Возвращение в офис: руководство для сотрудников

Многие предприятия готовятся перевести сотрудников обратно в офисы, чтобы смягчить стресс от изоляции или просто чтобы остаться на плаву в финансовом отношении. Какой бы ни была причина, обеспечение безопасности сотрудников означает, что работодатели должны преодолеть множество препятствий, в том числе соблюдать новые правила охраны труда и техники безопасности, которые, вероятно, будут включать совершенно новые соображения, такие как отслеживание контактов и соблюдение дистанции между сотрудниками с помощью инструментов управления пространством.

Даже устоявшиеся бизнес-процессы, особенно ориентированные на людей направления, такие как управление персоналом (HR), должны будут адаптировать новые решения, такие как построение гибридной кадровой модели с использованием инструментов удаленного управления персоналом. Это серьезная проблема для большинства работодателей, но не единственная. Сотрудникам также необходимо тщательно скорректировать свои перспективы при рассмотрении вопроса о возвращении в офис. Это означает внимательное изучение каждой части рабочего дня, начиная с возобновления ежедневных поездок на работу и заканчивая тем, где и как именно вы собираетесь выполнять работу в новом типе офисного населения.

Прежде чем даже думать об офисе, подумайте, что лучше всего начать с того, хотите ли вы вообще вернуться к работе. Если вам подходит работа на дому, то лучший способ рассказать об этой смене вашему работодателю — не просто спросить, а попросить с планом. Поговорите с HR о том, как именно будет работать переход на работу полностью из дома, и изучите доступные инструменты и технологии, чтобы найти новые способы помочь. Большинство работодателей более восприимчивы к этой концепции, чем когда-либо, особенно к «гибридному» сценарию работы, когда сотрудники работают частично дома, а частично в офисе.

Если возвращение к работе, даже частичное, ожидается в ближайшем будущем, то в ваших же интересах максимально участвовать в процессе планирования вашего работодателя. Узнайте, кто занимается организацией открытия офиса, и обязательно обсудите с ним следующие вопросы.

Вход в дверь

Исследование PricewaterhouseCoopers, на которое ссылается Statista (см. график выше), показывает, что когда дело доходит до повторного открытия офисных помещений во время пандемии, 81 процент компаний планируют изменить меры и требования по обеспечению безопасности на рабочем месте, а 78 процентов стремятся изменить конфигурацию рабочих мест, чтобы способствовать физическому дистанцирование. Кроме того, 54 процента предприятий планируют сделать удаленную работу постоянным вариантом для ролей, которые позволяют это делать, а 53 процента предприятий рассматривают возможность смены смены или замены бригады, чтобы уменьшить воздействие.

Это означает, что стратегии возврата к работе (RTW) не только окажут резкое влияние на вашу текущую рабочую среду после вашего возвращения, но и то, как именно эти эффекты будут сильно различаться для разных организаций, поскольку меры будут зависеть от разных соображений, включая вид выполняемой работы, характеристики помещения, количество сотрудников и новые санитарные нормы COVID-19, которые применяются к вашему штату и муниципалитету.

Ожидайте строгие ограничения на то, какие офисные помещения будут доступны, количество сотрудников, которым разрешено находиться на объекте в любой момент времени, а также новый персонал и процедуры, позволяющие принимать новые меры, такие как отслеживание контактов и дезинфекция между сменами. Офисы также должны будут предоставить сотрудникам средства индивидуальной защиты (СИЗ), такие как маски, лицевые щитки, перчатки, а также постоянный запас дезинфицирующих средств и дезинфицирующих средств для рук. Сотрудники должны быть уверены, что они понимают, какие меры применяются, каковы процедуры для их реализации, а также где и как они должны собирать любое новое оборудование, необходимое для обеспечения безопасности.

Контроль доступа будет особенно неприятной проблемой для неподготовленных сотрудников. Это потому, что этот процесс будет заключаться в том, как сотрудники проверяются и им разрешается войти на рабочее место, вероятно, теперь это многоэтапный процесс, который часто будет включать систему онлайн-бронирования и даже какой-то смарт-токен. Это звучит сложно, но контроль доступа имеет решающее значение для проверки заразных сотрудников, а также для определения того, кто находится на объекте в любой момент времени. Именно поэтому не только работодатели, но и местные органы по борьбе с COVID-19 и муниципальные нормативные акты уделяют этому процессу особое внимание.

Большинство процессов доступа будет проходить примерно так: перед тем, как покинуть свои дома, сотрудники должны будут убедиться, что они не чувствуют никаких симптомов, с помощью проверки состояния здоровья, возможно, с помощью мобильного приложения или инструмента возврата к работе, такого как Zoho BackToWork. Затем ожидается, что по прибытии они пройдут в зону проверки, где их температура будет измерена, прежде чем им будет предоставлен доступ к их рабочему месту. Этот доступ будет предоставлен только в том случае, если у сотрудника есть действительное бронирование, ожидающее в системе. Если это не проблема, сотруднику будет предоставлен доступ в офис с помощью смарт-карты или аналогичного токена, используемого для подтверждения времени входа и выхода, а также места, где этот сотрудник будет проводить большую часть рабочего дня.

Несоблюдение любого из этих требований, особенно в начале, может привести к тому, что вас отправят домой, поэтому важно работать с командой RTW вашего работодателя, чтобы убедиться, что вы полностью понимаете процесс и имеете все необходимые приложения и токены.

Коммутирующие проблемы

По иронии судьбы, одной из самых проблемных проблем RTW для сотрудников является не офис, а путь в офис. Поездка на работу на собственном автомобиле — это одно, но использование общественного транспорта, неизбежная ситуация во многих местах, очень беспокоит многих сотрудников. После почти года общей изоляции многим сотрудникам потребуется некоторое время, чтобы убедить их вернуться к своим ежедневным поездкам на поезде, автобусе или метро.

«Работодатели проделали хорошую работу, обеспечив безопасность офисов и продезинфицировав их с помощью протоколов, чтобы поддерживать их в таком состоянии. Но поскольку общественный транспорт остается основным способом доставки сотрудников в офис, безопасность — это совершенно новая задача», — сказал Дэйв Брайант, вице-президент. президент One Workplace, ведущей компании по производству коммерческих интерьеров в районе залива. «Предоставление сотрудникам альтернативных и более безопасных способов добраться до работы, таких как корпоративные автобусы и службы совместного использования, которые имеют протоколы уборки, — это варианты, которые работодатели должны рассмотреть, чтобы безопасно доставлять работников на работу и с работы».

«Пространство как услуга (SPaaS) — это растущая тенденция, которая позволяет многим компаниям настраивать небольшие офисные помещения, расположенные ближе к месту проживания их сотрудников», — говорит Брайант. По словам Брайанта, размещение новых помещений ближе к этим центрам для сотрудников не только сократит время в пути, но и изменит требования к ним и обеспечит безопасное место вдали от большого офиса, когда работа не требует присутствия сотрудников.

Опять же, если вы хотите вернуться на работу, решите этот вопрос со своим работодателем и посмотрите, может ли какое-либо из этих решений работать для вашей компании.

Ожидайте новых технологий

Выше мы упоминали новую технологию контроля доступа, но для многих сотрудников это будет не единственная новая технология, с которой они столкнутся, вернувшись в офис во время пандемии. Например, Cisco говорит, что тщательно продумала, что означает возвращение на работу для сотрудников в ее офисах.

«Мы увеличили количество датчиков, используемых в оборудовании для конференц-залов, — сказал Джиту Патель, старший вице-президент и руководитель подразделения безопасности и приложений Cisco. Он сказал, что компания добавляет различные датчики к своему аппаратному обеспечению для конференц-связи, «которые могут определять количество участников в помещении, измерять уровень температуры и влажности и даже оценивать качество воздуха». Cisco и работодатели, подобные ей, будут собирать данные об объектах по-новому и специально для обеспечения безопасности сотрудников на месте.

Навигаторы Cisco Webex Room Navigators, представляющие собой офисные сенсорные панели, которые обеспечивают мгновенное подключение к видеоконференциям, управление помещением, совместное использование контента и бронирование помещений, теперь активируются голосом. «Вы можете просто войти в комнату и сказать: «Привет, Webex, я собираюсь присоединиться к совещанию». Система имеет датчики приближения, которые смогут идентифицировать участников [через их] смартфоны с помощью ультразвука», — сказал Патель.

Он добавляет, что переход к голосовым помощникам в офисе теперь имеет дополнительное преимущество, заключающееся в том, что это более гигиеничное решение, поскольку необходимо физически прикасаться к меньшему количеству поверхностей. И, конечно же, есть множество дополнительных преимуществ, которые будут продолжать помогать работникам даже после пандемии, таких как интеллектуальное бронирование номеров, регулировка освещения и жалюзи, а также автоматический доступ к умным экранам и другим технологиям конференц-связи.

Переосмысление льгот для сотрудников

Льготы и льготы для сотрудников являются важными факторами для сотрудников, которые предпочитают одну работу или рабочее место другой. До пандемии COVID такие привилегии, как бесплатное питание и закуски, лаунджи открытой планировки, абонементы в тренажерный зал, а также корпоративные «счастливые часы» и прогулки, помогали привлекать сотрудников и даже удерживать их в офисах дольше. Эти привилегии и преимущества могут уже не быть такими заманчивыми или иметь смысл для удаленных работников или сотрудников, возвращающихся в офисы.

«Возвращение к физическому рабочему месту заставляет серьезно задуматься о типах привилегий и преимуществ, которые работодатели предлагают своим сотрудникам», — говорит Джордан Пис, соучредитель и генеральный директор Fringe, компании, предоставляющей льготы для образа жизни.

«Месяцы удаленной работы вынудили компании переосмыслить типы льгот, которые они предлагают сотрудникам. Многие офисные льготы, такие как абонементы в тренажерный зал, столы для пинг-понга или комплексные обеды, практически устарели в одночасье», — говорит Пис. На их месте появилась новая категория, одна из привилегий образа жизни. Такого рода привилегии направлены на облегчение проблем, с которыми многие сотрудники сталкиваются в результате работы из дома. Как правило, они принимают форму своего рода цифрового рынка, где сотрудники могут выбирать из приложений или услуг, которые удовлетворяют их насущные потребности в таких вещах, как виртуальное обучение или доставка еды.

Пис сказал, что опрос пользователей Fringe показал, что 80 процентов сотрудников считают, что эра удаленной работы навсегда изменила их отношение к преимуществам; 84 процента заявили, что считают, что льготы для образа жизни будут более ценными в мире после COVID, чем льготы и удобства в офисе, даже после возвращения в офис.

В то время как Fringe помогает компаниям внедрять такого рода программы как услугу, многие предприятия столкнутся с проблемой, как предложить своим сотрудникам такие льготы в связи с пандемией. Отличный способ принять участие в работе RTW вашей компании — это поработать с отделом кадров и другими сотрудниками, чтобы определить, какими могут быть эффективные решения по льготам в вашей области, а затем разработать план их реализации.

Общение является ключевым

Большинство программных инструментов и платформ RTW уделяют большое внимание общению сотрудников. В конце концов, компании, возвращающиеся к работе, сталкиваются со значительными изменениями почти во всех аспектах ведения бизнеса. Этого нельзя добиться, просто отправляя заметки. Работодатели должны поощрять активные дискуссии между менеджерами и сотрудниками, чтобы сделать этот переход успешным и безопасным. Однако это также означает новые уровни участия сотрудников.

Даже при открытии нескольких новых каналов связи, включая новые онлайн-встречи, а также приложения для обмена сообщениями в команде и аналогичные меры, многие сотрудники по-прежнему сидят сложа руки и просто «собирают» новую информацию, не участвуя в окружающих дискуссиях. Если вы попали в короткий список, чтобы вернуться в свой офис, вам стоит принять участие в этих переговорах. Это означает не только открыто говорить, но и часто говорить о темах, которых вы раньше избегали. Ключевой пример — психическое здоровье.

«Бизнес-лидеры должны признать, что в результате этого кризиса возникнут новые культурные нормы. Многие из корректировок до сих пор продемонстрировали способность работников и организаций адаптироваться к изменениям. Но нам еще предстоит ответить на один сложный вопрос: как эти изменения влияют на наша рабочая среда влияет на психическое здоровье наших сотрудников? Как они ведут себя как люди? И это потребует реального контроля и связи», — говорит Майк Бокина, вице-президент и руководитель отдела кадров Siemens USA. «Мы должны продолжать заниматься человеческим аспектом этого кризиса, а не только финансовым аспектом. Что нужно сотрудникам? Культурные нормы меняются, и голоса сотрудников должны быть частью этого».

Неопределенные времена делают общение с сотрудниками более важным, чем когда-либо, но это обсуждение должно идти в обоих направлениях. Помимо регулярных общих собраний и виртуальных собраний, поддержание личных связей с распределенной рабочей силой может помочь поддерживать вовлеченность сотрудников, которая ослабла в это время удаленной работы.

«Для нас в Siemens USA, где работает 50 000 сотрудников, это означало прозрачность по самым разным темам, от здоровья сотрудников, здоровья организации и бизнеса до здоровья сообществ, в которых работает Siemens», — сказала Бокина.

Поощрение такого рода дискуссий, даже если это только с другими сотрудниками, является важным новым элементом безопасного возвращения на работу. Если у вас возникли трудности с поиском подходящего форума в вашей организации для проведения таких переговоров, рассмотрите возможность сотрудничества с отделом кадров для его создания. От этого выиграют как ваш работодатель, так и ваши коллеги.