Улучшение процессов: стратегии и примеры успеха

Заставляет ли вас, услышав слово « процесс» в профессиональной обстановке, подумать: «Ух, вот и скучная трата времени»? Если процесс имеет для вас негативное значение, велика вероятность, что ваша команда или ваша организация отошли от бизнес-процессов, ориентированных на результат, и вместо этого вы плаваете в депрессивном состоянии процесса ради процесса. Не расстраивайтесь — этого легко достичь, но приложив целенаправленный толчок, немного организационного самоанализа и немного инструментов, вы вернетесь обратно к значимой работе.

Затраченное время на улучшение процессов стоит затраченных усилий, поскольку оно повышает эффективность и производительность не только в плане объема выполняемой работы, но и качества трудовой жизни сотрудников.

Сотрудники, которые чувствуют, что их драгоценное время используется разумно и стремятся к совершенствованию, будут работать лучше и с большей вероятностью останутся на работе. А благодаря постоянному совершенствованию члены команды смогут увидеть, как небольшие изменения приводят к большим результатам. Это важно, потому что чувство влияния лежит в основе того, чего люди хотят на рабочем месте.

Что такое улучшение процесса?

Улучшение процессов — это систематический подход к определению областей, требующих улучшения. Это может быть выявление неэффективности, потерь или ошибок в рабочем процессе, а затем внесение дополнительных изменений для улучшения результатов. Непрерывное совершенствование связано с идеей о том, что среда, в которой мы работаем, будет продолжать меняться, и нам нужно будет продолжать меняться вместе с ней.

То, что сегодня является отличным решением, не останется отличным решением, потому что сама проблема изменится. Командам необходимо продолжать совершенствовать проблемы, с которыми они сталкиваются, и результаты, которых они добиваются. Принимая постоянное, итеративное улучшение, даже небольшие постепенные изменения, команды и организации могут идти в ногу с темпом изменений.

Snagit — полезный инструмент для улучшения процессов, поскольку он позволяет легко документировать существующие процессы, рабочие процессы и узкие места всего за несколько кликов. Наличие визуальной иллюстрации проблем дает команде возможность отреагировать при поиске решения. Например, вы можете использовать Snagit для аннотирования снимков экрана всех этапов процесса, а затем использовать инструмент выносок Snagit, чтобы выделить проблемы для дальнейшего обсуждения.

Что представляет собой процесс непрерывного улучшения?

Процесс непрерывного совершенствования побуждает сотрудников на всех уровнях организации предлагать и внедрять небольшие изменения для постоянного улучшения. Организации, которые успешно внедряют и поощряют постоянное совершенствование, создают команды, уполномоченные решать проблемы, которые они видят.

Не существует единственного правильного способа осуществления постоянного совершенствования, но существует ряд методологий, которые могут помочь вам в этом направлении. Некоторые из этих методологий частично совпадают, а некоторые рождаются из других, но все они основаны на совершенствовании с течением времени.

• Кайдзен: Toyota популяризировала концепцию постоянного улучшения ( кайдзен ) в автомобильном производстве. Компания свела к минимуму отходы и повысила эффективность за счет множества небольших улучшений.
• Agile: Agile-методологии уходят корнями в индустрию программного обеспечения. Гибкие практики ориентированы на клиента и являются постепенными. Вместо того, чтобы предоставлять строгий список правил, Agile-манифест отдает предпочтение одному набору вещей перед другим. В гибкой системе у людей есть возможность делать то, что имеет смысл.
• Планируй-Делай-Проверяй-Действуй (PDCA): PDCA представляет собой циклический процесс, состоящий из четырех частей, который подчеркивает важность данных для постоянного улучшения. Команда должна оценивать свою работу, чтобы знать, насколько она улучшается. Часть цикла «Проверка» имеет решающее значение для успеха.
• Канбан: Канбан фокусируется на ходе работы, часто с помощью визуализации, называемой доской канбан. С помощью канбана команды стараются как можно быстрее продвинуть любую часть работы от начала до конца. У команды есть лимит WIP (незавершенной работы), который требует решения проблем, прежде чем можно будет приступить к новой работе. Это также способствует разбиению работы на мельчайшие, разумно выполнимые и ценные части.
• Бережливое производство. Методология бережливого производства подчеркивает ценность вложения минимально возможного объема работы в продукт перед тем, как представить его пользователям. При бережливой разработке продукта следующая итерация продукта всегда выполняется на основе результатов последнего раунда пользовательского тестирования.

Как внедрить процесс непрерывного улучшения

1. Получите своего рода мета
   Процесс реализации процесса — это отдельный процесс. Помните о принципах постоянного, постепенного улучшения. Не пытайтесь изменить процесс внезапно, самостоятельно или с помощью большого взрыва.
2. Начните с малого
   Определите одну небольшую команду, с которой вы будете работать над улучшением вашего процесса. Даже если вы считаете, что вся ваша организация может извлечь выгоду из изменений, проработав этот процесс и доработав его с помощью небольшой группы людей, вы будете лучше подготовлены к распространению его на других.
3. Получите бай-ин
   Другим членам вашей группы необходимо будет понять , почему вы предлагаете изменить процесс. Выделите цели и улучшенные результаты, которые вы надеетесь увидеть. Прислушивайтесь к отзывам и вносите коррективы в свои первоначальные идеи реализации, чтобы вовлечь в процесс других.
4. Попробуйте это
   Примените любую методологию, которую вы выбрали, и планы, которые вы составили, в действие!
5. Не забудьте ретро
   После того, как вы попробуете улучшить процесс, соберите небольшую группу, чтобы обсудить, что работает, что не работает, а также любые изменения, которые вы хотите внести в следующую итерацию.
6. Празднуйте успехи
   Уделите минутку, чтобы осознать то, чему вы уже научились. Отмечайте любые улучшения и повышение эффективности, которые вы заметили. Поделитесь своими выводами с другими командами, с которыми вы работаете, и включите данные и подробную информацию об улучшениях.
7. Повторить
   Повторяй, повторяй, повторяй. Будьте намерены учиться на каждой итерации и делиться своими результатами. Создание контекста с другими людьми — это первый шаг к развитию на вашем рабочем месте культуры постоянного совершенствования. Когда организация увидит, что ваш улучшенный процесс работает для небольшой группы, другие тоже захотят опробовать его со своими командами, и вы сможете начать обдумывать, как может выглядеть улучшение процесса на уровне отдела или организации.

Примеры постоянного улучшения

Улучшение командного общения

Мишель и Эми из отдела взаимодействия с сообществом и управления персоналом компании TechSmith часто используют Snagit для замены совещаний и асинхронной работы. Переспорить календари занятых коллег, особенно в разных командах, может оказаться настоящей проблемой. Мишель и Эми используют Snagit с Screencast или Slack, чтобы выполнять работу быстрее, чем они могли бы даже собрать ее в одной (виртуальной) комнате.

Улучшение процесса поддержки клиентов

«Время, не потраченное на обслуживание клиентов, обходится дорого», — говорит Майк из отдела продаж TechSmith. Он видел проблему в том, чтобы держать всех своих товарищей по команде и партнеров в курсе последних новостей и знаний о новом программном обеспечении и процессах. Создав небольшие демонстрационные и обучающие видеоролики, он смог повторно использовать свои ответы на распространенные вопросы и проводить обучение единообразно. Он применяет аналогичную стратегию с отдельными клиентами. Если у клиента есть вопрос о какой-либо функции, было бы легко дать ему ссылку на онлайн-руководство, но, создав видео, в котором показана именно та часть руководства, которая поможет клиенту, и включающая видео Майка с веб-камеры, он способны создать более персонализированное, более человечное взаимодействие.

Оптимизация рабочих процессов управления проектами

Стив из отдела управления проектами TechSmith помогает поддерживать рабочий процесс канбан с командами разработчиков программного обеспечения, разрабатывающими Snagit. Он создает видеоролики перед просмотром, чтобы обозначить ожидания и контекст в отношении пунктов повестки дня собрания. Он также использует скриншоты командных канбан-досок, чтобы проиллюстрировать статус команд в любой момент времени, что полезно для выявления препятствий и узких мест. Эти изображения также предоставляют хорошее наглядное представление о совещаниях по уточнению невыполненной работы для членов команды, которые не смогли присутствовать.

Преимущества постоянного совершенствования

Повышенная эффективность

Это самая прямая выгода от постоянного совершенствования. Все эти небольшие изменения с течением времени приводят к повышению эффективности, сокращению отходов и улучшению результатов для вашей организации.

Повышение вовлеченности сотрудников

Gallup, лидер в области корпоративной культуры, основанный на данных, описывает вовлеченность сотрудников следующим образом:
«Люди хотят иметь цель и смысл от своей работы. Они хотят, чтобы их знали благодаря тому, в чем они хороши».

Процесс непрерывного совершенствования дает сотрудникам систематические возможности вносить свой вклад в среду, в которой они работают, усиливая чувство расширения прав и возможностей и автономии. Это, в сочетании с акцентом на самом совершенствовании, затрагивает все три элемента истинной мотивации Дэниела Пинка: автономию, мастерство и цель. Короче говоря, процесс непрерывного совершенствования дает сотрудникам право голоса.

Лучшее удовлетворение клиентов

Чем эффективнее мы действуем, тем больше пользы мы можем принести клиентам в определенный период времени. И чем быстрее мы сможем выполнять итерации, тем быстрее мы сможем выявить болевые точки клиентов и действовать по ним, чтобы предлагать клиентам улучшения. Внося небольшие изменения и получая обратную связь от клиентов между каждым из них, мы с большей вероятностью получим клиентам продукт, который их порадует и хорошо решит их проблемы, чем если бы мы выпустили большие изменения сразу.

Зачем использовать Snagit для постоянного улучшения процессов?

Визуальная документация рабочих процессов

Snagit позволяет легко документировать работу на экране всего за несколько кликов. Вы можете сделать снимок экрана в виде изображения (или сделать снимок с прокруткой для длинного контента), а затем использовать инструменты аннотаций для документирования шагов или создания выносок. Или вы можете запечатлеть свой экран на видео, пока вы объясняете свои действия закадровым голосом, и использовать инструмент рисования экрана Snagit, чтобы привлечь внимание к определенным частям экрана.

Легкое сотрудничество и обмен данными

Возможности совместного использования Snagit позволяют командам быстро собирать и распространять визуальные обновления, обеспечивая согласованность действий всех участников процесса улучшения процессов. Он подключается к инструментам, которые вы уже используете на работе, таким как OneDrive, Google Drive, Slack, Teams и другим. Или вы можете использовать функцию Snagit «Поделиться ссылкой», чтобы быстро загрузить свой контент и получить ссылку на него на Screencast. Использование Screencast позволяет другим просматривать и комментировать ваши медиафайлы, предоставляя удобное место для общения.

Оптимизированная реализация

Функциональность шаблонов Snagit может помочь создавать повторяемые и простые в использовании артефакты. Знаете, что вам придется каждую неделю сравнивать одни и те же два набора данных? Используйте шаблон Snagit, чтобы стандартизировать презентации и предоставить запись на определенный момент времени, к которой можно вернуться.

Готовы улучшить свои процессы с помощью Snagit?

Загрузите бесплатную пробную версию Snagit, чтобы визуально документировать улучшения процессов и делиться ими. Привлеките других к своей идее непрерывного совершенствования, рассказывая им о предполагаемых препятствиях и потенциальных результатах с помощью демонстрации экрана Snagit с видео с веб-камеры!

Часто задаваемые вопросы о процессе и постоянном совершенствовании