Как изменить удаленное общение с изображениями и видео

Год назад наше общение на рабочем месте было совсем другим.

Мы собирались в свои офисы. Личные встречи были нормой, вы могли быстро зайти в чей-нибудь офис, чтобы поболтать, а «работа из дома» была чем-то, что вы делали только по необходимости.

Теперь не только я работаю из дома. Это даже не только наша компания. Почти все, кто может работать, сидят дома.

Вся ситуация не только изменила то, как я сейчас общаюсь с другими людьми, но, вполне возможно, навсегда.

К счастью, некоторые изменения могут быть к лучшему.

И с учетом того, что люди ищут «работу на дому» и «удаленное общение» на пике за последние пять лет, нет сомнений, что нам всем нужно изменить то, как мы общаемся с другими.

В этом руководстве мы познакомим вас с текущим состоянием удаленного общения и распространенными заблуждениями, которые мешают вашей компании эффективно общаться при работе из дома.

Мы также расскажем о простых изменениях, которые вы можете внести, чтобы начать включать обучающие видеоролики, скринкасты (видеозапись экрана), снимки экрана и изображения в свои сообщения, а также рекомендации по переходу на удаленную работу на полный рабочий день.

Что такое дистанционное общение?

Удаленное общение — это способ общения с другими людьми в сети. Встречи, информация и учебные материалы распространяются через Интернет. Компании создают виртуальные команды. Они общаются и сотрудничают онлайн, а не в общем офисе.

Виды удаленной связи

Существует два типа удаленной связи: синхронная и асинхронная. Синхронная связь происходит в режиме реального времени, а асинхронная связь не требует одновременного участия всех сторон.

Распространенные типы удаленной синхронной связи

1. Zoom или другие видеозвонки.
2. Телефонные звонки.
3. Виртуальные встречи.
4. СМС-сообщения.
5. Разговоры в Slack или Microsoft Teams.

Распространенные типы удаленной асинхронной связи

1. Приложения для управления проектами.
2. Wiki или сайт Sharepoint.
3. Информационные или обучающие видео.
4. Краткие справочники.
5. Скриншоты с разметкой.
6. Чаты Slack или Microsoft Teams.

Не все должно быть звонком в Zoom или электронным письмом.

Что, если есть другой способ подойти к этой ситуации?

Мы находимся чуть более десяти лет в революции iPhone. Планшеты и ноутбуки начали вытеснять настольные ПК. Факсы — древняя реликвия. Миллениалы в настоящее время составляют самое многочисленное поколение рабочей силы США.

Сегодня среднестатистический человек проводит более четырех часов в своем телефоне ежедневно, и общее время, проведенное за экраном, только увеличивается, поскольку все больше людей остаются дома.

То, как мы потребляем информацию и общаемся, коренным образом изменилось за последнее десятилетие. Теперь, когда большая часть сотрудников работает из дома, мы заново учимся тому, что значит общаться удаленно.

Вырваться из цифровой монотонности

Слишком многие компании привыкли общаться в цифровом монотонном стиле. Я знаю, что определенно попадаю в эту ловушку — большая часть моего цифрового общения, как правило, осуществляется по электронной почте или в чате.

Электронная почта — ценный инструмент, но она не работает, когда используется для связи только с блоком текста.

В мире, где мы изолированы от наших коллег, нам нужно поднять наше внутреннее общение на тот же уровень, на котором мы обычно общаемся за пределами офиса.

Нам нужно перестать полагаться на простые текстовые электронные письма и чаты для большинства наших взаимодействий.

Потому что никто не хочет читать весь этот текст.

Постоянный поток электронных писем часто перегружает сотрудников и может быть ошеломляющим.

И, несмотря на доказательства того, что визуальные эффекты, такие как видео и скриншоты, легче воспринимаются и повышают производительность и вовлеченность, компании в два раза чаще используют электронную почту в текстовом формате по сравнению с любым другим типом связи.

И это особенно верно, когда большая часть нынешней рабочей силы работает из дома.

В отчете The Economist Intelligence Unit, посвященном коммуникативным барьерам на рабочем месте, говорится, что:

• 60% респондентов пользуются электронной почтой каждый день. Однако только 40% сказали, что это очень эффективное средство коммуникации.
• 44 % респондентов заявили, что коммуникационные барьеры приводят к задержке или невыполнению проектов, 31 % ссылаются на низкий моральный дух, 25 % не достигают поставленных целей и 18 % теряют продажи.

Как общаются удаленные команды

Технологии позволяют предприятиям любого размера работать в глобальном масштабе. Принятие региональной рабочей силы или предоставление сотрудникам возможности работать удаленно имеет много преимуществ. Это также усложняет то, как мы общаемся, особенно если учесть разные часовые пояса и языковые барьеры.

Двухлетнее исследование, проведенное Стэнфордом, показало, что, несмотря на сложности, удаленные работники делают больше. Это повышение производительности среди удаленных работников было эквивалентно дополнительному полному рабочему дню каждую неделю, или на 13% больше производительности в группе, работающей на дому.

Из 13% увеличения производительности 9% были связаны с увеличением количества работы в смену, а остальные 4% — с меньшим количеством отвлекающих факторов дома. Участники не только брали меньше перерывов и больничных, но и убыль сократилась вдвое.

И все же после завершения исследования половина участников предпочла прекратить работу из дома.

Причина? Они чувствовали себя слишком изолированными.

Вы можете связать?

Реальность сегодня сильно отличается от той, что была даже всего несколько месяцев назад. Мало того, что все больше людей работают из дома, у них также нет особого выбора. Это ставит еще больший акцент на эффективную коммуникацию между членами команды.

Сложнее назначать встречи. Разговаривать по телефону с другими людьми, бегущими вокруг вашего дома, — это стресс. Трудно читать язык тела и оставаться на связи с окружающими.

Когда мы работаем В мире, где мы не можем физически видеть большинство людей, с которыми мы работаем, нам нужно найти новые способы общения с нашими коллегами.

Текущее состояние удаленной связи

Нам не нужна была массовая удаленная рабочая сила, чтобы испытывать сбои во внутренней коммуникации. Для многих предприятий сотрудничество между отделами или взаимодействие между менеджерами и сотрудниками может быть затруднено в традиционной офисной конфигурации.

Даже если вы обращаетесь друг к другу со схожим языком и общими целями, нюансы могут привести к недопониманию и путанице. Кроме того, многие организации упускают возможность получить знания от профильных экспертов из разных отделов.

Почему визуальная коммуникация важна для моего бизнеса?

Все предприятия уникальны с точки зрения размера, целей, отраслей и операций. В любом случае, каждая организация может извлечь выгоду из расширения знаний и обмена информацией внутри компании. Это включает в себя предоставление вашим сотрудникам инструментов, необходимых им для достижения успеха, а также адекватную подготовку к изменению способа вашего общения.

Визуальные эффекты: ключ к эффективной коммуникации.

Видео, скриншоты и скринкасты — это мощный инструмент, потому что сообщения, которыми обмениваются, не только визуально лучше запоминаются, но и универсальны.

Есть множество мест и случаев, когда визуальный контент можно использовать внутри компании. Примеры включают адаптацию новых сотрудников, внутреннее обучение, предоставление отзывов и многое другое.

Визуальный контент также экономит время, поскольку он быстрее обрабатывается нашим мозгом. Что еще более важно, это гарантирует, что сообщения будут четкими и краткими, чтобы у всех был общий и последовательный опыт.

Прежде чем мы углубимся в особенности того, как вы можете преобразовать свои внутренние коммуникации, давайте разберемся, почему обновление ваших деловых коммуникаций стало таким важным.

В нашем недавнем отчете «Ценность визуальных материалов» мы обнаружили, что предприятия упускают возможности повысить производительность и повысить удовлетворенность сотрудников.

Почему общение с видео, скринкастами и снимками экрана имеет решающее значение для вашего бизнеса:

• Гарантирует, что то, что вы пытаетесь передать, ясно и лаконично
• У всех есть общий и последовательный опыт
• Это экономит время, ретранслируя сообщения быстрее
• Позволяет доставлять или собирать информацию один раз, а затем повторно использовать и просматривать несколько раз.

Распространенные мифы, препятствующие визуальному удаленному сотрудничеству и обмену знаниями

Три распространенные ловушки мешают сотрудникам сотрудничать или делиться своими знаниями с другими, особенно удаленно. Не позволяйте этим заблуждениям удерживать ваш бизнес от принятия более эффективных методов коммуникации.

Давайте углубимся в каждый и как вы можете их решить.

Миф №1: это занимает слишком много времени

Воспринимаемое время, необходимое для создания видео или скринкаста или разметки изображения, почти всегда связано с ожиданиями в отношении качества. Особенно во времена, когда каждый день на YouTube просматривается почти миллиард часов видео, легко поверить, что каждый фрагмент контента должен быть идеальным.

Но не каждое видео требует одинакового уровня качества.

Если вы оказались в круговороте совершенства, сделайте шаг назад и подумайте о цели и аудитории видео. Эти два фактора помогут вам определить, насколько безупречным должно быть ваше видео.

Повысьте уверенность своей команды, четко указав, какой контент имеет более высокий приоритет и нуждается в дополнительной доработке, например, для внешнего доступа или содержит важные сообщения, а также контент с более низким приоритетом, который они могут создавать.

Миф № 2: Вам нужны специальные навыки

Переход на что-то новое может заставить некоторых людей чувствовать себя неловко. Будь то нервы из-за того, что создатель впервые или неуверенность в исполнении, многие люди понятия не имеют, как легко создавать визуальные эффекты.

Технологии изменили способ общения людей, особенно молодого поколения. Программное обеспечение для визуальной коммуникации, такое как Camtasia, Snagit и Video Review, позволяет быстро и легко создавать и обмениваться высококачественными изображениями и видео, которые доставляют сообщения быстрее и лучше, чем просто текст.

В этом примере я записал видео и загрузил его в Video Review, чтобы другие люди в моей команде могли просмотреть информацию и оставить отзыв по темам.

Это позволило нам заменить всю встречу просто созданием шестиминутного видео.

Наши продукты просты в использовании людьми, которые не являются экспертами по созданию контента. Мы знаем, что создание цифрового контента для обучения, обучения и объяснения концепций может занять много времени. И изучение нового программного обеспечения может быть пугающим.

Вот почему мы сосредоточены на создании простого в использовании программного обеспечения, которое каждый может быстро освоить и изучить.

Миф №3: Вы не будете знать, с чего начать

Поиск новых способов включения визуального контента в вашу организацию не должен быть слишком сложным или сложным — он предназначен для упрощения. Есть много способов использовать визуальные эффекты, чтобы облегчить общение и помочь донести мысль.

Во-первых, определите, чего вы пытаетесь достичь и как визуальные эффекты могут помочь в этом. Затем наделите своих сотрудников полномочиями и направьте их, чтобы убедиться, что это действительно сделано.

6 способов начать использовать визуальные эффекты прямо сейчас

Существует несколько способов, с помощью которых визуальные эффекты могут улучшить ваши коммуникации, обеспечивая единообразие сообщений в вашей организации, пока вы работаете удаленно. Хотя у каждого отдела и команды будут разные потребности и способы использования, вот несколько общих сценариев, которые помогут вам начать работу:

1. Вводные и обучающие видео

Трудно обучать новых сотрудников при удаленной работе. Это также ошеломляет быть новым сотрудником, которому нужно многому научиться с самого начала.

Упростите адаптацию, создав регулярные видеоролики, показывающие, как использовать стандартные программы вашей организации.

Ваши сотрудники смогут пересмотреть его, когда им понадобится освежить знания, а вы сэкономите время, избегая сеансов обучения по конференц-связи.

2. Внедрение программного обеспечения и обучение

Используйте снимки экрана и видеоролики, чтобы показать своим сотрудникам, как использовать новые программы или программное обеспечение во время внутреннего развертывания. Команды также могут давать ответы на часто задаваемые вопросы, создавая простые и повторяемые ответы для персонала.

3. Записи вебинаров и живых мероприятий

Если ваши маркетинговые или продуктовые команды проводят вебинар или прямую трансляцию для клиентов, внутренний обмен записями поможет информировать всех сотрудников об обновлениях. Эти команды уже создают контент, поэтому постарайтесь переназначить его.

Вот пример недавнего вебинара, который мы провели для TechSmith:

4. Доставка информации

Доставка информации может состоять из обновления, предоставления контекста, обмена результатами или предоставления дополнительной информации.

Если информация исходит от определенного отдела, они могут объяснить информацию быстрее и проще, сняв нагрузку с вашей команды.

Даже простое изображение может иметь большое значение для четкого объяснения чего-либо большой группе.

5. Создайте шумиху

Используйте динамичные видеоролики, чтобы заинтересовать сотрудников событием, новыми возможностями или достижениями компании. И лучшие люди, способные поднять шумиху вокруг этих сценариев, — это участвующие в них команды.

Например, если ваша команда по работе с социальными сетями создает ежемесячные отчеты, почему бы не снять видео и не поделиться новостями с остальными сотрудниками организации?

6. Оставьте отзыв

Предоставление и получение отзывов о контенте или проектах может быть сложной задачей. Команды часто остаются в ожидании предложений по проектам. И иногда эта обратная связь находится в абзацах текста, что оставляет ее открытой для интерпретации.

Использование визуальных средств для отображения конкретной обратной связи может сократить время, затрачиваемое на пересылку электронных писем, и помогает всем найти одну и ту же страницу. Кроме того, процесс утверждения проходит намного быстрее и проще.

Для успеха начните с малого

Я рекомендую начинать с малого.

Не все удаленные сотрудники будут использовать этот способ общения с самого начала. Начните с поиска пары чемпионов, которые воодушевлены или уже делятся информацией визуально, и дайте им инструменты, необходимые для успешного выполнения этой задачи. Вы можете даже рассмотреть возможность создания инструкций по общению, чтобы передавать их людям.

Когда несколько человек начинают общаться с помощью видеороликов, скринкастов или скриншотов, это обычно оказывает влияние на всех остальных.

Вы начнете видеть больше людей, которые смотрят и вовлекаются. Их коллеги начнут интересоваться, как они создали контент, и все больше людей захотят общаться визуально. Оттуда вы можете улучшать и оптимизировать для создания стандартизированных процессов.

Шаг 1: Не предполагайте

Поговорите со своими сотрудниками; спросите их, как бы они предпочли общаться и какие проблемы они испытали. Это поможет вам сузить конкретные цели и потребности вашей организации.

Шаг 2: Найдите чемпионов

Определите несколько внутренних чемпионов, которые в прошлом выражали желание общаться или активно обменивались знаниями.

Шаг 3: Установите ожидания

Сообщите сотрудникам ценность того, почему они должны использовать визуальные эффекты: что это для них значит, сколько времени это сэкономит и как это улучшит их рабочий процесс.

Шаг 4: Создайте портал для внутренних коммуникаций

Это будет учебная страница, на которой размещены все инструменты и ресурсы, такие как инструкции и шаблоны.

Шаг 5. Развивайте свой новый способ общения

Внедрите новый способ общения в компании. Сделайте привычкой поощрять сотрудников создавать новое изображение, видео или скринкаст раз в месяц.

Итак, как же я собираюсь это сделать?

Возможно, вы тоже задаете себе этот вопрос.

С тех пор, как я начал работать удаленно, многое изменилось. И во многом это связано с тем, как я общаюсь с другими людьми.

Вместо того, чтобы пытаться впихнуть свой старый способ общения в новый мир, я адаптировался.

У меня больше видеоконференций с коллегами, просто чтобы посмотреть, как у них дела. Поскольку я больше не нахожусь в офисе, я начал записывать видео, которые показывают другим, как что-то делать. Я делаю скриншоты своих ежемесячных информационных панелей и делюсь ими с командой.

Изучение нового способа общения не должно быть трудным. Как и большинство новых вещей, это трудно начать, но это не невозможная проблема, которую можно преодолеть. Есть много способов, многие из которых обсуждаются в этом руководстве, чтобы начать работу.

Теперь это зависит только от вас.