Электронная почта никогда не умрет. Вот как сделать это лучше

Мы все ненавидим электронную почту, верно? Тем не менее, новое исследование TechSmith показывает, что именно здесь происходит большая часть нашего общения на работе.

Несмотря на то, что они полагались на это, респонденты опроса многое могли сказать о том, насколько неэффективной может быть электронная почта. Когда их спросили, что является самым большим препятствием для эффективного общения в их организации, люди ответили что-то вроде:

• «Слишком много писем поступает ежедневно. У нас не обязательно есть время прочитать все».
• «Переписка по электронной почте очень неэффективна и может привести к срыву сроков».
• «Люди не читают свои электронные письма».

Так почему же мы делаем это с собой? Если электронная почта сохранится, а исследования показывают, что это так, мы должны использовать ее более эффективно, чтобы мы все могли достичь нуля в почтовом ящике.

В этом посте мы расскажем, почему электронная почта никуда не распространяется, почему с ней так сложно разобраться, а также о простых шагах (с примерами!), которые вы можете предпринять, чтобы убедиться, что люди действительно читают ваши сообщения.

Будущее работы за асинхронностью

Новое исследование показывает, что асинхронные форматы, такие как видеосообщения, становятся долгожданной заменой собраниям.

Получите информацию

Почему электронная почта никуда не уходит

Электронная почта не зря является основой большинства деловых коммуникаций. Это более быстрый и эффективный способ передачи информации, чем организация собрания, и он позволяет легко связаться с людьми как внутри, так и за пределами вашей организации.

Электронные письма также предоставляют письменную запись решений, запросов и другую полезную информацию для архивирования и использования позже.

Что затрудняет правильную работу с электронной почтой

Чтобы отправить успешное электронное письмо, вам необходимо эффективно передать свое сообщение. В противном случае вы столкнетесь с недоразумениями или потоком сообщений, когда люди будут искать разъяснений. Электронная почта порождает еще больше электронной почты.

Или, что еще хуже, люди просто не будут читать ваши электронные письма.

К сожалению, текстовая природа электронной почты может затруднить правильный подход.

В электронной почте отсутствуют невербальные сигналы

Когда вы не слышите чей-то тон или не видите мимику и язык тела человека, можно легко неверно истолковать смысл того, что он пытается сказать. То, что могло быть задумано как дружеское послание, могло непреднамеренно показаться резким или негативным.

Не все умеют писать

Эффективное общение по электронной почте зависит от сильных навыков письма. Не у всех есть способность четко и кратко выражать свои мысли в письменной форме, что может привести к путанице или недопониманию.

Стена текста? Следующий!

Некоторые вещи просто сложно объяснить текстом. Чтобы избежать потенциальных недоразумений, люди склонны компенсировать это, предоставляя слишком много контекста или разъяснений.

Ни у кого нет времени прочитать пятистраничное эссе в течение рабочего дня. Либо люди пропустят ваше сообщение, потому что его длина пугает, либо ваши ключевые моменты затеряются в мешанине.

Донесите свое сообщение быстрее с помощью изображений и видео

Snagit позволяет легко делать снимки экрана, добавлять контекст и делиться ими где угодно.

Попробуйте Snagit бесплатно

5 простых способов отправлять более качественные электронные письма

Может показаться, что вы ничего не можете сделать, чтобы остановить поток электронных писем, которые ежедневно накапливаются в вашем почтовом ящике. Вот в чем дело: если вы потратите время на улучшение своей электронной почты и отправите более четкие и краткие сообщения, это поможет уменьшить ненужную обратную связь, высвободив часть вашего драгоценного времени.

1. Быстро переходите к делу

Если вы отправляете электронное письмо, потому что вам нужно, чтобы кто-то принял меры, проясните это с самого начала. Избегая длинных представлений, вы можете быть уверены, что ваш запрос или сроки не потеряются в путанице.

Если вы считаете, что контекст поможет, включите его после того, как вы изложили основную мысль. Ваш получатель будет иметь возможность продолжить чтение, если ему это необходимо, и вы не будете тратить его время, если он этого не сделает.

2. Будьте краткими

Вы также хотите, чтобы ваше электронное письмо было как можно более кратким, не упуская необходимых деталей. Конечно, это балансирующий акт. Прежде чем начать печатать, попробуйте выделить время и четко определить цель письма. Что вы хотите, чтобы другой человек сделал? (И если есть сроки, не забудьте их указать!)

Испытайте себя, набрав максимальное количество слов. По данным Boomerang, оптимальная длина электронного письма составляет около 50–125 слов.

3. Включите визуальные эффекты для ясности

Что это за поговорка? Одна картинка стоит тысячи слов? Это правда! Простой способ сделать любое электронное письмо более понятным и кратким — включить в него визуальные эффекты, такие как аннотированные снимки экрана, диаграммы или инфографику, чтобы объяснить концепцию или продемонстрировать процесс.

Колоссальные 97% людей, использующих изображения в своем общении на работе, считают это эффективным. Они сообщают, что изображения уменьшают количество недоразумений и экономят время.

Пытаетесь ли вы объяснить процесс или оставить отзыв о проекте, вместо того, чтобы вводить объяснение, сделайте снимок экрана! С помощью инструмента захвата экрана, такого как Snagit, вы можете захватить слайд или приложение, на которое вы ссылаетесь, и использовать аннотации, такие как стрелки или выноски, для добавления контекста.

4. Структурируйте свою электронную почту

Небольшое форматирование имеет большое значение! Избегайте больших блоков текста, которые могут быть пугающими или трудными для чтения, разбивая сообщение на короткие абзацы. Если вам нужно описать процесс или этапы, используйте нумерованный список, чтобы получателю было легче читать.

5. Вместо этого отправьте видео

Что вы делаете, когда вам нужно поделиться информацией, которую не стоит обсуждать, но которую слишком сложно передать по электронной почте? Вы отправляете видеообращение! Даже не заставляйте меня рассказывать обо всех встречах, которые можно заменить видео.

Если вам сложно донести свое сообщение, но вы не можете найти время в календаре этого человека, попробуйте записать быстрое неформальное видеообращение.
Просто запишите свой экран (мы, конечно, рекомендуем Snagit), пока вы рассказываете кому-то об этапах процесса или о своих отзывах об его проекте. Затем вы можете отправить ссылку на свое видео по электронной почте, чтобы человек мог посмотреть его в удобное для него время. Никакой встречи или чтения романа не требуется.

Электронная почта не должна быть ужасной

И вот оно! Изменение способа общения может показаться сложной задачей, но именно мелочи часто приводят к наибольшим изменениям. Начните с опробования одного из этих подходов и посмотрите, что произойдет!

Уменьшите ненужные перемещения вперед и назад с помощью Snagit Connect Bundle

Сделайте снимок экрана и добавьте контекст с помощью Snagit, а затем поделитесь им где угодно с помощью Screencast.

Узнать больше