Как создать вспомогательные материалы, которые резко повысят производительность вашей команды

Вы хотите помочь сотрудникам выполнять задачи лучше и эффективнее? Рабочие пособия — это отличные инструменты для работы, которые доставляют сотрудникам нужную информацию в нужное время. Если они хорошо написаны, они экономят время, повышают точность и производительность труда.

Продолжайте читать, чтобы узнать, как создавать и улучшать эффективные вспомогательные материалы, даже если вы никогда их раньше не делали.

Что такое помощь в работе?

Рабочие пособия — это простые, четкие инструкции о том, как что-то делать на работе. Они могут включать шпаргалки, бегуны по памяти, одностраничные программы, инструменты поддержки производительности, списки направлений и многое другое. По сути, все, что предназначено для уменьшения ошибок на работе, которых можно было бы избежать, можно считать вспомогательным средством.

Пособия по работе имеют много названий и используются во всех отраслях промышленности в качестве стимуляторов производительности. Они настолько полезны, что, если компании не предоставляют их автоматически, сотрудники, как правило, создают вспомогательные материалы самостоятельно.

Вы когда-нибудь видели написанные от руки карточки с инструкциями размером 3 x 5, приклеенные скотчем к стене рядом с принтером? Как насчет липких заметок, усеивающих периметр экрана компьютера? Это оба типа неформальных вспомогательных средств, которые работники изготовили сами.

Независимо от того, получают ли они почасовую оплату, проект или оклад, люди хотят знать, как лучше всего делать что-то быстро и эффективно. Никто не хочет тратить время на поиск инструкций.

Обычно вспомогательные материалы представляют собой печатные документы объемом не более одной страницы. Вы найдете их рядом со всеми типами рабочих мест, от сборочных линий до финансовых учреждений. Их можно повесить на стену или в шкаф. Это может быть ламинированная карточка возле стойки регистрации или плакат возле склада. Иногда вспомогательные материалы бывают цифровыми: изображение или файл PDF на компьютере, приложение для смартфона или короткое видео.

«Но у нас уже есть файлы справки онлайн. Зачем мне отдельное пособие?», — спросите вы. Сотрудники не хотят прокручивать несколько страниц текста, чтобы найти то, что им нужно. Это особенно верно, когда кажется, что инструкции «похоронены» внутри программы, которую они уже используют.

Часто лучше иметь четкие инструкции отдельно от самой программы. По мере того, как задачи на рабочем месте становятся все более цифровыми, даже печатные рабочие пособия остаются надежными и эффективными способами обмена точной информацией.

Основные способы повышения производительности с помощью вспомогательных средств

Есть три основных способа, с помощью которых рабочие помощники помогают сотрудникам выполнять задачи быстрее (и лучше). Когда им нужно:

• Помните, как сделать что-то
• Решить проблему
• Узнайте, что делать, когда что-то меняется

Обучение заходит так далеко, и оно остается в памяти человека лишь на короткое время. Когда очная сессия коучинга, проведенная несколько недель назад, уже устарела, и вы слышите: «Как мне снова выполнить это задание?», тогда сияют рабочие пособия. Они доступны по запросу с именно той информацией, которая нужна сотрудникам, когда им это нужно.

И у работодателей, и у сотрудников бывают лучшие дни, когда ответы доступны сразу. Вместо того, чтобы искать кого-то за помощью, у сотрудников есть памятка, которая показывает им шаги, необходимые для завершения процесса. Нет необходимости листать слои документации, чтобы найти точные инструкции — вспомогательное пособие находится прямо рядом с их рабочей станцией, чтобы сотрудники могли правильно выполнить задачу с первого раза.

Пособия по работе не только отлично помогают сотрудникам вспомнить, чему они научились во время обучения (например, процессы, которые им нужно выполнять только изредка и не нужно запоминать), они также полезны, когда что-то меняется — для устранения неполадок, например, или пройтись по этапам немного отличающегося рабочего процесса новых версий программного обеспечения.

Эти эффективности складываются. По данным Peregrine Performance Group, компании, с которыми они сотрудничают, заменили недельный курс обучения на один день обучения плюс помощь в работе. Мало того, что требуется меньше обучения, мастерство увеличивается на 50%. Если вы потратите время на написание эффективной памятки по трудоустройству, вы можете рассчитывать на следующие преимущества:

• Экономьте время, выполняя рабочие задачи быстрее
• Избегайте ошибок благодаря четким указаниям
• Меньше стресса у сотрудников
• Сократите количество ненужных запросов о помощи туда-сюда
• Улучшенный контроль процессов/стандартов за счет одновременного обмена одними и теми же знаниями со всеми
• Меньше обучения и переобучения
• Улучшенный опыт сотрудников и клиентов

Кроме того, они быстрые — помощники могут быть развернуты на 75 % быстрее, чем при традиционном обучении, и с гораздо меньшими затратами, что значительно повышает рентабельность инвестиций.

Как создать памятку (пошаговое руководство)

Соблюдая правильные шаги, вы можете легко и недорого создать пособие по работе, которое резко повысит производительность вашей команды.

1. Соберите информацию о задаче

Поговорите с сотрудниками, которые уже занимаются этим процессом. Как они его завершат? Какие шаги они предпринимают и в каком порядке? Обязательно поговорите с разными сотрудниками — как с опытными, которые делали эту работу снова и снова, так и с новичками. Насколько различаются их взгляды? Попробуйте выполнить работу самостоятельно и запишите, какая информация вам нужна.

2. Выберите структуру

Рабочие пособия естественным образом попадают в одну из трех категорий:

Контрольный список

Это работает, когда есть много вещей, которые нужно сделать, но в произвольном порядке. Например, поддержание согласованности при проверке оборудования и оформлении документов о новом найме.

Шаг за шагом

Используйте это, когда нужно сделать что-то в определенном порядке. Блок-схема (например, эта диагностическая для поставщиков медицинских услуг) или дерево решений может иметь смысл для логического изложения процесса. Если вам нужно, чтобы сотрудники записывали информацию по мере их поступления (например, если они отмечают температуру в серверной или подсчитывают продукты на складе), вы можете сделать вспомогательное задание заполняемым или использовать интерактивное приложение.

Ссылка

Лучше всего, когда нет конкретных шагов, и не вся информация нужна сразу. Сотрудники могут взглянуть на это, когда им нужно найти популярный номер SKU, поделиться номером телефона с другим отделом или найти хранилище на региональной карте.

Иногда в памятке может быть много разделов, каждый из которых имеет разную структуру. Не запутайтесь в разнообразии вариантов. Лучший формат станет очевидным, как только вы начнете писать. В конце концов, никого не волнует, какой из них вы выберете, пока помощь в работе помогает выполнить задачу быстрее и лучше.

3. Выберите формат

Будет ли это жить как печатная ламинированная бумага 8,5x11, висящая на стене, или цифровой JPG в сети? Будет ли интерактивное приложение? Выберите формат заранее, чтобы убедиться, что информация подходит. Большинство помощников занимают одну страницу или меньше или отображаются на одном экране без прокрутки.

Согласно исследованиям TechSmith и Cebr, две трети (67%) людей лучше понимают информацию, когда она передается с помощью визуальных средств. Вместо стены текста максимально заменяйте написанные слова изображениями — используйте изображения, диаграммы и любые другие визуальные элементы, подходящие для вашего формата.

Как написать пособие по работе

Когда дело доходит до составления пособия по работе, чем меньше контента, тем лучше. Нам нравится использовать Snagit для помощи в работе, потому что он позволяет быстро и легко делать снимки экрана и добавлять аннотации. Вот как создать пособие по работе с помощью Snagit:

1. Сделайте скриншоты

Откройте Snagit и нажмите большую красную кнопку Capture. Оттуда вы сможете выбрать область на экране, которую хотите захватить. Редактор Snagit автоматически откроет и загрузит ваше изображение. Вот где действительно начинается самое интересное:

2. Аннотировать

Если в памятке описывается физическая задача, сделайте фотографии и отметьте их стрелками и т. д., чтобы указать, что необходимо сделать. Для цифровых задач делайте скриншоты. Snagit позволяет не только делать и редактировать снимки экрана, но и добавлять фигуры, выделять и отображать шаги процесса в той же программе.

Инструмент «Шаг» автоматизирует нумерацию — щелкайте вокруг снимка экрана, чтобы добавить последовательные шаги.

Если маршруты охватывают несколько экранов или фотографий, объедините их в один документ и добавьте любой текст вокруг визуальных элементов или поверх них.

Для цифрового формата запишите короткое видео (нам нравится Camtasia) с интерактивным оглавлением.

Иметь последовательный вид

Выберите цветовую схему и стиль и придерживайтесь их во всех своих рабочих инструкциях. По возможности используйте одинаковые шрифты, размеры, цвета и брендинг компании. В лучших графических редакторах есть шаблоны и активы, которые позволяют сохранять единый внешний вид.

Сделайте его многоязычным

Пособие по работе не работает, когда люди не могут его прочитать. Убедитесь, что ваша инструкция локализована на столько языков, сколько необходимо вашим сотрудникам.

3. Тестируйте и пересматривайте

Теперь, когда вы создали свое руководство по работе, посмотрите, как оно работает в реальной жизни. Найдите услужливого коллегу, возьмите что-нибудь, чтобы делать заметки, и наблюдайте, как он пытается выполнить задание, используя памятку.

Не направляйте их, просто откиньтесь на спинку кресла и наблюдайте за тем, что они делают естественно, и помогает ли помощь в работе или нет. Делайте заметки, задавайте уточняющие вопросы, затем найдите другого коллегу и повторите. Перепишите памятку с учетом того, что вы узнали.

4. Делитесь и записывайте отзывы

После того, как ваша рабочая помощь будет доведена до совершенства, разместите ее там, где она должна быть — на стене, рядом со столами людей или там, где это имеет смысл для выбранного вами формата. Убедитесь, что сотрудники знают, что для них есть помощь в трудоустройстве. Напоминайте им по мере необходимости и поощряйте их использование. Если вы проделали большую работу по ее созданию, сотрудники будут более чем благодарны за то, что у них есть что-то, что помогает им выполнять свою работу быстрее и лучше.

Следите за долгосрочными результатами, как качественными, так и количественными. Обязательно задайте себе эти вопросы:

• Вы слышите меньше повторяющихся вопросов от сотрудников?
• Задачи выполняются точнее?
• А как насчет показателей удовлетворенности клиентов?

Используйте эту постоянную информацию, чтобы оценить успех и вдохновить на обновления в следующий раз.

Бонус: шаблоны Snagit

Все еще не знаете, как начать работу с помощниками? Пусть шаблоны Snagit сделают всю работу за вас!

Сначала нажмите кнопку «Создать» и выберите «Изображение из шаблона» или выберите изображения из области «Недавние снимки», затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Объединить в шаблоне». Вы можете выбрать любой шаблон, который наилучшим образом соответствует потребностям вашей рабочей помощи.

Затем просто перетащите изображения и настройте их в шаблоне. Это так просто! Полное руководство по созданию пособия с помощью Snagit смотрите в этом замечательном видео ниже: