Как использовать расширенный фильтр в Microsoft Excel

Хотя Microsoft Excel предлагает встроенную функцию фильтрации данных, у вас может быть большое количество элементов на листе или может потребоваться более сложный фильтр. Здесь мы объясним, как создать расширенный фильтр в Excel.

Как настроить диапазон критериев

Прежде чем вы сможете использовать расширенный фильтр в Excel, вам нужно создать диапазон ячеек для условий, которые вы будете использовать.

Добавьте по крайней мере несколько строк над вашими данными, чтобы начать; вы всегда можете вставить больше строк, если это необходимо. Имейте в виду, что вам понадобится одна строка для меток и одна пустая строка между критериями и данными.

СВЯЗАННЫЕ С: Как вставить несколько строк в Microsoft Excel

В верхней строке введите названия столбцов. Они должны совпадать с данными для ваших данных, поскольку они будут использоваться для критериев фильтрации.

В этом руководстве мы будем использовать пример, поэтому ниже приведены данные, которые мы используем.

Затем мы вставляем пять строк над нашими данными. У нас есть одна строка для меток, три для критериев и одна пустая строка. Затем мы копируем наши заголовки столбцов в первую строку. Итак, теперь наш лист выглядит так:

После того, как вы настроили диапазон условий фильтрации, вы готовы создать расширенный фильтр.

Совет: Вы можете назвать свой диапазон критериев, чтобы он автоматически попадал в фильтр, если хотите.

Ввод критериев для расширенного фильтра в Excel

Чтобы ввести критерии расширенного фильтра Excel в ячейку, используйте формат ="=variable" .

Первый знак равенства начинает строку, а кавычки содержат критерий. Вы можете использовать обычные операторы сравнения для ваших условий. Вот несколько примеров.

• Равно Смиту: ="=Smith"
• Не равно Смиту: ="<>Smith"
• Менее 100: ="<100"
• Больше или равно 100: =">=100"

Когда вы вводите критерии таким образом в ячейку, Excel преобразует их в формат, необходимый для фильтра.

Как использовать единый критерий, фильтр Excel с одним столбцом

Лучше всего начать с простого примера с одним условием и одним столбцом. Здесь мы будем фильтровать наши данные на основе идентификатора местоположения 2B.

Перейдите в столбец «Идентификатор местоположения» и введите следующее для равно 2B в первую строку под меткой:

 ="=2B" 

Затем выберите ячейку в наборе данных, перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Дополнительно» в разделе «Сортировка и фильтр» на ленте.

Во всплывающем окне начните с выбора места, где должны отображаться отфильтрованные данные. Вы можете отфильтровать его на месте или в другом месте. Если вы выберете последнее, введите местоположение в поле «Копировать в».

Теперь подтвердите ячейки в поле «Диапазон списка». Excel должен был добавить их автоматически, поэтому просто убедитесь, что они верны.

Затем введите диапазон ячеек в поле «Диапазон критериев». Вы можете легко сделать это, щелкнув внутри поля, а затем с помощью курсора перетащив диапазон на листе. Обязательно включите ячейки меток столбцов и только дополнительные строки с ячейками, содержащими критерии. Если вы включите пустые строки, весьма вероятно, что результаты вашего фильтра будут неверными.

При необходимости установите флажок, если вам нужны только уникальные записи. Нажмите «ОК», когда закончите.

Затем вы должны увидеть отфильтрованные данные. Если вы выбрали фильтрацию данных на месте, другие строки должны быть скрыты. Здесь мы выбрали место на нашем листе для отфильтрованных данных.

СВЯЗАННЫЕ С: Как подсчитать уникальные значения в Microsoft Excel

Как использовать несколько критериев, фильтр Excel с одним столбцом

Возможно, вы хотите отфильтровать данные, используя несколько условий, отображаемых в одном столбце. Вы можете сделать это с помощью расширенного фильтра Excel. В качестве примера мы будем фильтровать наши данные для идентификаторов местоположения 1B и 2B.

Перейдите к столбцу «Идентификатор местоположения» и введите критерии в две отдельные строки, 2 и 3, начиная непосредственно под ярлыком.

 ="=1B"

 ="=2B"

Это должно выглядеть так:

Выберите ячейку в наборе данных, перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Дополнительно», чтобы открыть инструмент фильтрации.

Заполните те же данные, что и раньше, но на этот раз расширьте диапазон критериев, включив в него дополнительное условие. Нажмите «ОК», чтобы применить фильтр.

Затем вы должны увидеть оба результата фильтра в выбранном вами месте.

Как использовать несколько критериев, фильтр Excel с несколькими столбцами

Далее мы рассмотрим использование нескольких условий в расширенном фильтре Excel. Это могут быть критерии И или ИЛИ. Например, вы можете отфильтровать идентификатор местоположения, равный 1A, и интерес, равный Джонсу, где все условия верны. Или вы можете отфильтровать идентификатор местоположения, равный 1B, или лид, равный Джонсу, где выполняются любые условия.

СВЯЗАННЫЕ С: Как использовать логические функции в Excel: ЕСЛИ, И, ИЛИ, XOR, НЕ

Все условия верны

Чтобы отфильтровать с условием И, вы поместите оба критерия в одну строку под соответствующими метками.

Итак, мы вводим следующее под меткой идентификатора местоположения в строке 2:

 ="=1А"

Затем мы вводим следующее ниже метки интереса, также в строке 2:

 ="= Джонс"

Это выглядит так:

Как и раньше, выберите ячейку в наборе данных, перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Дополнительно», чтобы открыть инструмент.

Для этого фильтра мы меняем диапазон критериев, поскольку он включает только строки 1 и 2. При необходимости настройте другие параметры и нажмите «ОК».

Примечание. Обратите внимание, что на снимке экрана Excel назвал для нас диапазон критериев. Вы можете увидеть то же самое при повторном использовании одного и того же диапазона ячеек.

Тогда у нас есть один результат. Помните, что размещение критериев в одной строке указывает на оператор И. Таким образом, несмотря на то, что у нас есть Джонс в качестве лида для двух местоположений, мы отфильтровали только местоположение 1А с Джонсом.

СВЯЗАННЫЕ С: Как увидеть все именованные диапазоны ячеек в книге Excel

Любые условия Верно

Далее мы снова отфильтруем по нескольким условиям, но с использованием критерия ИЛИ. Для этого вы размещаете условия в отдельных строках под соответствующими метками.

Итак, мы вводим следующее под меткой идентификатора местоположения в строке 2:

 ="=1B"

Затем мы вводим следующее под меткой интереса, но в строке 3:

 ="= Джонс"

Это выглядит так:

Откройте инструмент «Расширенный фильтр», как и раньше, настройте диапазон критериев, чтобы он соответствовал дополнительной строке, и нажмите «ОК».

Как видите, у нас есть три результата: один для 1B и два для Джонса. Поскольку мы использовали критерии OR, все условия, которые мы включили, были выполнены.

Ключом к настройке фильтра с несколькими критериями в Excel является то, что для критериев И вы размещаете условия в одной строке, а для критериев ИЛИ вы размещаете условия в отдельных строках.

Любые и все условия True

В качестве последнего примера мы применим более сложный фильтр с использованием критериев И и ИЛИ вместе с другим оператором сравнения. Мы будем фильтровать, если идентификатор местоположения равен 1A, а интерес равен Jones или объем продаж превышает 50 000.

В строке 2 мы вводим следующие критерии под идентификатором местоположения и потенциальным клиентом соответственно:

 ="=1А"

 ="= Джонс"

В строке 3 мы вводим следующее условие под меткой «Продажи»:

 =">50000"

Эта установка выглядит следующим образом:

Откройте инструмент «Расширенный фильтр», дважды проверьте или измените поля по мере необходимости и нажмите «ОК».

Затем вы увидите результаты. Здесь у нас есть строка 2, содержащая наши критерии И, 1А и Джонс. Затем дополнительные строки с 3 по 5, содержащие наши критерии ИЛИ для продаж более 50 000.

Если у вас большой объем данных в электронной таблице и вам нужен более надежный фильтр, помните о расширенном фильтре в Excel.

СВЯЗАННЫЕ С: Как применить фильтр к диаграмме в Microsoft Excel