Наведите порядок: как использовать программное обеспечение для совместной работы для картирования рабочих процессов

В самый первый день моей самой первой настоящей работы самый старший редактор нанявшей меня издательско-журнальной компании подвел меня к огромной блок-схеме, прикрепленной к стене. «Вот как статья проходит путь от написания до публикации», — сказала она. Она провела меня через весь процесс, уделяя особое внимание тем частям, в которых участвовали я и моя команда. Это было в 2001 году, до того, как программное обеспечение для совместной работы стало бесплатным, но уроки, которые я усвоил в тот день, применимы даже в наш век Asana и Slack.

Каждая журнальная статья помещалась в большой полиэтиленовый конверт с приклеенным к передней части листом бумаги. Бумага была отмечена цветом журнала, в котором статья должна была появиться. Мы назвали это рабочей курткой. Каждый раз, когда статья направлялась в другой отдел, будь то редакторам для корректуры или отделу клавиатуры для внесения изменений, история ее пути регистрировалась на рабочей куртке. Когда один из сотрудников делал это, она назначала его новому отделу, записывая строку в контрольном листе. Любой, кто видел куртку, точно знал все этапы, которые прошла статья, и куда она должна была двигаться дальше.

Вспоминая об этом, эти рабочие куртки были предшественниками и физическим проявлением современного программного обеспечения для рабочих процессов, такого как Asana. Схема рабочего процесса, прикрепленная к стене, была отличной ориентацией для меня, как для нового сотрудника, так и для всех, кто присоединялся к компании. Это дало мне кристально ясное представление о том, что и как делает организация.

В современном мире, где мы стремимся к безбумажной среде и в значительной степени перешли к электронным файлам и папкам, проще отказаться от создания таких документов рабочего процесса и поддерживать их в актуальном состоянии. Но для всех предприятий и даже проектов командной работы на уровне любителей очень важно документировать свой рабочий процесс.

Пример рабочего процесса

Почему документооборот?

Почему вы должны документировать свой рабочий процесс? Есть несколько абсолютно важных причин, в том числе следующие:

• Это помогает владельцам бизнеса и менеджерам всесторонне продумать и понять, что происходит на каждом этапе бизнес-процесса и почему;
• Это позволяет выявить ненужные шаги и исключить их из процессов;
• Это напоминает сотрудникам или членам команды, которые могут быть далеки от определенных этапов бизнеса, почему они существуют и какую ценность они приносят;
• Это важно для адаптации членов команды;
• Это один из лучших способов объяснить потенциальным коллегам, клиентам и инвесторам, как работает бизнес; и
• Это позволяет команде более эффективно начать использовать инструменты для совместной работы.

К этому последнему пункту я уже упомянул Асану. Asana — это инструмент управления рабочим процессом, что-то вроде списка дел на стероидах. Это очень похоже на систему джоб-куртки, которую я использовал в своей первой издательской работе. Asana позволяет отслеживать задачи, которые необходимо выполнить, и продвигать их через процесс. Каждая задача имеет историю всех шагов или подзадач, через которые она прошла. Когда один человек заканчивает выполнение подзадачи, он или она назначает ее следующему шагу и направляет человеку или отделу, который возьмется за нее следующим.

Я уже проводил аналогию с тем, что Asana похожа на колоду карт, тогда как программное обеспечение для управления проектами похоже на настольную игру. Когда вы открываете настольную игру, у вас может быть что-то вроде доски, множество игровых фигур и четкий свод правил игры. Каждый, кто играет, соглашается с этими заранее установленными правилами. Вы можете отклоняться от правил, но игра была разработана для максимального удовольствия, когда вы придерживаетесь этих правил, так что вы это делаете.

Однако, когда вы играете в карты, все, кто играет, должны договориться о том, в какую игру вы будете играть и какому набору правил вы будете следовать. Вы можете играть в сердца или вы можете играть в косы. Некоторые карточные игры хорошо известны с установленными правилами, например, техасский холдем. Кроме того, есть другие игры, в которых есть вариации, такие как рамми (джин-рамми, стрейт-рамми, 500 рамми и т. д.), и вам нужно обсудить правила со всеми за столом, чтобы убедиться, что вы все согласны друг с другом. как играть. Также есть возможность придумать собственную карточную игру с уникальными правилами, которым вы должны научить всех, кто хочет играть.

Asana (и многие другие инструменты для совместной работы; я приведу больше примеров через минуту), как я уже сказал, похожа на колоду карт. Поэтому, чтобы Asana работала, каждый должен знать, как проходит игра, каковы правила, какова цель и чем игра заканчивается.

Что насчет Канбана?

Канбан-доски — еще один пример инструментов для совместной работы, которые больше похожи на колоду карт. Trello — один из примеров онлайн-инструмента канбан. Команды разработчиков программного обеспечения и программистов часто используют канбан строго определенным, заранее определенным образом (например, играя в техасский холдем), в то время как те, кто использует канбан для личного пользования, могут придумывать любые правила, которые им нравятся.

Трелло

Если у вас есть задокументированный рабочий процесс, вы можете легко сопоставить его с Asana. Гораздо проще начать использовать Asana, когда у вас уже есть задокументированный рабочий процесс, потому что это означает, что вы уже продумали весь бизнес-процесс или командный процесс сверху донизу. Внедрение Asana требует проб и ошибок, несмотря ни на что, но это будет гораздо более грязным и разочаровывающим, если вы сделаете это, никогда раньше не документируя свои рабочие процессы.

Сопоставление рабочих процессов

С программным обеспечением рабочего процесса обычно что-то завершается, даже если весь процесс продолжается. Все, что может быть завершено, обычно является вашими задачами или подзадачами.

Идея завершения сильно отличается в программном обеспечении для управления проектами. Проект по определению — это то, что завершено и сдано в срок. Но не все виды работ являются проектами. В журнальном издательстве, где я работал, статья была готова, когда ее печатали. Точно так же у каждого номера журнала была дата окончания, когда он был доставлен. Но редактирование копии так и не было завершено. Это была постоянная работа. Его еще нужно было отследить. У него были конкретные задания — отредактировать эту статью, — но само редактирование не имело даты окончания или конечного результата.

Процесс отображения рабочего процесса также включает определение того, какие именно процессы или процедуры необходимо явно назначать и отслеживать. Такая точность и уровень детализации очень важны.

Придумайте рецепт приготовления. Рецепты не перечисляют каждый шаг, потому что многие из них подразумеваются или понятны. Рецепты не говорят вам разбивать яйца, высыпать их содержимое и выбрасывать скорлупу, потому что «добавить яйца» уже означает это, и перечисление всех этих шагов становится излишне громоздким. Точно так же в рабочей среде можно понимать, что «редактировать статью» означает «проверить заголовок, проверить подпись, скопировать, отредактировать часть и оставить любые вопросы для автора».

В некоторых ситуациях, однако, вам может понадобиться быть более явным. Когда-то я работал в издательстве газет, где проверка заголовков, подписей к фотографиям, даты внизу страницы и номера страницы должны были быть отдельными шагами от редактирования, потому что их часто упускали из виду.

Другими словами, вы должны выяснить, какой уровень детализации необходим. Слишком много шагов, и люди, использующие программное обеспечение, будут игнорировать процедуру. Слишком мало, и могут произойти критические ошибки. Скорее всего, потребуется некоторое количество проб и ошибок, чтобы сделать все правильно, но вы должны принять некоторые решения, прежде чем начать.

Картирование мышления

При отображении рабочих процессов вы также потратите время на выяснение того, как ваша организация думает коллективно. Каково отношение вашей организации к интересующим вас проектам, людям или темам? Это актуально в Asana, а также в других инструментах для совместной работы.

Slack — хороший пример. Slack — это платформа для обмена сообщениями, которая делает упор на получение, а не на push-уведомления, поэтому все дело в выборе сообщений, которые вы хотите получать. Чтобы сделать хорошие фильтры для этих уведомлений, вам нужно частично полагаться на каналы. Каналы похожи на группы, и чтобы эффективно создавать каналы, вы должны знать, что ваша команда думает обо всем. Как вы думаете, с точки зрения отделов или проектов? Вы думаете с точки зрения тем или клиентов? Если вы управляете компанией по недвижимости, возможно, вы думаете о районах, о пороговых значениях стоимости недвижимости или об агентах. Прежде чем создавать каналы, вам нужно выяснить образ мышления вашей команды, чтобы они действительно эффективно облегчали командную работу.

Цветовое кодирование

Инструменты совместной работы часто включают в себя дополнительные способы организации информации, такие как использование цветового кодирования, маркировки, а иногда даже маркировки с цветовой кодировкой. Помните те рабочие куртки с цветовой маркировкой, о которых я говорил ранее? Та же сделка. При правильном использовании цветовое кодирование является визуальным обозначением, которое сразу же четко передает информацию. По этой причине цветовое кодирование повышает производительность. Я настоятельно рекомендую использовать цветовое кодирование в инструменте для совместной работы, если вы сначала убедитесь, что понимаете мнение команды о том, почему что-то должно быть окрашено в первую очередь. Какую информацию нужно донести сразу и без слов? Чтобы ответить на этот вопрос, вы должны понимать образ мышления вашей команды.

Включая культуру

Важно документировать рабочие процессы, прежде чем сопоставлять их с инструментом для совместной работы, и не менее важно понимать и отображать мышление. Последняя часть — культура.

Инструменты для совместной работы отражают корпоративную культуру и наоборот. Очень важно установить общие правила взаимодействия в отношении профессионализма, уровня формальности и того, где уместно и неуместно отходить от темы.

С точки зрения сотрудника или члена команды инструменты для совместной работы очень часто используются как место, где можно выпустить пар. По моему опыту, люди будут высказывать свои претензии независимо от того, предоставляют ли инструменты для совместной работы им специальное место для этого. Некоторые организации ценят открытые дебаты и даже жаркие дискуссии о работе, в то время как другие считают это отвлекающим и потенциально опасным.

Сами по себе инструменты для совместной работы не могут определять, будут ли люди выражать свое несогласие в соответствующих местах. Это должно исходить из корпоративной культуры. Люди, занимающие руководящие должности, должны четко указать, хотят ли они, чтобы члены команды высказывали жалобы и аргументы в контексте работы или вне ее. Кому нужно знать, когда есть проблема? Требуют ли члены команды сохранения анонимности, прежде чем выражать озабоченность или жалобу? Жалоба делается для катарсиса или для того, чтобы выявить потенциальные проблемы с работой и рабочими процессами? Если это все равно произойдет (а так оно и есть), лучше принять это во внимание и принять решение, а не делать вид, что этого не происходит.

Дополнительные ресурсы

Еще одним ресурсом, упрощающим рабочие процессы картирования, является программное обеспечение для составления карт разума; посмотрите эти советы о том, как интеллект-карта может упростить управление вашим проектом. Если вы только начинаете использовать программное обеспечение для управления проектами, эти четыре совета по началу работы должны вам помочь. А для более глубокого изучения Asana полезно прочитать несколько советов по использованию Asana.