Как убить электронную почту с помощью правильного программного обеспечения для управления проектами

Электронная почта увеличивает стресс, создает ненужную работу и заставляет людей чувствовать себя перегруженными. Никто не может быть лучшей версией себя на работе в таких условиях. В последние несколько лет организации начали отказываться от электронной почты в пользу приложений для обмена командными сообщениями, таких как Slack и других инструментов для общения на рабочем месте. Выбор правильного инструмента или набора инструментов влияет на то, сможет ли ваша команда отказаться от своих традиционных почтовых ящиков. Для многих команд программное обеспечение для управления проектами должно быть частью решения.

Что такое программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами, также называемое приложениями для управления проектами, представляет собой онлайн-инструменты, которые команды используют для отслеживания работы. В самом широком смысле приложение для управления проектами может быть чем угодно: от сложного программного обеспечения для управления работой, такого как Microsoft Project, до простого приложения для ведения дел. Самые мощные приложения включают в себя другие бизнес-инструменты для управления ресурсами, отслеживания времени, затраченного на задачу, или даже для выставления счетов.

Мы часто отличаем различные типы инструментов для совместной работы от приложений для управления проектами, чтобы было проще рекомендовать правильное приложение для правильной цели. Тем не менее, эти две категории и несколько других (например, приложения для канбан-досок и приложения для управления работой) существенно пересекаются. Поэтому, хотя я иногда утверждаю, что такие приложения, как Asana, Trello, Airtable и Basecamp, не являются строго приложениями для управления проектами, мы можем включить их сюда.

Что вы делаете в программном обеспечении для управления проектами?

Каждое приложение для управления проектами немного отличается, но большинство из них позволяют вам видеть различные аспекты работы вашей команды, не требуя, чтобы вы спрашивали о них своих коллег.

Когда вы входите в систему, вы видите все задачи, которые ваша команда должна выполнить, и сроки. Вы видите, кому была назначена какая задача, если и когда они ее выполнили, и были ли у них какие-либо комментарии по этому поводу. Если один из ваших коллег неожиданно ушел, вы можете войти в приложение для управления проектами и проверить, есть ли у него сегодня какие-то срочные дела, которые должен взять на себя другой член команды. Если вы в настоящее время используете электронную почту, чтобы сообщить кому-то о том, что задача выполнена, задать вопросы о задаче или отправить что-то на утверждение, вы, вероятно, выиграете от приложения для управления проектами.

Это еще не все. Когда вы и ваши коллеги используете приложение для управления проектами, оно подсчитывает выполненную работу. Сколько задач было выполнено вовремя? Находится ли проект в целом на пути к завершению к установленному сроку? Надежные приложения для управления проектами поставляются со всевозможными диаграммами и графиками, которые помогут вам следить за такими вещами. Таким образом, если проект начнет давать сбои, вы сможете обнаружить это на ранней стадии и принять меры для предотвращения этого. Но не будем отвлекаться. Давайте остановимся на том, как приложения для управления проектами помогают людям общаться.

Что делает менеджер проекта?

Проект – это набор задач. Менеджер проекта — это человек, который знает, что такое все эти задачи, или, по крайней мере, контролирует их. Иногда менеджер проекта распределяет задачи или помещает их в пул, чтобы люди могли их потребовать. Затем менеджер проекта следит за задачами и людьми, которые их выполняют, пока они все не будут выполнены.

Не в каждой команде есть менеджер проекта как таковой, но в большинстве есть ответственный. Это может быть владелец бизнеса, менеджер или руководитель группы. Кто бы ни был вашим ответственным лицом или ежедневным лицом, принимающим решения, это ваш руководитель проекта.

Почему электронная почта вредна для проектов

Электронная почта — это электронная почта, что, я знаю, звучит очевидно, но оставайтесь со мной здесь. Почта — ужасный способ распределения работы. Представьте, если бы ваши задания приходили к вам обычной почтой. Это почти смешно. Тем не менее электронная почта ничем не отличается от обычной почты, за исключением того, что она быстрее.

Подумайте о том, что электронная почта хороша для предоставления:

• асинхронная связь с бумажным следом
• доставка документов

Теперь подумайте о том, что должен знать менеджер проекта, когда он управляет серией задач:

• кто доступен
• сколько работы каждый рабочий в настоящее время назначил им и когда это должно
• ход работы, которая уже назначена (например, «Джону назначены две задачи, и обе они выполнены на 90 процентов»)
• календарь дедлайнов
• способность расставлять приоритеты и перераспределять приоритеты задач в зависимости от потребностей проекта

Выполнение такой работы по почте смехотворно.

Что еще более важно, то, как большинство офисных работников используют электронную почту, создает помехи. Когда приходят новые сообщения электронной почты со звуковыми сигналами или всплывающими уведомлениями, работники обычно проверяют, не является ли входящее сообщение срочным. Затем они возвращаются к тому, чем мы занимались до следующего перерыва. Люди делают это в течение всего дня, проверяя и просматривая свою электронную почту. Несколько исследований показывают, что работа с электронной почтой занимает около 30% рабочего дня работника умственного труда, и это время распределяется равномерно в течение дня, а не отдельными частями. Другими словами, электронная почта постоянно прерывает нас.

Прерывания обычно имеют чистый негативный эффект, хотя он может быть не таким, как вы предполагаете. Перерывы заставляют людей чувствовать себя более напряженными, и им кажется, что у них больше работы, чем на самом деле. Люди также испытывают большее разочарование и нехватку времени.

То, как люди взаимодействуют с электронной почтой, также приводит к потере времени. Мы теряем время, когда нам приходится перечитывать то же электронное письмо, которое мы просматривали ранее днем, потому что мы забыли, что в нем было написано. Если вы забудете дату ключевого результата, выкопать его из электронной почты займет время. А что, если электронное письмо, которое вы выкапываете, старое, а дата с тех пор передвинулась на неделю вперед?

Все это говорит о том, что электронная почта не предназначена для управления задачами. Это неправильный инструмент для этой работы.

Взаимодействие со службой управления проектами

Управление проектами включает в себя жонглирование людьми и ресурсами, бдительное наблюдение за временем и перераспределение или изменение приоритетов задач по мере изменения ситуации. Программное обеспечение для управления проектами было разработано для решения таких и других проблем, которые обычно возникают в ходе проекта.

Каково общение в приложении для управления проектами по сравнению с электронной почтой? Это как разница между тем, чтобы увидеть что-то своими глазами и прочитать описание этого. В первом сценарии у вас есть контроль над тем, что вы хотите видеть и когда. Во-вторых, вы полагаетесь на то, что другие люди будут печатать сообщения, сообщая вам то, что они считают наиболее важным, или, что еще хуже, то, что, по их мнению, вы хотите услышать.

Различные приложения для управления проектами имеют разные инструменты для общения. Например, почти все они поддерживают @упоминания. Поскольку Slack и другие приложения для обмена командными сообщениями стали настолько популярными, вы часто можете подключить их к своему приложению для управления проектами, тем самым упорядочивая свои разговоры в одном месте. Если у вас еще нет приложения для командного чата, вы можете пропустить его и вместо этого поискать приложение для управления проектами, которое включает окно чата в приложении. Его предлагают Zoho Projects и ProofHub.

Допустим, в рассматриваемом проекте много визуальных элементов, и команде, работающей над ним, необходимо их обсудить. Ваша жизнь станет намного проще, если в вашем приложении для управления проектами есть инструменты разметки изображений. Таким образом, вы можете в электронном виде делать наброски на изображении и прикреплять комментарии, чтобы всем в вашей команде было проще давать и понимать отзывы. Volerro — один из примеров приложения для управления проектами с инструментами разметки.

Как уже упоминалось, приложения для управления проектами обрабатывают все основные вещи, которые вам нужно жонглировать и отслеживать, такие как задачи, сроки, прогресс и исполнители. Вся эта информация видна тем, кто в ней нуждается. В этом смысле меньше необходимости в общении по такого рода вопросам. Вам никогда не нужно отправлять кому-то электронное письмо и отправлять копии полудюжине людей, чтобы узнать, почти ли они выполнили задание, когда вы можете войти в систему и увидеть, что оно помечено как выполненное на 75%. Многое из того, что требует от вас чтения между строк при использовании электронной почты для управления задачами, внезапно становится кристально ясным, когда вы используете программное обеспечение для управления проектами.

Меньше времени на отправку электронной почты — больше времени на работу

Преимущества перехода команды от электронной почты к приложению для управления проектами для общения могут быть огромными. Само по себе сокращение количества электронной почты, безусловно, сделает всех счастливыми, но это меркнет по сравнению с добавленной стоимостью большей видимости того, кто что делает, что еще они делают, и статуса каждой задачи. Это значительно упрощает получение точной информации во время работы, чтобы лица, принимающие решения, могли принимать правильные решения.

Дополнительные советы по работе с приложением для управления проектами см. в разделах 7 способов упростить управление проектами в Teamwork Projects и 5 функций Zoho Projects для организации вашего бизнеса.