Испытываете технологическую перегрузку? Вот инструменты, без которых сотрудники не могут работать

Экстренный переход на удаленную работу в 2020 году был беспокойным для многих предприятий. Не имея времени на вдумчивую разработку новых процессов и норм, многие компании полагались на новые приложения и инструменты, чтобы оставаться на связи в качестве распределенной рабочей силы.

Согласно опросу Okta, в 2021 году компании развернули в среднем 89 приложений по сравнению с 58 в 2015 году. И сотрудники ощущают на себе последствия: перегрузка приложений приводит к снижению производительности и даже к выгоранию.

Даже с учетом того, что у работников каждый день под рукой десятки приложений, когда мы спросили клиентов Snagit, какие у них рабочие инструменты на «необитаемом острове», несколько приложений поднялись на вершину в различных отраслях и ролях.

В этом посте вы узнаете:

• Истинная стоимость технической усталости в вашей организации
• Простые способы предотвратить перегрузку приложения
• Без каких инструментов и приложений сотрудники не могут обойтись

Стоимость использования слишком большого количества приложений для общения и совместной работы на работе

Несмотря на очевидные финансовые затраты, связанные с технологиями на рабочем месте, отсутствие правильного баланса инструментов может повлиять на вашу организацию, выйдя за рамки бюджета.

Непонимание или путаница

Слишком много приложений может вызвать недопонимание или создать путаницу в вашей компании, в первую очередь, когда сотрудники используют несколько инструментов, выполняющих схожие функции.

Когда информация разбросана по нескольким приложениям, людям легче получить противоречивую информацию или даже вообще пропустить важное сообщение.

Это может быть еще сложнее, когда команды или отделы внутри компании используют разные приложения для обмена информацией.

Предположим, вы работаете над дизайнерским проектом, и заинтересованное лицо делится важным изменением спецификаций в чате Teams. Однако дизайнер в вашей команде проверяет свою электронную почту на наличие обновлений и пропускает сообщение в Teams.

В следующий раз, когда команда перегруппируется, дизайнер недоумевает, почему заинтересованная сторона недовольна их работой, и разочарована тем, что у них нет правильной информации.

Снижение производительности и потеря времени

Бывают ли у вас дни, когда вы работаете над множеством разных задач, но на самом деле ничего не завершаете в своем списке дел?

Вы можете обвинить переключение контекста или склонность переключаться между одной задачей на другую, не связанную с ней, в этом недостатке продуктивности.

Когда мы используем слишком много приложений на работе, мы тратим больше времени на переключение между окнами, чем на выполнение своей работы.

Согласно опросу Ring Central, сотрудники тратят около часа каждый день на переключение между разными приложениями.

Кроме того, каждое из этих приложений поставляется со своим набором уведомлений, которые усложняют концентрацию на одной задаче.

Отстраненность и выгорание сотрудников

Согласно The Anatomy of Work Index, более трети работников чувствуют себя перегруженными постоянным пингом уведомлений.

Если вы также учтете, как перегрузка приложений непреднамеренно создает фрагментированную и запутанную рабочую среду, легко увидеть, как сотрудники могут испытывать стресс.

Согласно опросу FlexJobs, более трех четвертей респондентов говорят, что стресс на рабочем месте влияет на их психическое здоровье, что может привести к отчуждению или эмоциональному выгоранию.

Как бороться с перегрузкой приложений

Хорошая новость заключается в том, что есть несколько способов предотвратить перегрузку приложения и ее последствия.

Аудит инструментов, которые у вас есть

Начните с анализа приложений, которые вы используете, и конкретных бизнес-результатов, которые они поддерживают. Оценка текущих инструментов вашей компании поможет выявить избыточность или пробелы в рабочих процессах, которые необходимо устранить.

Не забывайте помнить о наиболее важных целях вашей организации, когда решаете, какие приложения необходимы, а от каких следует отказаться.

Если ваша компания занимается сложными проектами с множеством движущихся частей, вероятно, не имеет смысла избавляться от вашего приложения для управления проектами.

Используйте имеющиеся у вас инструменты в полной мере

Исследование WalkMe показало, что только половина опрошенных предприятий считают, что полностью реализуют потенциал имеющихся в их распоряжении приложений.

Прежде чем развертывать новое приложение, сначала оцените, соответствует ли один из уже имеющихся у вас инструментов этой потребности.

Изучите функции, которые вы в настоящее время не используете, или другие ценовые категории, чтобы понять, подходит ли вам обновление текущего приложения. Инвестирование в приложение, которое ваши сотрудники уже используют, может оказаться более рентабельным в долгосрочной перспективе.

Snagit — незаменимый инструмент для современного рабочего места

Дайте вашей команде возможность общаться более эффективно и избавьтесь от ненужных совещаний.

Попробуйте Snagit бесплатно

Оптимизация процессов

Обычно мы не добавляем инструменты или приложения в наш стек технологий на рабочем месте просто для развлечения. Цель состоит в том, чтобы дать сотрудникам инструменты, необходимые им для эффективного выполнения своей работы.

Таким образом, создание единых процессов для команд и отделов также может помочь уменьшить перегрузку приложений и предотвратить избыточную работу или разрозненность информации.

Допустим, отдел кадров вашей компании использует Asana для отслеживания своей работы, а отдел финансов использует Trello для той же цели. Конечно, избыточность связана с дополнительными затратами, но она также может излишне усложнить рабочие процессы.

Особенно, когда этим командам необходимо сотрудничать в проекте, это может привести к противоречивой информации или дополнительным шагам, чтобы все были на одной странице.

Слушайте своих сотрудников

Добавляя или удаляя инструменты из своего технического стека на рабочем месте, не забывайте собирать отзывы от тех, кто использует их каждый день.

Выяснение у сотрудников их мнения о функциональности или полезности приложения может помочь вам лучше понять его общую эффективность.

Вы можете обнаружить, что функции OneDrive, которые нравятся одной команде, по тем же причинам, по которым другая команда не может жить без Google Docs, обеспечивают более плавный переход, если вы выбираете одно приложение вместо другого.

Лучшие рабочие инструменты, по мнению сотрудников

Чтобы узнать, с какими инструментами сегодня добиваются успеха профессионалы в различных отраслях, мы задали клиентам Snagit один вопрос: «Если бы вам нужно было выбрать пять программных инструментов, которые вы бы продолжали использовать на рабочем месте сегодня, что бы вы выбрали?»*

По отраслям и ролям в пятерку лучших инструментов вошли:

1. Снагит
2. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
3. Перспектива
4. Увеличить
5. Команды Майкрософт

Snagit — это мощный инструмент для захвата экрана, который позволяет вам использовать изображения и видео для обмена идеями, предоставления отзывов и более эффективного общения.

Он невероятно прост в использовании и входит в список лучших программных продуктов G2 на 2023 год.

Snagit — одно из тех приложений, которые вам нужно всегда держать наготове. Это такой продуктивный инструмент для обучения, разработки презентаций и генерации идей.

Дерек Т. через G2

Создание оптимального стека технологий для гибридной и удаленной работы требует вдумчивой оценки инструментов, которые ваши команды используют ежедневно. Использование подхода «качество важнее количества» к приложениям может помочь вам более эффективно общаться, повышать производительность и поддерживать вовлеченность сотрудников.