Информационная перегрузка реальна: вот как с ней справиться

Вы настолько перегружены электронными письмами, сообщениями и встречами на работе, что не знаете, с чего начать? Возможно, вы страдаете от информационной перегрузки.

Ты не единственный! Согласно недавнему опросу TechSmith, посвященному общению на рабочем месте, половина работников считают, что объем общения, с которым они сталкиваются на работе, снижает их производительность.

Постоянный поток общения на работе может вызвать такие проблемы, как усталость от принятия решений, выгорание и чувство подавленности.

В этом блоге мы обсудим, почему возникает информационная перегрузка, ее последствия и, самое главное, как ее избежать.

Донесите свое сообщение быстрее с помощью Snagit

С легкостью делайте снимки экрана, добавляйте контекст и делитесь ими с помощью ссылки.

Попробуйте Snagit бесплатно

Что такое информационная перегрузка?

Во-первых, давайте определим информационную перегрузку. Термин «информационная перегрузка» относится к ощущению подавленности из-за чрезмерного количества информации, представленной одновременно. В этом состоянии принимать решения или расставлять приоритеты задач зачастую сложнее, потому что слишком много всего нужно обработать одновременно.

Первоначально этот термин придумал Бертрам Гросс, профессор политологии. Тем не менее, концепция информационной перегрузки была популяризирована писателем и футуристом Элвином Тоффлером в его книге «Шок будущего» в 1970 году.

К сожалению, информационная перегрузка сегодня распространена на современном рабочем месте, где цифровые технологии упростили отправку и получение сообщений с рекордной скоростью.

Поскольку компании переходят на более гибкие схемы, такие как удаленная и гибридная работа, зависимость от цифровых каналов связи будет только возрастать, что делает поиск более эффективных способов управления информацией более важным, чем когда-либо.

Причины информационной перегрузки

Технологии, безусловно, сыграли свою роль, но на современном рабочем месте часто возникает информационная перегрузка по разным причинам.

Увеличение количества цифровых коммуникационных инструментов

Хотя такие инструменты, как электронная почта, приложения для обмена мгновенными сообщениями, управление проектами и видеоконференции, могут облегчить совместную работу на работе, их чрезмерное использование может привести к перегрузке сообщений и уведомлений.

Чем больше информации мы получаем через встречи, электронные письма и чаты на работе, тем больше вероятность того, что мы почувствуем себя перегруженными. Сортировка бесконечного моря сообщений с целью определить, какая информация действительно важна для вашей работы, может отнимать много времени и утомлять умственно.

Каждый инструмент со своим потоком информации требует нашего внимания и способствует информационной перегрузке.

Непонятное общение

Когда сообщение двусмысленное или расплывчатое, часто возникает необходимость повторить информацию или добавить пояснения. Это приводит к тому, что вам приходится отправлять одно и то же основное сообщение в разных форматах.

Допустим, вы работаете над редизайном веб-сайта и хотите, чтобы дизайнер изменил цвет кнопки с желтого на оранжевый и отправил электронное письмо с просьбой внести изменения. Однако на странице имеется несколько кнопок, поэтому ваш дизайнер отвечает с просьбой дать разъяснения. Затем возникают вопросы об используемом оттенке оранжевого цвета и т. д.

Простой запрос может легко превратиться в бесконечную болтовню, если исходному сообщению не хватает ясности. Опрос TechSmith показал, что 74% работников вынуждены повторяться или уточнять информацию на работе, а 67% испытывают недопонимание из-за неясного общения.

Нефильтрованные данные и информация

В эпоху цифровых технологий организации могут получить доступ к огромным объемам данных, таким как показатели продаж, отзывы клиентов и показатели производительности.

Проанализировать этот огромный объем данных в поисках актуальной и действенной информации может быть непросто, особенно если вам не хватает адекватных навыков или инструментов для осмысленной организации информации.

Это может затруднить понимание актуальности данных или способов их эффективного использования, в результате чего сотрудники будут чувствовать себя перегруженными или страдать от информационного паралича.

Последствия информационной перегрузки

Работа с постоянными потоками информации может иметь существенные недостатки. Это может заставить людей чувствовать себя перегруженными, но также нанести вред производительности труда. К последствиям информационной перегрузки можно отнести следующее.

Снижение внимания и концентрации.

Человеческий мозг имеет ограниченную пропускную способность; когда он перегружен, труднее сосредоточиться. Вы можете обнаружить, что постоянно переключаетесь между задачами, не выполняя полностью ни одной — явление, известное как переключение контекста.

Постоянный поток уведомлений и электронных писем, которые нужно просмотреть, затрудняет концентрацию на задачах, требующих глубокого размышления, что снижает качество и эффективность нашей работы.

Сбои в общении

Вы могли бы подумать, что большее общение сделает сотрудников более информированными, не так ли? Когда компания TechSmith опросила работников об их коммуникативных привычках, выяснилось, что чем больше людей сообщают о том, что они чувствуют себя подавленными объемом общения, с которым им приходится иметь дело, тем больше вероятность того, что они столкнутся с недоразумениями и им придется повторять информацию.

Когда объем информации слишком велик, мы можем просмотреть ее вместо того, чтобы читать, и упустить из виду важные детали. Это может привести к недопониманию и потере времени на разъяснение или устранение проблем, возникающих из-за плохого общения.

Усталость от принятия решений

Когда нам предоставляется слишком много вариантов или противоречивая информация, это приводит к информационному параличу. По сути, мы настолько перегружены возможностями, что страх сделать неправильный выбор полностью останавливает процесс.

Подумайте, каково это, когда вы ищете что-то вроде хлопьев в продуктовом магазине, но у вас слишком много вариантов. Вы можете потратить несколько минут на чтение этикеток. Внезапно все варианты выбора сливаются воедино, и вы уходите с прохода с пустой корзиной, вообще отказываясь от хлопьев.

Отсутствие баланса между работой и личной жизнью

Я буду с вами честен: у меня около 15 непрочитанных сообщений в Slack, и это меня напрягает. Мы чувствуем необходимость читать, реагировать и управлять всей информацией, которая поступает к нам в течение рабочего дня. Страх пропустить что-то важное реален.

Ощущение «всегда на связи» может позволить работе проникнуть в нашу личную жизнь, что приведет к стрессу и выгоранию. Хотя выгорание может снизить нашу продуктивность и вовлеченность в работу, оно также может повлиять на наше здоровье.

Донесите свое сообщение быстрее с помощью Snagit

С легкостью делайте снимки экрана, добавляйте контекст и делитесь ими с помощью ссылки.

Попробуйте Snagit бесплатно

Стратегии управления информационной перегрузкой

Единственное, что может показаться более ошеломляющим, чем борьба с информационной перегрузкой, — это ее предотвращение. Вот в чем дело: есть небольшие шаги, которые вы можете предпринять прямо сейчас, чтобы избежать информационной перегрузки и улучшить свою жизнь на работе.

Установите приоритеты

Не вся информация требует немедленного внимания или реагирования. Сосредоточение внимания на том, что важно, может помочь облегчить бремя постоянного реагирования на все происходящее.

Хотя не существует универсального подхода, матрица Эйзенхауэра является популярным подходом к управлению временем. По сути, вы делите свои задачи на четыре блока: задачи, которые вы выполняете в первую очередь, задачи, которые вы запланируете на потом, задачи, которые вы делегируете, и задачи, которые вы удаляете.

Вы можете адаптировать этот метод, чтобы он помог вам принимать быстрые и эффективные решения при общении на работе. Проверяя свою электронную почту, приложение для обмена сообщениями или другие почтовые ящики, распределяйте сообщения по четырем категориям:

1. Срочно и важно. Эти сообщения требуют немедленного внимания и имеют решающее значение для ваших текущих рабочих проектов, например, срочные решения или срочные проблемы. Отвечайте на эти сообщения как можно скорее.
2. Важные, но не срочные: сообщения, которые важны, но не требуют немедленного ответа, например запросы на обратную связь или несрочные обновления. Запланируйте определенное время для ответа, например ежедневный или еженедельный блок в своем календаре.
3. Срочно, но неважно. Эти сообщения могут показаться срочными, но не имеют прямого отношения к вашей работе. Часто это могут быть просьбы или вопросы, с которыми лучше справится кто-то из вашей команды. По возможности делегируйте эти сообщения соответствующему человеку.
4. Ни срочные, ни важные. Эти сообщения не являются ни срочными, ни важными, включая спам, нежелательные рекламные электронные письма и информационные бюллетени. Удаление этих сообщений или отказ от подписки на них может уменьшить беспорядок в вашем почтовом ящике.

Используйте технологии с умом

Хотя инструменты, которые мы используем для совместной работы и общения на работе, могут создавать информационную перегрузку, мы также можем использовать их, чтобы предотвратить ее.

Создавайте фильтры и правила

Платформы электронной почты позволяют пользователям создавать фильтры/правила для сортировки входящих сообщений по папкам по отправителю, теме или ключевым словам. Использование этой функции может помочь сократить время, которое вы тратите на просмотр сообщений.

Настройте параметры уведомлений

Уменьшите отвлекающие факторы, настроив уведомления приложений так, чтобы они предупреждали вас только о важных сообщениях или упоминаниях. Это поможет свести к минимуму отвлекающие факторы от текущих обсуждений, которые не требуют вашего немедленного внимания. Затем вы можете запланировать специальные блоки на всю рабочую неделю для обработки менее срочных сообщений.

Добавьте ясности в свое общение с помощью визуальных эффектов

Визуальные эффекты могут быстро передавать сложную информацию, экономя время для человека, отправляющего и получающего сообщение. Вам не обязательно быть профессиональным графическим дизайнером, чтобы использовать возможности визуальной коммуникации на работе. Инструменты захвата и записи экрана, такие как Snagit, позволяют любому легко сделать быстрый снимок экрана или видео, добавить контекст и поделиться ссылкой.

Предоставляйте четкую и действенную обратную связь

Обратная связь легче понять, если вы можете показать именно то, что видите на экране, и изменения, которые необходимо внести. Гораздо быстрее сделать снимок экрана с этим слайдом и указать стрелкой на пойманную опечатку, чем пытаться объяснить одним текстом, что он находится на слайде 13 в абзаце о том, что калан едят на завтрак.

Продемонстрировать процесс

При объяснении процесса или рабочего процесса видеосообщение может показать каждый этап процесса в действии без необходимости планировать встречу или писать длинные инструкции. Постарайтесь не пугаться видео. Вы можете создавать простые видеосообщения, записывая свой экран и показывая шаги, как во время собрания Zoom.

С помощью Snagit вы можете добавлять стрелки и номера шагов на экран во время записи, чтобы упростить процесс. Более того, когда этому человеку понадобится освежить знания, он сможет пересмотреть видео по мере необходимости, не прерывая ваш день.

Заключение

Отправлять сообщения на работе стало проще, чем когда-либо, а это значит, что нам нужно более внимательно относиться к тому, как мы делимся информацией. Использование визуальных эффектов, таких как изображения и видео, может помочь вам четко передать ваше сообщение, сократив количество ненужных действий.

Донесите свое сообщение быстрее с помощью Snagit

С легкостью делайте снимки экрана, добавляйте контекст и делитесь ими с помощью ссылки.

Попробуйте Snagit бесплатно