Будьте организованы: инструменты для более качественных совещаний

Эксперты любят говорить, что совещания убивают продуктивность. Конечно могут, но не обязаны. Когда вы планируете только необходимые встречи и делаете выбор времени и даты безболезненным, встречи становятся более продуктивными. Когда вы заранее подготавливаете повестку дня и назначаете кого-то для ведения заметок, содержание встреч будет более точным. Если вы упростите людям присоединение и участие, собрание может быть более эффективным. Затем собрание может проходить в соответствии с графиком, указанным в повестке дня, и, возможно, вы даже закончите раньше. Люди ценят, когда это происходит, потому что это показывает, что их время ценно.

Хотя проведение эффективной встречи в значительной степени зависит от людей, для ее проведения также требуются подходящие приложения и оборудование. Перечисленные здесь 14 приложений и инструментов предназначены для того, чтобы сделать встречи более плавными и продуктивными.

Приложения для планирования встреч

Прежде чем вы сможете провести встречу, вы должны запланировать ее. Запрашивать встречу с помощью электронного письма и списка времени неэффективно, даже если вы встречаетесь только с одним человеком. Приложения для планирования собраний предоставляют вам более совершенные инструменты, такие как опросы, онлайн-формы планирования и боты Slack, чтобы все приглашенные на собрание могли коллективно выбрать лучшее время для него.

Назначить.ly

Appoint.ly — это простой сервис бронирования встреч для планирования личных встреч. Вы создаете страницу бронирования, которой делитесь с клиентами или кем-либо еще, кому может понадобиться запросить встречу с вами. На вашей странице бронирования инициатору встречи предлагаются варианты желаемого типа встречи, например 10-минутный ознакомительный звонок или часовое обучение. Затем, в зависимости от вашей доступности, они запрашивают дату и время, которые вы можете утвердить, запросить изменение или отклонить. Appoint.ly — это простое и понятное приложение для планирования встреч один на один.

Календарно

Calendly — это инструмент, который помогает отдельным лицам, а также командам планировать встречи. Он включает в себя варианты, которые подходят для различных типов встреч и потребностей. Например, вы создаете типы встреч, такие как 10-минутный брифинг по телефону и 30-минутное интервью для СМИ. Затем, когда кто-то хочет встретиться с вами, он может выбрать тип встречи и выбрать доступный временной интервал. Другой пример: допустим, у вас есть бизнес, в котором любой из определенного отдела может согласиться на встречу, которую просит клиент. Calendly может автоматически назначать приглашение на собрание любому, кто доступен из группы. Приложение также поддерживает отдельные веб-страницы планирования, где люди могут запросить встречу с вами в зависимости от вашей доступности. Это надежное приложение для планирования, разработанное для удовлетворения различных потребностей.

Doodle.com

Doodle.com — это бесплатный веб-сайт и мобильное приложение с опцией Premium, которая позволяет планировать встречи одним из трех способов. Во-первых, вы можете создать онлайн-опрос с указанием даты и времени встречи; отправьте его всем участникам встречи, и Doodle подсветит лучший вариант, когда люди ответят. Во-вторых, Doodle также предлагает личное планирование встреч, то есть вы используете его для создания веб-сайта, на котором люди могут видеть, когда вы доступны, и запрашивать встречу с вами в одном из открытых слотов. Наконец, есть бот Doodle для Slack, который позволяет вам опрашивать своих коллег о времени встречи, не выходя из приложения для обмена сообщениями команды.

Перспектива

Outlook, продаваемый как часть Microsoft Office, может показаться де-факто офисным программным обеспечением для планирования встреч в бизнес-среде. Когда все участники собрания являются частью одной организации и все используют Microsoft Office, тогда Outlook является подходящим инструментом для планирования. Вы можете найти время и дату встречи, которые подходят для всех, в зависимости от доступности, которую они установили в своих календарях. Затем вы можете зарезервировать конференц-зал и внести собрание в календарь, все в Outlook. Однако это не обязательно лучший планировщик собраний, когда вам нужно организовать собрание среди людей, которые не все являются пользователями Outlook.

Ралли

Rally — это программное обеспечение для совместного планирования, то есть оно предназначено для использования группами. Другой способ описать это — сказать, что это приложение для опроса, где опрос посвящен тому, когда все могут встретиться. В то время как Doodle.com предлагает ту же услугу, Rally выглядит немного иначе и быстрее в использовании, если вам это нужно только время от времени, потому что вам не нужно создавать учетную запись. Однако вам необходимо ввести адрес электронной почты.

БесплатноЗанято

FreeBusy — это приложение для планирования встреч для бизнеса. Подобно Calendly и Doodle.com, он делает всего понемногу, предоставляя вам способы автоматизировать планирование личных встреч, а также находить лучшее время для встречи группы людей. Он также интегрируется с программным обеспечением для видеоконференций для автоматического заполнения таких сведений, как ссылка на встречу и идентификатор, когда это применимо.

Тканый

Woven — это программное обеспечение для планирования, созданное как часть более крупного календарного приложения. Подобно некоторым другим упомянутым приложениям, оно включает в себя опросы для поиска лучшего времени для встречи группы коллег. У Woven также есть персональные страницы расписания, которыми вы можете поделиться с клиентами и коллегами, что позволит им запросить время для встречи с вами.

Приложения для видеоконференций

Так много совещаний теперь проходят виртуально, что абсолютно необходимо иметь приложение для видеоконференций. Лучшие сервисы для видеоконференций надежны, а это означает, что ваши звонки остаются без изменений, даже если чье-то соединение не работает, и имеют достаточно инструментов для совместной работы во время встречи. Эти инструменты включают совместное использование экрана и доски, окна чата, а также опции для модераторов, такие как возможность передать управление другому человеку или отключить звук участников, пока говорит один человек.

У PCMag есть три выбора редакции среди программного обеспечения для видеоконференций: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings и Zoom.

ClickMeeting

ClickMeeting — отличный вариант видеоконференций для малого бизнеса, особенно для тех, которые проводят множество небольших вебинаров. Однако у вас может быть только четыре активных видеопотока на собрание. Это приложение может интегрироваться с календарем Microsoft Outlook, а для подключения к календарю Google есть подключаемый модуль Chrome.

Совещания Cisco WebEx

Cisco Webex Meetings — это простая в использовании служба видеоконференций, которая включает в себя некоторые функции, которых нет у конкурентов. Например, вы можете настроить звонок, который звонит вам , а не заставляет вас набирать номер. Платные планы начинаются с 13,50 долларов в месяц, что является привлекательной ценой для малого бизнеса. Если вы используете бесплатную версию приложения Webex Meetings Free, вы можете проводить видеовстречи с участием трех человек одновременно. Бесплатный план также включает общий доступ к рабочему столу и документам, функцию белой доски, видео стандартного качества и 250 МБ облачного хранилища.

зум-встреча

Zoom Meeting, иногда называемый просто Zoom, является одним из самых надежных сервисов видеоконференций, которые вы найдете. Когда компания разрабатывала продукт, она в первую очередь сосредоточилась на том, чтобы ваши звонки оставались четкими и на связи. Он поддерживает HD-видео и аудио. Вы можете получить напечатанные стенограммы звонков, которые вы записываете в виде видео. Кроме того, любой может использовать основной продукт бесплатно, а малые предприятия могут приобрести планы по разумной цене, которые расширяют возможности, начиная с 14,99 долларов США в месяц за хост. С бесплатной учетной записью вы можете принять до 100 человек на звонок, и вы можете видеть до 49 человек в представлении в стиле галереи. Групповые звонки для бесплатных пользователей ограничены 40 минутами, но звонки один на один могут длиться столько, сколько вам нужно. Несмотря на сложность количественной оценки и сравнения производительности систем видеоконференцсвязи, стабильность является основой репутации Zoom, и это видно.

Делать заметки

Многие встречи выигрывают от того, что кто-то делает заметки. Когда у вас есть заметки о собрании, вы 1) имеете запись о том, что произошло на собрании, 2) можете поделиться ими с людьми, которые не смогли присутствовать, и 3) в конечном итоге вынуждаете себя четко обозначить любые последующие задачи, которые должны быть выполнены. быть сделано. Для определенных видов встреч, таких как интервью с журналистами, отличное приложение для создания заметок также позволит вам записывать звук, чтобы вы могли расшифровать его позже и получить идеальный источник для проверки того, что было сказано. Вот несколько приложений, которые могут помочь вам эффективно вести заметки о встречах.

Эверноут

Evernote — мощное приложение для создания заметок. Он имеет встроенную функцию аудиозаписи, поэтому вы можете записывать всю встречу, одновременно записывая напечатанные идеи, прямо в том же файле. Его функция камеры позволяет вам сделать снимок доски с вашего собрания и загрузить его в приложение, где Evernote затем сделает текст доступным для поиска с помощью OCR. Если ваша команда использует Evernote для бизнеса, то вы можете легко сделать заметки о собрании доступными для всех участников, чтобы они могли добавлять к ним записи и иметь копию позже.

Хьюго

Hugo.team — это относительно новое приложение, предназначенное для того, чтобы помочь командам делать заметки о встречах, а также делиться ими и отслеживать их надлежащим образом. Хьюго подталкивает вас к созданию повестки дня, записыванию важных идей и информации с встреч и превращению действий в задачи. Приложение подключается к другим системам управления задачами, таким как Asana, Trello и Jira, позволяя вам добавлять эти задачи в приложения, которые уже использует ваша команда. Это бесплатно для до 30 человек, с версией Pro (фиксированная 399 долларов в месяц), добавляющей поддержку большего количества членов команды и функций, таких как подробные отчеты и анализ календаря.

Майкрософт OneNote

Microsoft OneNote имеет много общего с Evernote — диктофон, камеру и т. д. — но он лучше подходит для людей, использующих другие продукты Office, поскольку тесно с ними интегрируется. Например, если у вас есть бизнес-аккаунт Microsoft, вы можете использовать специальную функцию в OneNote, которая показывает вам предстоящие встречи, перечисленные в Outlook, чтобы вы могли составлять для них повестки дня или делать другие заметки о них. Еще одна функция, называемая цифровыми чернилами, позволяет рисовать диаграммы и изображения с помощью стилуса на поддерживаемых устройствах. Также легко обмениваться заметками, сделанными до, во время или после встречи с другими людьми в вашей организации.

Минуты.ио

Minutes.io (бесплатно) специально предназначен для ведения протоколов собраний. Это дает вам шаблон для записи всех деталей того, что происходит во время встречи, например, кто что сказал, какие обещания были даны и какие сроки были определены. Minutes.io использует множество горячих клавиш, так что как только вы их выучите, вам не придется отрывать пальцы при наборе текста. Он запускается в браузере и работает как онлайн, так и офлайн. В конце встречи вы можете легко добавить адреса электронной почты людей в файл, чтобы поделиться им со всеми участниками. Когда вас неожиданно попросят сделать официальные заметки для встречи, minute.io запускается быстро и хорошо работает, предоставляя вам шаблон для поставленной задачи.