Как правильно организовать свое рабочее время?

Время — самый сокровенный секрет успеха. Вы можете удивиться, почему вам всегда не удается сделать все, в то время как кто-то, кого вы знаете, кажется, преуспевает в тех же задачах без борьбы. Ответ кроется в тайм-менеджменте. Если вы научитесь правильно организовывать свое рабочее время, вы будете работать меньше, а достигать большего.

Не знаю, как вы, но большинство людей тратят долгие часы на работу только для того, чтобы обнаружить, что ощутимых результатов нет. У всех нас есть 24 часа в сутках для выполнения различных задач, но без дисциплины и расстановки приоритетов вы просто будете, как и большинство людей, задаваться вопросом, куда ушли все эти часы.

Вот почему мы представляем вам этот подробный пост, в котором рассматриваются различные способы управления временем и выполнения задач.

Как удаленный работник может организовать свой рабочий день?

Тайм-менеджмент

Время — это большой ресурс как для предпринимателей, так и для сотрудников, независимо от того, работают ли они дома, в команде, в одиночку или в общем офисе. Проблема возникает, когда нет организации. Распространенная ошибка, которую совершает большинство людей, — просыпаться и начинать работу, не составив четкого плана. Вам нужно смоделировать свой день так, чтобы выполнять задачи систематически.

Найдите время, когда вы наиболее продуктивны. Некоторые лучше работают после обеда или вечером, в то время как другие заряжаются по утрам. Как удаленный работник, вы можете свободно составлять свой собственный график. Тем не менее, создать распорядок рабочего дня и придерживаться его — две разные вещи. Требуется практика, приверженность делу и дисциплина, чтобы составить график, который подходит вам и позволяет быть продуктивным.

Вот некоторые навыки тайм-менеджмента, которые вы можете начать применять прямо сейчас:

• Разбейте свою работу на куски — ваш мозг может быть суперкомпьютером, но вы также человек, и переутомление — контрпродуктивно. Эффективность вашего мозга находится на пике в течение первых 45 минут, а после этого она начинает резко падать. Поэтому, чтобы быть более продуктивным, делайте 10–20-минутные перерывы каждые 45 минут, чтобы дать мозгу восстановиться.
• Не работайте без ограничений по времени — прежде чем приступить к работе на своем ноутбуке, вам необходимо установить рабочее время. Это включает в себя установку ограничения по времени для каждой задачи, которую вы собираетесь выполнять в этот день. Знание того, когда начинать и заканчивать рабочий день, создает рабочий ритм, который упрощает управление временем — изменение рабочего графика каждый день нарушает этот рабочий ритм. Поначалу установка ограничений на работу может показаться сложной задачей. Тем не менее, если это перерастет в привычку, вы удивитесь, насколько эффективными вы станете.
• Записывайте время, потраченное на все, что вы делаете, от ответов на звонки и работы над проектами до выполнения работы по дому и любой другой деятельности, связанной с работой или не связанной с ней. Таким образом, у вас будет четкое представление о том, сколько времени вы тратите на каждую задачу, что, следовательно, поможет вам лучше планировать свой день. Кроме того, вы увидите, сколько времени вы тратите на непродуктивные действия, и найдете способы сократить это время, чтобы сосредоточиться на более продуктивных частях дня.
• Не забудьте выделить время для перерывов. Это позволяет вам заниматься всеми нерабочими делами, не чувствуя, что вы тратите впустую драгоценное время, которое можно было бы потратить на работу над вашими проектами.

Будьте организованы

Эффективное управление временем невозможно без правильной организации. В этом контексте термин «организация» описывает две вещи: организацию вашего дня и организацию вашей рабочей среды.

Во-первых, у вас должны быть цели, которых вы хотите достичь за день, неделю или месяц. Если вы предпочитаете работать с ежедневными целями, выделите первые 30 минут после пробуждения, чтобы спланировать свой день. Во-вторых, вы должны организовать эти цели так, чтобы отделить долгосрочные цели от краткосрочных. Помните, мы говорили, что нужно разбивать проекты на этапы? Организация ваших целей может помочь вам достичь этого. Поставив перед собой цели, вы сведете к минимуму вероятность прокрастинации, тем самым повысив свою продуктивность.

С другой стороны, ваша рабочая среда — это то место, где вы будете проводить большую часть своего времени, поэтому она должна быть максимально комфортной. Потребности каждого человека уникальны, и все зависит от предпочтений. В то время как некоторые могут хорошо работать с фоновой музыкой, другие предпочитают полную тишину. Однако одна вещь остается неизменной: организация вашего рабочего пространства может иметь прямое влияние на тайм-менеджмент.

То, что ваш работодатель видит во время ежедневных или еженедельных видеозвонков, красноречиво говорит о том, насколько вы организованы и преданы своему делу. Желательно создать домашний офис с удобным стулом и письменным столом, где вы будете работать, а остальную часть дома сделать местом, где вы сможете жить так, как вам нравится. Что еще более важно, держите свое рабочее место организованным и не загроможденным, чтобы вы могли сосредоточиться на продуктивных вещах.

Используйте программное обеспечение для отслеживания времени

Большинство из вас, вероятно, использовали карту доступа при входе или выходе из офиса. Он показывает время, когда вы явились на работу или покинули офисное здание. Также подсчитывается, сколько раз вы покидали офисное здание в течение дня. Эта информация может быть использована для отслеживания ваших перемещений, и если ваши действия не были связаны с работой, то вам придется кое-что объяснить.

Точно так же работают трекеры времени, такие как Traqq. Они помогают вам сосредоточиться на поставленных задачах и мотивируют вас на достижение ваших целей в установленные сроки. Одной из ключевых функций программного обеспечения для мониторинга сотрудников является отслеживание показателей производительности. Менеджеры могут использовать отчеты о расписании для анализа рабочего процесса и формулирования разумных сроков для удаленных работников.

Приложения для учета рабочего времени также помогают сотрудникам расставлять приоритеты в задачах и работать в соответствии со своим графиком. Использование программного обеспечения для отслеживания времени приводит к лучшему управлению временем, и в конечном итоге выигрывают обе стороны.

Назначьте время для проверки электронной почты и ответов на телефонные звонки

Сообщите людям, что вы заняты в течение определенного периода времени, скажем, с 6 утра до 3 часов дня, чтобы вам не поступали постоянные звонки, электронные письма или текстовые сообщения. Точно так же не будьте доступны только тогда, когда кто-то нуждается в вас, если только это не является абсолютно срочным и необходимым. Некоторые звонки или электронные письма могут подождать, пока вы не сможете на них ответить.

Как выбрать программное обеспечение для отслеживания времени

Как удаленный работник, вы должны знать, что когда дело доходит до тайм-менеджмента, ничто не облегчит вашу работу, чем программное обеспечение для учета рабочего времени. Это стало жизненно важным инструментом повышения производительности для любого человека, бизнеса или организации, которые хотят добиться успеха.

Но с таким количеством трекеров времени, как выбрать лучшее? Вот самые важные вещи, которые вы должны учитывать:

• Отслеживание времени — это очевидная функция приложения для отслеживания времени. Выберите между автоматическим или ручным счетчиком времени в зависимости от того, что подходит вашему бизнесу.
• Управление проектами — эта функция полезна для тех, чей бизнес ориентирован на завершение проектов, а не на услуги или продукты.
• Табель учета рабочего времени сотрудников — вам нужен тайм-трекер, с помощью которого вы сможете фиксировать время, которое вы тратите на выполнение задач, в режиме реального времени. Записи о времени покажут, когда вы начали работу и когда остановились. Затем эти данные можно использовать при запросе платежа или для выявления слабых мест, которые необходимо устранить. Это также может быть использовано менеджерами для контроля за работой сотрудников.
• Оповещения и уведомления — большинство приложений для отслеживания времени имеют ту или иную форму системы оповещений. Выберите тот, который соответствует вашим конкретным потребностям.
• Выставление счетов – нужна ли вам система выставления счетов? Если вы это сделаете, обязательно поищите самые идеальные решения для отслеживания времени.
• Тип используемого вами устройства — большую часть времени вы проводите в офисе или в полевых условиях? Некоторые приложения предназначены для Android или iOS, а другие — для Windows или macOS.

Другие факторы, на которые вы также должны обратить внимание, включают:

• Простота использования
• Бюджет
• Техническая поддержка
• Доступность в автономном режиме
• Возможность экспорта данных в другие приложения

Что такое Тракк?

Traqq — это приложение для отслеживания в режиме реального времени, которое сочетает в себе ряд полезных функций, которые позволяют вам контролировать и отслеживать ваши задачи и действия, регистрируя количество отработанных вами часов. Если вы управляете командой удаленных сотрудников, Traqq поможет вам отслеживать производительность каждого работника с помощью табеля учета рабочего времени. В конце всего этого вы можете определить, какие проекты занимают больше всего времени, и общий рабочий процесс, чтобы вы могли внести соответствующие коррективы.

С таким надежным и эффективным программным обеспечением для отслеживания задач вам не нужно тратить время на мониторинг задач. Кроме того, он может создавать еженедельные и ежемесячные отчеты для анализа.