Как автоматически отправлять электронные письма BCC с помощью правил в Outlook

Иногда вы можете захотеть скопировать отправленные электронные письма на другой адрес без ведома получателя. В Microsoft Outlook для этого можно настроить правила. Мы проведем вас через весь процесс и поделимся важным предостережением.

Большинство людей знакомы с опцией CC (копия) в своей программе электронной почты. Копирование кого-либо означает, что вы отправляете ему копию сообщения. Другие получатели также могут видеть, кто получил копию.

Также есть вариант BCC (слепая копия). Любой, кого вы BCC, будет скрыт от других получателей, но он или она сможет видеть отправителя и получателей.

В Outlook вы можете добавить поле BCC в электронные письма с помощью простого переключателя. Для этого откройте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры» и нажмите «Скрытая копия». Это сделает поле «Скрытая копия» видимым в этом и во всех новых электронных письмах. Чтобы снова скрыть его, нажмите «Параметры» > «Скрытая копия» в любом новом письме.

Если вы хотите отправить скрытую копию кому-то по определенному адресу электронной почты, просто введите адрес электронной почты этого человека в поле «Скрытая копия» так же, как в полях «Кому» или «Копия».

Поле «Скрытая копия» чаще всего используется при массовой рассылке писем большому количеству получателей, например, в новостной рассылке. В зависимости от того, в какой части мира вы находитесь, вы можете быть обязаны по закону скрывать адреса электронной почты людей из соображений защиты данных.

Даже если нет обязательных юридических обязательств, хорошей практикой (и обычной вежливостью) все же является не передавать адреса электронной почты людей без их согласия.

Существуют и другие сценарии, в которых вы можете захотеть отправить кого-то скрытой копией. Например, если вы имеете дело с проблемным сотрудником или коллегой, вы можете вести учет своих взаимодействий по электронной почте на случай, если вам понадобится подать жалобу. BCC позволяет вам отправлять копии сообщений на любой адрес, который вы хотите, без ведома получателей.

Если вы хотите автоматически добавить получателя скрытой копии к каждому электронному письму или к определенным электронным письмам, например, к определенному лицу или содержащим определенные слова в строке темы, нет простого способа сделать это. Если вы использовали правила Outlook, вы можете ожидать, что это вариант, но, к сожалению, это не так.

Можно использовать правила, но вы должны создать более одного. В частности, одно правило применяется для применения категории к электронным письмам, которые вы хотите отправить в скрытую копию, а другое — для автоматической пересылки электронных писем в этой категории на другой адрес. Это не совсем то же самое, что и BCC, но достигается то же самое.

Важное предостережение, о котором мы упоминали ранее, заключается в том, что многие предприятия блокируют своим сотрудникам автоматическую пересылку электронных писем за пределы компании. Это связано с тем, что правила автоматической переадресации являются распространенным методом, используемым киберпреступниками для получения данных от предприятий.

Любой бизнес, достаточно крупный, чтобы иметь собственный ИТ-отдел, скорее всего, заблокирует автоматическую переадресацию. Он также, вероятно, получит предупреждение, когда кто-то установит правило автоматической переадресации.

Если ваша компания блокирует автоматическую переадресацию, вам придется добавить скрытую копию вручную, если она отправляется на внешний адрес электронной почты. Если вы пересылаете на другой почтовый ящик в своей компании или ваша компания не блокирует автоматическую переадресацию, все в порядке.

С учетом этого предостережения, вот как настроить два правила.

Правило 1: Примените категорию

Убедитесь, что вы находитесь в папке «Входящие» Outlook, а затем, просматривая вкладку «Главная», нажмите «Правила» > «Управление правилами и оповещениями».

На панели «Правила и оповещения» нажмите «Новое правило».

Выберите «Применить правило к сообщениям, которые я отправляю» в появившемся «Мастере правил», а затем нажмите «Далее».

Затем вы выбираете электронные письма, к которым вы хотите автоматически применить категорию. Если вы хотите классифицировать все электронные письма, нажмите «Далее». Появится предупреждение; нажмите «Да».

Если вы хотите классифицировать только определенные сообщения, вам придется выбрать тип. Есть большое количество условий на выбор, в том числе с определенными словами в теме или теле письма, с вложениями и так далее.

Мы собираемся классифицировать электронные письма, отправленные определенному человеку, поэтому мы выбираем опцию «Отправлено людям или общедоступной группе».

Мы нажимаем ссылку «Люди или общедоступная группа», чтобы выбрать получателя.

Мы можем выбрать человека из нашей адресной книги или ввести адрес электронной почты непосредственно в поле «Кому», а затем нажать «ОК».

Нажимаем «Далее».

На следующей странице мастера выбираем «Назначить категории категории».

Затем мы нажимаем ссылку «Категория», чтобы назначить категорию.

В открывшемся окне «Цветовые категории» мы выбираем категорию, к которой мы хотим применить это. Вы также можете нажать «Создать», чтобы создать новый, а затем нажать «ОК».

Чтобы избежать автоматической пересылки неправильных писем самому себе, рассмотрите возможность создания совершенно новой категории только для этого.

Категория в мастере изменится на ту, которую вы выбрали. Нажмите «Готово».

Нажмите «ОК» в окне подтверждения, и ваше первое правило будет создано.

Правило 2: Автоматическая пересылка писем

Теперь вам нужно настроить правило, которое будет автоматически пересылать электронные письма, относящиеся к категории, выбранной вами в правиле 1.

Сначала щелкните папку «Отправленные», чтобы переключиться на нее. Этот шаг необходим, иначе правило будет работать только для писем в папке «Входящие».

На вкладке «Главная» в Outlook нажмите «Правила» > «Управление правилами и оповещениями».

Выберите «Новое правило».

В «Мастере правил» нажмите «Применить правило к полученным сообщениям», а затем нажмите «Далее».

На следующей странице мастера выберите «Назначено категории категории».

Щелкните ссылку «Категория», чтобы выбрать категорию, к которой вы хотите ее присвоить.

В окне «Цветовые категории» выберите категорию, которую вы установили в правиле 1, а затем нажмите «ОК».

Категория в мастере изменится на ту, которую вы выбрали. Нажмите "Далее."

На следующей странице выберите «Переслать людям или общедоступной группе».

Щелкните ссылку «Люди или общедоступная группа», чтобы выбрать получателя.

Вы можете выбрать адрес, на который хотите пересылать электронные письма, из своей адресной книги или ввести его в поле «Кому». Затем нажмите «ОК».

Дважды нажмите «Далее», чтобы перейти на последнюю страницу мастера. Дайте вашему правилу имя, убедитесь, что оно применимо к папке «Отправленные», а затем нажмите «Готово».

Ваши правила теперь созданы! Всякий раз, когда вы отправляете электронное письмо указанному вами лицу, к электронному письму будет добавлена ​​категория (Правило 1). Как только письмо попадет в папку «Отправленные», оно будет автоматически перенаправлено на адрес, указанный в правиле 2.