Будьте организованы: перестаньте бороться с электронной почтой, увеличивая ее количество

Перегрузка электронной почтой — огромная проблема производительности на рабочем месте. Я постоянно встречаю людей, которые жалуются на электронную почту, говоря, что она их утомляет, и жалея, что не было выключателя для всех новых сообщений, льющихся в их почтовые ящики.

Однако многие из этих людей так зацикливаются на электронной почте, что в конечном итоге усугубляют проблему. То, что я вижу, это люди, которые пытаются бороться с электронной почтой с помощью большего количества электронной почты, что, в свою очередь, генерирует еще больше электронной почты. Из-за того, что они погрязли в проблемах с электронной почтой, они обычно не могут четко видеть, что происходит, поэтому они не подозревают, что усугубляют ситуацию.

Есть несколько способов, которыми я заметил, как люди стреляют себе в ногу, пытаясь справиться с перегрузкой электронной почты.

Не используйте папку «Входящие» в качестве списка дел

Первый пример людей, которые усугубляют свои проблемы с электронной почтой, — это списки дел , как я люблю их называть. Список дел оставляют электронные письма в своих почтовых ящиках, когда сообщение либо содержит задачу, либо вызывает память о назначенной задаче. Другими словами, они используют почтовый ящик как список дел.

Подумайте о том, как люди обычно назначают задачи по электронной почте. Редко задача четко указывается в теме письма. Получатель должен открыть и прочитать письмо, чтобы узнать подробности задачи. Однако более вероятно, что в сообщении не будет всей необходимой получателю информации, такой как крайний срок или другие сведения о задаче. Обмен сообщениями взад и вперед проясняет задачу и в конечном итоге создает новый фрагмент электронной почты каждый раз, когда это происходит. Короче говоря, почтовые ящики — это очень плохие списки дел.

Еще одна проблема заключается в том, что список дел должен постоянно проверять каждую входящую почту, чтобы увидеть, есть ли в ней задача, и если нет, то они быстро избавляются от почты. Список дел заканчивает тем, что постоянно пропалывает сорняки.

Хуже того, список дел привыкает проверять свои почтовые ящики на наличие своих ежедневных задач, и часто они часто заканчивают тем, что отправляют себе по электронной почте напоминания о других вещах, которые они хотят сделать.

Если электронная почта является проблемой, зачем вам создавать больше писем таким образом?

Однако в гуще событий те, кто занимается списком дел, не видят, как их система усугубляет ситуацию. Они часто утверждают, что использование их почтового ящика в качестве списка дел — единственное, что работает. Но если этот же человек чувствует себя перегруженным электронной почтой, очевидно, что это не работает. Есть несколько решений, и я перейду к ним через минуту.

Прекратить отправку Nudgemail

Недавно на корпоративном выездном мероприятии я говорил об управлении электронной почтой. Чтобы подготовиться к выступлению, я поговорил с некоторыми сотрудниками и узнал, что многие из них обрабатывают огромные объемы электронной почты, иногда 1000 сообщений в день, с помощью Nudgemail. Они думали, что это совершенно разумный способ управлять потоком.

Nudgemail — это бесплатный инструмент, который позволяет вам отложить электронную почту, установив время, когда она снова появится в папке «Входящие» в качестве нового сообщения. Слово «по существу» здесь очень важное.

Большинство функций повтора, например, в SaneBox или в некоторых лучших почтовых приложениях, скрывают исходное сообщение из папки «Входящие», а затем заставляют его снова появляться в виде нового непрочитанного письма в выбранное вами время. Nudgemail работает немного по-другому. Когда вы используете его для откладывания почты, исходное электронное письмо остается в папке «Входящие», а новое сообщение появляется в верхней части папки «Входящие» с указанием всей ветки исходного сообщения.

Не поймите меня неправильно. Nudgemail — прекрасный инструмент, а в некоторых случаях — отличное решение. Любой, кто рассматривает папку «Входящие» как поток информации, а не как точку сбора сообщений, которые необходимо обработать, может преуспеть в ее использовании. Но когда работники говорят мне, что из-за огромного количества сообщений в их почтовых ящиках они не могут выполнять свою работу, а 20 процентов их сообщений являются повторяющимися сообщениями в форме Nudgemail, это проблема.

Несмотря на то, что список дел может отрицать тот факт, что их система не работает, некоторые пользователи Nudgemail превращают ее в костыль. Они настолько застряли в своих нынешних привычках, что не могут представить себе лучшего решения.

Не отвечай так быстро

Очень часто ответ на электронное письмо — это способ подтвердить чье-то сообщение, фактически не продвигая разговор вперед. Представьте, что коллега присылает вам электронное письмо, чтобы узнать ваше мнение о презентации. Вы еще не смотрели презентацию. В зависимости от вашего рабочего места может быть более приемлемым быстро ответить: «Я не знаю. Я еще не смотрел», чем ждать два часа, пока вы посмотрите и сформируете мнение. Когда вы переходите к быстрому ответу, даже если сообщение не является существенным, вы создаете лишнее электронное письмо. Если корпоративная культура подталкивает вас к такому поведению, вам лучше поверить, что другие люди делают то же самое по отношению к вам.

Человек, который медленно отвечает на электронные письма, может показаться ленивым или некомандным игроком, даже если ожидание ответа на электронное письмо является гораздо более логичным и продуктивным способом. Но это совершенно отсталый подход, и вам нужно оторваться от него, если вы чувствуете, что перегружены электронной почтой.

В итоге происходит то, что люди отвечают на сообщения просто для того, чтобы свалить ответственность. Допустим, Радж спрашивает мнение Сары о чем-то, и она отвечает: «Не уверена. Что ты думаешь?» Теперь мяч снова на стороне Раджа, и на нем лежит обязанность ответить, хотя бы для того, чтобы у Сары появилось новое непрочитанное сообщение в почтовом ящике, напоминающее ей, что на этот раз она действительно должна ответить.

Другой пример, который часто встречается у людей в отделах поддержки, таких как ИТ, заключается в том, что они настраивают общий адрес электронной почты для сотрудников, чтобы они могли отправлять заявки в службу поддержки, например [email protected] Когда сотрудник волнуется, что его компьютер сломался, однако, и ей нужно быстро получить помощь, она может забыть об обычном электронном письме и вместо этого отправить письмо человеку, которого она знает в области ИТ. Должен ли этот ИТ-специалист позаботиться о проблеме? Игнорировать письмо? Ответить и сообщить сотруднику, что ей нужно использовать правильный адрес ИТ-поддержки? Копия ее босса? Что делать правильно?

Часто ответ, подпитываемый паникой и разочарованием, просто генерирует больше писем (и создает напряжение). Опять же, это пример корпоративной культуры, создающей ожидания быстрого реагирования, лежащего в основе проблемы. Но вы можете отойти от этого шаблона, не нарушая покой и в результате генерировать меньше писем.

Решения для чрезмерной электронной почты

Как перестать генерировать лишние электронные письма? Некоторые решения просты и быстры, и человек может сделать их без поддержки компании.

В предыдущем примере ИТ-специалист, вероятно, мог бы пресечь проблему в зародыше, поговорив лицом к лицу (или позвонив по телефону с удаленным сотрудником), а не ответив по электронной почте. Если ИТ-специалист отвечает по электронной почте, нуждающийся коллега, вероятно, все равно не прочитает его внимательно. Помните, она уже напряжена из-за проблем с компьютером. Это может показаться очень примитивным, но беседа с коллегой лицом к лицу, спокойная и профессиональная, поможет ей вспомнить правильный протокол для подачи заявок на помощь в будущем, особенно если ИТ-специалист объяснит, какие другие работы были приоритетными в тот момент. момент. Объяснение лично имеет большое значение.

Еще один способ перестать генерировать слишком много электронной почты для себя — найти хорошие инструменты для работы с электронной почтой, которые помогут вам сократить электронную почту в папке «Входящие», а не распространять ее, как это делает Nudgemail. SaneBox (около 7 долларов в месяц) — это решение, которое я рекомендую. Mailbird — это клиентское приложение электронной почты, в котором есть опция повтора и другие функции, которые также могут помочь.

Прекратите использовать свой почтовый ящик в качестве списка дел, как для личных, так и для рабочих задач. Сейчас существует так много замечательных инструментов, которые намного лучше назначают задачи, отслеживают их, обновляют сведения о них и т. д. и не полагаются на электронную почту. Мне нравится Todoist, хотя Wunderlist — тоже отличное приложение.

Если вы сможете убедить свою рабочую группу или отдел выбрать лучший инструмент для распределения задач, вы действительно будете в гораздо лучшей форме. Помимо полнофункциональных приложений для управления проектами, существуют и другие приложения для совместной работы, которые легки, просты в использовании, быстрее настраиваются и могут стать лучшим решением задач вашей команды.

Для получения дополнительной информации см. другие мои советы о том, как сократить перегрузку электронной почты в офисе.