространенные запросы в службу поддержки.

Когда ресурсы существуют, их можно использовать для ответа на соответствующие запросы, предоставляя ярлык, который регулярно экономит время.

Две веские причины склоняться к обмену знаниями

У меня есть две последние причины, по которым каждая организация должна сделать обмен знаниями своим приоритетом.

Во-первых, в современном обществе обмен знаниями является обычным явлением. Бесчисленные онлайн-курсы, каналы YouTube и аккаунты в социальных сетях, посвященные обучению новым навыкам и знаниям. Многие из ваших сотрудников регулярно участвуют в этой экосистеме, хотя и по интересующим их темам.

Во-вторых, выгоды от обмена знаниями быстро увеличиваются.

Это способствует повышению эффективности всей компании. Когда новые сотрудники быстрее осваиваются, ветераны тратят меньше времени на обучение и ответы на вопросы.

Кроме того, сотрудники более склонны работать над новыми, сложными вещами, когда они знают, что знания и информация доступны. В результате компании, которые делятся знаниями, становятся более инновационными.

Сила обмена знаниями широко распространена, всепроникающа, и ее легко начать делать. Чего же ты ждешь?