Как проводить эффективные встречи один на один

Встречи один на один жизненно важны для построения прочных рабочих отношений, предоставления обратной связи и обсуждения развития карьеры, особенно если это связь с вашим непосредственным руководителем или подчиненным. Если вы не чувствуете, что уходите один на один, особенно со своим непосредственным руководителем, с большой ценностью, то пришло время пересмотреть свой подход.

Принятие этих советов будет способствовать более структурированному подходу, который оставит некоторое пространство для плавности разговора, в то же время гарантируя, что вы освоите все практические основы, необходимые для успешного продолжения работы в своей роли перед следующим подключением.

Чтобы оптимизировать время и опыт общения один на один, продумайте структуру вашего общения один на один, определите повестку дня и тщательно отведите время и обстановку для вашего общения один на один.

Это не означает, что вам нужно полностью отказаться от личного характера общения один на один – это может быть для вас отличным местом, чтобы еще лучше узнать своего менеджера, сотрудника или коллегу, чтобы вы могли способствовать равному общению. более здоровые рабочие отношения и поддержка карьерного роста друг друга.

Эти советы помогут вам превратить общение один на один из рутинной работы в возможность пообщаться, сотрудничать и, возможно, даже немного развлечься.

Создавать и поддерживать текущую повестку дня

Эффективные шаблоны повестки дня помогают обеспечить продуктивность и целенаправленность этих встреч. Наиболее эффективные шаблоны повесток дня встреч один на один обладают определенными качествами: они структурированы, гибки, способствуют открытому общению и помогают обеим сторонам подготовиться.

Вот некоторые из лучших шаблонов повесток дня встреч один на один и почему они выделяются:

1. 3 П: прогресс, приоритеты, проблемы

Почему это эффективно

• Структурированный, но гибкий: этот шаблон фокусируется на ключевых областях, которые важны для любой должности, что делает его адаптируемым для различных отраслей.
• Сбалансированный: Поощряет обсуждение как достижений, так и проблем, давая всесторонний обзор результатов и предстоящей работы.
• Практический: каждый раздел может привести к четким следующим шагам, обеспечивающим подотчетность.

Пример шаблона

• Прогресс: Чего вы достигли с момента нашей последней встречи?
• Приоритеты: Каковы ваши основные цели на предстоящую неделю/месяц?
• Проблемы: Есть ли какие-либо проблемы, с которыми вы сталкиваетесь?

2. Повестка дня, ориентированная на обратную связь

Почему это эффективно

• Ориентация на рост: в этом шаблоне приоритет отдается обратной связи, что способствует постоянному совершенствованию и развитию.
• Открытый диалог: он побуждает как сотрудника, так и менеджера делиться отзывами, создавая двусторонний канал связи.
• Расширение прав и возможностей сотрудников: это позволяет сотруднику поднимать темы, по которым он хочет получить обратную связь, способствуя вовлечению.

Пример шаблона

• Победы и что прошло хорошо: какие недавние достижения нам следует отметить?
• Проблемы: с какими препятствиями вы столкнулись и как я могу вас поддержать?
• Обратная связь: Какие отзывы у вас есть для меня? Вот несколько отзывов, которые я подготовил для вас.
• Рост: Какие навыки или области вы хотели бы развивать дальше?

3. Программа регистрации и хорошего самочувствия

Почему это эффективно

• Целостный подход: он учитывает не только прогресс в работе, но также благополучие, психическое здоровье и удовлетворенность работой сотрудников.
• Вовлеченность и удержание. Забота о благополучии сотрудников повышает вовлеченность и снижает текучесть кадров.
• Укрепляет доверие. Регулярные проверки благополучия создают культуру доверия и поддержки.

Пример шаблона

• Самочувствие. Как вы в целом себя чувствуете — как на работе, так и вне работы?
• Рабочая нагрузка: Насколько управляема ваша текущая рабочая нагрузка?
• Поддержка: нужно ли вам что-нибудь от меня или команды, чтобы помочь сбалансировать вашу рабочую нагрузку и уровень стресса?
• Личное/профессиональное развитие. Есть ли какие-либо цели личного развития, на которых вы хотели бы сосредоточиться?

4. Открытая дискуссионная программа

Почему это эффективно

• Гибкость: предоставляет сотруднику больше свободы высказывать все, что у него на уме, способствуя открытому обсуждению.
• Адаптируемость: может быть адаптирована в зависимости от текущих приоритетов, что делает его подходящим для динамичной рабочей среды.
• Вовлеченность: Поощряет сотрудников брать на себя ответственность за разговор.

Пример шаблона

• Темы от сотрудника: Что бы вы хотели обсудить сегодня?
• Темы от менеджера: Вопросы, которые они считают ценными для освещения.
• Следующие шаги: Какие действия нам следует предпринять перед следующей встречей один на один?

Почему эти шаблоны выделяются

• Четкая структура: каждый шаблон разработан таким образом, чтобы собрание было целенаправленным и эффективным, гарантируя, что важные темы будут затронуты, не сбиваясь с намеченного пути.
• Баланс работы и личного развития. Лучшие шаблоны охватывают неотложные рабочие вопросы и долгосрочный карьерный рост.
• Кастомизация: эти программы можно адаптировать в соответствии с различными потребностями, будь то обратная связь, благополучие или производительность.
• Вовлеченность: сотрудники чувствуют себя более вовлеченными и ценными, когда их вклад активно ищется и расставляется по приоритетам, что способствует укреплению отношений между менеджером и сотрудником.

Когда вы садитесь за беседу один на один, начните с ранжирования пунктов вашей повестки дня от наиболее важных до наименее важных. Таким образом, если времени мало, вы сможете расставить приоритеты для наиболее важных тем. Обсуждая каждый пункт, вычеркивайте его из списка и документируйте любые решения или действия. Это позволяет всем быть в курсе событий и гарантирует, что вы сможете вернуться к заметкам встречи позже.

Используйте свое время с умом: переверните встречу

Синхронное время, будь то личное или удаленное посредством видеозвонка, очень ценно. Это не должно быть место, зарезервированное для обновлений статуса, которые не требуют синхронного времени один на один.

Именно здесь вы должны чувствовать себя наиболее комфортно, задавая открытые вопросы, проводя дискуссии, мозговые штурмы и обсуждая лучший путь вперед в безопасной среде. Это возможность по-настоящему понять точку зрения вашего менеджера или коллеги, чтобы вы могли идти вперед и выполнять свою работу наилучшим образом.

Чтобы вы как можно быстрее поняли суть проблемы: если вам нужно предоставить обновление статуса или справочную информацию, которая заложит основу для оживленной дискуссии с членом вашей команды, вам следует перевернуть встречу, отправив персонализированное сообщение. видео обновите заранее.

Предварительная отправка видео или презентации позволяет человеку, с которым вы встречаетесь, начать активно слушать, по-настоящему переваривая информацию, предоставленную до вашего соединения. Готовим их к обсуждению, а не просто к перевариванию в течение вашего драгоценного времени вместе.

Кроме того, это меняет правила игры для разных стилей обучения. Некоторые люди любят думать на ходу, в то время как другим нужно время, чтобы обдумать и собрать свои мысли. Переворот встречи гарантирует, что каждый получит шанс проявить себя. Посмотрите это короткое двухминутное видео о том, как перевернуть встречу.

Видеосообщения > встречи

Запишите свой экран и камеру с помощью Snagit для быстрого получения обновлений и обратной связи.

Узнать больше

Делайте встречи один на один короткими (30 минут) для максимальной эффективности.

Хотя некоторые встречи предназначены для большей глубины в определенное время года, например, обсуждения управления производительностью или анализа производительности, повторяющиеся встречи могут быть короче, но при этом остаются местом для постоянного получения обратной связи.

Встречи один на один являются важной частью развития сотрудников и общения в любой организации. Однако если эти встречи будут короткими (желательно около 30 минут), это может сделать их более эффективными, чем более длительные занятия. Вот почему 30-минутная беседа один на один зачастую более эффективна, чем целый час.

1. Повышенная концентрация и эффективность

Когда продолжительность совещаний ограничена 30 минутами, и менеджеру, и сотруднику рекомендуется более тщательно распределять свое время. Более короткая встреча требует от участников расставить приоритеты по ключевым вопросам, а не отвлекаться на менее важные темы.

Почему это работает

• Целенаправленная повестка дня: плотный график заставляет вас сосредоточиться на основных темах, таких как новости о ходе работы, задачи и следующие шаги. Это препятствует ненужным вопросам и позволяет разговору быть ориентированным на результат.
• Подготовка имеет ключевое значение: обе стороны, скорее всего, подготовятся лучше, гарантируя эффективное использование ограниченного времени, что приведет к более продуктивной встрече.
• Решения, ограниченные по времени. Необходимость принимать решения или решать проблемы в течение ограниченного времени способствует ясности и быстрым действиям, что помогает продвигать проекты вперед.

2. Предотвращает усталость от встреч

От более длительных совещаний часто снижается отдача, поскольку участники устают умственно. Примерно через 30 минут уровень внимания имеет тенденцию падать, что снижает вовлеченность и эффективность. Более короткие встречи помогают поддерживать высокий уровень энергии и сосредоточенность на протяжении всего разговора.

Почему это работает

• Более высокий уровень энергии: 30-минутная встреча сохраняет участников свежими и заинтересованными, что делает разговор более динамичным.
• Избегает «дрейфа» к менее продуктивным разговорам: чем меньше времени, тем меньше возможностей для обсуждения несвязанных или менее приоритетных тем, что часто происходит на часовых встречах.

3. Поддерживает более частые проверки

Если встречи один на один будут короткими, их будет легче планировать чаще — еженедельно или раз в две недели. Это позволяет поддерживать постоянную связь и быстро корректировать курс, а не ждать, пока со временем возникнут более серьезные проблемы.

Почему это работает

• Своевременная обратная связь. Более частые и более короткие встречи дают возможность получать обратную связь в режиме реального времени, решая проблемы до того, как они обострятся.
• Непрерывное согласование: частые точки соприкосновения позволяют менеджеру и сотруднику согласовывать цели, прогресс и приоритеты без необходимости длительных нечастых встреч.

4. Повышает продуктивность всей команды.

Уделяя личному общению до 30 минут, у менеджеров появляется больше времени, чтобы сосредоточиться на других высокоприоритетных задачах. Точно так же сотрудники ценят уважение к их времени, что позволяет им вернуться к работе, не теряя темпа.

Почему это работает

• Лучшее управление временем: короткие встречи легче вписываются в плотный график, что позволяет обеим сторонам сбалансировать встречи со своими повседневными обязанностями.
• Больше встреч с большим количеством людей. Для менеджеров больших команд более короткие встречи позволяют им чаще встречаться с отдельными членами команды, не жертвуя временем для других задач.

5. Поощряет краткое общение

Более короткие встречи один на один способствуют более четкому и краткому общению. Обе стороны с большей вероятностью перейдут к делу и избегают чрезмерных объяснений и ненужных подробностей.

Почему это работает

• Более четкие действия: участники с большей вероятностью покинут встречу с четкими и действенными выводами, поскольку разговор сосредоточен на критических вопросах.
• Улучшение подотчетности. Краткое совещание означает, что последующие действия и последующие шаги с большей вероятностью будут запомнены и приняты меры, что создает более сильную культуру подотчетности.

6. Обеспечивает гибкость в плотном графике

В сегодняшней быстро меняющейся рабочей среде и менеджеры, и сотрудники совмещают множество обязанностей. 30-минутную беседу один на один легче вписать в напряженный день, и ее с меньшей вероятностью отменят или перенесут из-за нехватки времени.

Почему это работает

• Снижает усталость от совещаний в команде. Когда совещания короче, это помогает обеспечить достаточное количество времени как для менеджеров, так и для сотрудников для других встреч, углубленной работы и личных задач.
• Больше гибкости в планировании: короткие встречи легче планировать, что повышает вероятность того, что они будут проходить последовательно, улучшая общее общение и связь.

Заключение

Более короткие 30-минутные встречи один на один — это не просто стратегия экономии времени: они повышают концентрацию внимания, предотвращают утомление и создают среду для более частых и эффективных встреч. Поощряя краткое общение и уменьшая тенденцию к бесполезной трате времени, они помогают обеспечить продуктивность и результативность совещаний, принося пользу как сотрудникам, так и менеджерам.

Для тех, кто стремится оптимизировать свои встречи один на один, чем короче, тем лучше, чтобы разговор оставался острым, целенаправленным и продуктивным.

Организуйте периодические личные встречи

В современном удаленном мире видеозвонки и платформы обмена сообщениями стали способами общения по умолчанию. Хотя эти виртуальные встречи эффективны, есть несколько причин, по которым проведение личных встреч по-прежнему может иметь решающее значение, особенно в удаленных или гибридных рабочих средах.

1. Построение более крепких отношений

Личные встречи предоставляют уникальную возможность построить более глубокие и аутентичные связи. Человеческое взаимодействие богаче, когда оно происходит лицом к лицу, что обеспечивает более естественное общение и установление взаимопонимания.

Почему это важно

• Невербальные сигналы: личные разговоры позволяют более детально понять язык тела, мимику и тон голоса, которые часто теряются во время видеозвонков.
• Эмоциональная связь. Личная встреча порождает чувство доверия и сочувствия, которое трудно воспроизвести виртуально. Это особенно важно для удаленных сотрудников, которые могут чувствовать себя оторванными от своих менеджеров или команд.

2. Поощрение открытого диалога

Личная встреча создает среду, в которой сотрудники часто чувствуют себя более комфортно, выражая свои опасения, оставляя отзывы или обсуждая личные вопросы. Физическая близость и общее пространство способствуют более открытому и честному диалогу.

Почему это важно

• Меньше формальности: видеозвонки со структурированной повесткой дня могут показаться жесткими, в то время как личная встреча, особенно за чашкой кофе или в непринужденной обстановке, может способствовать более органичному и непринужденному общению.
• Укрепление доверия: личное общение сокращает воспринимаемую дистанцию ​​между сотрудниками и менеджерами, позволяя сотрудникам чувствовать себя в большей безопасности, делясь своими мыслями и чувствами.

3. Повышение внимания и вовлеченности

Удаленные собрания могут отвлекать внимание, будь то уведомления по электронной почте, технические проблемы или домашние помехи. Личные встречи один на один устраняют эти виртуальные барьеры, позволяя обеим сторонам полностью присутствовать в данный момент.

Почему это важно

• Более глубокое внимание: пребывание в одной комнате способствует более целенаправленному взаимодействию, что приводит к более качественному разговору. Без экранов вы можете поддерживать зрительный контакт и по-настоящему слушать друг друга.
• Лучшее решение проблем. Когда обе стороны полностью вовлечены, решение проблем становится более совместным и эффективным, что приводит к более быстрому решению.

4. Развитие корпоративной культуры

Личные встречи укрепляют культурную связь между сотрудниками и компанией. Удаленные работники, особенно те, кто редко посещает офис, могут чувствовать себя оторванными от более широкой организационной культуры. Встреча лицом к лицу помогает восстановить эту связь.

Почему это важно

• Культурное соответствие: личная встреча может помочь сотрудникам почувствовать большую связь с ценностями, миссией и динамикой команды, чего труднее достичь с помощью виртуального взаимодействия.
• Чувство принадлежности: удаленные сотрудники часто упускают из виду случайное общение в офисе. Личные встречи могут помочь восстановить часть этого духа товарищества и принадлежности.

5. Ведение деликатных разговоров

Деликатные темы, такие как обзоры производительности, личные проблемы или сложные отзывы, лучше всего обсуждать лично. Личные встречи позволяют менеджерам более эффективно выражать сочувствие и понимание во время сложных дискуссий.

Почему это важно

• Сочувствие и нюансы. Сообщение сложных новостей или отзывов лично позволяет повысить эмоциональную чувствительность, поскольку обе стороны могут более точно читать и реагировать на язык тела и эмоции друг друга.
• Поддержка и уверенность: когда сотрудник получает обратную связь или обсуждает личный вопрос, личное присутствие его руководителя может дать ощущение комфорта и поддержки, чего не может дать виртуальная встреча.

6. Создание пространства для мозгового штурма и творчества.

Личные встречи один на один предоставляют уникальное пространство для мозгового штурма и решения проблем, которое может показаться более гибким лично, чем онлайн. Иногда энергия пребывания в одной комнате пробуждает творческий потенциал, который виртуальная встреча просто не может воспроизвести.

Почему это важно

• Среда сотрудничества. Личные обсуждения часто приводят к более спонтанному и творческому обмену мнениями, чего труднее достичь на структурированных виртуальных встречах.
• Работа с доской и выработка идей в реальном времени. Физическое пребывание вместе позволяет заниматься такими видами деятельности, как рисование на доске или наброски идей в реальном времени, что может ускорить творческое решение проблем.

7. Восстановление человеческих связей в отдаленном мире

В удаленной рабочей среде сотрудники могут долгое время не общаться с коллегами лично. Периодические встречи один на один дают важную возможность восстановить связь на человеческом уровне.

Почему это важно

• Сокращение изоляции. Удаленная работа может привести к ощущению изоляции. Личная встреча напоминает сотрудникам, что они являются частью команды и что их руководитель доступен и доступен для общения.
• Повышение морального духа: личная встреча может придать сотрудникам новую энергию, возобновив их целеустремленность и связь с работой.

Заключение

Хотя удаленная работа имеет свои преимущества, ценность личных встреч нельзя недооценивать. Будь то построение более прочных отношений, поощрение открытого диалога или ведение деликатных разговоров, существуют определенные аспекты человеческих связей, которые можно полностью реализовать только при личной встрече.

Личные встречи создают более глубокий и значимый опыт, который укрепляет доверие, улучшает общение и в конечном итоге приводит к повышению вовлеченности и удовлетворенности сотрудников. Включение их в преимущественно удаленную рабочую среду — мощный способ поддерживать человеческие связи и укреплять доверие.

Люди лучше всего работают с людьми, которых они знают, которым нравятся, которым доверяют и уважают. Потратьте время на установление личной связи со своим руководителем или непосредственными подчиненными. Будь то лично или удаленно – уделите несколько минут каждому индивидуальному обсуждению тем, не связанных с работой. Вот несколько тем для разговора на рабочем месте от BetterUp, которые помогут растопить лед:

• Какая ваша любимая часть работы?
• Какая была ваша первая работа?
• Есть ли у вас какие-либо подработки или проекты?
• Когда вы работаете удаленно, вы работаете в кафе или дома?
• Что вам больше всего нравится в вашей карьере?
• Если бы вы могли описать свой идеальный баланс между работой и личной жизнью, как бы он выглядел?
• Что мотивирует вас на работе?
• Чему ценному вы научились за свою карьеру?
• Есть ли какие-нибудь предстоящие проекты, которые вас волнуют?
• Вы когда-нибудь думали о том, чтобы попробовать другую карьеру до этой?
• Что побудило вас работать в [компании]?
• Вы ходили в школу, чтобы получить [должность]?
• Есть ли у вас какие-нибудь советы по тайм-менеджменту?

Следуя этим советам, вы сможете сделать ваши встречи один на один более эффективными и приятными для всех участников. Помните, цель — построить крепкие отношения и вместе достичь своих целей.

Теперь, когда вы стали звездой личных встреч, хотите улучшить свои встречи? Загрузите наше бесплатное руководство ниже.

Хватит тратить время на бессмысленные встречи

Посмотрите, как небольшие изменения в способе обмена информацией могут помочь вам сэкономить время на работе.

Получить руководство