Документация по программному обеспечению: 5 простых способов сделать его лучше

Когда большинство людей думают о пользовательской документации программного обеспечения, они, вероятно, не представляют себе ничего захватывающего, увлекательного или забавного. Это связано с тем, что слишком много руководств по программному обеспечению, руководств по быстрому запуску, учебных пособий и т. п. состоят из больших блоков текста, в которых мало внимания уделяется тому, что из них получит конечный пользователь.

Есть лучший способ.

Лучшая пользовательская документация не рассказывает вашим клиентам, как использовать ваше программное обеспечение, большими и трудными для восприятия частями. Он показывает им, как с помощью наглядных материалов и видео небольшими фрагментами, которые четко и простыми словами показывают, как именно выполнять задачи, которые помогут им добиться успеха.

И, самое главное, это НАМНОГО проще, чем вы думаете. Я собираюсь показать вам пять простых способов улучшить документацию по программному обеспечению с помощью наглядных материалов и видео, которые порадуют ваших клиентов и помогут им добиться большего успеха с вашими продуктами.

Вот что вы узнаете:

• Почему визуальные эффекты и видео предлагают лучший способ преподавания и обучения.
• Как можно использовать скриншоты для улучшения содержимого справки.
• Почему упрощенная графика добавляет ясности вашим клиентам и продлевает срок службы вашей пользовательской документации.
• Как превращение ваших скриншотов в видеоуроки добавляет новое измерение вашему контенту.
• Почему PDF-файлы могут быть не лучшим вариантом для документации вашего программного обеспечения.

Почему визуальная документация программного обеспечения лучше

Когда мы проводили исследование «Ценность визуальных материалов», мы ожидали обнаружить, что люди лучше усваивают информацию, когда им представляют визуальный контент, а не только текст. Но чего мы не ожидали, так это того, в какой степени визуальный контент имел значение.

Мало того, что почти 70% людей предпочитают визуальные инструкции текстовым, они также быстрее учатся, точнее выполняют задачи и дольше сохраняют информацию. Это было довольно умопомрачительно, если честно.

И наш последний анализ Video Viewer Study показал, что все больше и больше людей ищут помощь или практический контент с помощью видео, а не старого жесткого PDF-файла или веб-страницы с большим количеством текста.

Суть в том, что люди не просто предпочитают визуальные эффекты и видео (да!), они также получают от них больше.

Это означает, что вы будете иметь более счастливых и успешных клиентов и сократите количество звонков, электронных писем и других запросов в службу технической поддержки.

Как улучшить документацию по программному обеспечению с помощью визуальных средств и видео

Таким образом, визуальные эффекты и видео являются ключевым компонентом любой хорошей стратегии документирования программного обеспечения, но также может быть пугающей мысль о создании такого типа контента, особенно если у вас мало опыта или его нет.

Это не должно быть. Может быть невероятно легко создавать высококачественные визуальные эффекты и видео, даже если вы никогда не создавали их раньше.

Вот пять простых способов улучшить документацию по программному обеспечению с помощью визуальных средств.

1. Используйте скриншоты

Скриншоты — это один из самых простых способов добавить изображения пользовательского интерфейса вашего программного обеспечения в вашу документацию.

Даже простой снимок экрана может оказать огромную помощь вашим пользователям, когда они пытаются перемещаться по вашему программному обеспечению или веб-сайту, но когда они дополнены аннотациями и выносками, они становятся важным и простым для понимания инструментом.

Если картинка стоит 1000 слов, то хороший скриншот должен стоить 10 000.

Несмотря на то, что доступны бесплатные инструменты для создания снимков экрана, более мощный и универсальный вариант, такой как TechSmith Snagit, делает создание высококачественных изображений еще проще. Вы можете отображать столько экрана, сколько вам нужно, а простые выноски и аннотации Snagit означают, что вы можете выделить важные элементы или привлечь внимание пользователей к тому, что наиболее важно.

Серия снимков экрана может показать шаги для выполнения задачи, или пошаговый инструмент Snagit может показать все это на одном изображении.

Узнайте, как создавать эффективные скриншоты

2. Используйте упрощенную графику

Многие программные интерфейсы могут быть сложными, предлагая ряд опций. И в большинстве случаев, когда вы хотите показать процесс или инструкции, вам не нужно показывать все целиком. На самом деле иногда отображение всего интерфейса может сбивать с толку.

Упрощенная графика помогает уменьшить акцент на второстепенных частях снимка экрана и выделить то, что нужно вашим пользователям.

Со Snagit еще никогда не было так просто создавать упрощенную графику. Просто выберите инструмент Simplify, и с выбранным Auto-Simplify Snagit сделает все остальное. Вы можете выбрать, сколько деталей вы хотите, чтобы Snagit показывал, и удалить любые упрощения, которые вам не нужны.

Для более точного контроля вы также можете применить упрощение вручную.

Как бы вы это ни делали, упрощенная графика поможет вашим пользователям понять, на чем именно им следует сосредоточить свое внимание.

3. Превратите свои скриншоты в видео

В то время как изображения — это мощный и полезный способ улучшить документацию по программному обеспечению, видео может пойти еще дальше, добавляя в микс движущиеся и голосовые инструкции.

Теперь, если вы никогда раньше не снимали видео, мысль о том, чтобы начать, может быть невероятно сложной. Но вы можете создавать высокоэффективные видео практически без опыта работы с видео. На самом деле, если вы можете сделать снимок экрана, вы уже на верном пути!

И снова на помощь приходит Снагит. Snagit позволяет вам делать серию снимков экрана и превращать их в быстрое видео, которым вы можете поделиться как часть документации по программному обеспечению, справочного содержимого и многого другого. На самом деле, это отличный способ для вашей службы технической поддержки показать пользователям, как решить проблему.

Вы можете сделать снимки экрана, а затем сделать видео или получить снимки экрана, используя функцию Snagit Video from Images. Как бы вы это ни делали, вы можете добавлять аудио и аннотации по ходу дела.

4. Запишите видео

Скриншоты великолепны и полезны в большем количестве способов, чем я могу сосчитать. Но иногда ничего, кроме видео, не поможет.

В отличие от видео из изображений, запись экрана снимает видео вашего экрана и любых движений мыши, щелчков и т. д., которые вы выполняете.

Встроенный в Snagit экранный рекордер позволяет записывать весь экран или его часть, а также любую озвучку, которую вы хотите включить. Для дополнительной индивидуальности вы также можете добавить свою камеру.

Иногда такой индивидуальный подход помогает вашим пользователям чувствовать себя менее напряженными при изучении вашего программного обеспечения.

Однако помните, что лучшие видеоролики должны быть как можно короче, чтобы показать то, чему вы хотите научить. Не пытайтесь показать, как использовать каждую функцию в одном видео.

5. Думайте не только о PDF-файлах

Adobe Portable Document Format (PDF) изменил способ обмена информацией. Они идеально подходят, когда вы хотите, чтобы кто-то мог загрузить и распечатать идеально отформатированную копию вашей документации.

Но давайте посмотрим правде в глаза, когда вы в последний раз загружали и распечатывали документацию по программному обеспечению?

Одна из лучших особенностей Интернета заключается в том, что мы можем обмениваться информацией без необходимости ее распечатывать. Храните документацию по программному обеспечению на страницах вашего веб-сайта, а не просто заставляйте пользователей открывать PDF-файлы. У вас будет гораздо больше возможностей (в том числе возможность включать видео), и, по большей части, веб-страницы намного проще обновлять, чем документы PDF, что гарантирует, что ваши пользователи всегда будут иметь самую последнюю информацию.

И, в отличие от PDF-файлов, ваши веб-страницы легко доступны для поиска, а это означает, что когда одному из ваших пользователей нужна информация о вашем продукте, он с большей вероятностью найдет ваш контент.

Вы всегда можете предложить PDF в дополнение к веб-контенту, но не делайте PDF-файлы ЕДИНСТВЕННЫМ способом, которым люди могут получить документацию по вашему программному обеспечению.

И не забывайте, что вы также можете размещать свои видео на таких сайтах, как YouTube!

Лучшая документация по программному обеспечению = более счастливые пользователи

Вы можете продолжать создавать многотекстовую документацию по программному обеспечению и заставлять своих клиентов продираться через нее, или вы можете дать им то, что они хотят, И то, что на самом деле помогает им использовать ваши продукты быстрее и эффективнее.

Добавьте больше изображений и видео в свою документацию, и вы повысите качество обслуживания своих клиентов.

А с помощью Snagit буквально каждый может создавать невероятно профессионально выглядящие визуальные эффекты и видеоролики, которые порадуют ваших клиентов, сократят количество звонков и электронных писем в службу технической поддержки и помогут создать пользователей на всю жизнь.