Как создать успешный обучающий видеоконтент (пример из практики)

• Организация: SoftwareONE
• Отрасль: Управление ИТ-услугами
• Проблемы: стоимость, ресурсы, обновление учебных материалов, масштабируемость, создание, время выхода на рынок, многоязычное обучение.
• Решение: создавайте обучающие видеоматериалы и делитесь ими с помощью TechSmith Camtasia и Snagit.

Плохое корпоративное обучение или его отсутствие в конечном итоге влияет на способность каждого в организации хорошо выполнять свою работу.

Это может быть очень болезненным процессом для исправления и пустой тратой драгоценного времени.

А без обучающей группы в каждом месте держать всех в курсе событий может стать серьезной проблемой.

Вот почему многие компании, в том числе SoftwareONE — глобальная организация, насчитывающая более 3000 консультантов по управлению портфелями программного обеспечения, — начали использовать корпоративные обучающие видеоролики в своих компаниях.

«Наличие тренингов, доступных в любое время, в любом месте и на любом устройстве, поддерживает вовлеченность и мотивацию сотрудников, предлагает более устойчивую учебную библиотеку и значительно снижает транспортные расходы». – объяснил нам Джон Мэйс, глобальный руководитель отдела кадров в SoftwareONE.

Сейчас SoftwareONE собирает более 40 000 просмотров своих обучающих видео в год.

Но как SoftwareONE добилась такого успеха в создании корпоративных обучающих видеороликов?

Давайте погрузимся.

Ситуация

SoftwareOne помогает клиентам управлять всеми аспектами своего портфеля программного обеспечения. Они работают над снижением сложности, затрат и рисков при одновременном повышении гибкости своего ИТ-ландшафта.

Задача двоякая.

Консультанты должны быть экспертами в области программного обеспечения, которое они продают, и должны быть в курсе тенденций в ИТ-индустрии. Они также должны быть достаточно технически подкованными, чтобы понимать изменения в технологиях, инфраструктуре и бизнес-потребностях.

Имея консультантов в 145 странах, включая разные языки и культуры, они изо всех сил пытались постоянно проводить необходимое обучение.

Им нужен был способ обучения сотрудников различным программным решениям и внутренним процессам. Каждый консультант должен подчеркивать преимущества каждого программного обеспечения, которое он предлагает, и отвечать на любые вопросы, которые могут возникнуть у клиентов.

Будучи глобальной компанией, SoftwareONE должна была найти более экономичный, эффективный и масштабируемый способ обучения новых сотрудников и торговых представителей.

Найти правильный процесс было непросто. В программу обучения необходимо включить:

• Создание контента
• Доставка
• Несколько языков
• Несколько предметов курса
• Качество и последовательность контента

Расходы

Обучать сотрудников и удаленных консультантов лицом к лицу дорого и невыполнимо.

Чтобы быть эффективным, обучение должно было соответствовать высоким стандартам личного обучения, чтобы точно консультировать клиентов.

Ресурсы

При использовании традиционных методов обучения могут пройти месяцы, прежде чем они смогут привлечь нового сотрудника для живого обучения. В конечном итоге это становится слишком дорого и отвлекает нового сотрудника от работы, ориентированной на клиента, в среднем на три полных дня.

Это приводит к потере потенциального дохода из-за более длительного периода адаптации и того, что новый сотрудник занят обучением.

По этим причинам очное обучение не было эффективным или устойчивым вариантом.

Масштабируемость

Имея сотрудников на нескольких континентах, может быть сложно обучить всех на одном уровне знаний. Ключевой задачей было обучить их подробному контенту и масштабировать его по каталогу продуктов на многих языках.

Стефану Кадишу, глобальному директору по обучению и развитию, было поручено решить эти проблемы, начав с нуля без существующих систем, процессов или создателей контента.

«Необходимо создать последовательный и масштабируемый способ обучения людей по всему миру работе с программными продуктами, которые постоянно обновляются и изменяются, — объясняет Стефан.

Поскольку не существовало готовой программы обучения для достижения всех важнейших целей SoftwareONE, он решил создать ее.

Путь SoftwareONE к успеху

В 2010 году Стефан начал разрабатывать план для достижения этих целей. Он собрал команду, которая специализировалась на том, чтобы стать экспертами в области программного обеспечения, которое они продавали.

Так родилась Глобальная команда по обучению и развитию.

Вначале команда высшего руководства SoftwareONE скептически относилась к тому, что команда решит проблему. Они выделили небольшой бюджет только на начальное обучение.

На эти деньги Стефан купил Camtasia, Snagit и Quickshare, чтобы начать работу.

Команда начала создавать видеоролики, чтобы поделиться своим новым опытом работы с каталогом программного обеспечения, которое они предлагают. Они также создали пользовательский портал для обмена учебным контентом в организации. Через три месяца их первое обучающее видео уже набрало более 3000 просмотров. Это впечатлило команду высшего руководства и помогло за очень короткое время определить ценность онлайн-обучения.

«Запись слайдов PowerPoint с помощью Camtasia позволяет непрофессионалам снимать видео за разумное время», — объяснил Стефан. «Мы работаем и с другими инструментами, но 95% обучающего контента создается с помощью Camtasia из-за простоты использования».

Теперь глобальная команда по обучению и развитию выросла до более чем 50 человек. Они создали более 1400 обучающих видеороликов с помощью Camtasia и могут похвастаться более чем 40 000 просмотров в год.

Творчество

В SoftwareONE рабочий процесс создания обучающего контента сводится к науке.

Создание видеороликов и снимков экрана — неотъемлемая часть разработки обучающего контента. Команда Instructional Design разрабатывает необходимую учебную программу, а эксперты в предметной области (SME) создают скринкасты с помощью Snagit, чтобы зафиксировать свои знания.

«[МСП] используют Snagit для записи дампа всей информации, которая нам от них нужна», — объяснил Александр Мюнцберг, специалист по учебному дизайну в немецком офисе SoftwareONE. «После того, как у них есть запись экрана с информацией о предмете, они отправляют ее [обратно] в команду по разработке учебных материалов, где мы используем Camtasia, чтобы превратить их скринкасты в более формальные и подробные обучающие видеоролики».

Работа с профильными экспертами имеет решающее значение для создания правильного контента для программы обучения SoftwareONE. Но провести с ними время — обычная проблема. У малых и средних предприятий напряженный график, и может быть сложно получить правильную информацию.

«Мы заранее информируем наши малые и средние предприятия о том, какая информация нам нужна от них, чтобы не столкнуться с проблемой нехватки информации или неполучения соответствующей информации», — сказал Александр.

Распределение этих задач между различными группами дает наибольшую выгоду от времени МСП, в то же время создавая качественную учебную часть. Поскольку видео доступны для редактирования, весь процесс масштабируется, что очень важно, чтобы обучение было свежим и актуальным.

«Мне также нравится стабильность и функции, предлагаемые Snagit и Camtasia. Они настолько полезны и обеспечивают хорошие рабочие процессы, которые так важны. Если мы хотим включить ответвляющие вопросы и экзамены, мы можем легко загрузить файл Camtasia в другое программное обеспечение для создания курсов электронного обучения, чтобы добиться этого».

После того, как они закончат курс с обучающим видеоконтентом, они выложат его на своем внутреннем учебном портале ONE|University.

Темы и программы обучения

Курсы глобальной группы обучения и развития варьируются от программного обеспечения, которое они продают, до внутренних тренингов. Они создают видео, чтобы показать свои процессы продаж, управление проектами, оптимизацию и многое другое.

SoftwareONE серьезно относится к тому, чтобы консультанты стали экспертами в своих предложениях. Настолько, что их официальные учебные программы имеют девять уровней, которые сотрудники должны пройти, чтобы достичь экспертного уровня.

Они составляют учебные программы круглый год и постоянно пересматривают их. Их неформальная учебная программа ONE | Tube включает темы, выбранные сотрудниками и для них. Это завершает их корпоративную программу формального обучения.

SoftwareONE также проводит очные (очные) тренинги. В них часто участвуют приглашенные партнеры, которые представляют новейшее программное обеспечение. Чтобы зафиксировать знания выступающего, SoftwareONE записывает живую демонстрацию и превращает ее в видео. Они также находят это полезным для контента в стиле «обучения тренера».

Обновление учебных материалов

SoftwareONE также добавила в процесс менеджеров по продуктам. Менеджеры по продуктам тесно сотрудничают с поставщиками программного обеспечения в их каталогах продуктов, чтобы узнать, что будет дальше, просмотреть и понять планы развития продукта и объяснить предстоящие изменения. Затем они работают с командой по обучению, чтобы включить обновления в содержание видеообучения. Таким образом, их консультанты всегда будут в курсе последних обновлений.

Глобальная команда по обучению и развитию также тесно сотрудничает со своей внутренней службой поддержки, чтобы узнать о распространенных вопросах и проблемах клиентов.

Это помогает создателям контента узнать, какие учебные темы им нужны для создания обучающего видеоконтента, и какой существующий контент им нужно обновить. Консультанты могут быстро корректировать свои знания и фокус поддержки. Это также снижает количество обращений в службу поддержки и службу поддержки.

Результаты и рентабельность инвестиций

Трудно провести прямую связь между обучением и доходом, но SoftwareONE видит ценность визуальных эффектов.

«Использование Camtasia и Snagit помогло нам сократить расходы, поскольку все сотрудники могут вносить свой контент из успешных примеров», — пояснил Джон. «Эти примеры затем преобразуются в видеотренинги командой обучения и развития».

Приблизительные оценки экономии средств за счет перехода от очного обучения к онлайн-обучению и обучению по запросу могут составить огромные цифры.

Все сотрудники теперь проходят обучение намного быстрее, чем раньше. Они ускоряют свой уровень знаний благодаря многоуровневым уровням обучения. Сотрудник должен просмотреть и изучить все девять уровней, чтобы стать экспертом или «черным поясом».

Наличие образованной и хорошо подготовленной команды экспертов часто помогает заключать более крупные сделки быстрее.

«Самый распространенный отзыв, который я слышал от наших сотрудников, которые учатся на нашем контенте, заключается в том, что они благодарны за обучение с помощью видео вместо того, чтобы читать длинные PDF-файлы и слайды PowerPoint. А с видео мы можем легко добавить субтитры в дополнение к повествованию для сотрудников, которым труднее слушать акценты за пределами их географии», — пояснил Александр.

В результате только за один квартал Глобальная группа по обучению и развитию создала 130 новых обучающих видеороликов.

Эта каденция продолжается на протяжении всего их годового графика, наряду с обновлением существующих видео. Эта официальная программа обучения оказалась настолько успешной, что теперь SoftwareONE внедрила необязательную неформальную культуру обучения и обучения.

Они создают обучающие видеоматериалы с помощью TechSmith Snagit и публикуют их на своем внутреннем портале ONE|Tube.

Теперь любой сотрудник может создать видео на выбранную им тему и поделиться им, чтобы помочь другим учиться.

«Социальное обучение является самомотивированным. Сотрудники хотят делиться своими видео, а не текстом, и людям это нравится», — сказал Стефан. «Видео загружаются и распространяются со всего мира. В компании много миллениалов, и видео полностью принято, поэтому оно прижилось во всей компании».

Жду с нетерпением

Хотя SoftwareONE уже увидела огромные преимущества создания и внедрения глобального подхода к обучению и развитию как с формальными, так и с неформальными программами обучения, они не остановились на достигнутом.

Сейчас они работают над своей версией 2.0, которая позволит их обучающим курсам быть доступными для мобильных устройств и браузеров, что повысит количество просмотров, предлагая видео в любом месте и в любое время.

Наконец, я надеюсь, что вы нашли это тематическое исследование полезным! Готовы приступить к созданию собственного обучающего видеоконтента? Начать работу с TechSmith Snagit и Camtasia очень просто. Узнайте больше о нашем программном обеспечении и попробуйте его бесплатно.