Как бороться с усталостью на встречах [+ Детокс на встречах]

По мере того, как мы продолжаем изучать мир удаленной работы, становится ясно, что одной из самых больших проблем, с которыми сталкиваются компании и сотрудники, является «усталость от встреч». Ожидается, что количество виртуальных совещаний, которые люди будут посещать ежедневно, заставляет сотрудников чувствовать себя подавленными и выгоревшими.

В какой-то степени это результат резкого изменения в том, как мы работаем после пандемии, изменения, которое произошло практически за одну ночь. В последние годы значительно возросло количество удаленной работы, а вместе с ней и количество виртуальных встреч.

Хотя это не означает, что люди не проводили много времени на собраниях до COVID, среда, в которой проходят многие из этих встреч, изменилась. Вместо того, чтобы бегать из одного конференц-зала в другой, люди ищут нужные ссылки на Zoom.

Очевидная потребность в том, чтобы несколько человек собирались вместе и сотрудничали, обсуждали ход проектов и преодолевали препятствия, остается прежней. Фактически, количество совещаний, которые люди посещали каждый день, увеличилось, поскольку рабочие места стали полностью удаленными во время пика пандемии, и эта тенденция, вероятно, сохранится по мере роста удаленной работы.

Согласно «Future Workforce Pulse Report» Upwork, к 2025 году 36,2 миллиона американцев будут работать удаленно — это на 90% больше, чем до пандемии, и 22% всей американской рабочей силы.

Это создает новую проблему, которую организациям необходимо решать, поскольку слишком большое количество совещаний может привести к выгоранию, снижению производительности и ухудшению здоровья и самочувствия сотрудников. Вот почему важно понимать, что такое усталость от совещаний, чем она вредна, а главное, как с ней бороться.

В этой статье мы дадим вам пошаговое руководство по замене совещаний и поможем вам справиться с усталостью от совещаний, чтобы вы могли быть более продуктивными и сосредоточенными на работе.

Что такое встреча с усталостью?

Так что же такое усталость от виртуальных встреч?…

Когда удаленная работа стала более распространенной, многие люди увидели в ней прекрасную возможность выполнять свою работу с большей гибкостью и находить лучший баланс между личной жизнью и работой. Однако по мере роста популярности удаленной работы возник ряд новых проблем, в том числе усталость от виртуальных совещаний.

Поскольку виртуальные встречи стали основным средством общения, многие люди стали сталкиваться с увеличением количества встреч, которые они должны были посещать каждый день. Затем ударил COVID-19, и удаленная работа стала новой нормой.

Этот внезапный сдвиг обострил проблему усталости, поскольку люди столкнулись с совершенно новым набором проблем, таких как повышенная изоляция, отвлекающие факторы дома и размытые границы между работой и личным временем. В результате многие люди начали чувствовать себя подавленными и выгоревшими от постоянного потока виртуальных встреч.

Что такое усталость от встречи на самом деле

Усталость от совещаний, а также «усталость от Zoom» или «виртуальная усталость» — это чувство истощения и выгорания, возникающее в результате посещения личных и виртуальных встреч в течение продолжительных периодов времени. Это результат постоянного умственного и эмоционального напряжения, возникающего из-за многочасовой работы «включено», которое может усугубляться физическими потерями от постоянного взгляда на экран.

Подумайте об этом: когда вы находитесь на виртуальной встрече, вы должны сохранять концентрацию, обращать внимание на то, что говорится, и активно участвовать в разговоре. Это может быть особенно сложно, если вы находитесь не в одной комнате с другими посетителями, так как может быть сложнее читать язык тела и оценивать социальные сигналы.

Кроме того, отсутствие физического движения во время виртуальной встречи может привести к тому, что вы почувствуете застой и беспокойство, что еще больше усугубит чувство усталости. Все эти факторы могут серьезно сказаться на вашем психическом, эмоциональном и физическом здоровье, что естественным образом влияет на производительность и эффективность на рабочем месте — даже если это ваш кухонный стол!

Имея все это в виду, важно распознавать признаки, чтобы знать, как бороться с усталостью от виртуальных встреч.

Как распознать встречу с усталостью?

Распознавание основных симптомов усталости Zoom как у себя, так и у других — это первый шаг к действию, прежде чем это повлияет на самочувствие и производительность вас или ваших коллег.

Вот несколько общих симптомов усталости от встречи, которые могут испытывать люди:

1. Истощение . Чувство усталости и опустошенности после посещения виртуальных совещаний, даже если они не особенно продолжительны или интенсивны, может быть признаком усталости от совещаний. Это также может включать чувство умственного и эмоционального истощения, а также физическую усталость.
   
2. Забывчивость и проблемы с концентрацией внимания . Если вам сложно сосредоточиться во время виртуальных совещаний, возможно, вы испытываете усталость от совещаний. Это может проявляться как отсутствие интереса к обсуждаемой теме или трудности с поддержанием интереса на протяжении всей встречи.
   
3. Трудности в поддержании отношений и присутствии . Если вы целый день разговаривали по телефону и встречались, вас можно простить за то, что вы хотели немного времени для себя. Однако, если вы часто чувствуете себя отчужденным от друзей и семьи, это может быть признаком усталости от встречи.
   
4. Раздражительность или беспокойство : усталость также может вызвать у вас беспокойство и раздражительность. Во время виртуальных встреч вы можете начать ерзать или изо всех сил пытаться оставаться на месте, а вне встреч вас могут легко раздражать коллеги.
   
5. Снижение производительности . Если вы заметили снижение производительности или качества своей работы после посещения виртуальных собраний, это может быть признаком усталости Zoom. Это может произойти, если вы чувствуете себя подавленным или выгоревшим из-за посещения слишком большого количества совещаний или если сами собрания не интересны и непродуктивны.
   
6. Физические симптомы . Одним из наиболее серьезных симптомов является усталость, которая может даже привести к тому, что вы будете страдать от физических болей, таких как мышечная боль, напряжение и бессонница.

Если вы испытываете какие-либо из этих симптомов, возможно, пришло время сделать перерыв и пересмотреть свой подход к виртуальным встречам. Заметив признаки усталости на ранней стадии, вы можете предпринять шаги, чтобы она не повлияла на вашу работу и общее самочувствие, а также на самочувствие ваших сотрудников.

Почему мы планируем так много встреч?

Несмотря на растущий консенсус в отношении того, что собрания убивают продуктивность, все еще существует убеждение, что собрания — это лучший способ общения и сотрудничества с коллегами.

Вот факты: собрания дают возможность обсуждать сложные вопросы, делиться идеями и получать отзывы в режиме реального времени, чего бывает сложно добиться по электронной почте. Такое взаимодействие имеет решающее значение для поддержки сотрудничества и творчества между командами.

Итак, хотя нет никаких сомнений в том, что нам нужны встречи — потому что самые лучшие встречи на самом деле довольно хороши — вопрос в том, нужно ли нам их так много? И что еще более важно, что на самом деле является основанием для встречи?

Мы считаем, что некоторым предприятиям необходимо изменить свое понимание того, когда встречи должны и не должны проводиться.

Например, если для обсуждения требуется участие нескольких человек, например, сеанс мозгового штурма, то собрание, безусловно, является лучшим способом получить результаты. Однако, если встреча будет просто односторонней передачей информации (а не совместными усилиями), то вы часто можете добиться того же результата за меньшее время с помощью хорошо сделанного видео.

Переоценив необходимость встречи, а когда нет, компании могут буквально экономить миллиарды долларов каждый год. Да миллиарды!

Исследование перегрузки совещаний, проведенное Atlassian, показало, что 45% сотрудников чувствуют себя подавленными из-за количества совещаний в своем расписании, а 47% говорят, что ненужные встречи являются пустой тратой времени на рабочем месте. Также важно помнить, что часовая встреча с 10 людьми стоит не только одного часа — она стоит 10 часов рабочего времени компании.

Отчет Atlassian показал, что каждый сотрудник в среднем тратит 31 час на непродуктивные совещания каждый месяц. Теперь умножьте это на количество сотрудников в вашем бизнесе (и постарайтесь не кричать).

Все это время не займет много времени, поскольку, по оценкам Atlassian, американские компании ежегодно тратят 37 миллиардов долларов на ненужные встречи. Настало время, чтобы предприятия нашли лучший и более продуктивный способ для сотрудников использовать рабочее время.

Итак, почему мы все еще планируем так много встреч? По правде говоря, мы не уверены. В наши дни существуют гораздо более эффективные способы общения, и мы сейчас рассмотрим несколько примеров.

Почему это вредно для человека и организации?

В то время как встречи уже обходятся компаниям в целое состояние, контекст виртуальных встреч может добавить дополнительные уровни сложности как для отдельных лиц, так и для организаций.

По самой своей природе виртуальные встречи неестественны. Это не обязательно плохо, и мы утверждаем, что гораздо лучше провести виртуальную встречу с людьми по всему миру, чем всем летать по всему миру для встречи. Но технология относительно новая, и мы, люди, все еще адаптируемся к ней.

Хотя мы уже знаем, что слишком долго смотреть на экран компьютера вредно для вас, когда дело доходит до онлайн-совещаний, существуют аналогичные факторы, которые могут способствовать эмоциональному выгоранию.

Это выходит за рамки технических аспектов и эффектов таких вещей, как синий свет, поскольку есть также существенная разница в том, как мы взаимодействуем с людьми в Интернете, и в том, как это сказывается на психике.

Итак, давайте взглянем на некоторые факторы, уникальные для виртуальных встреч, которые могут способствовать усталости от встречи.

Чрезмерное количество близкого зрительного контакта очень интенсивно

На обычной встрече вы, скорее всего, будете переключать внимание между говорящими людьми, слушающими, вашими заметками и тем, что вас окружает. Однако во время звонка в Zoom вы смотрите на всех, везде и сразу — и это напряжно!

Эта интенсивность усиливается необычно большими размерами лиц людей и их глаз на вашем экране, из-за чего они кажутся физически ближе, чем они есть на самом деле. Нечасто мы подходим так близко к лицам людей, и когда мы это делаем, обычно это результат интимного момента или конфронтации, которые являются эмоционально напряженными ситуациями.

Наш мозг запрограммирован на инстинктивное знание этого, поэтому весь этот близкий зрительный контакт во время виртуальной встречи намного интенсивнее, чем мы часто думаем.

Видеть себя во время видеочатов постоянно в режиме реального времени утомительно

Вы должны признать, что когда вы не смотрите на всех остальных на виртуальной встрече, вы, вероятно, смотрите на себя. Это нормально, мы все это делаем, но видеть свое цифровое отражение несколько раз в день эмоционально тяжело.

Исследования показывают, что вы более критично относитесь к себе, когда видите себя. Это имеет смысл, но постоянный взгляд на свое селфи в реальном времени только добавляет усталости от виртуальных встреч.

Видеочаты резко снижают нашу обычную мобильность

При личных встречах вы часто будете перемещаться из одного конференц-зала в другой, но при этом вы все равно двигаетесь своим телом. С виртуальными встречами у вас гораздо меньше шансов встать и пройтись, если все, что вам нужно сделать, это щелкнуть ссылку.

Несмотря на то, что уже проведено множество исследований, доказывающих, что длительное сидение вредно для здоровья, растет число исследований, доказывающих, что когнитивные способности улучшаются, когда вы двигаетесь. С другой стороны, виртуальные встречи, скорее всего, заставят вас сидеть в одном и том же положении в течение длительного времени, что может вызвать у вас беспокойство.

Когнитивная нагрузка намного выше в видеочатах

Когда вы разговариваете с кем-то лично, задействовано много языка тела, и каждый небольшой жест или выражение лица, которое кто-то делает во время разговора, имеет решающее значение для того, как мы, люди, общаемся естественным образом.

Язык тела помогает нам понять друг друга, гарантируя, что нас поймут. Однако эти небольшие невербальные сигналы и нюансы гораздо труднее обнаружить во время видеозвонка, что часто приводит к тому, что мы уделяем больше внимания, чем привыкли в разговоре.

Даже знание этого о себе увеличивает чувство усталости, которое мы чувствуем, поскольку мы подсознательно прилагаем больше усилий, чтобы сделать наш собственный язык тела более понятным для людей, с которыми мы виртуально разговариваем.

Необходимость усерднее работать, чтобы отправлять и получать невербальные сигналы, на которые мы полагаемся, только увеличивает когнитивную нагрузку от виртуальной встречи, и это уникальное давление, которое не распространяется на личные разговоры.

Пошаговое руководство по замене встреч [Meeting Detox Playbook]

Теперь, когда имеется почти огромное количество доказательств, свидетельствующих о негативных последствиях слишком большого количества совещаний и стоимости усталости от совещаний, давайте рассмотрим некоторые способы сокращения числа совещаний и облегчения симптомов выгорания на совещаниях.

В этом разделе мы собираемся дать пошаговое руководство о том, как такие инструменты, как Snagit, могут помочь в достижении тех же целей, что и встречи, блокирующие ваше расписание, своего рода «Пособие по детоксикации встреч», если хотите.

Шаг 1. Определите цели/задачи вашей встречи и то, можете ли вы заменить или улучшить ее.

Одна из ключевых областей, над которой каждый может работать, чтобы сократить количество совещаний, которые они должны посетить, — это понять, когда совещание действительно необходимо, потому что большую часть времени — и мы знаем, что вы согласитесь — они нет.

Первый и самый важный вопрос, который нужно задать себе перед тем, как позвать свою команду в конференц-зал или отправить приглашение в виртуальном календаре: для чего нужна встреча и нужен ли вам вклад людей? Если нет, то вы, вероятно, можете двигаться вперед и поделиться своим прогрессом по электронной почте.

С другой стороны, если вам нужно обсудить проект, прежде чем перейти к следующему этапу, важно подумать, достаточно ли у вас информации, которая позволит вам и вашим коллегам принять решение. Вы также должны предвидеть, будет ли много вопросов или обсуждений по этой проблеме, если нет, то, возможно, разговор может состояться по электронной почте.

Есть несколько других соображений, которые следует учитывать, когда дело доходит до того, планировать встречу или нет. Чтобы упростить этот процесс, мы составили простую блок-схему, которая поможет вам.

Когда встреча не нужна, Snagit отлично подходит для быстрого, простого и эффективного внутреннего общения. Например, индивидуальная обратная связь по проекту может быть упрощена с помощью скринкаста, сделанного с помощью Snagit. Точно так же неформальные тренинги можно быстро превратить в обучающие видеоролики.

Более того, предоставляя видео, а не планируя встречу, вы даете людям возможность действовать или учиться чему-то в то время и в удобном для них темпе, что действительно может помочь улучшить дистанционное обучение.

С помощью Snagit вы также можете обогатить предложения, презентации и мозговой штурм с помощью визуальных и видеоподсказок. Визуальная коммуникация абсолютно необходима при передаче идей и информации между людьми, поскольку она помогает обеспечить дополнительный контекст и облегчает усвоение концепций.

На самом деле, TechSmith обнаружил, что предприятия, использующие визуальные эффекты как часть своих внутренних коммуникаций, могут даже сэкономить деньги!

Шаг 2: Запишите видео! (в Снагите, конечно!)

Со Snagit вам не нужно быть Мартином Скорсезе, чтобы снять видео. Будь то обучающее видео или просто запись на рабочем столе, Snagit — это простой и интуитивно понятный инструмент, который позволяет любому легко записывать и делиться отличным видеоконтентом.

На самом деле, видео, для которых идеально подходит Snagit, обычно могут быть довольно неформальными и снятыми за один дубль. Тем не менее, есть несколько советов, о которых стоит помнить в следующий раз, когда вы будете снимать видео с помощью Snagit:

• Делайте видео короткими и приятными . Перед записью запишите пару пунктов того, что вы хотите осветить, чтобы ничего не забыть.
  
• Включите веб-камеру . Функция Snagit «картинка в картинке» позволяет вам одновременно записывать ваш экран и вашу веб-камеру, что поможет вашей аудитории уловить очень важные невербальные сигналы (например, выражения лица), которые мы обсуждали ранее.
  
• Будьте ясны . Функция рисования экрана в Snagit позволяет выделять важную информацию на экране, чтобы помочь направить взгляд зрителя и сфокусировать его.

С помощью этих трех простых советов вы не только сможете быстро и просто донести свою точку зрения до большого количества людей, но и эти люди смогут вернуться к вашим видео, если им когда-нибудь понадобится напоминание.

Шаг 3: Поделитесь своим видео, где бы ни происходил разговор.

Помимо возможности легко записывать видео, важно иметь инструменты, которые позволяют так же легко поделиться им с вашей командой. К счастью, Snagit предлагает ряд вариантов обмена, которые упрощают отправку вашего контента через несколько платформ, включая Slack и Outlook.

Кроме того, кнопка Snagit Share Link отправляет ваш контент в Screencast, позволяя зрителям комментировать и реагировать. Эта гибкость в параметрах обмена обеспечивает более эффективный и оптимизированный опыт как для вас, так и для вашей аудитории.

Помимо инструментов, облегчающих обмен, есть несколько передовых методов, которые могут оптимизировать процесс просмотра и обучения для вашей аудитории. Например, всегда стоит указывать продолжительность видео при публикации, чтобы зритель мог лучше управлять своим временем и выделять необходимое количество времени для эффективного взаимодействия с вашим контентом.

Кроме того, установление четких ожиданий относительно того, как и когда вы ожидаете ответа на свое видео, может помочь обеспечить продуктивность и целенаправленность общения.

Советы по эффективному проведению совещаний

Независимо от того, насколько вам удастся сократить количество совещаний в своем расписании, они все равно будут необходимой частью работы, потому что, как мы уже говорили, совещания могут быть отличными, если они организованы должным образом. Но именно здесь и заключается ключ: правильно проводить собрания.

Итак, если вы на 100 % уверены, что планирование собрания — лучший способ продвинуться вперед с проектом или задачей, обязательно помните об этих советах:

Избегайте многозадачности

Как бы ни было заманчиво отправить электронное письмо или ответить на него во время виртуальной встречи, на самом деле вам следует сосредоточиться на поставленной задаче. Мы понимаем желание сделать как можно больше за наименьшее количество времени, но исследования показывают, что многозадачность и переключение между задачами на самом деле могут стоить до 40% вашего продуктивного времени.

В следующий раз, когда вы будете на виртуальной встрече, закройте все вкладки, которые могут вас отвлекать, и попробуйте отключить уведомления по электронной почте и в чате. И если вы видите письмо, помните, что оно может подождать 10-15 минут.

Делайте встречи короткими

Старайтесь, чтобы продолжительность встречи была как можно короче, и будьте четкими (и строгими) в постановке и соблюдении повестки дня. Чем дольше длится встреча, тем скучнее и меньше заинтересованы люди в обсуждении, что в конечном итоге приводит к усталости от встречи.

Встречи обычно затягиваются, когда возникают новые вопросы и разговоры отклоняются от темы. Именно здесь может быть полезен «метод парковки», который, по сути, требует, чтобы любые новые темы или вопросы, поднятые на встрече (которых не было в повестке дня), откладывались на «стоянку» для обсуждения в другое время. Это невероятно просто, но очень поможет поддерживать совещание в нужное русло.

Уменьшите экранные стимулы

Мы уже говорили о том, как много всего происходит на виртуальных встречах. С несколькими лицами (включая ваше собственное) и фоном для просмотра ваш мозг может легко перевозбудиться, что увеличивает усталость от виртуальных встреч.

К счастью, предотвратить это также довольно легко, поскольку вы (и ваши коллеги) можете просто уменьшить изображение на экране. Один из самых простых способов сделать это — попытаться скрыть свою камеру от экрана, что действительно поможет уменьшить последствия усталости от виртуальных совещаний.

Вы даже можете предложить всем выключать свои веб-камеры, когда они не говорят, так как это поможет всем участникам сосредоточиться.

Поощряйте участников использовать простой фон

Чтобы еще больше снизить раздражители, попробуйте заставить всех участников собрания размыть фон. Это небольшой и простой шаг, который может оказать большое влияние на борьбу с усталостью.

Это также гарантирует, что ни у кого не возникнет соблазна попытаться выяснить названия на чужой книжной полке! Эти крошечные детали складываются, когда ваш мозг пытается обработать каждую визуальную деталь в конференц-зале — это одновременно и отвлекает, и напрягает!

Переключитесь на телефонные звонки или электронную почту

Если вы чувствуете себя немного отстраненным, есть большая вероятность, что люди, с которыми вы собираетесь встретиться, тоже, особенно если это ближе к вечеру, ближе к концу недели.

Имея это в виду, нет абсолютно ничего плохого в том, чтобы предложить телефонный звонок, особенно если вы встречаетесь только с одним человеком. Отправив перед встречей вежливое и дружелюбное электронное письмо с просьбой о телефонном звонке, вы можете уменьшить усталость от встречи для вас обоих.

Вероятно, они испытают такое же облегчение, когда получат вашу электронную почту, как и вы, когда они ответят: «Да, конечно!»

Часто задаваемые вопросы об усталости при встречах