Как получить важные данные с помощью приложений для сканирования и оптического распознавания текста

Приложение для сканирования с оптическим распознаванием символов (OCR) незаменимо для организованности. Лучшие приложения для сканирования помогут вам захватить все виды информации, такие как слайды презентаций со встречи, заметки на доске, визитные карточки, не говоря уже о важных документах. Они пригодятся и для других целей, от оцифровки бумажных рецептов до сохранения гарантий.

Несколько лет назад мне нужно было получить новый паспорт и в этот же день сдать его на визу. Сразу после того, как я взял паспорт, я подумал: «Возможно, мне следует получить его копию, прежде чем я его отдам». Я достал телефон и просканировал его. Конечно же, виза заняла больше двух недель, а тем временем мне нужны были данные моего паспорта для кучи бумаг. Хорошо, что у меня была разборчивая копия!

Как работают приложения для сканирования?

Когда вы используете мобильное приложение для сканирования, это не сильно отличается от фотографирования. В идеальных условиях вы воспроизводите документ на контрастном фоне и наводите на него камеру телефона.

Затем приложение для сканирования проведет вас через весь процесс. Обычно он говорит вам выровнять края документа с метками обрезки на экране телефона. Держитесь ровно, как можете, но не волнуйтесь. Приложение подстраивается под небольшие движения. Сканирование занимает секунду или две. Когда это будет сделано, вы обычно увидите предварительный просмотр вашего документа. Затем приложение обычно спрашивает, хотите ли вы добавить больше страниц или начать новое сканирование.

Возможно, вы думаете, что можете вообще пропустить приложение для сканирования и вместо этого сфотографировать любые документы, которые хотите сохранить в цифровом виде. Можно, но есть два недостатка. Во-первых, изображение вряд ли будет таким же четким, как скан, поэтому вы рискуете получить неразборчивый текст. Во-вторых, вы не можете выполнять поиск по тексту, что может сильно затруднить поиск нужного позже.

Что следует сканировать с помощью приложения для сканирования?

Давайте рассмотрим примеры того, как вы можете использовать приложение для сканирования, чтобы оставаться организованным. После этого я объясню, какие функции вам следует искать в лучших приложениях для сканирования, и назову несколько приложений, в которых они есть.

Визитные карточки

В следующий раз, когда кто-то протянет вам визитную карточку, используйте приложение для сканирования, чтобы получить контактную информацию этого человека, а затем верните визитку. Вы покажете, как легко быть безбумажным, а также собирать их данные в цифровом формате, чтобы вам не пришлось ничего печатать позже. Некоторые приложения для сканирования могут обнаруживать визитные карточки и создавать новую запись в вашем приложении для контактов. Другие ищут LinkedIn, чтобы предложить подключиться туда.

Доски и материалы для презентаций

На собраниях большинство из нас хочет уделить каждому выступающему все свое внимание. Это трудно сделать, если мы смотрим на презентацию или доску, надеясь не пропустить важную деталь. Отличное решение — быстро сканировать слайды или другие материалы по мере их появления, зная, что вы сможете просмотреть их более подробно позже.

Документы для отправки по электронной почте или резервного копирования

Хотя многие люди и организации с удовольствием отправляют вам цифровые документы, все еще есть много случаев, когда мы сталкиваемся с бумагой. Допустим, ваш банк дает вам на подпись важный бумажный документ, но вы хотите, чтобы ваш юрист сначала проверил его. Это прекрасное время, чтобы использовать ваше приложение для сканирования. Отсканируйте несколько страниц, чтобы отправить их по электронной почте. Некоторые приложения для сканирования включают в себя инструмент, который также позволяет вам подписывать их цифровой подписью.

Другие важные документы, которые вы, возможно, захотите отсканировать и создать резервную копию, включают записи о прививках, налоговые документы и юридические свидетельства (о рождении, браке, иммиграции и т. д.).

Что искать в приложении для сканирования

Лучшие приложения для сканирования четко захватывают ваши документы, делают текст доступным для поиска и помогают сохранять готовые файлы в нужных местах. Вот что нужно искать:

Автоматическое определение края

Отличное приложение для сканирования и оптического распознавания символов автоматически находит края ваших документов. Когда вы наводите камеру на бумагу, метки обрезки, которые вы видите на экране, должны самостоятельно искать край документа и подстраиваться под разные размеры. Таким образом, независимо от того, сканируете ли вы лист бумаги формата А4 или визитную карточку, приложение определяет это автоматически.

Параметры сохранения и экспорта

Лучшие приложения для сканирования предоставляют вам варианты, где вы можете сохранить или экспортировать недавно отсканированные тексты, например Google Диск, Dropbox или другой сервис хранения. Вам не нужно приложение, которое заставляет вас хранить документы в новом месте.

OCR

Я упомянул OCR в начале этой статьи. Когда у вас есть OCR, любые слова, которые вы сканируете, становятся текстом. Вы также можете скопировать и вставить текст или отредактировать его. Допустим, вы просматриваете рецепт и видите, что в нем есть опечатка. С действительно хорошим приложением для сканирования и распознавания текста вы сможете исправить опечатку. Некоторые приложения могут преобразовывать окончательный текст в знакомый формат обработки текстов, например .docx. Другие позволяют изменять текст прямо в приложении, не открывая документ в текстовом редакторе.

OCR также позволяет выполнять поиск по тексту документов. Это означает, что если вы хотите найти свои записи об иммунизации, вы можете попробовать найти файл по имени своего врача. Вам не нужно помнить, как вы назвали файл. Если вы часто пользуетесь поиском для поиска файлов, вам обязательно понадобится OCR.

Функциональность поиска

Возможно, вы не очень организованы, когда дело доходит до экспорта и сохранения файлов в другом месте. В этом случае вы захотите иметь возможность искать в содержимом приложения для сканирования все, что вы когда-то сканировали и теперь вам нужно. Отличное приложение для сканирования будет иметь собственную функцию поиска.

Многостраничная поддержка

Действительно хорошие приложения для сканирования могут последовательно сканировать несколько страниц. Затем они должны легко сопоставить все страницы в один PDF-файл. Самые высококачественные приложения для сканирования также корректируют искажения страниц, например, когда вы сканируете страницы из книги и не можете заставить их ровно лежать.

Цена

Многие из лучших приложений для сканирования и распознавания текста имеют бесплатный уровень обслуживания и платный уровень премиум-класса. OCR иногда считается премиальной функцией. Цены на приложения для сканирования и оптического распознавания символов немного сумасшедшие. Какое-то время за приличное приложение можно было заплатить от 4 до 7 долларов. Теперь разовые сборы в десять раз выше. Хотя тарифы на подписку более разумны, некоторым людям приложение для сканирования требуется всего несколько раз в год.

Лучшие приложения для сканирования

Теперь, когда вы понимаете, на что способны приложения для сканирования и зачем они вам нужны, вот некоторые из лучших, которые вы можете найти. Я сосредоточился на приложениях, которые предлагают сканирование и распознавание текста, а также позволяют редактировать текст. Есть много приложений, которые просто сканируют. Evernote Scannable и мобильное приложение Dropbox — два примера. Но они не дают вам окончательный текст, который вы можете скопировать и вставить или отредактировать. Эти приложения делают.

Независимо от того, какое приложение вы выберете, вы обнаружите, что наличие под рукой приложения для сканирования, которому вы доверяете, поможет вам оцифровать ваши документы и оставаться организованным.

ABBYY FineScanner (посетите сайт ABBYY)

Бесплатно; Pro за 4,99 долл. США в месяц, 19,99 долл. США в год или единовременную плату в размере 59,99 долл. США.

ABBYY FineScanner, возможно, является лучшим и наиболее функциональным сканером и приложением OCR для мобильных устройств. Он экспортирует файлы в различные форматы, позволяет сохранять файлы в большинстве основных служб хранения и даже запускает распознавание символов на более чем 40 языках. Вам нужна учетная запись Premium, чтобы получить OCR, который стоит 4,99 доллара в месяц, 19,99 доллара в год или 59,99 доллара за единовременную плату.

Доступно на Android, iOS

Microsoft Office Lens (посетите сайт ABBYY)

Бесплатно

Microsoft Office Lens — одно из немногих бесплатных приложений для сканирования. Это немного медленнее и неуклюже, чем другие приложения с обнаружением краев и обрезкой, но оно выполняет свою работу. В приложении есть специальные режимы для сканирования визиток и белой доски. Чтобы отредактировать отсканированный текст, вы должны экспортировать текст через Microsoft OneDrive, а затем открыть его в Word.

Доступно на Android, iOS, Windows

Scanbot 9 (посетите сайт ABBYY)

Бесплатно; Pro за 4,49 доллара в первый год, затем 22,49 доллара в год; или 69,99 долларов единовременно на iOS

Scanbot — отличное приложение для сканирования и распознавания текста. При этом компания недавно изменила свою модель ценообразования с недорогой единовременной платы на годовую подписку или более дорогую единовременную плату (69,99 долларов США). Кроме того, цены очень трудно отследить. В любом случае, Pro-версию Scanbot стоит рассмотреть, если вам нужно быстрое и точное приложение для сканирования практически любого типа документа. Он имеет хорошие инструменты для коррекции и оптимизации цвета, а также другие функции сканирования, такие как считыватель QR-кода и сканер штрих-кода. Вы также можете использовать его для подписи документов, используя только палец и телефон или планшет.

Доступно на Android и iOS