Встречайте переключение контекста — убийцу производительности №1 на рабочем месте

Для большинства из нас рабочий день начинается с того, что мы включаем телефоны и компьютеры, чтобы проверить электронную почту, просмотреть сообщения в Slack и просмотреть списки задач. Есть много открытий разных приложений и переключения между несколькими инструментами.

Все это перескакивание между различными инструментами, задачами и ресурсами называется переключением контекста, и оно занимает много нашего рабочего времени — большую часть времени мы даже не подозреваем об этом. Мы так привыкли к переключению контекста, что это может показаться нормальным, но это дорого обходится.

В этой статье мы рассмотрим:

• Что такое переключение контекста и почему мы это делаем
• Стоимость переключения контекста
• Как предотвратить переключение контекста

Что такое переключение контекста?

До недавнего времени термин переключение контекста относился исключительно к процессу компьютера, сохраняющему состояние одного процесса, чтобы он мог вернуться к нему позже. Это то, что позволяет нам довольно легко переключаться с одного приложения или программы на другое.

Переключение контекста теперь проникло в наш язык, описывающий человеческое поведение, ссылаясь на нашу склонность переключаться с одной задачи на другую, не связанную с ней задачу.

Когда мы переключаемся между просмотром почтового ящика, проверкой календаря и ответом на звонок клиента, мы переключаем контекст. Многозадачность — это еще одно слово, которое мы обычно используем для описания переключения контекста, хотя у этих двух терминов есть заметные различия.

Что мы в конце концов узнали о компьютерах, так это то, что они с трудом переключались между задачами. Становится ясно, что переключение контекста имеет реальную цену, поскольку оно применимо и к человеческому поведению.

Почему мы все время «переключаем контекст»?

Хотя мы знаем, что переключение контекста — не самый эффективный подход к работе, мы все равно делаем это постоянно.

Это связано с тем, что переключение контекста стало негласным ожиданием современной рабочей силы. Постоянное ощущение срочности и шквал уведомлений, постоянно прерывающих нас, а также преобладание спорадических встреч — все это заставляет нас привыкать к переключению контекста.

У нас есть ложное чувство срочности

Преднамеренно или нет, быстрое реагирование часто вознаграждается на рабочем месте. Это создает ощущение, что для достижения успеха вы должны действовать безотлагательно.

Большая часть этой предполагаемой срочности связана с сообщениями, отправленными приложениями для обмена сообщениями, такими как Slack или Teams. Когда приходит уведомление о новом сообщении, трудно избавиться от ощущения, что ответ требуется немедленно.

Независимо от того, устанавливаем ли мы ожидания сами или другие за нас, легко увидеть, как ценность быстрых ответов придает ощущение срочности, что приводит к привычному переключению контекста.

Мы постоянно получаем уведомления

Исследования показывают, что 70% американцев проверяют свои телефоны в течение 5 минут после получения уведомления, а средний человек получает 65-80 уведомлений каждый день, и становится ясно, что это является основным фактором сохранения переключения контекста в нашей повседневной жизни.

Сами по себе уведомления не так уж плохи, но проблема в том, что они вызывают привыкание. Прилив дофамина, который получает наш разум, когда мы получаем уведомление, — это то, за чем мы приучены гнаться.

Хотя вы можете не сразу реагировать на каждое полученное вами уведомление, даже действия по распознаванию, обработке и принятию решения о подходящем действии для каждого из них являются типом переключения контекста.

Мы посещаем слишком много ненужных встреч

В отчете «Будущее совещаний за 2021 год» мы узнаем, что сотрудники ежемесячно проводят 31 час на непродуктивных совещаниях и посещают в среднем 11–15 совещаний каждую неделю.

Перерывы между встречами с такой скоростью означают, что трудно найти длинные отрезки непрерывного времени, необходимые для глубокой, сосредоточенной работы.

Можно бороться с этим препятствием для сосредоточенного времени, инициируя каждую неделю «дни без встреч», которые посвящены исключительно целенаправленной работе.

Один из способов защитить свое время — каждую неделю проводить дни без встреч. Другой — переосмыслить, действительно ли нужно проводить эти повторяющиеся встречи.

Какова стоимость переключения контекста?

Высокая стоимость переключения контекста — вполне реальная вещь, но мы продолжаем делать это на регулярной основе. Это стало чем-то, к чему мы так привыкли, что часто даже не осознаем, что делаем это.

На первый взгляд это кажется таким невинным — что плохого в том, чтобы быстро ответить на это письмо, прежде чем опубликовать сообщение в блоге, которое вы пишете? Не может быть большой проблемой ответить на вопрос Салли в Slack, пока вы находитесь на этой встрече; это не проблема, вы могли бы ответить во сне!

В действительности, однако, стоимость переключения контекста значительна. Все эти небольшие сдвиги, которые кажутся пустяками, на самом деле складываются. Переключение контекста, конечно, оказывает негативное влияние на вашу продуктивность, но влияние переключения контекста на человеческий мозг на самом деле гораздо глубже.

Такое поведение негативно влияет на то, как мы себя чувствуем на работе, как было доказано исследованием, проведенным в Калифорнийском университете в Ирвине. В исследовании изучалось, как мы себя чувствуем на работе, и были обнаружены сообщения о значительном повышении стресса, разочарования, рабочей нагрузки, усилий и давления всего после 20 минут неоднократных перерывов.

Это проблематично, потому что нас постоянно прерывают в нашей повседневной жизни. Согласно The Anatomy of Work Index, более трети работников чувствуют себя перегруженными постоянным пингом уведомлений.

Это также дает нам ошеломляющую статистику, объясняющую, насколько часто в нашей жизни происходит переключение контекста. Что касается электронной почты и видеозвонков, то 42% и 40% людей тратят на них больше времени соответственно, чем год назад. 52% респондентов говорят, что они многозадачны во время виртуальных встреч более года назад, а 50% чувствуют необходимость немедленно реагировать на уведомления.

Эти статистические данные о переключении контекста становятся еще более заметными, когда вы смотрите на различия между поколениями. Миллениалы и поколение Z сообщают, что чувствуют себя значительно более подавленными, чем работники в целом.

Цена переключения контекста может включать в себя снижение производительности, сокращение продолжительности концентрации внимания, потерю времени и выгорание.

Снижение производительности

Неудивительно, что переключение между задачами делает нас менее продуктивными — у вас, вероятно, были дни, когда вы касались многих-многих задач и к концу дня не завершили полностью ни одну из них.

Человеческий мозг просто не приспособлен к тому количеству переключений контекста, которые мы им навязываем. Согласно отчету Workgeist Report '21, 45 % работников говорят, что переключение контекста снижает их продуктивность, а 43 % говорят, что переключение между приложениями и инструментами часто вызывает затруднения. очень утомительно.

Короткие промежутки внимания

Ваше полное внимание не следует за вами, когда вы переключаете контекст. Когда вы переключаетесь с одной задачи на другую, часть вашего внимания остается на исходной задаче, а оставшаяся часть переходит к следующей.

Как вы можете себе представить, по мере того, как происходит все больше и больше переключений, количество внимания, которое у вас остается, значительно уменьшается.

Вот почему вы обнаружите, что вам вставляют напоминания о задачах, которые были раньше, которые вы еще не закончили, пока вы работаете над последним заданием.

Ваше внимание теперь разделено между всеми задачами, к которым вы прикоснулись, а не сосредоточено на текущей задаче. Переключение контекста — это не то, для чего был разработан человеческий мозг, и это не идеально для продуктивности.

Пустая трата времени

В исследовании 2005 года, проведенном исследователями из Калифорнийского университета в Ирвайне, было показано, что в среднем требуется 25 минут и 26 секунд, чтобы полностью вернуться к работе после перерыва.

Когда мы применяем это число к количеству перерывов, которые случаются в течение обычного рабочего дня, мы получаем буквально несколько часов в день впустую потраченного времени. Время, потраченное на то, чтобы не делать ничего продуктивного, а скорее пытаться продолжить с того места, где мы остановились.

Существуют также временные затраты на переключение контекста, которые связаны со стрессом и усталостью, возникающими в результате поведения и вызывающими неэффективность и повторные действия.

Переключение контекста создает порочный круг из слишком большого количества задач и перерывов в сочетании со стрессом и низкой производительностью из-за объема работы. Когда мы остаемся в этой петле, мы продолжаем терять время.

В крайних случаях: выгорание

Наша рабочая память является необходимым компонентом для выполнения нашей работы, но у нее есть предел. Мы можем одновременно держать в голове ограниченное количество информации, и мы постоянно проверяем этот предел, когда проводим дни, переключая контекст.

Если вы когда-либо перечитывали одно и то же электронное письмо несколько раз, чтобы понять содержащуюся в нем информацию, вы, вероятно, сталкивались с явлением тумана в голове. Это способ обозначения умственной усталости, испытываемой человеческим мозгом, когда переключение контекста доводится до нездорового уровня.

Головные боли, потеря мотивации, чувство истощения и усталости — все это признаки выгорания. Эти симптомы могут легко начать проявляться, когда переключение контекста становится слишком распространенным в нашей повседневной жизни.

Как предотвратить переключение контекста на рабочем месте?

Переключение контекста по своей сути не является плохим. На самом деле хорошо иметь некоторый уровень переключения контекста, что является облегчением, потому что почти невозможно искоренить его из нашей жизни.

Хорошей новостью является то, что вы можете реализовать стратегии, которые помогут убедиться, что переключение контекста, которое вы делаете, необходимо, а не на основе ложной срочности или других распространенных причин. Вот несколько, чтобы попробовать!

Создайте «границы фокуса» на день

Практикуйте блокировку времени

Время фокусировки составляет два часа при минимуме времени непрерывной работы. На этот раз может быть сложно выделить это время среди уведомлений и прерываний, которые регулярно появляются.

Хорошая стратегия — блокировать свое время. Просмотрите свой календарь и определите время для всего. Держите мелкие задачи, такие как проверка электронной почты и участие в совещаниях, в блоках, а задачи, требующие более глубокой и целенаправленной работы, — вместе. Это календарная версия «место для всего и все на своем месте».

Некоторые почтовые клиенты и календари на рабочем месте могут даже автоматически планировать блоки времени для фокуса в вашем календаре.

Устраивайте «тематические дни»

Если вы менеджер или ваша должность требует, чтобы вы работали в нескольких командах, вам может показаться пугающим выделять свое время таким специфическим образом. Если это так, тематические дни могут быть хорошим выбором, чтобы помочь вам управлять переключением контекста.

С подходом тематических дней вы назначаете функцию, цель или фокус для каждого дня вашей недели. Важно убедиться, что вы настроили их так, чтобы они хорошо работали для ваших конкретных потребностей — здесь не обязательно есть универсальный ответ.

Будет ли ваша неделя успешной, если вы посвятите два дня командной работе, один творческим сольным проектам и один день администрированию?

Возможно, вам подойдут такие темы, как «Свободные дни», «Дни фокуса» и «Дни буфера» Дэна Салливана. Попробуйте несколько методов и посмотрите, что лучше всего подходит для вашей уникальной ситуации.

Практикуйте однозадачность в течение дня

Настройка расписания для снижения затрат на переключение контекста работает только в том случае, если вы можете приучить себя выполнять одну задачу в течение достаточного количества времени, чтобы попасть в период сосредоточенной работы. Это, безусловно, возможно, но для этого требуется некоторое намеренное формирование привычки.

Некоторые из привычек, которые могут помочь вам в однозадачности:

• Удаление отвлекающих факторов
• Установка таймера (и начните с малого)
• Избавьтесь от энергетических потерь и «почти выполненных» задач в первую очередь

Вы не можете полностью избавиться от такой вредной привычки, как ненужное переключение контекста за одну ночь, но вы можете предпринять шаги, чтобы улучшить ее, создав новые поддерживающие привычки.

Избавьтесь от «остатка внимания»

Чтобы полностью посвятить себя новой задаче, вы должны фактически выполнить предыдущую. Если нет, часть вашего внимания останется на незавершенной задаче.

Этот оставшийся липкий кусочек — это то, что называется «остатком внимания», и было доказано, что он мешает приступить к новым задачам.

Так как же избавиться от «остатка внимания»? Вы можете попробовать объединять похожие задачи в пакеты — человеческому мозгу легче переключаться между похожими задачами.

Также может быть полезно разработать процедуры и ритуалы для использования при переключении задач — они могут действовать как буферы для вашего мозга и давать ему четкий сигнал о том, что пора переключать передачи, что может уменьшить «остаточное внимание».

Делайте регулярные перерывы для перезарядки

У всех нас в течение дня бывают периоды высокой и низкой энергии, и вы можете заметить, что ваш разум блуждает, когда вы находитесь в периоде низкой энергии. Это подвергает вас риску непреднамеренного переключения контекста, но вы можете предотвратить это!

Короткие перерывы в течение дня помогут сохранить энергию и сосредоточиться на задаче.

В дополнение к стандартным перерывам на обед и кофе, микроперерывы в течение дня — отличный способ сохранить энергию и сосредоточиться на задаче.

Микроперерывы могут выглядеть как несколько моментов растяжки, прогулки по кварталу или просмотра смешного или трогательного видео.

Однако включение перерывов — отличный способ сохранить свою энергию и отвлечь свой разум от соблазна ненужного переключения контекста.

Отключайтесь от работы в конце дня

Переключение контекста и его влияние на человеческий мозг существуют не только в рамках вашего рабочего дня.

Если вы не отключаетесь от работы в конце дня, у вашего мозга будет искушение задержаться на том, что произошло, на том, что осталось незавершенным, и на задачах, ожидающих вас завтра. Из-за этого вы можете чувствовать себя истощенным и неспособным сосредоточиться на том, что вам нужно на следующий день.

Чтобы в конце дня у вас был полноценный перерыв в работе, чтобы вы могли отдохнуть и восстановить силы для завтрашних задач, есть несколько процедур и советов, которые можно попробовать.

Некоторые люди считают, что организация работы, которая не завершена в конце дня, путем добавления соответствующих следующих шагов в свой календарь или список дел, является полезным способом помешать постоянно выполняющемуся списку дел поселиться в их голове в свободное время. часы.

Другие находят, что взгляд на предстоящие дни и назначенную им работу помогает им чувствовать себя готовыми и способными эффективно закрыть работу в конце дня. Тем не менее, другие просто признают, что рабочий день закончился, и находят это весьма эффективным.

Найдите метод, который хорошо работает для вас, и практикуйте, пока он не войдет в привычку.

Управляйте уведомлениями

Избавьтесь от ненужных уведомлений

Вам действительно нужны все уведомления, которые отправляют вам телефон и рабочий стол? Вероятно, нет — и, вероятно, есть несколько, которые вы просто отключаете в этот момент.

Это отличная идея, чтобы просмотреть каждое приложение, которое у вас есть, и решить, оставить ли уведомления включенными, полностью отключить их или настроить стиль уведомлений, чтобы они меньше отвлекали.

Давайте использовать Slack в качестве примера. Отключение всех уведомлений приложения, вероятно, не лучшая идея, но, безусловно, есть некоторые каналы, для которых вам не нужны push-уведомления.

Отключение уведомлений на большем количестве социальных каналов и сохранение их включенными для прямых сообщений и каналов для конкретных проектов может иметь большое значение для уменьшения сбоев, а также позволяет вам быть в курсе деталей, которые вам необходимо получать в режиме реального времени.

Выполнение этого упражнения со всеми вашими приложениями может создать прекрасную тишину в течение дня и значительно сократить ненужное переключение контекста.

Воспользуйтесь преимуществами режима «Не беспокоить»

Если полное отключение уведомлений заставляет вас немного нервничать, но вы все же хотите избежать высоких затрат на переключение контекста, режим «Не беспокоить» может вам пригодиться.

С помощью этой функции (доступной как на Android, так и на iPhone) вместо того, чтобы отключать уведомления от определенных приложений в целом, вы отключаете все уведомления на определенный период времени.

Если вы пытаетесь использовать стратегию временной блокировки, которую мы обсуждали ранее, вы можете выбрать режим «Не беспокоить» во время блокировки, требующей глубокой и целенаправленной работы, и будьте уверены, что любые уведомления, которые вы считаете необходимыми, все равно будут доставлены. вы в течение остального дня.

Планируйте время для проверки уведомлений

Точно так же, как вы можете запланировать время для проверки электронной почты, может быть полезно запланировать время для проверки ваших уведомлений. Этот подход уменьшает непосредственное отвлечение, вызванное уведомлением, потому что вы знаете, что у вас есть специальный блок времени, отведенный для их проверки. Очень важно занести это время в свой календарь.

Также лучше отметить все, что вам нужно отследить или предпринять немедленные действия в отношении того, что было получено в результате проверки ваших уведомлений.

Полагаться на свою память, конечно, может быть ошибочно, но это также требует некоторого внимания, которое нужно потратить на беспокойство о памяти — поскольку вся наша цель состоит в том, чтобы свести к минимуму рассеянное внимание, которое сопровождает переключение контекста, не записывать эти новые задачи было бы контрпродуктивно.

Часто задаваемые вопросы о переключении контекста