Решение для управления цифровыми активами — зачем оно нужно вашей компании

Деньги

Если ваша компания находится на этапе, когда она отправляет свои цифровые активы в мир, будь то через ваш веб-сайт, каналы социальных сетей или информационные бюллетени по электронной почте, ваш бизнес будет генерировать большое количество маркетинговых активов. Как и любым активом, им необходимо правильно управлять, чтобы реализовать его полную стоимость. Чтобы сделать это эффективно, вам необходимо решение для управления цифровыми активами. В отличие от простых платформ для обмена файлами, таких как DropBox и Box (или даже других более сложных инструментов), решение для управления цифровыми активами предназначено для отслеживания всего растущего числа вещей, которые создаются и загружаются для вас — множество фотографий и видео, точные копии HTML-файлов вашего веб-сайта и сообщений в блогах в формате .pdf, предоставленный заказчиком контент в документах Word, чтобы вы могли легко делиться ими с людьми по всему миру.

Что такое система управления цифровыми активами (DAM)?

Управление цифровыми активами (DAM) — это процесс организации и управления цифровыми файлами. Это общий термин, который охватывает системы управления контентом, системы управления базами данных и системы веб-публикаций.

Решение для управления цифровыми активами хранит цифровые активы в базе данных или репозитории. Создатели и редакторы контента могут получить доступ к этим данным, чтобы использовать их для создания и управления цифровыми активами для различных целей, таких как веб-страницы, сообщения в социальных сетях, электронные письма или другие типы контента.

Создатели контента могут получить доступ к системе через веб-браузер или настольное приложение, которое позволяет им загружать новые ресурсы и редактировать существующие. Они также могут добавлять к ресурсу теги метаданных, которые помогут организовать его в каталоге DAM.

Каковы различные типы цифровых активов?

Существует множество различных типов цифровых активов. Одними из самых популярных являются изображения, видео и графика. Однако активы также включают в себя все исходные файлы и готовые к печати файлы любой литературы компании или печатных ресурсов.

Вы можете подумать, что ваш отдел маркетинга уже контролирует управление активами. Если вы считаете, что это правда, подумайте над следующим:

Проблемы с хранением данных

Подумайте о логотипе вашей компании. Сколько мест используется? Он будет отображаться на каждой печатной части маркетинговых материалов, на вашем веб-сайте, в ваших каналах социальных сетей и на любом другом электронном дисплее, с которым кто-то может столкнуться при просмотре в Интернете.

Каждый раз, когда отображается логотип, вам понадобится файл изображения с различным разрешением. Вам нужно решить, следует ли использовать размер, оптимизированный для Интернета, или самый большой доступный файл. Если вы используете самое большое изображение, вы будете использовать больше места на своем сервере и, возможно, даже совершенно новый сервер для размещения всех ваших файлов изображений: что заставляет так много компаний думать, что они могут использовать один сервер для своих цифровых активов ? Размеры файлов становятся все больше и больше по мере увеличения емкости хранилища, но необходимо понимать, что ресурсы сервера не безграничны.

Теперь умножьте проблему, когда вы рассматриваете фотографии продуктов, стоковые изображения, сделанные на заказ фото и видеосъемки. Каждая версия литературного произведения. Масштабы дублирования активов и связанные с этим требования к хранению быстро растут.

Время, затраченное на запросы изображений

Вы также рассмотрите, сколько времени занимает обработка запросов изображений. Если у вас большой сервер и много изображений, это может занять время, особенно если у вас очень занятая маркетинговая команда, работающая над разными частями контента.

Ваша маркетинговая команда может отдать часть работы на аутсорсинг, чтобы охватить другие области. Например, фотографа могут попросить доставить готовый продукт позже, и ему потребуется доступ к цифровым активам или файлам, использованным в оригинальной съемке, для редактирования. Скольким людям потребуется доступ? Какая емкость хранилища нужна каждому человеку? Как насчет прогресса в разработке! Если кто-то вносит изменения в дизайн, требующие доступа к изображениям, скорее всего, он использует собственные средства хранения файлов.

Эти требования к времени вашей маркетинговой команды стоят вашему бизнесу производительности и денег. Репутации вашего бренда также может навредить, если ваши заинтересованные стороны увидят непоследовательный или плохой дизайн, исходящий от вашего бизнеса.

Отсутствие единообразия бренда

Если у вас есть дизайн, который используется во многих областях вашего бизнеса, таких как ваш веб-сайт, каналы социальных сетей и программа прямой рассылки, вам необходимо убедиться, что все эти дизайны и активы согласованы.

Вы также захотите убедиться, что если один из этих файлов редактируется или обновляется, он также обновляется везде. Подумайте о графике электронной почты — вы хотите использовать разные версии для каждого электронного письма? Вы можете подумать: «Конечно, нет», но сколько разных версий читатель видит на своем мобильном устройстве? Если у кого-то есть маркетинговые материалы на телефоне или планшете, что произойдет, если этот ресурс будет обновлен? Помимо разочарования для получателя, это также может быть очень дорогостоящим.

Преимущества DAM

К преимуществам внедрения системы DAM относятся:

Единое место хранения

Управление активами значительно сокращается. Вы можете хранить все свои цифровые активы в одном месте, поэтому необходимость в ручном хранении файлов отпадает. Управление цифровыми активами позволяет вам найти то, что вы ищете, когда вы это ищете. Вы сможете редактировать, удалять и сортировать активы, чтобы правильно ими управлять. Это даже позволяет вам отслеживать изменения с точки зрения того, кто опубликовал ресурс, когда он был изменен/обновлен и кто участвовал в процессе изменения. Это означает, что версии всегда сохраняются и при необходимости к ним можно снова получить доступ.

Гармонизация данных

Цифровые активы можно хранить в одном месте и организовывать таким же образом. Снижается риск возникновения конфликтующих версий и несогласованных соглашений об именах. Кроме того, вы можете использовать его для отслеживания изменений в документах или файлах, а также того, кто и когда был вовлечен.

Ваша система DAM позволит вам взглянуть на проблемы управления активами в вашем бизнесе, что поможет сократить время, затрачиваемое вашей маркетинговой командой на запросы изображений и организацию. Если у вас небольшой бизнес или у вас очень ограниченные ресурсы, вам может быть выгодно выбрать поставщика услуг, который специализируется на управлении цифровыми активами.