Как создать учебное пособие: шаги и инструменты, облегчающие задачу

Рано или поздно каждой компании или организации необходимо создать методичку. Часто им необходимо создать несколько руководств, чтобы удовлетворить как внутренние, так и внешние потребности в обучении.

Внутри компании учебные пособия помогают всем сотрудникам оставаться эффективными и продуктивными в процессе выполнения своей работы.

Внешне учебные пособия являются критически важными частями контента для обучения клиентов, обучения и, что наиболее важно, их удовлетворения.

Но, если вы похожи на меня, термин «учебное пособие» вызывает в воображении унылую картину. Толстый корпоративный буклет в мягкой обложке. Может быть, на нем есть какие-то стоковые изображения, или, может быть, это просто название на твердой обложке.

Итак, во-первых, давайте сотрём эту картинку из нашей памяти. Старый формат буклета по-прежнему имеет свое место в мире (например, в бардачке вашего автомобиля), но теперь вариантов гораздо больше. Учебные пособия сегодня не выглядят и не функционируют так, как раньше. Его также может создать любой желающий.

В этом посте мы рассмотрим, как вы можете написать отличное учебное пособие, и некоторые варианты, которые у вас есть при его создании.

Какова цель учебного пособия?

Хотя упаковка традиционного учебного пособия изменилась, его благородная цель осталась прежней.

Учебное пособие — это набор инструкций, которые улучшают качество выполнения работы, процесса или задачи. Компании используют учебные пособия с личным, дистанционным обучением, обучением по запросу и точно в срок. Несколько распространенных приложений включают в себя:

• Адаптация новых сотрудников
• Внедрение нового программного обеспечения и систем
• Документация по новому протоколу или процессу
• Совместное использование стандартных операционных процедур
• Обучение и обучение клиентов
• Инструкции и информация о продукте

Компании создают учебные пособия для сотрудников, чтобы повысить организационную производительность и гарантировать, что у каждого есть инструменты и информация, необходимые для достижения успеха в своей работе.

С другой стороны, компании и организации создают учебные пособия, которые также помогают их клиентам. Они учат, как использовать свои продукты, когда нужны определенные функции, и демонстрируют ключевые рабочие процессы.

Учебные пособия для обучения клиентов помогают пользователям получить максимальную отдачу от своей покупки. Они являются важным ресурсом, и каждая успешная компания их предоставляет.

Лучшие учебные пособия просты в использовании, являются информационными руководствами. Они излагают концепции понятным языком, используя соответствующие примеры и образы. При правильном подходе хорошее учебное пособие становится надежным ресурсом для сотрудников и менеджеров, заказчиков и клиентов.

Как написать учебное пособие

Создание отличного учебного пособия может быть пугающим, но это не обязательно. При правильном подходе вы сможете быстро перейти от набросков к производству и предоставить своим коллегам или клиентам, кем бы ни была ваша аудитория, полезный и простой в использовании ресурс.

Вот как.

Шаг 1: Определите свою аудиторию

Первое, с чего вы начинаете работать над своим учебным пособием, — это знать, для кого вы пишете. Для этого разработайте картину того, когда, где и как люди будут получать доступ к вашему учебному контенту.

Чтобы понять свою аудиторию, вы можете задать и ответить на такие вопросы, как:

• Что приведет их в ваше учебное пособие?
• Каков их уровень экспертизы?
• В какой отрасли они работают?
• Сколько времени у них есть?
• Предпочитают ли они письменный или визуальный контент?
• Есть ли языковые или культурные ориентиры, о которых вам нужно знать?

Ответы на эти вопросы помогут вам правильно подобрать размер контента. Понимая такие вещи, как уровень навыков аудитории, их контекст и их предпочтения в отношении контента, вы можете создавать свой контент в соответствии с их ожиданиями и потребностями.

Легко пропустить этот шаг и сказать себе, что у вас есть неявное понимание вашей аудитории. И, хотя вы, вероятно, делаете, потратив некоторое время на то, чтобы конкретизировать его и четко сфокусировать картину, вы поможете создать обучающий контент, который действительно решит проблемы вашей аудитории.

Шаг 2. Планируйте контент

В отличном учебном пособии легко ориентироваться. Кто-то, кто сталкивается с ним впервые, чувствует себя комфортно, обнаруживая необходимую информацию, а вернувшийся пользователь может быстро найти определенный контент и темы.

Вы можете убедиться, что это относится к вашему учебному пособию, стратегически спланировав свое содержание. Проще говоря, это означает размещение всего учебного материала и его логическую организацию.

Существуют различные темы, которые вы можете использовать для организации и классификации тем в своем учебном пособии. Вы можете организовать их по:

• От начинающих до продвинутых тем
• Работа, которую нужно сделать
• Особенности продукта
• Частота использования
• Популярность среди аудитории

Это может быть быстрый процесс для короткого одноразового обучающего контента или может потребоваться больше времени, если вы создаете подробное руководство.

Если у вас много тем, подумайте о том, чтобы поместить их в группы и использовать заголовки и подразделы, чтобы создать логическую последовательность и организацию в вашем руководстве. Используйте эту структуру для создания оглавления в окончательном руководстве.

Шаг 3. Определите формат представления контента.

Вы знаете свою аудиторию, и вы знаете, что вы хотите освещать, так что теперь пришло время определить, как вы будете представлять свой контент.

Во многих случаях будут идеальные способы доставки вашего контента. Выяснение того, что это такое, требует размышлений как о вашей аудитории, так и о вашем контенте. У вас есть несколько вариантов доставки. Общие средства доставки учебных пособий включают:

• Статьи базы знаний
• Видеоуроки
• Онлайн-курсы
• Руководства в формате PDF
• Печатный путеводитель или брошюры

Когда дело доходит до вашей аудитории, учитывайте их контекст.

• Где они, когда потребляют это учебное пособие?
• Какие инструменты и ресурсы есть в их распоряжении?
• К чему у них не будет доступа?
• Сколько времени у них есть?

Вопросы, подобные этим, подскажут вам, являются ли такие вещи, как видео, интерактивность и конкретные стратегии оценки, жизнеспособными методами для включения в ваш учебный материал.

При этом одни темы больше подходят для видео, а другие — для текста и изображений. Если вы показываете сложные процессы, которые необходимо увидеть в действии, вы можете рассмотреть возможность использования видео. Если вы работаете с несколькими отдельными простыми последовательностями, идеальным вариантом может быть использование письменного формата, поддерживаемого изображениями.

Одна приятная вещь заключается в том, что современные учебные пособия часто доставляются в Интернете. Вы можете комбинировать разные форматы в одном и предоставлять богатый мультимедийный контент.

Шаг 4: Разработайте свой контент

На этом этапе вы готовы приступить к разработке своего контента.

Для учебных пособий на основе видео

Если вы создаете видеоролики для своего учебного пособия, именно тогда вы можете приступить к раскадровке, написанию сценариев, записи и редактированию видео.

Если вы никогда раньше не создавали видео, не отчаивайтесь от такого подхода. TechSmith Camtasia — отличный инструмент, используемый профессиональными создателями видео, но с ним легко начать работу и новичкам. Есть также множество отличных руководств, которые помогут вам создать в кратчайшие сроки.

Кроме того, мы предлагаем Академию TechSmith — бесплатный ресурс, где каждый, от начинающих до продвинутых авторов, может найти все ресурсы, необходимые для начала работы и повышения уровня своих навыков. Найдите контент по множеству тем, связанных с обучением, созданием видео и многим другим.

Для текстовых и графических учебных пособий

Учебные пособия, которые будут создаваться с использованием письменного текста и изображений, могут показаться устаревшими, но это не так. Во многих случаях это лучше всего подойдет вашей аудитории и вашему контенту.

Если ваше руководство описывает процесс, основанный на компьютере, сделайте скриншоты каждого шага. В качестве альтернативы для реальных процессов идеально подходят фотографии, демонстрирующие процесс, или графические иллюстрации.

Аннотируйте изображения для ясности

Скриншоты и изображения часто нуждаются в паре настроек, чтобы по-настоящему донести свою точку зрения. Обычно это означает добавление аннотаций, таких как стрелки, фигуры и другие выноски. Еще один приятный штрих — удалить или скрыть конфиденциальную или ненужную информацию.

Используйте инструменты рисования и редактирования в Snagit, чтобы редактировать изображения, чтобы они передавали правильное сообщение и чтобы ненужная или конфиденциальная информация была размыта или удалена.

Отредактируйте все свои изображения, чтобы подготовить их для включения в учебное пособие.

Шаг 5. Соберите и доставьте руководство

Сейчас при создании методички обычно становится утомительно. Процесс добавления изображений в шаблон, документ или другой источник включает в себя трудности с форматированием, проблемы с размером изображения и другие подобные непредвиденные проблемы.

В этом случае простым решением является создание из шаблонов в Snagit. Это позволяет вам выбирать изображения, которые вы хотите включить в свое руководство, добавлять текст, упорядочивать их и делать выбор внешнего вида в одном быстром процессе.

Snagit поставляется с рядом профессиональных шаблонов, из которых вы можете выбрать, и вы можете найти больше бесплатных и премиальных шаблонов и других ресурсов в TechSmith Assets для Snagit.

Это отличный метод для использования, потому что вы можете взять каждый процесс или задачу, которые вам нужно охватить, и создать отдельный раздел руководства.

Затем вы можете сохранить каждое из них в формате PDF или изображение для совместного использования, компиляции в полное руководство или публикации по отдельности во внутренней сети компании.

Конечно, создание отдельных самостоятельных документов может быть неправильным подходом. В этом случае вы можете рассмотреть возможность использования таких инструментов, как Zendesk или MadCap Flare, для создания центра поддержки базы знаний или файла справки.

Если вы создаете онлайн-базу знаний, вы должны иметь возможность одновременно использовать видео, изображения и письменный контент. Итак, проявите творческий подход и создавайте контент, который охватывает все, что может понадобиться вашей аудитории.

Шаг 6. Отслеживайте отзывы и обновляйте свой контент

Последним шагом к созданию учебного пособия является получение отзывов и постоянное их обновление.

Если вы взаимодействуете со своей аудиторией, выслушайте их отзывы о помощи, которую вы оказываете. Основываясь на том, что они говорят, посмотрите, есть ли темы, которые нужно расширить, или те, которые еще не освещены вообще.

Как всегда, системы будут меняться, продукты и функции будут обновляться, а ваш контент будет нуждаться в обновлениях, чтобы оставаться актуальным и полезным. Обязательно сохраняйте исходные файлы для всей своей работы, чтобы вы могли легко вернуться к ним и внести обновления.

Вывод

Учебное пособие больше не должно быть толстым и скучным томом, которым оно когда-то было. Люди привыкли учиться онлайн и часто предпочитают его аналоговым источникам информации.

Онлайн-учебники также проще в доступе и навигации, чем их бумажные предки. Они доступны для поиска и позволяют пользователям добавлять определенные страницы в закладки для простого и быстрого доступа к часто используемому контенту.

С правильными инструментами и описанным здесь процессом вы можете создавать отличные учебные пособия как для коллег, так и для клиентов.

Примечание редактора. Этот пост был первоначально опубликован в июле 2019 г. и обновлен в сентябре 2020 г. для обеспечения точности и полноты.