5 примеров асинхронной связи для лучшей удаленной работы

Общение в удаленной рабочей среде может быть сложным, особенно если вы или ваша организация недавно перешли с личной работы на удаленную.

Привыкание к долгому дню совещаний через веб-камеру, когда вы привыкли заглядывать в офис коллеги, часто кажется утомительной и менее связанной.

Асинхронная связь спешит на помощь!

Что такое асинхронная связь? Это причудливый способ общения, которое не обязательно должно происходить в режиме реального времени.

Асинхронная связь позволяет нам устанавливать собственные расписания и отвечать на сообщения в удобное время, не дожидаясь доступности других.

Удаленная работа предлагает множество новых задач, но асинхронные методы связи помогают вам оставаться на связи с коллегами и следить за тем, чтобы все работало гладко, независимо от местоположения, часового пояса или домашних отвлекающих факторов.

Вот пять примеров асинхронной связи, которые помогут вашему удаленному офису добиться успеха.

1. Информационные или обучающие видео

Вы когда-нибудь были на встрече, которая могла бы быть электронной почтой? Конечно. У всех нас есть. Но у электронной почты есть свои ограничения! Люди склонны просматривать длинные блоки текста, поэтому важная информация может быть упущена. Кроме того, часто трудно получить тон и намерение из простого текста, и невозможно вести беседы лицом к лицу, когда вы отправляете электронное письмо.

Вместо того, чтобы отправлять длинное электронное письмо или требовать, чтобы сотрудники одновременно находились в сети для видеозвонка, чтобы передать новую информацию, рассмотрите другую форму общения. Я предлагаю сделать информационное и обучающее видео и поделиться им с товарищами по команде, чтобы посмотреть в свободное время!

Этот метод не только обеспечивает большую гибкость, но и позволяет сотрудникам просматривать контент столько раз, сколько им нужно для понимания материала. Они также могут вернуться и сослаться на него позже.

Кроме того, видео по своей природе более увлекательно, чем текст. Ваши сотрудники, вероятно, предпочитают это (и они лучше запоминают информацию).

Эти видео не обязательно должны быть высокопроизводительными — даже запись экрана с закадровым голосом может быть намного эффективнее, чем отправка длинных электронных писем с указаниями.

Такие инструменты, как Snagit, отлично подходят для базовой записи экрана, в то время как более продвинутые инструменты, такие как Camtasia, даже предлагают полезные шаблоны видео, которые значительно упрощают создание пошагового руководства.

Вопреки тому, что вы могли бы подумать, вам не нужно быть профессионалом в области видео, чтобы делать действительно отличные видео.

Нужно вдохновение? Вот одиннадцать типов видео, которые вы можете сделать прямо сейчас.

2. Краткие справочные руководства

Скорее всего, вашим коллегам потребуется, чтобы вы объяснили задачу более одного раза. Если вы одновременно не в сети, выполнение задач может быть отложено. Создание кратких справочных руководств для объяснения задач и ответов на основные вопросы, которые могут возникнуть, обеспечивает большую гибкость для вашей аудитории и гарантирует легкость понимания информации.

Кроме того, когда им нужно освежить знания, они всегда могут вернуться к вашему удобному руководству для ознакомления.

Это уменьшит потребность в поясняющих сообщениях и устранит обмен сообщениями, которые в противном случае могли бы произойти, когда коллеги недоступны в офисе напротив.

Snagit предлагает несколько замечательных шаблонов для создания справочников и пособий по работе.

Для отличного пошагового руководства по созданию кратких справочных руководств с помощью Snagit посмотрите видео ниже!

3. Скриншоты с разметкой

Хотите быстрый и простой способ асинхронно оставить отзыв о проекте или фрагменте контента? Сделайте снимок экрана и добавьте аннотации или разметку.

Например, предположим, что однажды вы просматриваете веб-сайт своей компании и обнаруживаете, что на одной из страниц вашего продукта есть старая или устаревшая информация.

Конечно, вы можете отправить кому-то электронное письмо и объяснить, какую страницу, где на странице и какие элементы нужно изменить, но с помощью одного снимка экрана вы просто и легко показываете всю эту информацию.

Нет необходимости в встречах, многословных электронных письмах или текстовых чатах.

Посмотрите, как отчетливо виден наш отзыв на изображении выше?

Мало того, что коллеги могут видеть, что нужно изменить, но на снимке экрана показан адрес страницы и где на странице находится устаревший контент.

4. Инструменты управления проектами

Существует множество онлайн-инструментов, которые помогут упорядочить задачи вашей команды и сделать их видимыми. Такие продукты, как Asana и Trello, помогают избежать путаницы, отображая ваши задачи на доске, чтобы все знали, что остановлено, выполняется или завершено, без необходимости отправлять десятки сообщений туда и обратно.

Эти инструменты также имеют такие функции, как теги и подзадачи, которые могут помочь сгруппировать задания в конкретные проекты.

Гораздо проще работать асинхронно, когда у товарищей по команде есть конкретное визуальное представление о том, кто именно над чем работает.

5. Вики вашей организации или сайт Sharepoint

Наличие хорошо организованной и актуальной вики или сайта Sharepoint значительно упрощает общение, особенно если у вас большая команда или организация. Используйте его как центр для важных документов, руководств компании, каталогов и многого другого.

Это особенно важно для асинхронной работы, потому что даже если товарищ по команде не находится в сети, сотрудник может найти ответы на самые общие вопросы и найти документы, необходимые для выполнения его работы, не дожидаясь чьего-либо электронного письма или сообщения.

Точно так же, если вы являетесь традиционным хранителем этих знаний, ваш почтовый ящик не будет постоянно переполнен одними и теми же вопросами снова и снова.

Вот оно!

Вы вооружены отличными инструментами и идеями для асинхронного общения, и вам не нужно полагаться на письменное общение для взаимодействия с удаленными членами вашей команды.

Некоторые из них могут даже функционировать как синхронные или гибридные методы. Например, в то время как прямые сообщения и текстовые сообщения могут быть отправлены в режиме реального времени, вы не можете сразу ответить на вопрос коллеги.

То же самое относится и к сообщениям, оставленным в таких инструментах, как Slack или электронная почта. Люди могут ответить на них сразу или подождать, пока они не будут доступны.

Помня об этих советах по асинхронной связи, вы и ваша организация сделаете удаленную работу проще и гибче, чем когда-либо.

Часто задаваемые вопросы