Как создавать и управлять цифровыми семейными документами

Опубликовано: 2022-01-29

В чрезвычайной ситуации последнее, что вы хотите сделать, это искать документы. То же самое можно сказать в моменты сильного стресса или горя. В идеале все важные документы, которые вам могут когда-либо понадобиться, должны быть легко доступны и легко доступны. Как ты это делаешь?

Лучший способ держать важные документы под рукой — это перейти на безбумажные документы, оцифровав их, а затем сохранить эти электронные файлы в месте, где вы сможете получить их с компьютера, планшета или смартфона. Во многих случаях вам также следует сохранять физические копии документов, но это не значит, что вы не можете сделать и цифровую копию. Есть так много преимуществ для этого.

Во-первых, вы получаете резервную копию, которая невероятно полезна, если что-то случится с оригиналами. Во-вторых, вы можете получить документы в любое время и в любом месте, если у вас есть безопасное подключение к Интернету. В-третьих, когда информация оцифрована, вы можете искать ее по ключевым словам, а не продираться сквозь стопки бумаги. Наконец, гораздо проще поделиться электронным файлом с юристом, финансовым консультантом или членом семьи, который в нем нуждается, чем отправлять факсы или ксерокопии.

Какие важные семейные документы вы, возможно, захотите оцифровать? Как лучше всего сканировать и хранить их, чтобы они были в безопасности, чтобы их было легко найти и чтобы они всегда были доступны, когда они вам нужны?

Примеры документов для оцифровки

Вам не нужно все оцифровывать. Хотя может быть некоторая потенциальная ценность в сохранении каждого счета за коммунальные услуги или каждой выписки по кредитной карте, какова вероятность того, что они вам понадобятся и вы не сможете получить к ним доступ со своего онлайн-счета в банке или поставщика коммунальных услуг?

Вместо этого сосредоточьтесь на документах, на которые вам, вероятно, придется ссылаться в какой-то момент (например, налоговые декларации) или на которые вам действительно было бы полезно иметь резервную копию. Некоторые примеры:

Документы, связанные с крупными жизненными изменениями: свидетельство о рождении; документы об усыновлении; свидетельства о браке, разводе, семейном партнерстве; иммиграционные сертификаты и формы
Паспорта, водительские права и удостоверения личности
Отчеты о состоянии здоровья, включая записи о вакцинах и иммунизации
Записи домашних животных
Официальные стенограммы образования и сертификаты об окончании
Титулы и документы на имущество
Договоры аренды и займа
Налоговая декларация

Семейные фотографии тоже могут прийти на ум, но они требуют совершенно другого процесса сканирования и сохранения. С документом вам не нужно изображение с высоким разрешением, но с фотографиями вам нужно. Кроме того, с фотографиями вы должны учитывать цвет, оттенок сепии или оттенки серого, что обычно не является проблемой для стандартных документов.

Если у вас есть исторические семейные документы, которые больше похожи на семейные фотографии, возможно, потому, что они являются антиквариатом или имеют сентиментальную ценность, то вам, вероятно, лучше обращаться с ними как с фотографиями. Для любых чрезвычайно деликатных или ценных документов подумайте о том, чтобы обратиться за помощью к архивариусу или прочитать несколько советов из Национального архива США.

Как оцифровать важные документы

Давайте сначала посмотрим, как отсканировать документ и превратить его в электронный файл.

Вам не нужен настольный сканер, чтобы получить профессиональные результаты. Все, что вам нужно, — это смартфон с мобильным приложением для сканирования, высококонтрастная поверхность (например, если у вас белая бумага, поверхность должна быть темной) и приличное освещение.

Чтобы отсканировать документ:

Положите бумагу на высококонтрастную поверхность. Убедитесь, что у вас достаточно освещения. Нахождение возле окна в дневное время очень помогает.
Положите документ ровно. Большинство приложений для сканирования исправляют незначительные дефекты, такие как складки и загнутые углы, но если вы можете заставить документ лежать ровно, это идеально.
Запустите приложение для сканирования и расположите телефон параллельно документу. Большинство приложений для сканирования имеют автоматическое определение краев, если вы прилагаете разумные усилия, чтобы обрамить страницу в направляющих на экране.
Большинство приложений сканируют страницу автоматически, но в некоторых случаях вам может потребоваться нажать, чтобы завершить сканирование. Затем приложение предложит вам повторить процесс, если вы хотите добавить больше страниц в тот же файл.

Многие отличные приложения для сканирования бесплатны или предлагают бесплатный уровень обслуживания. ABBYY FineScanner и Microsoft Office Lens — два замечательных примера. В облачное хранилище и приложения для создания заметок (которые, возможно, у вас уже есть) включено сканирование документов. Это верно, например, для мобильного приложения Dropbox и мобильного приложения Evernote.

Если вы хотите иметь возможность редактировать отсканированные документы, например, чтобы превратить лист бумаги в документ Microsoft Word, вам нужно приложение для сканирования, которое включает в себя OCR и преобразование в редактируемый текст.

Где безопасно хранить документы

Вы уже используете облачное хранилище или службу синхронизации файлов, например Google Диск или Microsoft OneDrive, для хранения и резервного копирования важных файлов? Тогда, вероятно, имеет смысл использовать этот же сервис для хранения ваших семейных документов.

Нет недостатка в облачных решениях для хранения данных. Все упомянутые варианты — Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive — вполне хороши. Самое главное, поскольку они очень популярны, приложения для сканирования часто дают вам возможность экспортировать ваши оцифрованные документы прямо в них; или они предлагают свою собственную встроенную функцию сканирования.

Как организовать цифровые семейные документы

В зависимости от объема документов вашей семьи вы можете создать серию папок и подпапок в службе хранения для их организации. Однако это может занять много времени, и люди часто начинают с одного пути сортировки и организации, прежде чем на полпути понимают, что это не сработает.

Итак, быстрый и простой способ сделать это по годам. Для начала создайте 10 папок и назовите их за последние 10 лет. Например, у вас будут папки с названиями 2020, 2019, 2018 и так далее. Как только вы достигнете 11 лет назад, добавьте «и старше» (или что-то подобное) к имени папки. Другими словами, ваша самая старая папка будет называться «2010 и старше».

Теперь вы можете рассортировать цифровые документы по папкам и примерно знать, где они находятся. Для удостоверений личности используйте год выпуска. Для стенограмм используйте последний год посещения школы. Если у вас слишком много файлов в какой-либо папке, просто создайте подпапку в соответствии с темой, например «Налоговые документы 2020 года» или «Медицинские карты 2019 года».

А имена файлов? Я считаю, что имеет смысл дать файлу хорошее имя при первом его сканировании, обычно потому, что я сканирую документ по какой-то причине. Если врач просит меня предоставить копию моих записей о прививках, я даю этому файлу четкое название перед отправкой.

Если вы одновременно сканируете огромные пакеты документов, сосредоточьтесь на том, чтобы помещать их в нужную папку по годам, и обязательно создавайте подпапки, которые помогут вам разобраться в том, что у вас есть. Таким образом, вам не придется тратить слишком много времени на переименование файлов, но ваши документы будут в разумном порядке, когда вам нужно что-то найти.

Помните о своей цели

Всегда помните о цели оцифровки ваших документов. Для очень важных документов целью может быть создание резервной копии на случай, если что-то случится с оригиналами. Для других типов документов цель может заключаться в том, чтобы сделать файлы легко доступными в следующий раз, когда вам нужно будет отправить их кому-то другому. Помните о своей цели, чтобы направлять вас, когда дело доходит до именования и сортировки файлов, в частности. Пока вы помните об этом, вы можете легко справиться с этим проектом и получить отличные результаты.