Как загрузить все электронные письма с сервера в Outlook?

Outlook — это основной интерфейс электронной почты для пользователей Microsoft Exchange Server. Он синхронизируется с сервером, чтобы получать и отправлять электронные письма быстро и удобно. Неважно, является ли ваш почтовый клиент Outlook.com, Hotmail или даже сторонним, например Gmail, вы можете легко настроить свою учетную запись и начать отправлять все эти рабочие электронные письма.

Поскольку это ваши электронные письма, вы, конечно, хотели бы иметь возможность открывать их в любое время. Вы можете положиться на то, что Outlook отображает любое электронное письмо, которое вам нужно, независимо от того, сколько месяцев прошло с тех пор, как вы его написали. Или ты можешь? Как оказывается, все не так просто. Outlook не отображает все по умолчанию: большая часть ваших писем остается на Microsoft Exchange Server, а в Outlook вам доступна только часть.

Если вы используете Outlook 2019, 2016, 2013 или Outlook для Office 365, вы не сможете получить мгновенный доступ к своим старым электронным письмам, не изменив настройки папки "Входящие". Хотя ваша электронная почта хранится на сервере навсегда, если вы того пожелаете, вы можете рассчитывать на удобство наличия локальной копии. Однако, как настроен Outlook, он загружает до 12 месяцев ваших электронных писем на ваш локальный диск. Если вам нужно прочитать электронные письма старше этой даты, вам придется предпринять соответствующие действия, чтобы заставить Outlook загружать их с сервера.

Почему в Outlook есть ограничение на загрузку электронной почты?

Вы можете задаться вопросом, почему ситуация такая. Это связано с тем, что Microsoft Office выполняет некоторые интеллектуальные настройки при установке в вашей системе. Он проверяет все ваше оборудование и вносит необходимые коррективы, чтобы программа могла оптимально работать в системе. Что касается Outlook и корпоративной электронной почты, проверки, которые он выполняет на вашем оборудовании, используются для установки параметров загрузки.

Явно пытается помочь, но может стать надоедливой. После проверки вашего жесткого диска, чтобы узнать, сколько места осталось, он автоматически настраивает ограничение по времени, которое определяет, сколько ваших электронных писем сохраняется локально. Чем больше свободного места на диске, тем больше писем за месяц загружается. Расчет производится по следующей формуле:

• Если свободного места на диске до 64 гигабайт, на ваш компьютер автоматически загружаются электронные письма за период до 12 месяцев.
• Если свободное место на диске находится где-то между 32 гигабайтами и 64 гигабайтами (не включая ни одно из чисел), электронные письма за три месяца автоматически загружаются на ваш компьютер.
• Если объем свободного места на диске составляет менее 32 гигабайт, в локальном хранилище вашего компьютера хранятся сообщения электронной почты только за месяц.

Вы можете задаться вопросом, о чем идет речь и почему нельзя просто установить параметр «загружать все электронные письма» или что-то подобное. На самом деле, вопреки распространенному мнению, электронная почта может занимать много места. Те, кто ведет насыщенную жизнь, загруженную электронной почтой, часто обнаруживают, что огромное количество места занимают как отправленные, так и полученные электронные письма. Если вы не следите за использованием своего диска, вы можете проснуться и обнаружить, что все ваше пространство занято вашей деловой перепиской.

Майкрософт это тоже знает. Вот почему Office предназначен для автоматической настройки параметров хранилища, таких как лимит локального хранилища электронной почты по умолчанию для Outlook. Обычно это нормально; скорее всего, вам не очень нужны электронные письма прошлых лет. Более того, независимо от настройки, вы по-прежнему получаете локальный доступ к своим задачам, встречам в календаре и контактам.

Имейте в виду, что эффективность этого параметра зависит от типа почтового клиента, который вы используете. Если вы используете одного из собственных поставщиков услуг электронной почты Microsoft, таких как Hotmail, Outlook или 0365, этот параметр действительно влияет на то, сколько электронных писем доступно локально. Тот же принцип применим к большинству популярных сервисов деловой электронной почты. Однако, если вы используете общедоступный провайдер, такой как Gmail, Yandex или Yahoo, у вас не будет этого беспокойства, поскольку настройка не будет иметь никакого эффекта. Все ваши электронные письма на Microsoft Exchange Server будут иметь локальную копию, хранящуюся во внутренней памяти вашего компьютера.

Как заставить Outlook загружать все электронные письма с сервера

Сервер здесь, естественно, относится к Microsoft Exchange Server. В то время как некоторые предприятия покупают лицензию на размещение сервера Exchange в помещении, другие обращаются к стороннему поставщику серверов Exchange-as-a-Service. Популярность Exchange Online, облачной версии службы, размещенной самой Microsoft, также растет.

Независимо от используемого режима Exchange его основная функция остается неизменной: агент передачи сообщений, который отправляет электронные письма между компьютерами. Сообщения читаются на обоих концах с помощью почтового клиента, в данном случае Outlook.

По сути, при использовании Exchange все электронные письма, которые вы когда-либо отправляли и получали, хранятся на сервере Exchange навсегда. Конечно, вечное хранение ваших электронных писем зависит от таких вещей, как ограничения облачного хранилища для отдельных учетных записей и непрерывное использование учетной записи. Дело в том, что при нормальных обстоятельствах вы все еще можете видеть свои электронные письма, в том числе действительно старые, даже если они не хранятся на вашем компьютере.

Итак, что вы можете сделать, чтобы загрузить все электронные письма с сервера в Outlook? Если вы хотите просмотреть все свои электронные письма в Outlook, есть два способа.

Способ 1: используйте ссылку «Дополнительно» в Outlook

Outlook для Office предлагает простой способ увеличить количество сообщений электронной почты, отображаемых в папке. Предполагая, что вы поддерживаете учетную запись в течение длительного времени или имеете длинную историю электронной почты, приложение обычно отображает только самые последние электронные письма. Но вы можете заставить Outlook загружать все электронные письма IMAP или, по крайней мере, отображать их.

Когда вы находитесь в папке, такой как «Входящие» или «Отправленные» в Outlook, и прокручиваете вниз, вы вскоре достигаете конца отображаемых электронных писем. Тут же вы увидите сообщение, информирующее вас о том, что вы можете нажать на ссылку, чтобы просмотреть больше сообщений:

В этой папке на сервере есть еще элементы

Нажмите здесь, чтобы просмотреть больше писем на Microsoft Exchange

После того, как вы нажмете ссылку «Нажмите здесь, чтобы просмотреть больше писем в Microsoft Exchange», Outlook загрузит остальные письма из этой папки на ваш компьютер. Это работает, только если у вас есть подключение к Интернету. Кроме того, загружаются только электронные письма для определенной папки. Таким образом, если вы находитесь в папке «Отправленные», вы получаете только все письма, которые когда-либо отправляли.

Этот принцип верен, если вы проводите поиск в почтовом ящике. Когда вы вводите свой поисковый запрос и отображаются результаты, если есть много писем, соответствующих поисковому запросу, вы можете увидеть следующее внизу страницы результатов:

Показаны последние результаты …

Более

При нажатии на ссылку «Дополнительно» загружаются остальные электронные письма, соответствующие вашему поисковому запросу.

Если вы хотите сразу увидеть все свои электронные письма в определенной папке, вы можете войти в свою учетную запись через веб-приложение для Outlook. Это приведет вас к интерфейсу Microsoft Exchange Server для вашей учетной записи, и вы сможете увидеть все, что там хранится.

Способ 2. Измените параметр «Почта для сохранения в автономном режиме» в Outlook.

Это параметр, определяющий, сколько месяцев электронной почты Outlook хранит на вашем компьютере. Помните, что это работает только при использовании почтового клиента Microsoft или признанного поставщика услуг электронной почты для бизнеса. Вы можете увеличить количество хранимых писем или даже уменьшить его. Вы также можете указать Outlook сохранять все ваши электронные письма локально.

Согласно Майкрософт:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook для Office 365 предоставляют варианты 1, 3, 6, 12 или 24 месяца или все. Outlook 2019, Outlook 2016 и Outlook для Office 365 предоставляют дополнительные параметры: 3 дня, 1 неделя и 2 недели.

Без лишних слов, вот что вам нужно сделать:

• Запустите приложение Outlook.
• Перейдите на вкладку «Файл».
• Выберите раскрывающийся список «Настройки учетной записи».
• Когда опция развернута, выберите «Настройки учетной записи».
• В окне «Настройки учетной записи» выберите вкладку «Электронная почта».
• Если у вас есть несколько учетных записей в Outlook, они будут отображаться здесь. Выберите тот, настройки которого вы хотите изменить, а затем нажмите кнопку «Изменить».
• Отображается диалоговое окно «Изменить учетную запись». Убедитесь, что установлен флажок «Использовать режим кэширования Exchange».
• Переместите ползунок «Почта для хранения в автономном режиме» на нужное количество лет, месяцев, дней или недель. (Если ползунок неактивен, возможно, ваш администратор заблокировал вам возможность изменить этот параметр.)
• Нажмите кнопку «Далее».
• Появится всплывающее окно с просьбой подтвердить изменение конфигурации. Нажмите «ОК».
• Нажмите Готово и перезапустите Outlook.

Вскоре вы должны увидеть сообщение о том, что «Ваши папки обновлены» в нижней части Outlook. Это появляется только после того, как Outlook завершит загрузку всех ваших сообщений с сервера Microsoft Exchange.

Выбирайте вариант «Все», только если места достаточно. Ваши настройки должны соответствовать количеству места на вашем диске. Если вы выберете вариант загрузки всех писем на диск с ограниченным пространством, проблемы неизбежны. Мы рекомендуем сначала удалить все ненужные элементы из хранилища, чтобы освободить больше места.

Естественно, вам может быть трудно решить, что удалить из хранилища, поэтому мы здесь, чтобы помочь вам. Знаете ли вы, что помимо очевидных файлов в вашей системе есть также ненужные файлы, которые не служат никакой цели, кроме увеличения использования вашего хранилища? Конечно, вы хотели бы избавиться от них, но найти, где они находятся, может быть проблемой.

Чтобы решить эту головоломку, мы рекомендуем вам скачать Auslogics BoostSpeed. Это программное обеспечение предназначено для удаления всех типов мусора на ПК, таких как ненужные системные и пользовательские временные файлы, кеш веб-браузера, неиспользуемые журналы ошибок, оставшиеся файлы Центра обновления Windows, ненужный кеш Microsoft Office и многое другое. После сканирования вы заметите освобождение дополнительных гигабайт дискового пространства. В качестве бонуса BoostSpeed ​​находит и устраняет все причины замедления работы системы, благодаря чему ваш компьютер работает лучше и стабильнее, чем раньше.