Удивительные советы и рекомендации по спискам SharePoint, которые вам нужно знать

Независимо от того, являетесь ли вы большой организацией или небольшой, SharePoint — это сервис, который каждый может использовать для повышения эффективности своего бизнеса. С помощью этого сайта вы можете легко управлять информацией и обмениваться ею с другими сотрудниками без особых усилий. Если у вас нет надлежащих знаний о том, как использовать различные функции SharePoint, вам может быть сложно использовать весь потенциал этой платформы. Итак, мы решили написать статью, чтобы поделиться с вами некоторыми советами по спискам SharePoint. Вы рады узнать их? Поскольку мы рады поделиться своими знаниями, давайте начнем. Кроме того, вы изучите примеры списков SharePoint.

Удивительные советы и рекомендации по спискам SharePoint, которые вам нужно знать

Мы подробно рассказали о примерах списков SharePoint, а также о советах и ​​рекомендациях по работе со списками SharePoint.

О SharePoint

Впервые представленная Microsoft в 2001 году, это платформа для управления и обмена информацией . Это помогает организациям создавать сайты для хранения и обмена данными со своими сотрудниками. Вы можете создавать множество типов сайтов с помощью SharePoint, например сайты групп, сайты для общения, классические сайты и т. д. Лучше всего то, что он поставляется с некоторыми версиями Office 365. Кроме того, вы можете приобрести его как отдельную услугу.

Однако есть вероятность, что вы работаете в ИТ-компании и никогда не слышали об этой платформе управления контентом. Это связано с тем, что многие небольшие организации не используют этот инструмент и заменяют его другими приложениями Microsoft Office. Но это не меняет того факта, насколько мощным является SharePoint. И он может удовлетворить большинство ваших требований. Он использует рабочий процесс для предоставления инструментов совместной работы, таких как списки, библиотеки, базы данных и т. д.

В отличие от других приложений Microsoft, оно не получает частых обновлений. Несмотря на это, SharePoint по-прежнему выглядит современно, а также достаточно безопасен.

Факты о SharePoint

• Этот инструмент для совместной работы используют более 100 миллионов человек по всему миру.
• Почти 50 % крупнейших компаний мира, включая компании из списка Fortune 500, используют SharePoint для своих повседневных нужд.
• Microsoft — довольно крупная организация, зарабатывающая миллиарды долларов в год. Но знаете ли вы, что SharePoint зарабатывает почти 2 миллиарда долларов в год от общего дохода.
• Еще один забавный факт: Microsoft получает 10 тысяч новых пользователей SharePoint в день.
• В наше время одним из востребованных навыков является программирование. Однако не всем нравится программировать, и многие из ваших сотрудников могут не знать, как программировать. Таким образом, используя простую функцию перетаскивания в SharePoint, любой может создать сайт, не кодируя ни единого слова.
• Существует 3 различных режима, в которых вы можете использовать этот инструмент: локальный, облачный и гибридный. Таким образом, он не только мощный, но и гибкий.

Теперь читайте дальше, чтобы узнать о советах по спискам SharePoint.

После того, как вы получите ответы на большинство важных вопросов, пришло время изучить советы и рекомендации по онлайн-спискам SharePoint.

1. Экспорт данных в Excel

Одной из особенностей списка SharePoint является функция расширенного графического представления данных. Поэтому, если вы управляете своими данными в списке SharePoint и вам необходимо использовать функцию графического представления, вам необходимо экспортировать данные в Excel. Это связано с тем, что графическое представление недоступно в списке SharePoint. Экспорт в Excel — очень удобная функция, и вы должны использовать ее, чтобы сэкономить драгоценное время. Это был первый совет, который помог решить ваш запрос, советы по списку SharePoint. Давайте узнаем второй совет.

2. Используйте возможности фильтра

Одной из главных достопримечательностей списка SharePoint является параметр фильтра. Благодаря фильтрации вы можете легко найти информацию, которую искали, за считанные секунды. Но это действие может занять несколько часов без этого параметра фильтра.

3. Интеграция с другими приложениями Microsoft 365

Вы можете интегрировать список SharePoint с другими офисными приложениями, что является мощной и удобной функцией. Для повышения эффективности вы можете интегрировать список с Power Apps, Power Automate и Power BI. Это был третий совет по трюкам со списками SharePoint. Теперь давайте перейдем к следующему совету.

4. Установите разрешения

Разрешение — это функция, которая делает SharePoint более прибыльным и лучшим решением для многих других программ для листинга. Лучше всего то, что вы можете настроить разрешения. Если некоторым сотрудникам не нужно использовать опцию редактирования, вы можете предоставить им только необходимые разрешения. Это не только удобно, но и снижает риск удаления важной информации начинающим сотрудником.

5. Простота — это ключ

Следующим трюком списка SharePoint является его простота. Но не поймите неправильно. Это по-прежнему мощный инструмент. Однако многие могут использовать его сложным образом, если не знают, как правильно использовать каждый инструмент и все усложнять. Поэтому мы предлагаем вам не делать этого и составлять списки с соблюдением минимализма. Как составить минималистичный список? Ответ прост. Читайте о функциях и о том, как правильно поддерживать информацию в правильном формате.

Читайте также: Microsoft 365 Copilot: новый ИИ-помощник для приложений Office

Ограничения списка SharePoint

Изучив советы по спискам SharePoint, сообщите нам о его ограничениях. Существуют определенные ограничения списка SharePoint, о которых следует помнить. Они упомянуты ниже:

• 30 000 000 — это максимальное количество элементов, которые можно добавить в список SharePoint. Однако можно сказать, что этого более чем достаточно. Да, если организация маленькая, то верно только это утверждение. Но если это одна из 500 компаний из списка Fortune 500, мы не уверены, что даже этого может быть достаточно.
• 250 МБ — это максимальный размер списка. Это может быть ограничением, если вы хотите добавить вложения, а не просто заполнить список словами.
• Возможно, вы захотите скрыть некоторые столбцы от некоторых пользователей. Но, к сожалению, это невозможно сделать в списке SharePoint, что может быть серьезным недостатком для некоторых пользователей.
• Если вы хотите скрыть некоторые представления списка для определенных пользователей , то это также невозможно сделать.
• Если в списке тысячи документов или элементов, некоторые пользователи могут столкнуться с пороговой ошибкой при поиске в списке определенного элемента.
• В списках доступны общие имена опций, такие как новый элемент, элемент редактирования, возврат и возврат. Но вы не можете настроить меню в соответствии с требованиями.

Прочтите следующий раздел, чтобы узнать о примерах списков SharePoint.

Примеры списков SharePoint

Теперь давайте дадим вам несколько примеров списков SharePoint, чтобы расширить ваше понимание этого вопроса.

1. Список примеров курса

В списке примеров курсов мы можем хранить различные данные о курсах. Введите такие данные, как название курса, имя инструктора, описание, стоимость курса и тип курса.

2. Список отпусков

В этом типе списка вы можете отслеживать детали отпусков сотрудников. Введите такие данные, как имя сотрудника, причина ухода, дата отпуска, общий период, одобрено или нет и т. д.

3. Управление проектами

Если вы управляете компанией, то у вас будет проект. Кроме того, для эффективного управления этим проектом вы можете использовать список в SharePoint. Детали, которые можно поместить в список управления проектом, включают имя проекта, дату начала, дату окончания, назначено, бюджет и продолжительность.

4. Рекрутинговый список/трекер

Если вы HR, то этот список вам очень поможет. С помощью средства отслеживания найма вы можете отслеживать профили кандидатов, даты собеседований, статусы заявок и т. д. Некоторые сведения, которые вы можете добавить, включают имя кандидата, должность, дату подачи заявки, дату собеседования, имя рекрутера, адрес электронной почты кандидата, опыт и навыки.

5. Список опроса сотрудников

Чтобы управлять успешной компанией, вам нужны хорошие сотрудники. Мы знаем, что трудно найти хороших сотрудников. Однако знаете, что сложнее? Чтобы удержать их! Если вы хотите управлять успешной компанией и сохранить этот успех, то необходимо выслушивать предложения и жалобы сотрудников. Для этого вы можете вести список опросов. Вы можете включить в этот список детали: имя, дату, зарплату, медицинские льготы, культуру работы, отзывы о производительности, возможности работы и т. д.

Читайте также: Как решить, что веб-часть редактирования SharePoint не разрешена

Списки SharePoint против библиотек SharePoint

После того, как вы получите необходимую информацию о SharePoint, давайте узнаем о некоторых различиях между списками и библиотеками SharePoint.

Список SharePoint лучше, чем Microsoft Excel?

Ответ зависит от использования. Если вам нужна простая и гибкая работа с программным обеспечением, вы можете использовать список, который является лучшим выбором. Excel — лучший выбор, если вам нужны мощные функции, такие как графики. Поскольку мы обсуждаем здесь SharePoint, давайте узнаем о некоторых вещах, которые делают его лучше, чем Excel.

• Он прост в использовании , и вам не нужно тратить месяцы на изучение возможностей списка SharePoint.
• Его можно легко интегрировать с другими приложениями Microsoft 365, что делает его более гибким , чем электронная таблица.
• Как и при покупках на Amazon, вы можете легко найти нужную информацию, используя расширенные возможности фильтрации в списке.
• В Excel пользователи могут загрузить определенный файл, ввести в него данные, а затем отправить его по электронной почте своему начальнику. Этот метод не только трудоемок, но и может привести к ошибкам. Однако в списке пользователи могут вносить изменения в данные , и это будет только одна его версия. Нет копий и головной боли по управлению несколькими файлами.
• В Excel нельзя оптимизировать разрешения для каждого пользователя. Вы должны дать все разрешения или ничего, что может привести к таким проблемам, как удаление важных ячеек, проблемы с форматированием и т. д. Однако вы можете выбрать разрешения, которые хотите предоставить сотруднику в списках.

Рекомендуемые:

• 22 лучших альтернативы Dropbox
• 7 способов исправить местоположение недоступно iPhone iMessage
• Удивительные советы и рекомендации по работе с библиотекой документов SharePoint
• Как создать список SharePoint

Мы надеемся, что эта статья о советах по спискам SharePoint была вам полезна. Мы также поделились другой информацией, которая помогла вам получить больше знаний о примерах списков SharePoint. Если у вас все еще есть вопросы, не забудьте использовать раздел комментариев, и наша команда ответит на ваш вопрос. Вы также можете предлагать новые темы в комментариях, и мы напишем об этом отдельную статью. Сохраните наш сайт в закладки для дальнейшего использования. Спасибо за чтение.