Как использовать шаблоны Microsoft Excel для планирования мероприятий

Microsoft Excel часто ассоциируется с финансами компании, семейным бюджетом и другими числовыми данными. Но Excel может быть отличным инструментом для планирования таких мероприятий, как свадьбы, душевые, вечеринки и многое другое. Продолжайте читать, чтобы узнать о шаблонах, которые вы можете использовать для планирования следующего мероприятия.

От бюджета и списка гостей до музыки вы можете тратить больше времени на подготовку и меньше времени на отслеживание всего. Если вы пользователь Excel и открываете приложение каждый день, подумайте об использовании его для следующего мероприятия.

Шаблоны планирования мероприятий

Самые успешные мероприятия обычно начинаются с плана. С помощью шаблонов планирования мероприятий вы можете отслеживать все, что необходимо сделать. И если у вас есть другие люди, помогающие вам с вашим мероприятием, вы можете разделить задачи с помощью своего планировщика.

СВЯЗАННЫЕ С: Как создать временную шкалу проекта в Microsoft Excel

Планировщик событий и временная шкала

Этот шаблон Event Planner and Timeline подходит практически для любого типа событий. Он достаточно гибкий, чтобы его можно было использовать для бизнес-семинара или семейного торжества.

Примечание. Это шаблон Premium, доступный бесплатно с Microsoft 365. Если у вас нет Microsoft 365, ознакомьтесь с этим шаблоном отслеживания планирования мероприятий.

У вас есть лист для Планировщика событий, где вы вводите повестку дня, контрольный список, категории событий и ключевые контакты.

Используйте листы «Расходы» и «Доходы» для финансовой части мероприятия. Затем просмотрите бюджет на сводной странице.

Планировщик детского душа

Хотя этот планировщик детского душа идеально подходит для планирования мероприятия для будущей мамы, его также можно использовать для девичника.

Он поставляется в комплекте со списком гостей, который включает в себя RSVP и количество гостей на каждой вечеринке. Вы можете использовать разделы «Еда/напитки», «Украшения» и «Другие принадлежности», чтобы перечислить все, что вам нужно купить, со стоимостью.

Вплоть до дня душа включительно используйте список задач для того, что нужно сделать и когда, с точками для заметок.

Будь то ребенок или невеста, помните об этом шаблоне при планировании душа.

Организатор вечеринок

Прежде чем придут гости и начнутся танцы, убедитесь, что ваша вечеринка спланирована с помощью этого шаблона Party Planner.

Примечание. Это премиум-шаблон, доступный бесплатно вместе с Microsoft 365. Если у вас нет Microsoft 365, ознакомьтесь с этим шаблоном планировщика групповых мероприятий.

Шаблон включает в себя листы для списка дел для задач, ведущих к вечеринке. Вы также можете использовать листы, чтобы отслеживать расходы на еду и напитки, гостей, которых вы приглашаете, и их ответы на приглашения, а также мероприятия, которые вы планируете.

У вас также есть хороший обзор на одном листе, который показывает вам прогресс, бюджет и количество гостей.

Шаблоны бюджета мероприятия

Хотя планировщики мероприятий могут включать бюджеты, это может быть именно тот бюджет, который вам нужен. С помощью этих шаблонов вы можете планировать покупки до мельчайших деталей, не отставать от графика и делиться своим бюджетом с другими участниками.

СВЯЗАННЫЕ С: Как составить простой бюджет в Microsoft Excel

Трекер свадебного бюджета

Если и есть событие, для которого нужен бюджет и хороший способ его отслеживать, так это свадьба. Microsoft предлагает почти 10 свадебных бюджетов на выбор.

Этот шаблон отслеживания свадебного бюджета — отличный вариант. Это дает вам лист для добавления предполагаемых и фактических затрат на этот особый день. От наряда до приема вы можете легко отследить все это.

Затем просмотрите сводную таблицу бюджета, чтобы узнать, насколько хорошо вы укладываетесь в бюджет. Вы также можете добавить пожертвования от семьи или друзей вместе с дополнительными доступными средствами.

Бюджет мероприятия по сбору средств

Еще одно мероприятие, требующее солидного бюджета, — сбор средств. Вы можете быть уверены, что не выходите за рамки средств вашей организации с помощью этого шаблона бюджета мероприятия по сбору средств.

Шаблон включает в себя несколько листов для расходов, доходов, статей доходов, статей расходов, имен и обзора. Просто добавьте элементы, затраты, доход и даты.

Затем перейдите к листу обзора событий, чтобы увидеть все это с высоты птичьего полета. Вы увидите свою цель по сбору средств, собранную сумму и сумму, которая вам еще нужна для достижения цели.

Посмотрите, что было собрано или потрачено, кем и когда. Воспользуйтесь фильтрами в столбцах для сортировки или фильтрации и ползунками для просмотра определенных элементов.

В этом шаблоне есть все, что вам нужно для однодневного или постоянного сбора средств.

СВЯЗАННЫЕ С: Как начать сбор средств после чрезвычайной ситуации с помощью Facebook

Шаблоны списка гостей мероприятия

Если ваш вклад в мероприятие заключается в отслеживании списка гостей или приглашений, вам понравится следующий набор шаблонов.

Список гостей на свадьбе

Используя этот шаблон списка гостей на свадьбу, вы можете перечислить гостей, которых планируете пригласить, и отслеживать все от начала до конца.

Как только вы добавите гостя, вы можете указать его отношение к жениху или невесте и количество гостей на их вечеринке.

Вы также можете отслеживать расположение гостей и выбор блюд на стойке регистрации.

Список званых обедов

Если вы устраиваете званый ужин или вам нужен способ отслеживать гостей для другого типа мероприятия, попробуйте этот шаблон списка званых ужинов.

Несмотря на простоту, он позволяет отслеживать дату, гостей и меню. Кроме того, вы можете добавить любые необходимые заметки. Вы можете легко добавлять листы для различных меню или продуктов питания для людей с особыми потребностями.

Совет. Рассмотрите возможность привязки листов меню к полю «Меню» для каждого гостя на главном листе.

Когда вы устраиваете вечеринку с едой, помните, что у некоторых гостей могут быть диетические ограничения. Этот шаблон поможет вам отслеживать не только гостей, но и меню, которое им понадобится.

Шаблоны свадебных списков

Контрольные списки необходимы, когда дело доходит до планирования мероприятий. Это особенно актуально для свадеб, так как каждая деталь имеет значение. Имейте в виду, что эти шаблоны можно использовать и для других событий. Просто отредактируйте контрольные списки шаблонов в соответствии с вашим случаем.

СВЯЗАННЫЕ С: Как создать контрольный список в Microsoft Excel

Свадебный плейлист

Когда начнется прием, убедитесь, что выбранная вами музыка соответствует этому шаблону свадебного плейлиста.

Включите номер трека и песни с указанием исполнителя и сведений об альбоме, чтобы не возникало вопросов о том, какую мелодию вы ожидаете услышать.

Вы также можете добавить продолжительность и то, для чего использовать песню, хотите ли вы, чтобы она звучала во время первого танца или разрезания торта.

Планировщик свадебных хроник

Хотя этот шаблон называется «Планировщик графика свадьбы», технически он представляет собой контрольный список всего, что необходимо сделать в преддверии дня свадьбы.

Примечание. Это премиум-шаблон, доступный бесплатно вместе с Microsoft 365. Если у вас нет Microsoft 365, ознакомьтесь с этим шаблоном контрольного списка свадебной хронологии для Microsoft Word.

Начните за год до особого дня и спланируйте, что вам нужно сделать, за 9–12 месяцев. Завершите это тем, что вам нужно сделать в день свадьбы.

Просто следуйте временной шкале, добавляйте свои собственные элементы по мере необходимости и используйте столбец «Готово», чтобы отмечать дела по мере их завершения.

Убедитесь, что у вас есть инструменты, необходимые для планирования и проведения мероприятия, которое все запомнят. Эти шаблоны планирования мероприятий для Excel помогут вам в этом.