Наведите порядок: как разделить рабочие и личные файлы

Информационные работники вроде меня часто проверяют нашу рабочую электронную почту по выходным. Или мы можем продвинуться вперед с важной презентацией поздно вечером из дома, если это самое продуктивное время (или если мы отстаем от проекта). Мы в равной степени склонны отвечать на личные сообщения, пока мы на работе, или, возможно, сканировать документ о страховании дома на офисном копировальном аппарате. Работникам умственного труда обычно нравится такая гибкость, но если вы не будете осторожны в том, как вы разделяете свою работу и свои личные файлы, вы можете навлечь на себя и свои данные проблемы.

Рискованное поведение в серой зоне между работой и личной жизнью может поставить под угрозу конфиденциальные данные. Например, в то время как многие люди могут сканировать личные документы в офисе тут и там, вы не захотите сканировать что-либо конфиденциальное, потому что, если вы не руководитель отдела ИТ, вы понятия не имеете, где многофункциональный принтер сохраняет копии сканируемых файлов. Они, вероятно, находятся на жестком диске самого сканера, и они также могут быть сохранены на незащищенных общих серверах.

Кроме того, чтобы поддерживать некоторое подобие баланса между работой и личной жизнью, полезно иметь подсказки, которые напоминают вам, когда вы выполняете один вид работы, когда вы находитесь на других часах. Допустим, вы просматриваете электронные письма через три дня после семейного отпуска. Возможно, вы оцените, что у вас есть гибкость и возможность решить любые срочные вопросы, но вы также можете вернуться к игре Splash Mountain со своими детьми. С помощью нескольких простых стратегий разделения личных и рабочих файлов вы никогда не будете слишком долго заниматься работой, когда вы наслаждаетесь своим личным временем, и наоборот.

Разделите ваши файлы на части

Основная хитрость в разделении рабочих и личных файлов заключается в их разделении. Хранение конкретных вещей в специально отведенных местах создает не только порядок, но и определенность. Он работает как в физическом мире, так и в цифровом мире. Если вы всегда кладете ключи в правый карман, а телефон — в левый, вы никогда не будете искать в куртке ни один из этих предметов.

С цифровыми файлами принципы те же, но реальность немного отличается. Вы можете хранить все свои рабочие файлы в одной папке, а личные файлы в другой, но находятся ли они на одном сервере, компьютере, в приложении или мобильном устройстве? Вы хотите, чтобы они?

Иногда мы отделяем рабочие файлы от личных, чтобы сохранить границы, чтобы не увязнуть в работе, когда мы должны проводить время с семьей и друзьями, или чтобы у нас не было соблазна закончить налоговую декларацию, пока мы мы на часах.

За прошедшие годы я разработал несколько стратегий, которые помогают мне разделить рабочие и личные файлы таким образом, чтобы они соответствовали следующим условиям:

• Они всегда отдельно
• Они доступны независимо от того, где я нахожусь, но
• Мне немного неудобно получать доступ к рабочим файлам, когда я нахожусь в домашнем режиме, и к домашним файлам, когда я нахожусь в рабочем режиме.

Используйте разные интерфейсы для разных целей

Сначала поговорим о цифровых документах, таких как текстовые документы, электронные таблицы, презентации, PDF-файлы и изображения.

Самый простой способ, который я обнаружил, чтобы хранить документы отдельно и в то же время доступными, — это хранить их в онлайн-службе синхронизации и использовать разные службы для разных типов информации. Я использую Dropbox (9,99 долл. США в месяц в Dropbox) для хранения, резервного копирования и синхронизации своих личных файлов, а в работе я полагаюсь на Google Диск (9,99 долл. США в месяц в Dropbox). Помимо этих двух сервисов, существует множество вариантов, о которых вы можете прочитать в списке лучших сервисов онлайн-хранилища PCMag. Но смысл в том, чтобы начать с разделения ваших файлов на два разных сервиса.

Почему бы мне не выбрать свою любимую службу хранения и не создать две разные учетные записи вместо использования двух разных служб? Наличие другого интерфейса помогает мне поддерживать необходимые границы между рабочими и личными файлами.

Если я смотрю на веб-интерфейс Google Диска, мне кажется , что я работаю. Однако, если я смотрю на Google Диск, находясь в отпуске, в моей голове звенит колокольчик, который напоминает мне, что я делаю работу, вместо того, чтобы бездельничать у бассейна. Но если я ковыряюсь в Dropbox на выходных, систематизируя свои личные фотографии, мой мозг не дает мне такого же сигнала «ты работаешь». Со временем у меня сложилась тесная связь между каждым интерфейсом и тем, что я делаю в этом интерфейсе. Для меня еще важнее иметь четкие границы между работой и личной жизнью, потому что я работаю из домашнего офиса. Когда я работал полный рабочий день в офисном здании, я использовал аналогичные стратегии с тем же эффектом.

Создавайте визуальные подсказки в своей ОС и темах

Некоторые службы хранения, например те, которые тесно интегрированы с вашей операционной системой, вообще ни на что не похожи (если только вы не используете веб-приложение). Они не обязательно имеют отдельный интерфейс. Еще один способ разделения, даже не осознавая этого, — использовать разные операционные системы на работе и дома. Если у вас есть компьютер с Windows в офисе и Mac дома, вы, возможно, уже испытываете такое же ощущение гиперсознания, когда выполняете офисную работу дома на Mac.

Другая проблема может заключаться в том, что вы используете одни и те же инструменты в своей работе и личной жизни, потому что они вам нравятся. Вы не хотите выбирать два разных инструмента или интерфейса. Вы хотите использовать тот, который вам больше нравится для обоих. Некоторые из моих друзей, например, используют Slack (9,99 долларов в месяц в Dropbox) для личного общения, а также используют Slack на работе. В этой ситуации я бы рекомендовал изменить тему (то есть цветовую схему) ваших двух учетных записей Slack, чтобы они физически выглядели по-разному. Вы быстро свяжете одну цветовую схему с работой, а другую — с личной болтовней.

Разделение по браузерам

Еще один способ разделения вашей работы и создания визуальных подсказок, которые напоминают вам, какой тип работы вы выполняете, — это использовать один тип браузера на работе и другой дома. Визуальные подсказки могут быть более тонкими, но вы все равно привыкнете запускать, скажем, Chrome для работы и Firefox для личных вещей.

Также полезно использовать два отдельных браузера для хранения истории веб-поиска отдельно. Например, вы можете с большей осторожностью относиться к очистке кэша браузера для рабочих файлов, поскольку они содержат конфиденциальную информацию о компании, но на самом деле вы можете сохранить свою личную историю веб-поиска, чтобы иметь возможность быстро просматривать сайты, на которые вы заходили несколько дней назад (или наоборот). наоборот).

Используйте клиентские приложения электронной почты в своих интересах

На мобильных телефонах есть очень простой способ отделить рабочую электронную почту от личной электронной почты, независимо от того, используете ли вы одну и ту же службу электронной почты, например Gmail, для работы и дома. Решение: используйте разные почтовые клиенты.

У Gmail есть отдельное приложение, но вам не обязательно выбирать его в качестве приложения, которое вы используете для доступа к Gmail. На iPhone вы можете использовать стандартное приложение Mail. Или на любом типе телефона вы можете установить стороннее почтовое клиентское приложение, которое работает с Gmail, например Boxer (9,99 долларов в месяц в Dropbox) или Inboxcube (9,99 долларов в месяц в Dropbox).

Мне нравится использовать отдельные приложения для работы и личной электронной почты. Я получаю такое же преимущество от наличия двух разных интерфейсов. Кроме того, когда я пытаюсь не втягиваться в работу, я могу выйти и закрыть рабочую электронную почту, оставив мою личную электронную почту более доступной, или наоборот.

Возможно, вам просто очень нравится одно почтовое клиентское приложение, и вы хотите использовать его как для работы, так и для личной электронной почты. Во многих приложениях вы можете аутентифицировать несколько учетных записей и переключаться между ними по своему желанию. Однако он обеспечивает простоту использования, которую вы на самом деле можете не захотеть. Вы теряете преимущество наличия двух разных интерфейсов и теряете возможность выйти из приложения с любой учетной записью, которую вы хотите сделать менее заманчивой в данный момент. Может быть, вы хотите, чтобы ваша технология была немного менее удобной для пользователя из-за вашей собственной психологии.

Разделение на части для лучшего баланса между работой и личной жизнью

Если вам нужны более четкие границы между вашей работой и личной жизнью, разделение ваших данных по разным приложениям, службам, операционным системам и браузерам очень помогает.

Наличие двух отдельных виртуальных пространств, в которых вы получаете доступ к своим файлам, создает подсказки, ассоциации и входные барьеры, которые могут помочь вам свести к минимуму работу в свободное время или выполнение личных дел, пока вы на работе, в то же время позволяя вам выполнять их, когда это необходимо. необходимый.