Хотите сделать больше? Лучше отслеживайте свое время с помощью этих проверенных методов

Чтобы быть более продуктивным, вам нужно эффективно управлять своим временем. Как научиться лучше управлять своим временем? Независимо от того, где вы находитесь с вашими навыками тайм-менеджмента, самое первое, что вам нужно сделать, это отслеживать, как вы тратите свое время в настоящее время. Вы не можете изменить то, как вы тратите свое время, если вы не знаете, как вы его используете сейчас.

Есть три основных способа отслеживать свое время, и каждый из них имеет свои плюсы и минусы. Способ, который обычно считается самым простым, является наименее точным. Тот, который является наиболее точным, требует очень много времени. Наконец, есть способ отслеживать свое время с помощью технологии, которая чрезвычайно проста, но точна только для определенных видов задач. Эти методы могут помочь, находитесь ли вы в офисе или работаете дома.

Вот что вам нужно знать об этих трех методах:

1. Оценка времени (также известная как метод оценки рабочей недели)

Что такое оценка времени? Оценка времени — это список всего, что вы сделали за определенный период времени, а также количество часов и минут, которое вы потратили на это.

Как сделать оценку времени: Оценку времени часто делают в конце недели. Вы вспоминаете свою неделю или любой другой период, который хотите, и подсчитываете, сколько часов, по вашему мнению, вы работали, спали, выполняли поручения, готовили, убирались или смотрели фильмы, например. Полезно свериться с календарем, если он у вас есть.

Плюсы: оценка времени занимает очень мало времени. Поскольку вы можете сохранить их до конца недели, ваш распорядок дня не будет прерываться надоедливыми задачами регистрации времени.

Минусы: Оценка времени — наименее точный способ измерения того, как вы тратите свое время. Исследователи обнаружили, что, когда люди оценивают, как они тратят свое время, используя ретроспективный подход, они часто получают в сумме больше часов, чем в реальной неделе (168). Люди склонны переоценивать количество работы и недооценивать свободное время.

2. Журнал учета рабочего времени (также известный как метод учета общего времени)

Что такое журнал времени? Журнал времени — это запись того, что вы делали в течение всего дня, разделенная на блоки времени, которые составляют весь день. Идея состоит в том, чтобы учитывать каждый блок времени в течение 24-часового периода.

Как вести журнал учета рабочего времени: Чтобы вести журнал учета рабочего времени, вам понадобится всего лишь лист бумаги или электронная таблица. Создайте столбец и введите в него последовательные блоки времени с шагом 15, 30 или 60 минут. Вы можете комбинировать несколько блоков времени для часов, когда вы обычно спите. Либо периодически в течение дня, либо в конце дня вы заполняете пространство рядом с каждым временным блоком тем, что вы делали в это время. То, насколько конкретно вы дадите свое описание, зависит от того, что вы хотите узнать о себе или от того, какую трансформацию тайм-менеджмента вы хотите осуществить.

Плюсы: Журналы учета рабочего времени более точны, чем дневники учета рабочего времени. Они тем больше, чем чаще вы заполняете их, и тем меньше, чем дольше вы ждете, чтобы завершить их. Очень легко классифицировать свое время по категориям, складывать числа и анализировать результаты.

Минусы: запись одного ответа о том, что вы делали, скажем, с 9 до 10 утра, может не быть реалистичным отражением того, как вы на самом деле использовали этот час. Допустим, вы работали. Вы встали из-за стола и попили воды в это время? Вы быстро позвонили? Вы читали новости онлайн в течение нескольких минут в середине работы? Журналы времени обобщают блоки времени, не вдаваясь в реальные детали того, что вы делали.

3. Приложения для отслеживания времени

Что такое приложение для отслеживания времени? Приложение для отслеживания времени — это программное обеспечение, которое вы используете, чтобы отслеживать, сколько времени вы тратите на разные дела, в основном на свой компьютер и телефон. Существуют пассивные приложения для отслеживания времени и активные. Пассивные, такие как RescueTime, измеряют, сколько времени вы проводите в разных приложениях и на разных веб-сайтах. Активные приложения для отслеживания времени, такие как Toggl, отображают на экране таймер, который запускается во время работы, поэтому вы можете использовать несколько приложений и веб-сайтов, работая над одной задачей.

Как использовать приложение для отслеживания времени. С пассивным устройством для отслеживания времени вы устанавливаете его на свой компьютер или мобильное устройство и просто запускаете его. Он автоматически фиксирует всю вашу активность, чтобы записывать, классифицировать, подсчитывать и анализировать ее. Как правило, вы можете приостановить эти приложения, когда захотите, и вы можете настроить их на отключение в то время, когда вы не хотите отслеживать свою активность. Активные таймеры полагаются на то, что вы нажмете кнопку, чтобы запустить и остановить их. Они позволяют вам вводить информацию о том, что вы делали во время работы, и приложение автоматически добавляет эту информацию в запись, которую вы можете просматривать и анализировать в любое время. Версии активных счетчиков времени для мобильных приложений могут быть полезны для запуска таймера, когда вы находитесь на собраниях, в командировках и выполняете другую некомпьютерную работу, которую вы хотите измерить.

Рекомендовано нашими редакторами

Делайте больше: попробуйте эти 10 простых советов для улучшения списков дел

Как составить семейный список дел и календарь

20 советов по работе из дома

Есть несколько мобильных приложений для отслеживания времени, которые отслеживают ваше местоположение и, предположительно, помогают вам классифицировать ваше время таким образом, но они пока не очень умны и требуют слишком много ручного ввода, чтобы иметь большую ценность в настоящее время. Может быть, когда-нибудь они исправятся.

Плюсы: приложения для отслеживания времени превосходны, когда речь идет о подробных сведениях о ваших цифровых действиях. У них есть инструменты для категоризации вашего времени и создания диаграмм и графиков. Лучшие из них очень просты в использовании, и у большинства из них есть бесплатная опция.

Минусы: приложения для отслеживания времени дают вам подробный анализ того, что вы делаете на своем компьютере, но они не предназначены для отслеживания всего вашего времени, поэтому они будут скучать по часам, потраченным на складывание белья, приготовление пищи, чтение, игры с вашими детьми. или домашние животные, или что-то еще, что вы делаете.

Отслеживайте в течение двух недель, затем анализируйте

Если вы новичок в отслеживании времени, я рекомендую объединить метод журнала времени с приложением для отслеживания времени. Таким образом, вы можете получить обзор того, как вы проводите все часы в течение дня, а также подробный анализ времени, проведенного за компьютером.

Вы должны записывать свое время как минимум за две недели, прежде чем анализировать его. В течение первых одного-двух дней вы можете немного изменить свое поведение, потому что думаете о том, что следите за своим временем. Ваше поведение быстро вернется к норме.

Кроме того, если вы обнаружите, что говорите: «О, этот день не должен считаться, потому что он был очень необычным», остановитесь. Чем больше вы будете отслеживать свое время, тем больше вы поймете, что у вас больше необычных дней, чем вы, вероятно, думали. Идея состоит в том, чтобы лучше понять, как вы на самом деле проводите свое время, а не каков обычный день. Как только вы узнаете, как вы проводите свое время в целом, вы сможете начать принимать обоснованные решения о том, чем вы хотите заниматься больше, чем меньше или хотите начать делать что-то совершенно новое.