Как организовать свою жизнь с помощью канбан-досок

Опубликовано: 2022-01-29

Представьте себе, что у вас есть метод управления своей жизнью, который прост в использовании, поддерживает организованность идей и проектов, не позволяет вам брать на себя слишком много сразу и помогает вам достигать своих целей. Это личный канбан.

Канбан — это методология организации и отслеживания работы. Это началось в Японии на заводах по производству автомобилей, а позже стало популярным среди разработчиков программного обеспечения. Он отличается от других методов организации работы двумя важными моментами. Во-первых, он выглядит иначе. Чтобы использовать канбан, нам нужна канбан-доска или канбан-приложение, которые позволяют людям визуализировать работу по-новому. Я объясню, как это работает, более подробно через мгновение вместе с несколькими изображениями. Во-вторых, это очень хорошо помогает ограничить объем работы, который назначается одному человеку в любой момент времени. Таким образом, канбан отлично подходит для людей, которые склонны брать на себя слишком много сразу и поэтому саботируют свою производительность.

Вы можете использовать канбан в своей личной жизни для различных целей, например:

совместное использование списка дел с другими членами семьи
организация свадьбы или другого крупного мероприятия
выполнение групповых проектов (например, совместная учеба, активизм или волонтерская работа)
сортировка и отслеживание любых идей (от того, что приготовить на ужин, до списка покупок на праздник)

Итак, что такое канбан и как он работает?

Что такое Канбан?

Канбан — это метод организации и отслеживания работы, обычно с группой людей, хотя он может использоваться в частном порядке одним человеком. Начнем с доски, которая содержит столбцы. Каждый столбец имеет значение. Самый простой пример, который мы можем использовать для понимания канбана, — это назвать столбцы To Do, Doing и Done. Это всего лишь пример. Вы можете называть столбцы как хотите и использовать их по своему усмотрению.

Дальше у нас карты. Каждая карточка содержит задание. Вы кладете эти карты на доску в одну из колонок. Итак, если бы мы составили список всего, что нам нужно сделать сегодня, у нас был бы набор карточек в столбце «Что нужно сделать», а в двух других столбцах карточек не было бы.

Работая над задачами, мы перемещаем соответствующую карточку в столбец, который лучше всего отражает состояние работы. Текущие задачи попадают в столбец «Выполняется». Когда задача завершена, она попадает в столбец «Готово». Вы можете удалять карточки из столбца «Готово» столько раз, сколько захотите.

Каждая карточка может иметь больше деталей, чем просто название задачи. Давайте представим, что мы используем доску канбан для управления списком семейных дел. Каждому члену семьи поручается несколько задач. Каждый человек пишет свое имя на карточке, и, возможно, на карточке также указана дата родов. Теперь, когда мы смотрим на доску, мы видим, кто назначен на каждую задачу и состояние всех задач. Таким образом, мы получаем общее представление о состоянии всей работы.

Вот ключ: доски Канбан создают визуальное представление чего-то, что в противном случае вообще не было бы визуальным. Это также интерактивно, потому что вам нужно перемещать карточки, когда вы заканчиваете разные этапы работы.

Что еще может сделать Канбан?

Мы уже знаем, что канбан-доски могут помочь нам управлять работой и видеть состояние работы в команде. Давайте представим еще несколько примеров использования канбана дома, чтобы увидеть, что еще он может сделать.

Обрабатывайте идеи через движение

Еще одно преимущество канбана связано с физическим перемещением карточек из одного столбца в другой. Люди, которые не мыслят линейно, иногда обнаруживают, что перемещение идей помогает им обрабатывать информацию.

Например, предположим, вы планируете свадьбу. У вас может быть столбец «Ожидание», в котором вы размещаете задачи, ожидающие подтверждения, или полагаетесь на то, что другие задачи будут выполнены в первую очередь. Например, у вас может быть задача создать схему рассадки, но вы не сможете закончить ее, пока не создадите подтвержденный список гостей. Когда вы перемещаете эти задачи из одного столбца в другой, это может помочь вам обработать статус каждой задачи и мысленно понять, что должно быть дальше.

Включите больше визуальных элементов

Давайте на мгновение остановимся на идее планирования свадьбы, чтобы показать следующее преимущество использования канбан. Большинство канбан-приложений позволяют добавлять изображения на карточки задач. Карточка задачи по созданию схемы рассадки может также содержать реальную рабочую схему, чтобы у вас было визуальное напоминание о задаче и ее статусе. Точно так же вы можете добавить образцы фотографий свадебных тортов или цветочных композиций, чтобы помочь вам буквально увидеть эти задачи.

Не позволяйте вам брать на себя слишком много работы

Одним из преимуществ использования канбана для организации работы является то, что вы можете установить лимит незавершенного производства (WIP). Ограничение WIP — это ограничение на количество задач, которые один человек может назначить им в данный момент времени. Другими словами, если лимит WIP равен трем и вам назначены три задачи, вы должны выполнить одну из задач, прежде чем сможете принять новую задачу.

По сути, лимиты WIP решают две задачи. Во-первых, это не позволяет отдельным сотрудникам получать больше работы, чем другим членам команды. Во-вторых, ограничения WIP требуют, чтобы вы завершали поставленные перед вами задачи, а не откладывали сложные задачи в пользу более новых, более простых.

В некоторых приложениях канбан есть инструмент для установки лимита незавершенного производства. Два примера — KanbanFlow и LeanKit. Как только человек достигает предела, приложение не позволяет ему получать новые задания. Некоторые приложения просто предлагают это, добавляя красный флажок, когда вы превышаете лимит. Ограничения WIP также могут быть неформальным правилом, которому вы следуете. Это не обязательно должна быть функция с инструментом.

Мозговой штурм и сортировка идей

Вы, безусловно, можете использовать канбан-доски не только для отслеживания задач. В классическом примере использования канбана каждый столбец на доске представляет фазу или шаг рабочего процесса. Однако это не обязательно так. Вы можете так же легко использовать приложение канбан для мозгового штурма, сортировки идей или даже сохранения изображений на виртуальной доске объявлений (это похоже на частную доску Pinterest, но без потока контента от других людей).

Не так давно я тестировал сервис доставки продуктовых наборов. Когда я просматриваю другие продукты, я могу легко делать заметки о каждом из них и, возможно, составить таблицу для сравнения продуктов. Однако с едой мне было намного легче вести заметки и запоминать различные блюда, которые я ел, когда я видел их фотографии. Поэтому я завел канбан-доску со всеми блюдами, которые готовил. Каждая колонка соответствовала названию компании, а каждая карточка представляла одно из блюд. Я добавил фотографии, заметки и ссылку на рецепт.

Каковы лучшие приложения для личного Канбана?

Канбан-приложений существует множество, и многие из них бесплатны или, по крайней мере, имеют бесплатный уровень обслуживания. Некоторые лучше, чем другие, в зависимости от того, как вы собираетесь их использовать.

Trello является одним из самых популярных приложений в стиле канбан, потому что он очень удобен для пользователя. По этой причине это, вероятно, мой лучший выбор для использования канбана для личной организации (в отличие от бизнес-среды). В бесплатной версии нет множества функций, но вы можете добавлять нужные функции с помощью «усилений». Вот несколько примеров улучшений: представление календаря, отслеживание времени и настраиваемые поля. Бесплатные учетные записи включают одно усиление на доску, а с платной учетной записью вы получаете больше. Если вы заинтересованы в том, чтобы использовать Trello, чтобы оставаться организованным, ознакомьтесь с моими советами, как максимально эффективно использовать его.

Zenkit — еще один отличный вариант канбан-приложения для личного использования. Подобно Trello, Zenkit очень прост в использовании и легко настраивается. Мне также нравится, что он не слишком ориентирован на бизнес. Внешний вид легкий, дружелюбный и красочный.

Asana начиналась не как канбан-приложение (это приложение для управления совместной работой), но за последние несколько лет в нее была добавлена функция под названием «Доски», чтобы люди могли использовать канбан для управления своей работой, если захотят. Asana — отличный инструмент для отслеживания задач среди группы людей, особенно если вы используете много текстовой информации, например, пишете контрольные списки в своих задачах.

Leankit имеет больше функций, чем многие другие приложения в стиле канбан, поэтому его хорошо использовать, если вам важны лимиты незавершенного производства, плавательные дорожки (это возможность автоматически сортировать контент на доске не только по вертикальным столбцам, но и по горизонтали). , и другие. В Leankit нет бесплатного уровня обслуживания, но вы можете получить бесплатную пробную версию.

Wrike — еще одно отличное приложение для канбана. Однако он довольно ориентирован на бизнес, что делает его хорошим инструментом, если вы планируете использовать его как для бизнеса, так и для личной организации. Существует бесплатный уровень обслуживания с ограниченными функциями, хотя он довольно многофункционален, если вы платите абонентскую плату за премиальный сервис.

Когда традиционные списки дел не работают, попробуйте Канбан

Если традиционные списки дел не работают для вас, я настоятельно рекомендую вам попробовать доску канбан. Что мне больше всего нравится в канбане, так это то, что он обслуживает разные типы людей. Если вы мыслите нелинейно, лучше всего работаете, когда вы можете сразу увидеть много информации или нуждаетесь в тактильных действиях, чтобы помочь вам обработать информацию, тогда канбан может быть для вас.