Будьте организованы: 5 простых шагов для начала работы с диаграммами Ганта

Перед началом нового проекта полезно иметь дорожную карту, своего рода четкий обзор всех необходимых шагов и порядка, в котором эти шаги должны выполняться. По сути, это и есть диаграмма Ганта. Неважно, является ли проект личным, например, установка террасы в задней части дома, или бизнес-проектом, например, созданием нового веб-сайта. Ты должен знать

• когда и где вы начинаете,
• все шаги на этом пути и сколько времени они займут,
• кто отвечает за каждый шаг,
• порядок, в котором должны выполняться шаги, и
• когда проект будет завершен.

Диаграммы Ганта, названные в честь инженера и консультанта Генри Ганта, который разработал и использовал их в 1910-х годах, представляют собой визуализацию проекта от начала до конца. Они являются чрезвычайно распространенным типом инструментов повышения производительности и являются ключевой частью многих служб управления проектами. Фактически, отличный сервис TeamGantt (14,95 долл. США в Software Advice) даже получил свое название от диаграмм. В этой статье я объясню, что такое диаграммы Ганта, что они делают и как люди их используют, а также предложу пять шагов для начала работы с ними.

Что такое диаграмма Ганта?

«Диаграмма Ганта — это визуализация шагов, необходимых для завершения вашего проекта», — объяснил Кайвон Гаффари, ведущий менеджер программы в LiquidPlanner (14,95 долл. США в Software Advice), когда я недавно попросил его поделиться некоторыми соображениями о том, как начать работу с Ганттом графики. LiquidPlanner — это приложение для управления проектами и совместной работы на рабочем месте, получившее награду Editors Choice, в котором особое внимание уделяется диаграммам Ганта.

Гаффари напомнил мне, что проект отличается от других видов работ. «Проект — это набор работ, у которых есть начало и конец, а выполнение создания этого проекта — это набор задач», — сказал он. Диаграммы Ганта работают конкретно для проектов, а не для текущей работы. Они помогают вам пройти от начала до конца, поэтому важно , чтобыконец.

Ганта

Диаграммы Ганта читаются слева направо и сверху вниз. (См. изображение выше от TeamGantt.) Ось X — это время. Диаграмма начинается, когда проект стартует, и заканчивается, когда проект сдан. По оси Y проходят задачи, хотя они просто в списке. Их точное расположение на оси Y не имеет значения, хотя они имеют тенденцию располагаться в хронологическом порядке.

«Задача состоит из трех компонентов: что это такое, сколько времени она займет и кто ее будет выполнять», — сказал Гаффари. На диаграмме Ганта каждая задача представлена ​​полосой. Длина полосы показывает, сколько времени займет выполнение задачи. Часто панели задач имеют цвет, указывающий, какой человек или отдел отвечает за выполнение задачи. Что касается «что?», название задачи обычно появляется на панели или становится видимым при нажатии на нее.

В дополнение к отображению всех задач для проекта и времени, которое они займут, диаграммы Ганта показывают последовательность и зависимость. Другими словами, они показывают порядок, в котором задачи должны выполняться, и должно ли одно событие происходить раньше другого. Почему это так важно?

Что делают диаграммы Ганта?

«Диаграммы Ганта наглядно показывают, что вы не можете делать все одновременно», — сказал Крис Савой, директор Workfront по продуктовой стратегии. Он использовал пример строительства дома на дереве. Вы можете купить гвозди и древесину одновременно, но вы должны спилить древесину, прежде чем прибить ее к дереву.

Диаграммы Ганта показывают зависимости между задачами, обычно с чем-то вроде линии, соединяющей их.

Зависимости

До прихода в Workfront (который, как и LiquidPlanner, представляет собой инструмент для совместной работы и управления проектами на рабочем месте), Савой работал над несколькими очень сложными проектами в United Space Alliance совместно с Космическим центром имени Джонсона НАСА. Он упомянул, что хотя последовательность и зависимости важны даже для простых проектов, таких как строительство дома на дереве, они имеют решающее значение для масштабных многолетних проектов, таких как строительство Международной космической станции.

Еще одна вещь, которую делают диаграммы Ганта, — это помощь организациям или руководителям проектов в управлении ресурсами. «То, что задача существует, не означает, что есть человек, который может ее выполнить», — сказал Гаффари.

С помощью диаграммы Ганта вы можете легко увидеть, когда люди или отделы должны работать над задачами, а когда они свободны. «Вы должны иметь возможность учитывать расписание людей и количество часов в сутках», — добавил он. Диаграммы Ганта позволяют эффективно отслеживать время, задачи и ресурсы.

Начало работы с диаграммами Ганта

Как только вы поймете, что такое диаграммы Ганта и чем они полезны, вы сможете начать создавать их для своих собственных проектов. Эти пять шагов помогут вам начать.

1. Выберите шаблон или создайте его с нуля
Как правило, когда вы начинаете новую диаграмму Ганта, у вас есть возможность использовать шаблон или начать с нуля. Шаблоны могут быть получены из внешнего источника, в случае с теми, которые предоставляются программным обеспечением для управления проектами, или они могут быть получены из вашего собственного прошлого проекта.

Одним из преимуществ использования вашей собственной предыдущей работы для создания шаблона является то, что вы часто можете многому научиться из того, что произошло в прошлом. Шаблон предоставит информацию не только о задачах и последовательности, но и о том, заняли ли какие-либо задачи больше времени, чем ожидалось.

2. Отметьте свои вехи
В большинстве программ для создания диаграмм Ганта есть возможность добавлять вехи. Веха — это маркер, указывающий на завершение фазы проекта. Например, при создании веб-сайта блокировка каркасов является типичной вехой.

При построении диаграммы Ганта с нуля часто бывает полезно нанести все этапы, прежде чем добавлять какие-либо задачи. Список всех вех помогает разбить проект на более мелкие части, и эти более мелкие части легче осмыслить, чем весь проект сразу.

3. Добавьте задачи, последовательность событий и создайте зависимости
Следующим шагом является добавление задач, последовательность событий и создание зависимостей. При добавлении задач обязательно просматривайте исторические отчеты или поговорите с людьми, которые будут выполнять задачи, чтобы получить точные оценки того, сколько времени они должны занять.

При упорядочивании событий имейте в виду, что несколько задач могут выполняться одновременно, но не одним и тем же человеком. При создании веб-сайта один человек может работать с вайрфреймами, а другой человек собирает образец контента для прототипа. Но дизайнер вайрфреймов не может одновременно создавать доски настроения.

Добавляйте зависимости только после того, как вы перечислите все задачи и расставите их в правильном порядке, и будьте с ними осторожны. «То, что действительно может вас запутать, — это если вы пройдёте половину диаграммы Ганта и увидите, что, скажем, задача 12 больше не зависит от задачи 5», — сказал Савойя. Он добавил, что новичкам следует быть предельно осторожными и не удалять зависимости, если они не уверены, что это правильно, потому что вернуть их очень сложно, если они создают длинную цепочку событий.

4. Следите за своими ресурсами
«Задачи должны быть в правильном порядке, а затем вам нужно контролировать, кто доступен для выполнения этих задач», — объяснил Гаффари. Как упоминалось выше, только потому, что есть задача, которую нужно выполнить, не означает, что кто-то свободен для ее выполнения.

Гаффари отметил, что программное обеспечение для создания диаграмм Ганта его компании не допускает избыточного резервирования, а это означает, что LiquidPlanner не позволит вам назначить кого-то на задачу, если этот человек уже назначен на другую задачу в то же время.

Диаграммы Ганта помогают увидеть не только перерасход ресурсов, но и последствия корректировки остальной части графика проекта.

5. Сотрудничайте
«Действительно важно, чтобы люди понимали, что диаграмма Ганта — это не волшебство, — сказал Гаффари. «То, что вы что-то запланировали, не означает, что это имеет какое-то отношение к реальности».

Способ убедиться, что диаграмма Ганта соответствует реальности, — это сотрудничество. Часто программное обеспечение для создания диаграмм Ганта является частью более крупного пакета управления проектами или совместной работы на рабочем месте. Каждый в команде должен иметь возможность хотя бы видеть диаграмму, если не обновлять задачи и другую информацию, которая в нее поступает. Таким образом, если уполномоченный завершает задачу досрочно, и у него есть возможность обновить свой прогресс, чтобы отметить задачу как выполненную и скорректировать предполагаемое время, и тем самым он может помочь другим уполномоченным также выполнить свои задачи раньше. Или она может также пометить себя как доступный ресурс, чтобы помочь с какой-то другой задачей до следующего запланированного задания.

Гаффари резюмировал силу сотрудничества следующим образом: «Если диаграмма Ганта находится в вакууме, кто знает, точна ли она? Диаграмма Ганта сияет».

Не слишком полагайтесь на диаграммы Ганта

И Гаффари, и Савойя сказали мне, что они используют диаграммы Ганта для планирования и проверки проекта, но им не нравится управлять в нем повседневной работой. «Как правило, это план, а не график выполнения», — сказал Савойя.

Савойя также отметил, что новичок может не осознавать, что люди редко, если вообще когда-либо, смотрят на всю диаграмму Ганта сразу, потому что она обычно огромна. «Вам понадобится рекламный щит, чтобы напечатать это», — сказал он.

По словам Гаффари, «построение диаграммы Ганта не является конечной целью. Это визуализация плана задач и последовательности. Диаграмма Ганта помогает людям понять, как план будет работать».

Если вы интересуетесь диаграммами Ганта, вы, вероятно, также интересуетесь управлением проектами в целом. Чтобы получить отличные дополнительные советы по поддержанию вашего проекта в нужном русле, ознакомьтесь с моими 4 советами по началу работы с управлением проектами, а также моими советами о том, как улучшить общение для лучшего управления проектами.