Как улучшить общение на удаленной работе с Джесси Лахи

Насколько эффективно вы общаетесь со своими удаленными сотрудниками?

Удаленное общение стало более распространенным, чем когда-либо. Многим людям теперь приходится общаться почти полностью онлайн, используя виртуальные инструменты, такие как электронная почта, а также аудио- и видеосвязь, например видеозвонки.

Но дистанционное общение может принести новые проблемы. Идеи могут потеряться в виртуальном переводе, или люди могут быть равнодушны к действиям. Итак, как вы можете гарантировать, что ваша коммуникация понятна, мотивирует вашу аудиторию к действию и помогает вам достичь желаемого результата?

Джесси Лэхи — спикер-консультант и автор с более чем 25-летним опытом работы в сфере лидерства и коммуникации с персоналом. В 2004 году он стал соучредителем Workforce Communication, команды консультантов, помогающих организациям повышать производительность и благополучие своих сотрудников. Он также ведет подкаст «Вовлечение лидера», который лидеры по всему миру скачали миллионы раз.

Джесси фокусируется на том, чтобы помогать компаниям улучшать свои бизнес-результаты, а также обеспечивать рост и счастье своих сотрудников. Он является ярым сторонником использования общения, чтобы делать добро в мире.

Вы можете посмотреть видео на эту тему в верхней части этого поста, послушать эпизод подкаста, нажать кнопку «Воспроизвести» ниже или узнать больше…

Как люди могут лучше общаться на удаленной работе?

Хорошее общение начинается с намерения. По словам Джесси, вся коммуникация должна быть частью стратегии для достижения определенного результата. Проще говоря, вы должны планировать свое общение в определенном порядке, чтобы достичь желаемого результата.

Джесси поделился цитатой Фреда Гарсии, профессора коммуникации Нью-Йоркского университета, которая упрощает этот стратегический процесс:

«У вас должна быть ясность в отношении ситуации, какой она представляется, цели, которую вы пытаетесь достичь, и средств, с помощью которых вы собираетесь достичь этой цели».

Одна из основных проблем в общении заключается в том, что мы часто думаем, что у нас это получается лучше, чем есть на самом деле. Джесси говорит, что мы склонны пропускать процесс планирования и сразу переходить к тактике. Это часто приводит к путанице.

«Мы вроде как старый западный стрелок. Мы просто хотим стрелять от бедра. Вам нужно время, чтобы прицелиться, знать свою цель, планировать немного вперед».

Игнорирование более широкой коммуникационной стратегии означает, что вы с меньшей вероятностью должным образом вовлечете свою аудиторию, и впоследствии это может вызвать проблемы. Подумайте, сколько раз вы получали электронное письмо, и вы не уверены, что оно просит вас сделать. Эта тактика «стрельбы с бедра» может вызвать непонимание, недоверие и активное сопротивление.

5M Framework для лучшей коммуникации

Джесси использует структуру 5M, которая помогает людям достичь своих коммуникативных целей, следуя систематическому процессу. Каждый этап требует, чтобы вы подумали о том, что и почему стоит за вашим сообщением, прежде чем предпринимать действия, планируете ли вы сложный проект или простую задачу.

5M — это миссия, члены, сообщения, средства массовой информации и менеджеры. Джесси разобрал каждый этап схемы и поделился тем, что вам нужно учитывать.

1. Миссия

Что вы пытаетесь достичь? Когда вы общаетесь внутри рабочей силы, ваша миссия должна быть напрямую связана с вашими бизнес-результатами.

Во-первых, вам необходимо убедиться, что ваши сотрудники осведомлены об общей цели и бизнес-целях вашей организации. Затем подумайте, какова ваша цель и какие конкретные бизнес-результаты вам необходимо достичь. Это миссия вашего общения.

2. Члены

Кто ваша конкретная аудитория или заинтересованные стороны? Чем больше вы о них знаете, тем проще будет с ними общаться. Вам следует учитывать то, что вы знаете о них как о людях и как об организации, их культуру, историю, текущую динамику и все остальное, что может иметь отношение к рассматриваемой проблеме.

3. Сообщения

Затем начните планировать ключевые вещи, которые вы хотите, чтобы ваша аудитория знала, верила или делала. Вы можете захотеть повлиять на людей, чтобы они действовали или верили во что-то другое, чем раньше. Какие сообщения вам нужно будет включить, чтобы изменить их поведение? И, что особенно важно, можете ли вы изменить их поведение? Возможно, есть более одного сообщения, которое поможет, или мощного повествования, которое вы можете использовать, чтобы спровоцировать изменения.

4. СМИ

Как только вы узнаете свои сообщения, подумайте, как их доставить. Кто должен представлять ваше сообщение вашей аудитории? Вы можете создать персонажа, использовать примеры клиентов или привлечь на помощь реальных людей из вашей компании. Затем подумайте, какие конкретные носители или носители вы будете использовать.

Ваше общение может принимать различные формы. Это может быть постер, электронное письмо, видео, или вы можете преобразовать свое сообщение в различные формы для трансляции на нескольких платформах. Таким образом, ваше сообщение достигнет как можно большего количества людей.

Джесси отмечает, что ваша аудитория может находиться в разных местах в Интернете, поэтому вам следует максимизировать охват. Это также может повысить ваш авторитет, если ваша аудитория слышит одно и то же сообщение несколько раз.

Джесси говорит, что это та стадия, с которой начинают большинство людей. Коммуникация часто терпит неудачу, потому что люди переходят к этапу «как», а не планируют сначала свои «почему», «кто» и «что».

5. Менеджеры

Ваши менеджеры или другие влиятельные лица в вашей организации могут стать мощными помощниками в успешном распространении вашего сообщения. Вовлечение того, что Джесси называет «поддержкой чемпиона», в процесс общения помогает им помочь вам.

Джесси считает, что процесс 5M не должен занимать много времени. Всего минута, чтобы подумать о том, чего вы хотите достичь, может положительно повлиять на результаты вашего общения. Его совет — записывайте свои идеи, чтобы согласовывать свою команду на каждом этапе.

«Если вы можете записать свои 5М, это внесет большую ясность и упрощение, а также позволит избежать путаницы. Затем вы можете поделиться ими с кем-то из вашей команды и спросить: «Эй, у нас здесь одна и та же цель?» Потому что действительно удивительно, как часто люди расходятся во мнениях».

Как лучше общаться

Структура 5M — это комплексный инструмент планирования для коммуникации, но как вы его реализуете?

Джесси выступает за модель Simple Visual Stories (SVS) для более эффективного удаленного общения. Он использует это как внутри, так и снаружи из-за того, насколько хорошо материалы SVS взаимодействуют с людьми и побуждают к действию. SVS может быть в любой форме, в которой используются визуальные эффекты и элемент повествования, поэтому, например, вы можете создавать видео, графику или письменные материалы SVS.

Каждый этап модели SVS состоит из трех элементов. Для этапа «Простой» это: короткие, целеустремленные и проработанные. Джесси считает, что хорошая коммуникация кратка, но все же достигает своей цели.

«Чем короче, тем лучше. При прочих равных 90-секундное видео будет просмотрено и запомнено лучше, чем трехминутное. И то же самое для электронного письма с тремя абзацами против 20 абзацев. Я думаю, это Эйнштейн сказал: «Вы хотите сделать все как можно проще, но не проще».

Джесси также отмечает, что цель должна управлять общением. Держите желаемые результаты в центре внимания при разработке материалов. Целеустремленное лидерство также формирует его точку зрения на создание вашей коммуникации. Джесси считает, что каждый элемент вашего сообщения должен быть тщательно выбран, потому что то, как вы представляете свое сообщение, имеет значение.

Три аспекта «визуальной» стадии модели SVS: метафоры, образы и персонажи.

Метафоры важны для визуальных эффектов, потому что они помогают вашей аудитории соединиться с чем-то, с чем они уже знакомы. Это устраняет разрыв между тем, что вы уже знаете, и новой информацией для более быстрого процесса обучения.

Вы можете использовать изображения и символы, чтобы привлечь аудиторию. Возможно, вы создаете персонажей, вызывающих эмоциональную реакцию, или используете определенные изображения в качестве символов, чтобы усилить идею.

Последний этап, «История», включает в себя связь, развлечение и действие. На этом этапе вы вводите убедительный рассказ в свое сообщение. Ваше общение должно быть связано с головами и сердцами вашей аудитории.

Рассказывание историй — это мощный инструмент, поскольку он и развлекает, и вовлекает. Но это также показывает, что ваше сообщение имеет значение в реальной жизни. Рассказывание историй заставит вашу аудиторию действовать.

«Это даже не обязательно должна быть отличная история. Но история на самом деле создает эмоциональную связь, поэтому люди с большей вероятностью будут готовы, открыты и заинтересованы в изменении».

Последние мысли Джесси

Джесси отмечает, что для изменения мира и влияния на него ваши коммуникативные навыки должны вовлекать и вести за собой других. Наконец, Джесси считает, что мы все должны чтить силу общения.

«Мы всегда на связи. Вопрос в том, делаем ли мы это намеренно или нет? […] Вам нужно вернуться к вопросу: «Какова миссия? Использую ли я эту возможность по максимуму?» И просто будьте преднамеренными с этими моментами коммуникативного влияния».

Если вы готовы улучшить свои навыки визуальной коммуникации, узнайте, как вам может помочь Академия TechSmith. У нас есть краткие курсы и информация обо всем, от лучшего написания сценариев и написания до советов экспертов по созданию вашего первого видео.

Чтобы получить дополнительные советы и рекомендации экспертов, посетите Академию TechSmith на YouTube или прослушайте подкаст.