Как создать слияние с Gmail и Google Sheets

Mail Merge для Gmail позволяет отправлять персонализированные сообщения электронной почты нескольким контактам за один раз. Отдельные сообщения имеют почти одинаковое содержание, но некоторые части сообщения можно настроить. Например, вы можете приветствовать каждого получателя по имени, вы можете включить его почтовый адрес в тело сообщения, персонализировать строку темы, прикрепить разные файлы, в то время как другие части тела письма останутся прежними.

Mail Merge в Gmail подходит для всех. Если вы организуете вечеринку у себя дома, вы можете отправить персонализированные приглашения по электронной почте всем своим друзьям с помощью слияния. Владелец бизнеса может использовать слияние для информирования клиентов о предстоящих сделках и предложениях. Команды по продажам и маркетингу используют Mail Merge для капельных кампаний. Преподаватели могут отправлять индивидуальные задания и отчеты учащимся с помощью слияния.

Слияние почты в Gmail

Вот как вы можете выполнять слияние почты с Gmail:

1. Установите надстройку Mail Merge для Gmail. Инструкции см. в руководстве по слиянию почты.
2. Это создаст новую таблицу Google. Перейдите в меню «Надстройки» на листе, выберите « Слияние почты с вложениями» , а затем выберите меню « Создать шаблон слияния ».
3. Откройте Google Контакты и создайте новую группу со всеми контактами, которым вы хотите отправить персонализированное электронное письмо. Кроме того, вы можете ввести имена и адреса электронной почты получателей непосредственно в листе Google Mail Merge.
4. В меню «Слияние» выберите «Импортировать контакты Google» и выберите группу «Контакты Google», созданную на шаге 3. Теперь все связанные контакты Gmail будут автоматически импортированы в электронную таблицу.
5. Перейдите в Gmail и создайте новый черновик сообщения электронной почты, который станет шаблоном для слияния. Кроме того, вы можете создать шаблон электронной почты в форматированном тексте с помощью инструмента HTML Mail, а затем скопировать и вставить сгенерированный HTML-код в поле тела сообщения Google Sheet.
6. Если вы хотите добавить вложение файла в свои сообщения электронной почты — скажем, файл PDF или документ Word — просто загрузите файл на Google Диск, а затем выберите « Вставить вложенные файлы» , чтобы вставить ссылку на файл в лист слияния. Mail Merge автоматически вставит фактический файл в электронное письмо.
7. Снова перейдите в меню «Слияние» и выберите «Настроить слияние» — столбец статуса изменится на «ПОЧТА ОТПРАВЛЕНА» для всех сообщений электронной почты, которые были успешно доставлены.

Всегда полезно протестировать свою кампанию по электронной почте, прежде чем отправлять рассылку нескольким людям. На экране «Настройка слияния» нажмите кнопку «Отправить тестовое электронное письмо», и разработчику будет отправлен образец электронного письма с {{переменными полями}}, замененными фиктивными значениями. Если все поля были заменены в тестовом электронном письме, ваше слияние готово к работе.

Часто задаваемые вопросы о слиянии Gmail

Вот несколько ответов на часто задаваемые вопросы о Mail Merge для Gmail и Google Apps:

1. Сколько сообщений электронной почты я могу отправлять в день? Бесплатная версия слияния писем позволяет отправлять 25 электронных писем в день, но предел отправки для слияния Premium отличается. Пользователи Gmail могут отправлять электронные письма 400 получателям в день, в то время как дневной лимит для учетных записей GSuite (Google Workspace) составляет 1500 получателей в день.

2. Я являюсь пользователем Google Apps, но мой дневной лимит для премиум-версии составляет всего 400 в день? Google увеличит ваш лимит до 1500, если вашему бизнес-аккаунту G Suite больше нескольких месяцев или если в вашем домене Google Apps более 5 пользователей после 1-го платежного цикла.

3. Как перейти на Премиум? Какова стоимость лицензии? Нажмите здесь, чтобы купить премиум-лицензию для Mail Merge. Стоимость однопользовательской лицензии составляет 3,25 доллара США в месяц на пользователя при ежегодной оплате.

4. Я отправил только 10 электронных писем, но моя дневная квота электронной почты была уменьшена на 20. Почему? Вероятно, вы добавили адрес электронной почты в поле «Копия» или «Скрытая копия». Помните, что дневной лимит электронной почты определяется количеством получателей, поэтому, если вы отправляете электронное письмо, которое также кому-то скопировано, это уменьшит вашу квоту на 2.

5. Какова ваша политика конфиденциальности? Почему для Mail Merge требуется доступ к моему Gmail, контактам Google и т. д. Mail Merge нужен доступ к Gmail, потому что он отправляет электронные письма из вашей учетной записи Gmail. Ему требуется доступ к Google Диску для извлечения вложенных файлов, а также доступ к контактам Google для их импорта в Google Sheet. Подробно ознакомьтесь с требованиями к разрешениям.

6. Как отслеживать открытие электронной почты с помощью Mail Merge? Отслеживание электронной почты — это премиальная функция. Во время настройки слияния выберите «Да» для параметра «Отслеживать открытия электронной почты», и исходящие электронные письма будут включать отслеживающий GIF-файл 1x1. Чтобы просмотреть отчеты о прочтении электронной почты, перейдите в меню «Слияние» и выберите «Показать открытые отчеты электронной почты». Вы можете увидеть дату и время открытия электронной почты, IP-адрес и пользовательский агент клиента. В большинстве случаев это будет равно IP-адресу Google, потому что теперь Google кэширует изображения на своих серверах.

7. Как включить разные адреса CC или BCC для каждого получателя? Добавьте два дополнительных столбца в шаблон слияния почты и установите имена столбцов как CC и BCC соответственно. Теперь поместите адреса электронной почты в эти столбцы для каждой строки, и объединенное сообщение будет скопировано и скрыто по соответствующим адресам. Вы можете поместить несколько писем, разделенных запятыми.

8. Я отправил слияние, но переменная {{First Name}} не была правильно заменена в исходящем электронном письме. Почему? Вероятно, вы применили несколько стилей форматирования к переменной внутри черновика Gmail. Простым решением было бы открыть черновик Gmail, удалить переменную и ввести ее снова (см. справку). Это очистит любое несовместимое форматирование. Теперь переключитесь на шаблон Mail Merge и настройте его с помощью недавно измененного черновика шаблона Gmail.

9. Почему функция создания черновиков Gmail отключена в моей рассылке? Параметр «Черновики» доступен только при выполнении слияния в виде обычного текста или HTML. Он недоступен, если вы используете готовый черновик Gmail в качестве шаблона слияния.

10. Как вставить уникальные изображения во все исходящие сообщения электронной почты? Вы можете создать новый столбец в листе слияния с именем «Изображения». Теперь загрузите изображение на сайт хостинга изображений, получите URL-адрес изображения и добавьте его на лист, как показано ниже:

 <img src="image_url"/>

В черновике Gmail добавьте {{Images}} в любом месте, и оно будет заменено фактическим изображением.

11. Как вставить уникальные гиперссылки в сообщения электронной почты? Создайте новый столбец в шаблоне слияния с именем «Ссылки» (имя можно указать любое). Теперь добавьте ссылки в Google Sheet, как показано ниже:

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

В черновике Gmail добавьте {{Links}}, и они будут заменены фактической гиперссылкой. Вы также можете использовать mailto для ссылки на адреса электронной почты.

12. Я запланировал электронное письмо, но оно отправляется сразу. Почему? Запланированные электронные письма отправляются +/- 30 минут от запланированного времени. Поэтому, если вы запланировали отправку электронного письма на 14:15, оно может быть отправлено в любое время между 14:00 и 14:30. Электронные письма запланированы в часовом поясе электронной таблицы Google.

13. Должен ли я держать свой компьютер открытым, чтобы запланированные электронные письма отправлялись в определенное время? Нет, надстройка Google работает в фоновом режиме на серверах Google, и вы можете закрыть таблицу Google после настройки.

14. У меня закончилась дневная квота электронной почты? Как автоматически отправлять электронные письма, когда квота сбрасывается Google? Вы можете добавить дату расписания через 3-4 дня и запустить слияние. Сообщения будут запланированы и будут автоматически доставлены после сброса вашей квоты.

15. Я запускаю Mail Merge, но он просто не отправляет электронные письма. Почему? Либо у вас закончилась квота электронной почты, либо в столбце «Статус слияния» в электронной таблице установлено значение «ПОЧТА ОТПРАВЛЕНА». Эта проверка предназначена для предотвращения случайной отправки нескольких электронных писем на один и тот же адрес, если вы запускаете слияние несколько раз.

16. Мне нужно отправить электронное письмо 10 000 контактов электронной почты. Может ли Mail Merge справиться с этим? Рекомендуется использовать специальную службу отправки электронной почты, такую ​​как MailChimp, для массовой рассылки писем. Вы можете использовать средство извлечения адресов Gmail, чтобы извлечь все электронные письма из вашего почтового ящика Gmail.

17. Я использую Salesforce в качестве CRM. Есть ли способ регистрировать все сообщения электронной почты на Salesforce.com ? Salesforce предоставляет вам уникальный адрес электронной почты. Когда вы настраиваете слияние, поместите этот адрес электронной почты в поле BCC на экране «Настройка» и запустите слияние. Теперь все электронные письма будут помечены для отслеживания в Salesforce.

18. Могу ли я отменить запуск Mail Merge? Как я могу вспомнить свои электронные письма? Mail Merge использует Gmail, и поэтому, в отличие от Microsoft Outlook, нет возможности отозвать отправленные электронные письма. Однако вы можете отменить процесс слияния, нажав кнопку STOP. Если вы хотите удалить запланированные электронные письма из очереди, перейдите в меню «Слияние» и выберите «Отменить запланированные электронные письма». Кроме того, вы можете удалить соответствующие строки из листа слияния.

Поддержка слияния почты

19. Как сообщить о проблемах с Mail Merge? Откройте лист Google для слияния, перейдите в «Дополнения» > «Слияние с вложениями» > «Инструкции и поддержка» > «Отправить журналы отладки». Он отправит копию листа и конфигурацию слияния почты разработчику Google Script.

Скрипты Google являются мощными. Некоторые из наших других популярных сценариев Google, которые повысят вашу производительность, включают планировщик электронной почты, средство извлечения электронной почты, сохранение Gmail на Google Диске и автоответчик Gmail.