Будьте организованы: как наверстать упущенное в отчетах о расходах до конца года

Близится конец года. Вы спокойно работаете за своим столом, когда приходит новое электронное письмо от бухгалтерии. Вы громко задыхаетесь от темы, и все ваши коллеги оборачиваются, чтобы посмотреть, что не так. Ваши щеки краснеют, когда вы признаете, что до этого момента вы совершенно забыли подать отчет о расходах. В письме сказано, что крайний срок сегодня. Жар от ваших щек превращается в чувство страха, которое бежит вниз по груди и в яму желудка. Ваша компания должна вам несколько сотен долларов, и в это время года вы действительно могли бы их использовать. Не паникуйте! Эти простые шаги помогут вам контролировать свои расходы.

Некоторые организации действительно упрощают отправку отчетов о расходах, даже если они опаздывают. Например, наличие кредитных карт компании, привязанных к системе отчетности о расходах, очень помогает, но не у всех есть такая роскошь. Так что сделайте глубокий вдох и выполните следующие шаги, чтобы как можно скорее отправить просроченные отчеты о расходах.

Обратите внимание, что большая часть этой статьи также относится к самозанятым типам, которым приходится искать квитанции в конце года, чтобы требовать налоговых вычетов на расходы бизнеса.

1. Спросите, когда наступает настоящий крайний срок и можете ли вы подать заявку позже

В зависимости от того, когда ваша организация устанавливает свой финансовый год и как она обрабатывает начисления, крайний срок подачи отчетов о расходах может уже пройти. Но это не обязательно означает, что слишком поздно отправлять квитанции. Умные люди срывают сроки. Если кто-то говорит вам, что крайний срок — конец дня в пятницу, есть большая вероятность, что реальный крайний срок — в понедельник утром или позже.

Спросите кого-нибудь из бухгалтерии или своего начальника, чтобы получить четкую информацию об истинном сроке подачи отчетов о расходах и о том, что вы можете сделать, если вы его пропустили. Часто есть. Если вы можете подать заявление с опозданием, будьте добры и любезны с людьми, помогающими вам в этом, и из кожи вон лезьте, чтобы предоставить именно то, что они просят. Будьте подробны. Помните, что они делают вам одолжение. Сделайте все возможное, чтобы вернуть его, облегчив им работу.

2. Ознакомьтесь с правилами получения

Если вы уже подавали отчеты о расходах, вы, вероятно, знаете основные правила подачи квитанций. Но знаете ли вы мелкие детали? При подаче отчета о расходах спустя долгое время после того, как расходы были понесены, вы можете потерять некоторые квитанции. Узнайте, существует ли политика, например требующая квитанций только для расходов, превышающих 10 долларов США. Также спросите, можете ли вы предъявить подтверждение платежа, предоставив выписку по кредитной карте с выделенной строкой. Эти детали могут значительно сократить время, необходимое вам для подготовки отчета о расходах.

3. Сделайте набросок пунктов и дат

Как только придет время приступить к составлению отчета о просроченных расходах, составьте примерный список основных расходов, которые вам необходимо возместить, таких как приобретенные вами товары, поездки и гостеприимство клиентов. Если вы подаете заявку только на один предмет или одну поездку, пропустите этот шаг.

Если пункт в вашем списке — это событие, например визит клиента или конференция, запишите даты. Затем под событием создайте запись для каждого дня, например:

Конференция X: 1-3 июня
1 июня
2 июня
3 июня

4. Визуализируйте свои расходы

Собирая воедино расходы, связанные с поездками или мероприятиями, я считаю, что полезно сначала перечислить самые большие расходы (например, перелет, гостиница и плата за посещение), а затем попытаться вспомнить или переосмыслить каждый день, чтобы покрыть меньшие расходы. Сделайте это ниже записи каждого дня.

Мне нравится делать примерный набросок возможных расходов, а затем заполнять его по мере того, как я их помню (шаги 5-7 включают в себя несколько приемов для заполнения пробелов, когда память подводит). План должен включать в себя столько пунктов, сколько имеет отношение к вашим датам:

• Начальное местоположение. Где ты спал? Были ли у вас какие-либо расходы в этом месте, например плата за Wi-Fi?
• Местное путешествие . Ходили ли Вы куда-нибудь, и если да, то как Вы добирались (автомобиль, такси, автосервис, общественный транспорт)? Как ты вернулся? Если требовать плату за милю за вождение, каково было расстояние?
• Питание. Где вы завтракали, обедали и ужинали? Вы покупали напитки, включая воду в бутылках и кофе, или закуски?
• Запасы. Вам нужно было купить что-то ожидаемое или неожиданное в течение дня?
• Конечная локация. Где вы закончили свой день? За что ты там заплатил?

Часто просто задав себе эти вопросы, вы сможете вспомнить расходы, о которых иначе могли бы забыть.

5. Пролистайте чеки

Если у вас есть стопка квитанций, пролистайте их сейчас и сопоставьте с созданным планом. Есть причина, по которой я не делаю этот шаг первым. Иногда квитанции изменяют нашу память таким образом, что не учитываются части дня. Например, допустим, вы просматриваете свои квитанции и видите, что быстро позавтракали в кафе, а затем пообедали в месте проведения конференции. Теперь у вас есть яркие воспоминания об этих двух событиях, и вы готовы перейти к следующему рецепту. Но ваша память могла пропустить 15-долларовую поездку на Uber между двумя пунктами просто потому, что у вас не было физической квитанции, чтобы активировать воспоминание. Легко забыть детали, когда у нас нет триггеров.

6. Сканируйте свой календарь

Календарь может содержать больше напоминаний, которые помогут вам создать точный отчет о расходах. Заполнив свой день, откройте календарь и просмотрите его, чтобы проверить даты поездок и значимых событий. Некоторые записи могут вызвать у вас воспоминания о расходах, а также об их отсутствии. Например, если деловой партнер отправил вам календарное приглашение на ужин в день, когда вы путешествовали, и она заплатила, вам не нужно беспокоиться о поиске квитанции за ужин в тот вечер.

7. Просмотр монетного двора

Еще одно отличное место для поиска пропущенных расходов — Mint. Mint — это приложение для личных финансов, которое объединяет все ваши финансовые операции на одном веб-сайте и в одном приложении с возможностью поиска. С помощью Mint вы можете фильтровать все расходы по кредитным и дебетовым картам по дате, что может помочь вам обнаружить расходы, которые вы забыли. В том примере, который я привел ранее о квитанции Uber, вы можете найти информацию, выполнив поиск даты в Mint, что облегчит поиск настоящей квитанции в вашем электронном письме.

Вы также можете добавлять теги в Mint к транзакциям по позициям, и если вы делали это в течение всего года для деловых расходов, вы можете легко найти все расходы, которые вам нужно заявить.

Я упоминал ранее, что если вы не можете найти квитанцию, вы можете спросить, можете ли вы предоставить копию выписки по кредитной карте с выделением строки расходов. Опять же, здесь вам поможет Mint, потому что он подскажет, какую кредитную карту вы использовали.

8. Не забывайте о чаевых и парковке

Две категории расходов, которые легко упустить из виду, — это чаевые и парковка. Небольшие чаевые, выплаченные наличными, например, уборщицам отелей и посыльным, никогда не сопровождаются квитанциями. Плата за парковку также может быть наличными без квитанции. Но они складываются и заслуживают внимания, если вы их сделали.