12 правил этикета электронной почты для безупречного общения

Вам не нужно быть опытным писателем, чтобы составить электронное письмо. Тем не менее, есть много вещей, которые следует учитывать при написании электронных писем, особенно для делового общения. Вот несколько правил этикета электронной почты, которые следует учитывать при написании профессиональных сообщений.

Поля электронной почты

Заполнение полей электронной почты может показаться простым, но эти советы могут избавить вас от смущения и в то же время помочь вашим получателям.

Дважды проверьте адреса получателей

Если вы когда-нибудь отправляли электронное письмо не тому человеку, потому что полагались на «умные» предложения из своего почтового приложения, то вы знаете, как это может быть неловко.

Проверка имени и адреса электронной почты получателя занимает всего минуту. Если у вас есть приложение, которое преобразует адрес электронной почты в имя получателя для целей отображения, просто щелкните эту стрелку или наведите курсор на имя для быстрого просмотра.

Введите краткую строку темы

Строка темы, которую вы включаете в свое электронное письмо, должна быть краткой и значимой. Это позволяет вашему получателю сразу увидеть, о чем письмо. Они могут даже читать свои электронные письма в порядке важности содержания, где появляется строка темы.

Старайтесь, чтобы тема письма была короткой, но значимой. Сделайте это кратким изложением того, что включает в себя ваше сообщение.

Включите CC и BCC, когда это гарантировано

Не каждый получатель вашего сообщения может принадлежать строке «Кому». Вы можете использовать поле «Копия», чтобы скопировать других, которым нужна электронная почта в качестве ссылки, или поле «СК», чтобы скопировать их, но сохранить их адреса электронной почты в тайне.

СВЯЗАННЫЕ С: Что означают CC и BCC в электронных письмах?

Зарезервируйте поле Кому для тех, кому вы направляете сообщение, и любых действий, которые вы от них требуете. Для других, которым просто нужно знать о сообщении, независимо от того, скрываете ли вы их адреса электронной почты или нет, вместо этого используйте строки CC и BCC.

Тело сообщения

Очевидно, что тело письма — это место, куда вы включаете свое сообщение. Но есть несколько советов, которые следует помнить, которые могут создать или разрушить это сообщение.

Добавить приветствие

Особенно важно при составлении делового письма добавить приветствие. Правильно начните свое сообщение со слов «Дорогой», «Привет» или чего-то подобного, а затем укажите имя получателя.

Нет ничего, что говорило бы «Я слишком спешу волноваться», чем электронное письмо без приветствия.

Используйте легко читаемый шрифт

Хотя заманчиво изменить шрифт сообщения на что-то другое или уникальное, это не всегда лучший вариант для человека, который действительно читает электронное письмо.

СВЯЗАННЫЕ С: Прекратите менять шрифт электронной почты

Используйте шрифт по умолчанию, который легко читается, например Arial или Times New Roman. Эти классические шрифты не только являются стандартными для большинства почтовых клиентов, но их также проще читать, чем сценарий, и они более профессиональны, чем чрезмерно случайный вариант.

Включить подпись

Как и в случае с отказом от приветствия, отказ от подписи электронной почты может показаться непрофессиональным. И с этим закрытием вы должны включить основные детали, которые потребуются вашему получателю.

Подписи электронной почты различаются, но могут включать ваше полное имя, компанию, должность, номер телефона, веб-сайт и ссылки на социальные сети. Если у вас есть все эти данные в подписи или просто ваше имя, обязательно добавьте его в конец сообщения.

Тон и профессионализм

Наряду с основами заполнения полей электронной почты и составления текста сообщения подумайте о своих словах. Вы хотите использовать все заглавные буквы, чтобы подчеркнуть точку? Стоит ли добавить немного саркастического юмора? Давайте погрузимся глубже.

Будьте осторожны с заглавными буквами и форматированием

Может возникнуть соблазн использовать заглавные буквы, жирный шрифт или подчеркивание, чтобы подчеркнуть слова. Но слишком большое их количество в сообщении сводит на нет цель и может передать агрессивное сообщение.

Старайтесь избегать всех заглавных букв. Вы не хотите, чтобы ваш получатель чувствовал, что вы кричите на него. И используйте форматирование шрифта, такое как жирный шрифт, курсив и подчеркивание, экономно и только там, где это необходимо.

Сведите юмор и смайлики к минимуму

Хотя большинству людей время от времени нравится немного юмора, ему не всегда есть место в электронном письме. Причина в том, что получатель не может видеть ваш язык тела или слышать ваш смех. В письменных сообщениях юмор иногда может показаться неуместным или даже оскорбительным, даже если вы этого не имеете в виду.

СВЯЗАННЫЕ С: Как вставить смайлики в электронные письма Outlook

Наряду с устранением юмора старайтесь не злоупотреблять смайликами в своем электронном письме. В то время как смайлик или палец вверх могут быть полезными в чате или текстовом сообщении, они могут передать непрофессиональный тон в деловых электронных письмах.

Добавьте необходимые вложения

Мы все делали это хотя бы раз. Мы говорим получателю, что отправляем ему файл, а потом забываем его прикрепить. Потратьте немного времени, прежде чем нажать «Отправить», чтобы убедиться, что вы включили все необходимые вложения.

Кроме того, некоторые почтовые службы, такие как Gmail и Microsoft Outlook, предлагают функции напоминания о забытых вложениях. Воспользуйтесь этими полезными инструментами, чтобы вам не пришлось отправлять в ответ на письмо еще одно сообщение, содержащее файл и извинения.

Вежливое общение

Некоторые правила этикета электронной почты не высечены на камне, но могут быть просто вежливыми, внимательными и полезными.

Подумайте о кратких сообщениях для мобильных устройств

Поскольку все больше и больше электронных писем просматриваются на мобильных устройствах, примите это во внимание при составлении своих. Уберите лишние слова и сразу переходите к делу. Нет ничего хуже, чем открыть на мобильном телефоне электронное письмо, полное текста, который требует постоянной прокрутки.

Расписание отправки в рабочее время

Если вы используете удобную функцию планирования электронной почты, которую предлагают многие почтовые клиенты, будьте внимательны при планировании доставки. Отправлять электронное письмо в конце рабочего дня или даже в полночь просто нехорошо.

СВЯЗАННЫЕ С: Как запланировать электронную почту в Outlook

Попробуйте запланировать рассылку писем на рабочий день и в рабочее время, если только у вас нет веских причин не делать этого.

Сократите длинные URL-адреса

Последний совет о том, как быть вежливым, касается ссылок, которые вы включаете в свои электронные письма. Подобно составлению более коротких сообщений для мобильных зрителей, вы можете делать то же самое, добавляя ссылки. Рассмотрите возможность использования сокращателя URL-адресов, такого как Bitly, или ссылки на текст.

Вместо ссылки, которая занимает слишком много места в вашем сообщении, вы можете уменьшить ее размер и по-прежнему получать ссылку на своего получателя.

Надеемся, что некоторые из этих правил этикета электронной почты вы планируете использовать в своих деловых сообщениях в будущем. А если вы отправляете сообщение, которое хотели бы забрать, узнайте, как отозвать электронное письмо в Outlook или как отменить отправку сообщения в Gmail.