Как защитить ваши документы Microsoft Word

Вы можете гарантировать, что никто другой не сможет редактировать документ, сделав его доступным только для чтения. Откройте «Файл» > «Информация» > «Защитить документ» , чтобы просмотреть параметры безопасности. В меню «Защитить документ» выберите «Всегда открывать только для чтения». Теперь просто сохраните документ, закройте его, а затем снова откройте.

Word выводит сообщение о том, что автор хотел бы, чтобы вы открыли его только для чтения, если вам не нужно вносить изменения. Нажмите Да, чтобы открыть документ в режиме только для чтения. Конечно, любой может отказаться и открыть документ в режиме редактирования. Цель состоит в том, чтобы облегчить людям открытие документа только для чтения, чтобы снизить вероятность внесения непреднамеренных изменений.

Чтобы снять ограничение только для чтения, откройте документ в режиме редактирования. Щелкните меню «Файл», выберите « Информация» > «Защитить документ» > «Всегда открывать только для чтения» .

Вы можете зашифровать документ с помощью пароля, выбрав « Файл» > «Информация» > «Защитить документ» и выбрав параметр «Зашифровать паролем». Word предложит вам создать пароль для документа. Обязательно используйте сложный, но запоминающийся пароль, потому что нет возможности восстановить или сбросить код, если вы его забудете.

Теперь сохраните документ, закройте его и снова откройте, и Word предложит вам (и всем остальным) ввести пароль для доступа к документу.

Чтобы удалить пароль, откройте меню «Файл», перейдите в «Информация» и выберите «Защитить документ», затем нажмите «Зашифровать с помощью пароля». Появится всплывающее окно, в котором вы можете удалить скрытый пароль, затем нажмите «ОК». Повторно сохраните и закройте документ, и в следующий раз, когда вы откроете его, вам не будет предложено ввести пароль.

Вы можете ограничить способы редактирования документа. Нажмите «Файл» > «Информация» > «Защитить документ » и выберите «Ограничить редактирование». Затем в вашем документе отображается панель «Ограничить редактирование» в правой части документа для ограничений форматирования и редактирования. Здесь вы можете дать людям разрешение читать ваш документ, выбирать, какие части они могут редактировать, и выбирать, как они это делают.

Установите флажок «Ограничить форматирование выбранными стилями», чтобы люди не могли изменить форматирование вашего документа. Нажмите «Настройки», чтобы открыть всплывающее окно «Ограничения форматирования», в котором отображаются все изменения стиля, разрешенные по умолчанию. Вы можете оставить это как есть, изменить его на «Рекомендуемый минимум» или изменить на «Нет». Если вы не уверены, какой параметр выбрать, выберите «Рекомендуемый минимум».

Вы также можете выбрать любой из трех параметров в разделе «Форматирование», чтобы разрешить автоформату переопределять ограничения форматирования, заблокировать возможность переключения тем или схем и заблокировать возможность переключения наборов QuickStyle. Если вы не уверены, не устанавливайте эти три параметра. Нажмите «ОК», чтобы закрыть окно «Ограничения форматирования».

В разделе «Ограничения редактирования» установите флажок «Разрешить только этот тип редактирования в документе», чтобы указать, как читатели могут изменять содержимое документа. Щелкните раскрывающееся меню внизу, чтобы выбрать один из четырех вариантов:

• Отслеживание изменений включает отслеживание изменений в документе и ограничивает все другие типы редактирования.

• Комментарии позволяют читателям вставлять комментарии в документ без внесения каких-либо изменений.

• Заполнение форм позволяет читателям заполнять созданные вами формы, но не изменять их содержимое.

• Без изменений (только для чтения) переводит ваш документ в режим только для чтения, поэтому никакие изменения не могут быть внесены.

Если вы отметите опцию «Комментарии» или «Без изменений» (только для чтения), вы можете создать исключения, чтобы люди могли редактировать определенные части вашего документа. В разделе «Исключения» установите флажок «Все» и выберите любые части документа, которые вы хотите редактировать.

После того, как все будет установлено, нажмите «Да, начать принудительную защиту», затем введите и повторите пароль и нажмите «ОК». Сохраните документ, закройте его, а затем снова откройте, чтобы увидеть, что элементы управления редактированием на верхней ленте неактивны. Если вы разрешили редактирование в определенных разделах документа, щелкните в этой области, и элементы управления снова станут доступными.

Чтобы отключить защиту, перейдите на вкладку «Обзор» и щелкните значок «Ограничить редактирование». Нажмите кнопку «Остановить защиту» в нижней части панели «Ограничить редактирование», затем введите пароль и нажмите «ОК». Снимите флажки с параметров ограничений форматирования и редактирования, которые отображаются на панели.

Чтобы защитить документ цифровой подписью, откройте « Файл» > «Информация» > «Защитить документ» и выберите «Добавить цифровую подпись». Это сообщает людям, которые читали ваш документ, что вы и никто другой подписали его, указывая, что вы были последним человеком, который редактировал и сохранял его.

Для создания цифровой подписи вам потребуется сертификат подписи. Когда вы делаете это в первый раз, Word выводит сообщение с вопросом, хотите ли вы настроить цифровую подпись. Нажмите «Да», и откроется страница поддержки Microsoft, которая поможет вам найти цифровой идентификатор. Попробуйте ссылки для различных поставщиков, чтобы получить цифровое удостоверение личности. Затем нажмите ссылку «Добавить или удалить цифровую подпись в файлах Office». Прокрутите страницу вниз, чтобы узнать, как добавить цифровую подпись.

Получив цифровое удостоверение, вернитесь к кнопке «Защитить документ» и снова нажмите « Добавить цифровую подпись». Заполните необходимые поля и нажмите кнопку «Подписать». Вас могут попросить подтвердить цифровую подпись, затем нажмите OK.

Теперь ваш документ снабжен цифровой подписью и доступен только для чтения. Word объясняет, что документ был подписан и помечен как окончательный, и что если кто-то подделает его, подписи станут недействительными. Любой, кто откроет документ, увидит уведомление о вашей цифровой подписи.

Вместо использования цифровой подписи вы можете пометить документ как окончательный более неофициальным способом. Откройте «Файл» > «Информация» > «Защитить документ» и выберите «Пометить как окончательный». Word сообщит вам, что документ теперь окончательный и будет сохранен. Помечая документ как окончательный, вы отключаете возможности ввода, редактирования и проверки, и любому читателю будет показано сообщение о том, что документ завершен.

Когда кто-то открывает документ, он увидит сообщение в верхней части экрана, информирующее его о статусе файла. Однако читатель все еще может вносить изменения в документ, если он нажмет кнопку «Все равно изменить». Когда эта кнопка нажата, они могут редактировать и повторно сохранять документ.

Конечная цель этой опции не в том, чтобы запретить кому-либо редактировать документ, а в том, чтобы сообщить читателям, что это рекомендуемая окончательная версия. Если кто-то все же захочет отредактировать документ дальше, их действия будут записаны. Когда документ помечен как окончательный, а затем снова отредактирован, первоначальный человек, который заблокировал его, по-прежнему отображается как автор, а другой человек будет сохранен как тот, кто последним изменил документ.