Как четырехдневная рабочая неделя меняет рабочее место

За последние несколько лет произошло много изменений в том, как выглядит рабочий ритм.

Некоторые компании перешли на удаленную работу, в то время как другие внесли существенные изменения в структуру своей рабочей недели.

Четырехдневная рабочая неделя получила хорошие отзывы, но, конечно, она также сопряжена со своими проблемами. В этой статье мы рассмотрим этот новый способ работы со всех точек зрения.

Что такое 4-дневная рабочая неделя?

Четырехдневная рабочая неделя ничем не отличается от того, на что она похожа: вместо стандартных пяти дней в неделю сотрудники отчитываются только за четыре рабочих дня в неделю.

Эта концепция реализуется по-разному в разных отраслях и организациях, но всегда сосредоточена на практике присутствия на работе только четыре дня в неделю.

Откуда взялась 4-х дневная рабочая неделя?

Концепция работы четыре дня в неделю, а не пять, основана на том факте, что производительность труда сотрудников увеличивается на 5% в год, но ставки вознаграждения не увеличиваются более чем на 2% в год за тот же период времени.

Количество часов, отработанных каждую неделю, остается на стабильном среднем уровне до 43 часов — четырехдневная рабочая неделя — это способ сократить этот разрыв и одновременно помочь создать лучший баланс между работой и личной жизнью.

Распространенность профессионального выгорания и беспокойства

Тревога и выгорание на работе не ограничиваются конкретными поколениями. Анатомия работы Asana за 2022 год показывает, что в профессиях, основным товаром которых является информация (например, врачи, инженеры, учителя, редакторы и т. д.), 63% работников испытали выгорание в 2022 году.

Выгорание и тревожность — вполне реальные проблемы, с которыми сталкивается современная рабочая сила.

Два поколения, которые больше всего поддерживают четырехдневную рабочую неделю, — это миллениалы и поколение Z, что легко понять, если учесть, что 74% и 84% соответственно сообщили, что они испытали выгорание.

Стремление к лучшему балансу между работой и личной жизнью

То, как сотрудники подходят к своей работе и чего они ожидают от своих работодателей, сильно отличается от того, что было даже 10 лет назад.

Главным среди их приоритетов в сфере занятости является баланс между работой и личной жизнью, причем эта деталь важнее, чем даже компенсация.

Четырехдневная рабочая неделя дает возможность улучшить баланс между работой и личной жизнью без негативных последствий для компании.

В чем преимущества 4-дневной рабочей недели?

Четырехдневная рабочая неделя имеет множество преимуществ, начиная от производительности и заканчивая воздействием на окружающую среду.  

Более высокая производительность

Если вы считаете, что большее количество рабочих часов в неделю приводит к повышению производительности, вы можете быть удивлены результатами, которые получили компании, протестировав четырехдневную рабочую неделю.

Например, сотрудники Perpetual Guardian в Новой Зеландии, принявшие участие в пробной четырехдневной рабочей неделе, сохранили такую ​​же производительность, как и их пятидневные нормы. И вдобавок ко всему, они сообщали о большей удовлетворенности работой и лояльности к компании, когда работали всего четыре дня в неделю.

Легко думать, что наши местные нормы совпадают с глобальными нормами в отношении стандартов на рабочем месте — американская мечта построена на сменной работе и графике работы с 9 до 5 с понедельника по пятницу, и мы — процветающая нация — этот рабочий ритм должен быть синонимом. с оптимальной производительностью, не так ли? Неправильный.

В наиболее продуктивных странах, таких как Норвегия, Дания и Нидерланды, работники по большей части работают по 27 часов в неделю.

Повышение производительности, несомненно, является одним из преимуществ работы в течение четырех дней в неделю.

Лучшее равенство

Ни для кого не секрет, что борьба за баланс между работой и личной жизнью ложится гораздо более сурово на женщин.

Почти 1,2 миллиона женщин были вынуждены уйти с работы из-за домашних требований. Кроме того, больше женщин, чем мужчин, выполняют несколько высокоответственных ролей вне своей работы, хотя ожидания в отношении эффективности и результативности на работе, конечно, не отличаются от одного пола к другому.

Четырехдневная рабочая неделя дает возможность создать более справедливую рабочую среду, позволяя больше времени посвятить жизненным обязанностям вне работы.

Такой подход может иметь большое значение, позволяя женщинам избежать перегрузки и сосредоточиться на стоящих перед ними приоритетах, зная, что у них будет достаточно времени, чтобы посвятить себя и другим своим обязанностям.

Повышение вовлеченности сотрудников

Вовлеченность сотрудников все больше волнует работодателей, так как это была горячая тема в течение последних многих лет.

Невовлеченные сотрудники имеют более низкую удовлетворенность работой, более низкую лояльность к компании и часто более низкую производительность, поэтому это важная область внимания.

Внедрение четырехдневной рабочей недели, как показали многочисленные испытания, повышает вовлеченность сотрудников и их приверженность работодателю на 20%.

Задокументированные испытания также не показали снижения производительности при четырехдневной рабочей неделе — на самом деле она часто улучшается. Когда для выполнения задач и проектов остается меньше часов, работники могут лучше сосредоточиться и быть вовлеченными в текущие задачи.

Больничные и дни психического здоровья также используются реже, потому что в неделю уже есть достаточно времени, чтобы позаботиться о оздоровительных мероприятиях, справиться со стрессом и заняться приятными делами. Все эти факторы указывают на более высокий уровень вовлеченности сотрудников в течение четырех дней их работы.

Высокое экологическое воздействие

Если удаленная работа не является идеальным вариантом для вашей компании, но вы хотите предпринять шаги, чтобы оказать положительное воздействие на окружающую среду, вы должны знать, что сокращение углеродного следа может быть преимуществом четырехдневной рабочей недели!

Сокращение вашей рабочей недели на один день в неделю приводит к устранению последствий полного рабочего дня для вашей рабочей силы. Если ваша четырехдневная рабочая неделя также позволяет вам закрыть свое предприятие на 5-й день, вы также сократите потребление энергии, связанное с повседневной работой вашего офисного помещения.

Такие вещи, как освещение, использование компьютеров, системы охлаждения и отопления и т. д., не нужны для пустого здания так же, как для здания, полного персонала, поэтому негативное влияние вашей компании можно уменьшить примерно на 20%.

Включение четырехдневной рабочей недели может оказать положительное воздействие на окружающую среду в дополнение к многочисленным преимуществам для сотрудников и производительности.

Каковы недостатки 4-дневной рабочей недели?

Как и во всех изменениях, в переходе на четырехдневную рабочую неделю есть и минусы, которые совпадают с плюсами.

Комплекс для реализации

Изменить что-то столь фундаментальное, как количество рабочих дней, разделенных на неделю, — непростая задача. Это обязательно затронет области во всех отделах и на всех уровнях управления, что делает внедрение четырехдневной рабочей недели довольно сложным делом.

Факторы, которые следует учитывать, включают в себя, среди прочего, планирование, политики, коммуникацию и управление ожиданиями клиентов / клиентов.

Коммуникация является ключевым фактором при внедрении четырехдневной рабочей недели, и использование нескольких методов может быть действительно полезным для обеспечения понимания.

Использование видео- и графических средств связи во время планирования и реализации может помочь лучше понять процесс. Такие ресурсы, как Snagit, позволяют быстро и легко добавлять эти инструменты в ваши протоколы связи и помогают максимизировать эффективность.

Повышенное давление со сроками

Здесь следует рассмотреть два аспекта. Один из них — восприятие сотрудников, а другой — поведение клиента/покупателя. Тем не менее, обоими из них можно управлять посредством хорошей коммуникации и тщательного рассмотрения всех переменных на начальных этапах планирования и реализации.

Сотрудники могут оказаться в стрессе, пытаясь оправдать те же ожидания и добиться тех же результатов, но на один день меньше, что может позволить или не позволить меньшее количество рабочих часов.

До полной интеграции четырехдневной рабочей недели сотрудники могут испытывать более сильное давление; ощущение, что просьба о достижении тех же результатов за меньшее время является чистым негативом.

Клиенты/клиенты, которые не работают по тому же графику, что и ваша команда, могут способствовать ощущению повышенного давления, так как сообщение, требующее быстрого ответа, может быть отправлено в день, когда ваша команда не работает.

Возвращение к этому может показаться не очень приятным, если ожидания и общение по поводу этой конкретной вещи не были четко сформулированы или поняты.

Простое общение с вашими клиентами/клиентами о расписании и интеграция сообщений ООО или добавление строки подписи может помочь им понять, чего они могут ожидать в отношении времени ответа. Это также может снять нагрузку с ваших сотрудников.

Не работает с каждой отраслью

Конечно, ваша конкретная отрасль может не подходить для внедрения четырехдневной рабочей недели.

Врачи, медсестры и учителя, например, создадут много негативных последствий для своих сообществ, сократив свой рабочий день.

Другие отрасли, а также персональная поддержка, работа по поддержке развития и некоторые виды производства могут потребовать значительных изменений в том, как они работают, чтобы перейти на работу четыре дня в неделю.

Такой способ работы может быть очень полезным, но он не является универсальным.

Немного статистики о 4-дневной рабочей неделе

По данным Общества управления человеческими ресурсами, 15% организаций теперь предлагают некоторым своим сотрудникам четырехдневную рабочую неделю. Это больше, чем 13%, о которых сообщалось в 2017 году.

USA Today сообщает нам, что на 67% больше вакансий на Ziprecruiter упоминается четырехдневная рабочая неделя, чем в прошлом году.

Согласно данным Workforce Institute at Kronos, четырехдневную рабочую неделю предпочитают 40% американских рабочих.

По данным Vouchercloud.com, в обычный рабочий день средний офисный работник в Великобритании продуктивно работает 2 часа 53 минуты. Если мы применим 20-процентное увеличение производительности, связанное со многими испытаниями с четырехдневной рабочей неделей, эти работодатели могут увидеть значительный скачок производительности.

Даже в 2018 году 66% работников, опрошенных Робертом Халфом, хотели сокращения рабочей недели, но только 17% их работодателей предлагали такую ​​возможность.

Согласно исследованию, проведенному в июле 2020 года, 75% американских рабочих испытывали эмоциональное выгорание.

Основываясь на текущих исследованиях четырехдневной рабочей недели, этот подход может помочь уменьшить это, к сожалению, большое число.

По данным веб-сайта Balancethemoney.com, в 2021 году средний рабочий в США работал около 38,7 часов в неделю.

Когда Perpetual Guardian ввела четырехдневную рабочую неделю, их сотрудники сообщили о снижении уровня стресса — с 45% до изменения до 38% после изменения.

Четырехдневная рабочая неделя способствует привлечению талантов. Согласно официальному документу бизнес-школы Henley, 63% британских работодателей заявляют, что это правда.

Подходит ли 4-дневная рабочая неделя для вашей компании?

Четырехдневная рабочая неделя не обязательно подходит для всех видов бизнеса и всех ситуаций.

Тем не менее, для тех, кому это подходит, преимущества четырехдневной рабочей недели очевидны. Есть много факторов, которые следует учитывать, когда вы думаете об этом переходе.

Ваша бизнес-модель и отрасль

Четырехдневная рабочая неделя не является реалистичной для всех бизнес-моделей и всех отраслей.

Если ваша работа в значительной степени зависит от взаимодействия с клиентами, включает компонент высокой заботы или рассчитывает на выполнение безукоризненно рассчитанной квоты по сравнению с традиционной пятидневной моделью, сжатая рабочая неделя может быть не для вас.

Если ваша работа больше связана с технологиями, чем с людьми, если большинство важных задач выполняются на компьютере и если результаты важнее отработанных часов, то переход на четырехдневную рабочую неделю может сработать.

Будет ли это выгодно?

Как и любое важное бизнес-решение, необходимо учитывать рентабельность.

Обязательно проконсультируйтесь с нужными отделами и нужными руководителями, чтобы получить полное представление о последствиях перехода на четырехдневную рабочую неделю.

Используйте начальные разговоры на эту тему, чтобы определить, в каких областях может потребоваться творческое мышление, чтобы сделать возможной прибыльность.

На рабочих местах, которые полагаются на то, что время напрямую обменивается на деньги, рентабельность может представлять серьезную проблему при рассмотрении перехода на работу четыре дня в неделю.

Один размер не подходит всем

Не существует универсального эффективного подхода к гибкости и другим преимуществам, создаваемым четырехдневной рабочей неделей, поэтому будьте осторожны, чтобы не загнать себя в рамки этого единственного подхода.

Существует множество способов обеспечить гибкость и улучшить баланс между работой и личной жизнью для ваших сотрудников, не создавая негативных последствий для ваших клиентов или вашей прибыли.

Определите желаемый конечный результат и работайте над решением, которое приведет вас к нему — это может быть не так просто, как сокращение одного дня в неделю.

Спросите своих заинтересованных лиц

Привлеките к разговору широкий круг заинтересованных сторон!

Услышав мнение людей, которые вовлечены в работу, будь то внутри компании или за ее пределами, вы сможете начать знакомство с широким спектром точек зрения и выводов.

Проблемы, о которых вы, возможно, никогда не думали, а также преимущества, которые, возможно, не приходили вам в голову, могут быть выявлены путем привлечения широкой группы заинтересованных сторон.

Спросите свою команду

Вовлеките свою команду в разговор как можно раньше. Деятельность, которая частично предназначена для повышения морального духа и создания новой и лучшей нормы для ваших сотрудников, обязательно должна включать их точку зрения.

Положительные или отрицательные, но последствия перехода на четырехдневную рабочую неделю будут в значительной степени ощущаться этой группой, и если вы не получите их поддержку с самого начала, препятствия и трудности могут быть более сложными, чем необходимо.

И, конечно же, если никто на самом деле не хочет четырехдневной рабочей недели, но предпочитает другой подход к гибкости и балансу, это полезно знать, прежде чем заходить слишком далеко по этому пути!

Как ввести 4-дневную рабочую неделю?

Решение о том, подходит ли четырехдневная рабочая неделя для вашего рабочего места, является важным шагом, но далеко не последним!

При переходе на четырехдневную рабочую неделю необходимо учитывать множество факторов. Два основных из них — сосредоточение на результатах в течение нескольких часов и максимизация времени.

Переключитесь на «Мышление на основе результатов»

Это может быть одной из самых больших проблем для компаний, которые переходят на работу четыре дня в неделю.

Гораздо чаще приравнивать производительность к отработанным часам, чем к результатам, и это необходимый сдвиг в мышлении для любого бизнеса, стремящегося стать компанией с четырехдневной рабочей неделей.

Поймите свои результаты

Внедрение четырехдневной рабочей недели требует прежде всего ясности ожиданий.

Двусмысленность оставляет место для неправильного толкования и невыполнения результатов и должна быть стратегически устранена.

Установление сроков, назначение задач и обязанностей правильному человеку и четкое определение того, как должен выглядеть или достигаться конечный продукт / результат, не подлежат обсуждению при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

Использование визуальных средств в вашем общении может помочь убедиться, что результаты четко представлены всем вовлеченным сторонам. Быстрое видео или макет могут иметь большое значение для того, чтобы все были на одной странице.

Остановить микроуправление

Микроуправление наносит ущерб буквально каждому хорошему качеству, связанному с четырехдневной рабочей неделей.

Это способствует выгоранию, беспокойству и низкой удовлетворенности работой и почти всегда является пустой тратой времени. Единственный результат, к которому он стремится, — это контроль.

Чтобы убедиться, что у вас достаточно информации о том, как продвигается работа, вы можете включить отчеты о ходе работы в рабочие процессы или в качестве постоянного пункта повестки дня на регулярных встречах.

Убедитесь, что вы наняли нужные навыки

Наличие правильных навыков для работы в правильных ролях и хорошая подготовка еще более важны, когда мы рассматриваем четырехдневную рабочую неделю.

Если ваша команда не обладает навыками, необходимыми для достижения установленных вами результатов, переход не пройдет успешно.

Может быть полезно регулярно оценивать потребности в повышении квалификации и обучении, чтобы не сталкиваться с ситуациями, когда нужные навыки недоступны.

Поощряйте открытое общение

Хотя культура четырехдневной рабочей недели придает большое значение автономии, для вас по-прежнему очень важно быть доступным для ваших коллег и ваших непосредственных подчиненных.

Эмпатическое общение с вами приведет к открытому общению с ними, когда они столкнутся с проблемой или им будет трудно приспособиться к этому новому способу работы.

Скорее всего, это открытое общение должно начинаться с лидера, чтобы оно было полностью реализовано и в нем участвовали все сотрудники компании.

Максимальное время каждого

Само собой разумеется, что максимальное использование времени каждого является ключевым компонентом успешного перехода на один день меньше «в офисе» каждую неделю. Это может быть легче сказать, чем сделать, поэтому вот несколько идей, которые помогут вам начать хорошо.

Сократите ненужные встречи

Мем «эта встреча могла быть электронной почтой» не возник из ниоткуда.

Нет недостатка в потраченном времени на собраниях, которые не нужны, плохо организованы или не предназначены для конкретной цели.

Любое используемое время для собраний, особенно при работе в рамках четырехдневной рабочей недели, должно иметь конкретную заявленную цель и строго соответствовать этой цели. Любые вопросы, которые можно решить по-другому, должны быть решены.

Если вы планируете встречу, чтобы поделиться обновлением статуса, представить данные или любой другой односторонний обмен информацией, вместо этого запишите видео в таком инструменте, как Snagit.

Готовься, готовься, готовься

В случае, если вы считаете, что собрание необходимо, убедитесь, что вы максимально подготовлены, чтобы возглавить собрание, конечно, но давайте также сделаем еще один шаг в этом. Дайте вашей команде все необходимое для подготовки.

Как это может выглядеть? Предоставление заявленной цели и повестки дня во время бронирования, предоставление любых подготовительных документов заранее и рекомендация о том, что их следует просмотреть до встречи, и обеспечение того, чтобы присутствовали только те люди, которые должны быть там.

Назначить координатора

Когда вы пытаетесь максимизировать результаты, достигнутые в течение четырехдневной рабочей недели, рекомендуется назначать фасилитатора для встреч.

Их функция состоит в том, чтобы направлять встречу, следя за тем, чтобы все шло по плану. Они должны быть оборудованы для того, чтобы прекращать разговоры по кругу или обсуждения «на стоянке» и поддерживать своевременную работу.

Ограничьте время своей деятельности

Тайм-боксинг вашей встречи — это стратегия, которая помогает вашей группе двигаться вперед, а также помогает им сразу перейти к режиму решения.

Вы можете сделать это, назначив время каждому пункту своей повестки дня и сократив это время настолько, насколько это возможно — ровно столько, сколько вы считаете разумным, или даже немного меньше, чем вы считаете разумным.

Это помогает привить ощущение интенсивности, которое может помочь мозгу включиться на максимальной скорости прямо с прыжка. Это отличный способ убедиться, что ваша встреча достигает намеченного результата в течение назначенного времени.

Избегайте группового мышления

Групповое мышление — это то, что происходит во время открытого мозгового штурма: все участники, по крайней мере экстраверты, одновременно работают над поиском решения. Это может упустить некоторых менее уверенных в себе членов команды, а также ваших коллег-интровертов.

Вместо этого попробуйте внедрить время молчаливого решения, когда у участников есть определенное количество времени, чтобы записать свои идеи для решения проблемы, а затем все они собираются.

Это сокращает время, затрачиваемое на обсуждение и обведение вопросов, и гарантирует, что вы действительно получите информацию от всех членов команды, повышая шансы найти правильное решение и не требуя дальнейших встреч по теме.

Заканчивайте каждую встречу решением

Ваша повестка дня всегда должна включать время в конце собрания, которое будет использоваться для подтверждения результатов собрания и рассмотрения любых следующих шагов и действий.

Это поможет убедиться, что все уходят, точно зная, за что они несут ответственность и как решается проблема.

Таким образом, каждый может покинуть встречу, точно зная, что должно произойти дальше, и не тратить время на повторное посещение или задавать ненужные вопросы.

Создавайте протоколы собраний и делитесь ими

В компании с четырехдневной рабочей неделей протоколы совещаний даже важнее, чем в традиционной рабочей структуре, потому что они обеспечивают осязаемый отчет о решениях и результатах собрания.

Они служат для участников способом пересмотреть действия и следующие шаги, не занимая время, необходимое для обратной связи с коллегами, чтобы найти ответ.

Это еще одно место, где Snagit может быть очень полезен — протоколы встреч не обязательно должны быть просто текстовыми документами. Вы можете легко включать скриншоты из своей презентации, делать аннотации, чтобы выделить определенные моменты, добавлять текст и ссылаться на другие ресурсы — получите бесплатную пробную версию прямо здесь!